基層單位檔案信息化建設(shè)途徑分析

王海霞

摘要：對(duì)于基層單位的發(fā)展而言，什么是最重要的呢？有的人認(rèn)為是管理，有的人認(rèn)為是相關(guān)的制度。大家似乎都忽略了基層單位檔案信息的管理工作。通常來(lái)說(shuō)，基層單位檔案信息的管理工作是被忽略的，因?yàn)樵谌藗兊挠∠螽?dāng)中，這項(xiàng)工作并沒(méi)有任何的工作難度，并且更多的是在記錄已經(jīng)完成的項(xiàng)目工作，看似對(duì)于單位的發(fā)展沒(méi)有做出太多貢獻(xiàn)。但是，難道基層單位的檔案信息管理真的沒(méi)有任何關(guān)注的必要嗎？

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案信息化建設(shè);途徑分析;檔案管理

本文重在談?wù)摶鶎訂挝粰n案信息化的建設(shè)，其實(shí)主要談?wù)摰哪康氖菫榱俗尭嗷鶎訂挝荒軌蛘J(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，然而，根據(jù)我國(guó)現(xiàn)階段基層單位發(fā)展的情況來(lái)看，在此之前，我們必須要讓相關(guān)管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性以及必要性，只有讓相關(guān)管理人員明確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，才能夠讓基層單位更加投入到檔案的信息化建設(shè)工作中來(lái)。因此，本文會(huì)針對(duì)檔案信息管理的重要性、信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)等內(nèi)容展開(kāi)分析。

1 檔案管理的意義

在基層單位發(fā)展的過(guò)程中，即便是檔案管理工作，一直在被人們忽略的情況下，這項(xiàng)工作卻依然沒(méi)有被廢除。原因就是這項(xiàng)工作有開(kāi)展的必要性。我們可以從個(gè)人的角度理解。在一個(gè)人成長(zhǎng)的過(guò)程中，必然會(huì)經(jīng)歷許多事情，并且在每一件事情過(guò)后都會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的總結(jié)與復(fù)盤(pán)，這項(xiàng)工作的目的是為了找出自己在這件事中的不足，方便在下一次優(yōu)化自己的處理方式。也就是說(shuō)，這是一種經(jīng)驗(yàn)積累的過(guò)程。對(duì)于基層單位的發(fā)展而言，同樣是如此?；鶎訂挝辉诎l(fā)展的過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)經(jīng)歷很多項(xiàng)目，而在做項(xiàng)目的過(guò)程中，也會(huì)遇到許多的阻礙，在克服阻礙與處理困難的過(guò)程中，我們往往會(huì)根據(jù)實(shí)際情況的不同而選擇不一樣的方式，這些做法有時(shí)會(huì)讓我們克服困難，而有時(shí)會(huì)讓我們的項(xiàng)目陷入困境。我們希望記錄的就是每一次處理困難與阻礙時(shí)的經(jīng)驗(yàn)。這些經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌蛟谌蘸蟮陌l(fā)展過(guò)程中給予管理人員一定的處理問(wèn)題的思路?？梢宰屜嚓P(guān)團(tuán)隊(duì)在日后做項(xiàng)目的時(shí)候，更加游刃有余地面對(duì)產(chǎn)生的困難，也能夠更加及時(shí)快速的處理好相應(yīng)的阻礙。在整體上來(lái)看，是能夠提高項(xiàng)目完成質(zhì)量的，而項(xiàng)目的完成質(zhì)量又與基層單位的發(fā)展息息相關(guān)。綜上所述，基層單位的當(dāng)管理是具有一定的必要性的。

2信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

在發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理已經(jīng)形成了較為成熟的一套體系。即便是人們不花多余的精力去關(guān)注，該項(xiàng)工作也能夠進(jìn)行的井井有條。所以在全民創(chuàng)新的背景下，大家都在優(yōu)化其他的工作板塊，都選擇使用更加先進(jìn)的技術(shù)來(lái)提高工作的質(zhì)量與效率，卻偏偏忽略掉了檔案管理項(xiàng)工作。其實(shí)，這也與人們的陳舊思維有關(guān)。在人們的印象當(dāng)中，檔案管理是有專門負(fù)責(zé)人來(lái)完成的工作，一來(lái)只是對(duì)發(fā)生過(guò)的項(xiàng)目進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，二來(lái)是在記錄過(guò)后對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行分門別類的整理。無(wú)論是哪一種工作都不具備較高的難度，即便是受教育程度比較低的人群，也能夠勝任工作。從這個(gè)方面來(lái)看，的確，檔案管理并不需要過(guò)多的關(guān)注。也并不需要投入過(guò)多的人力、物力來(lái)優(yōu)化該項(xiàng)工作的發(fā)展。然而，事實(shí)真的如此嗎？在經(jīng)歷了長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展之后，基層單位的檔案信息真的是能夠通過(guò)人力來(lái)完成相關(guān)整理的嗎？我們先不論信息的基礎(chǔ)數(shù)量，先來(lái)談?wù)撔畔⒌姆诸惙绞?，以及整理方式，陳舊的管理方式是否能夠符合現(xiàn)代化工作情況的需要呢？這些才是決定我們是否要針對(duì)檔案管理做工進(jìn)行信息化建設(shè)的主要因素。

在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的背景下，無(wú)論是做什么工作都以質(zhì)量以及效率優(yōu)先，而傳統(tǒng)的檔案管理方式，并不能夠利于相關(guān)管理人員快速的尋找檔案信息，不能夠快速的提供給管理人員思考的方向，換言之，缺少了提供參考的“及時(shí)”，讓參考價(jià)值有所降低。而信息化建設(shè)會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，將所有的檔案信息進(jìn)行分門整理分類，建立屬于基層單位發(fā)展的專屬數(shù)據(jù)庫(kù)，一旦在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中出現(xiàn)任何的阻礙，管理人員都能夠在數(shù)據(jù)庫(kù)中借助不同關(guān)鍵詞來(lái)找到自己想要的檔案信息，而這個(gè)過(guò)程也不過(guò)短短幾分鐘，大大提高了信息篩選的效率。而另一方面，在基層單位工作的過(guò)程中，時(shí)間在推移，檔案信息的數(shù)量也一直在增加，大量的檔案信息會(huì)管理人員帶來(lái)不小的工作壓力，很容易出現(xiàn)管理的問(wèn)題。比如記錄的內(nèi)容并不符合實(shí)際的情況，比如在做檔案時(shí)，沒(méi)有針對(duì)細(xì)節(jié)部分進(jìn)行描述，以及沒(méi)有按照原有的分類方式，將所有檔案進(jìn)行有序的分類等等。這些不僅會(huì)讓檔案管理的工作陷入混亂，還會(huì)讓人們的查閱更加的麻煩，而信息化建設(shè)就能夠優(yōu)化這些內(nèi)容，強(qiáng)大的智能化信息處理能力能夠快速完成信息庫(kù)的建立。

總結(jié)語(yǔ)

基層單位必須要意識(shí)到對(duì)檔案管理工作的忽略，并且改正這種想法。積極投入人力物力來(lái)完成檔案管理的信息化建設(shè)。雖然是后勤部門的工作優(yōu)化，卻能夠影響到其他項(xiàng)目部門工作的進(jìn)行，因此，該工作有一定的監(jiān)督必要?；鶎訂挝粦?yīng)該聘請(qǐng)有能力，有專業(yè)技術(shù)的人來(lái)完成相應(yīng)的管理工作，并做出一定的監(jiān)督。在落實(shí)信息化建設(shè)的過(guò)程中，基層單位要給予足夠的支持，無(wú)論是人力上的支持，還是經(jīng)濟(jì)上的支持，這都是建設(shè)落實(shí)的關(guān)鍵。

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