基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的高校預(yù)算管理研究

作者簡介：陶文青（1992-），女，漢族，山東濟南人。主要研究方向：財務(wù)管理。

基金項目：2020年山東省教育會計學(xué)會立項課題“基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的高校預(yù)算管理研究”（項目編號：sdjk2020195）

摘要：全面預(yù)算管理對高校預(yù)算管理信息化建設(shè)提出了更高的要求，構(gòu)建基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的高校預(yù)算管理體系旨在大幅度提升高校預(yù)算管理水平，文章對高校預(yù)算管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題進行分析，從預(yù)算編制、預(yù)算分配和調(diào)整、預(yù)算監(jiān)控方面對高校預(yù)算管理協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)方案進行探討。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管理;信息化;協(xié)同辦公系統(tǒng)

《國務(wù)院關(guān)于進一步深化預(yù)算管理制度改革的意見》指出，以信息化推進預(yù)算管理現(xiàn)代化，推進部門間預(yù)算信息互聯(lián)共享。根據(jù)預(yù)算管理制度改革的要求轉(zhuǎn)變高校預(yù)算管理工作思路、探索優(yōu)化策略，利用不斷發(fā)展的會計信息化條件提升高校預(yù)算管理工作的效率和質(zhì)量，結(jié)合廣泛應(yīng)用的協(xié)同辦公系統(tǒng)根除高校預(yù)算管理流程痛點，加強內(nèi)部控制管理，促進高校各項事業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

一、高校預(yù)算管理信息化建設(shè)的意義

（一）有利于提升預(yù)算管理效率

目前各高校預(yù)算管理信息化水平參差不齊，大部分高校尚未實現(xiàn)預(yù)算管理信息化。迅速發(fā)展的信息技術(shù)手段既是全面預(yù)算管理的要求，又推動全面預(yù)算管理的發(fā)展。因此結(jié)合協(xié)同辦公系統(tǒng)建立起預(yù)算管理系統(tǒng)，在預(yù)算申報環(huán)節(jié)可以減少表格的收集和匯總，預(yù)算調(diào)整和分配環(huán)節(jié)可以明確預(yù)算主體責(zé)任，通過與會計核算系統(tǒng)連接可以實時監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，減少手工處理可能產(chǎn)生的錯誤，有效提升預(yù)算管理效率。

（二）有利于增強預(yù)算部門的主體責(zé)任

基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的預(yù)算管理信息化通過流程節(jié)點，在預(yù)算的編制、調(diào)整和分配、預(yù)算監(jiān)控等環(huán)節(jié)明確了申報角色和審核角色，預(yù)算編制時需同步編制上傳預(yù)算績效目標(biāo)，實時監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行和績效目標(biāo)完成情況，強化了預(yù)算部門的主體責(zé)任，特別是二級預(yù)算部門的主體責(zé)任，其不僅要對預(yù)算編制負責(zé)，也要對預(yù)算具體執(zhí)行以及績效評價結(jié)果負責(zé)。

（三）有利于加強內(nèi)部控制

高校預(yù)算管理是高校內(nèi)部控制的重點之一，主要關(guān)注各二級預(yù)算部門間溝通協(xié)調(diào)情況，預(yù)算是否真實反映具體工作計劃，預(yù)算執(zhí)行是否按照既定的開支范圍，是否達到了設(shè)定的績效目標(biāo)等。信息化流程加強了預(yù)算部門間協(xié)調(diào)，并通過與財務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動實現(xiàn)了預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控，加強了高校的內(nèi)部控制建設(shè)。

二、高校預(yù)算管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

高校預(yù)算管理信息化起步較晚，相關(guān)技術(shù)較落后，當(dāng)前絕大多數(shù)高校已經(jīng)建立起符合政府會計制度的財務(wù)系統(tǒng)，但尚未建立起預(yù)算管理系統(tǒng)，存在著數(shù)據(jù)收集有誤、同其他子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不共享和復(fù)合型人才缺乏等問題。

（一）數(shù)據(jù)傳遞過程易產(chǎn)生錯誤

絕大多數(shù)高校在預(yù)算提報、預(yù)算下達等流程仍采用傳統(tǒng)的表格形式傳遞預(yù)算數(shù)據(jù)，在預(yù)算調(diào)整流程采用書面請示等形式，在預(yù)算執(zhí)行分析時需通過財務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)進行人工匹配，整體預(yù)算管理仍處于初級階段，預(yù)算管理工作量大，容易在數(shù)據(jù)收集整理過程中發(fā)生紕漏，遺漏或者錯誤登記預(yù)算數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)失真。

（二）預(yù)算管理同其他子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不共享

預(yù)算管理作為相對獨立系統(tǒng)同財務(wù)管理等其他高校子系統(tǒng)間信息無法互聯(lián)，無法直接同財務(wù)系統(tǒng)比對項目上年預(yù)算安排和執(zhí)行金額，無法同資產(chǎn)系統(tǒng)比對預(yù)算資金投入結(jié)構(gòu)是否科學(xué)合理，也無法同收費系統(tǒng)等比對預(yù)算收入實現(xiàn)率等，尚未實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互和共享。

（三）缺乏預(yù)算管理信息化復(fù)合型人才

在預(yù)算管理系統(tǒng)開發(fā)中，預(yù)算管理人員受限于專業(yè)壁壘，無法將預(yù)算管理流程和預(yù)期實現(xiàn)的效果使用計算機語言思維表述出來，開發(fā)人員不具備預(yù)算管理知識，雙方溝通的效率較低，缺乏既懂預(yù)算管理知識又懂系統(tǒng)開發(fā)的復(fù)合型人才。

三、基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的高校預(yù)算管理方案研究

根據(jù)政府會計制度提出的“及時調(diào)整和升級會計信息系統(tǒng)”建設(shè)要求，將先進技術(shù)手段同高校預(yù)算管理結(jié)合，全面反映高校預(yù)算管理信息，從預(yù)算編制、預(yù)算分配與調(diào)整、預(yù)算監(jiān)控三個方面著手建成基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的高校預(yù)算管理流程，將促使更多高校在信息化建設(shè)中從預(yù)算維度考慮預(yù)算管理與政府會計相結(jié)合，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展全面預(yù)算管理工作。

（一）預(yù)算編制模塊

二級預(yù)算部門的預(yù)算編制人員登錄預(yù)算編制流程，流程被劃分為日常項目預(yù)算提報和項目庫項目預(yù)算提報，預(yù)算編制人員根據(jù)二級預(yù)算部門次年工作安排情況進行選擇。填報表單內(nèi)含申請部門、項目名稱、項目屬性、項目內(nèi)容、項目績效目標(biāo)、上年預(yù)算安排數(shù)、本年預(yù)算申請數(shù)、測算依據(jù)等，項目庫項目還需填寫建設(shè)必要性及專家論證意見。各二級預(yù)算部門填寫完畢后依次進入部門負責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點審批。審批通過后，按照項目屬性系統(tǒng)自動抓取數(shù)據(jù)，將日常項目分別匯總為教學(xué)經(jīng)費、專項經(jīng)費等，將項目庫項目按照建設(shè)必要性及專家論證意見自動排序。

預(yù)算編制部門根據(jù)二級預(yù)算部門提報的預(yù)算數(shù)及項目內(nèi)容、績效指標(biāo)等進行審核，可使用審核意見功能進行線上交流，對于不符合高校發(fā)展任務(wù)、項目建設(shè)內(nèi)容及績效指標(biāo)不清晰、測算明細有誤的項目可使用退回功能，待二級預(yù)算部門重新編制后再次發(fā)起審批。系統(tǒng)支持導(dǎo)入導(dǎo)出表格功能，可在提供的模板中填充后上傳。

（二）預(yù)算分配和調(diào)整模塊

經(jīng)過批復(fù)的預(yù)算可實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)分配和調(diào)整，財務(wù)部門根據(jù)總體預(yù)算批復(fù)情況和前期部門申請情況，將最終的日常項目預(yù)算和項目庫預(yù)算分配到各二級預(yù)算部門節(jié)點，隨之批復(fù)的還有項目建設(shè)任務(wù)書和績效目標(biāo)。各二級預(yù)算部門收到后進行核對，如有誤可通過反饋功能進行詢問。

預(yù)算執(zhí)行應(yīng)按照既定的績效目標(biāo)和建設(shè)任務(wù)，原則上預(yù)算批復(fù)后不再進行調(diào)整，如因政策環(huán)境等發(fā)生變化需進行調(diào)整時，各二級預(yù)算部門可提出預(yù)算調(diào)整申請，填報表單內(nèi)含申請部門、項目名稱、預(yù)算安排數(shù)、擬調(diào)整金額和調(diào)整原因等，填寫完畢后依次進入部門負責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點審批，最終到達財務(wù)部門，財務(wù)部門通過后財務(wù)系統(tǒng)將自動更新為調(diào)整后的預(yù)算數(shù)和績效目標(biāo)。