如何做好電子檔案管理的保密工作

王偉蘭

摘要：當(dāng)前，大數(shù)據(jù)和信息化時代已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢。電子檔案保密工作是加強(qiáng)檔案信息安全管理的有效措施，在信息技術(shù)日新月異的今天，也要采取有效措施做好電子檔案保密工作，以避免工作失誤引發(fā)的檔案信息泄露問題。為此，本文就主要分析了做好電子檔案管理的保密工作的有效措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;保密工作;措施;

1?電子檔案概述

電子檔案主要以數(shù)字編碼的方式將信息存儲于磁盤、磁帶和光介質(zhì)之中，同時，計算機(jī)能夠準(zhǔn)確識別并科學(xué)處理電子檔案中的信息，該信息以數(shù)字代碼序列完成網(wǎng)絡(luò)傳輸。如信息準(zhǔn)確地記錄于存儲載體后，則成為數(shù)字化信息，并具有較強(qiáng)的機(jī)讀性特征，存儲信息的數(shù)量較大，信息內(nèi)容尤為豐富。

2?電子檔案管理的特點(diǎn)

電子檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)如下所述：其一，管理便捷。電子檔案經(jīng)壓縮技術(shù)處理后，數(shù)據(jù)信息占用的空間較小，便于保存。其二，數(shù)據(jù)信息傳輸速率快。電子檔案的數(shù)據(jù)信息傳輸速率較快，便于查閱與調(diào)用。正是因?yàn)殡娮訖n案管理模式的這些優(yōu)點(diǎn)，使其受到企業(yè)的高度重視。但需要注意的是，電子檔案管理模式也存在一定的缺陷。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也越來越復(fù)雜，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息極易因黑客攻擊或病毒侵襲而泄露。一旦數(shù)據(jù)信息泄露，就會給企業(yè)造成無法預(yù)估的損失。另外，電子檔案的加密程度直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。由于技術(shù)方面的限制，增加了數(shù)據(jù)信息的安全隱患。

3?電子信息檔案管理保密性的影響因素

為滿足現(xiàn)代社會發(fā)展要求，將電子信息技術(shù)拓展應(yīng)用到檔案管理工作中逐步成為主流趨勢。眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)具有數(shù)據(jù)共享化與信息開放化特征。而這種基本特征也在一定程度上增大了數(shù)據(jù)信息泄露風(fēng)險，并對電子檔案數(shù)據(jù)信息管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，在電子檔案管理工作過程中，普遍存在信息丟失、篡改、泄露等問題。這些問題的誘導(dǎo)因素主要包括如下幾方面：

（1）通過計算機(jī)端口連接藍(lán)牙或外接USB數(shù)據(jù)線等途徑對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行復(fù)制。在局域網(wǎng)環(huán)境下，對數(shù)據(jù)信息實(shí)行遠(yuǎn)距離復(fù)制與傳輸。不法分子可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)竊取正處于遠(yuǎn)距離傳輸狀態(tài)的數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息泄露。

（2）病毒能夠?qū)﹄娮訖n案的數(shù)據(jù)信息加以復(fù)制，同時阻攔人為常規(guī)的查殺操作，清理痕跡。某些計算機(jī)病毒不僅隱蔽性強(qiáng)，而且傳播途徑不唯一，增加了數(shù)據(jù)信息泄露安全隱患。

（3）黑客攻擊。不法分子為牟取經(jīng)濟(jì)利益，往往會利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊計算機(jī)系統(tǒng)，竊取電子檔案中的數(shù)據(jù)信息。這種行為不僅會使數(shù)據(jù)信息遭到泄露，還有可能使企業(yè)的整個計算機(jī)系統(tǒng)陷入癱瘓狀態(tài)，無法正常工作。

4?電子信息檔案管理保密措施

4.1 增強(qiáng)保密防范意識

4.1.1 加強(qiáng)檔案使用者的保密意識

首先，應(yīng)立足終端，有效避免電子檔案信息泄露問題。日常工作中應(yīng)采取多種措施不斷提高檔案使用者的電子檔案保密工作意識和理念，使其在檔案利用中嚴(yán)格遵守既定的規(guī)范和制度，準(zhǔn)確把握自身需要承擔(dān)的法律責(zé)任，嚴(yán)格要求自己，使其成為規(guī)范和約束管理人員行為的準(zhǔn)則。

因此，在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)高度重視電子檔案使用中的保密工作，尤其要加強(qiáng)宣傳工作，以引導(dǎo)檔案使用者全方位了解檔案使用過程中的不規(guī)范行為類型和內(nèi)容。在系統(tǒng)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，使用者的保密意識也可顯著提升。此外，還應(yīng)采取多種措施不斷提高法律常識的宣傳力度，引導(dǎo)使用者增強(qiáng)保密意識，樹立法制觀念，從而最大限度地避免檔案信息泄露問題。電子檔案信息的使用者也應(yīng)充分了解和掌握檔案使用及處理的程序，掌握電子檔案保密及防護(hù)的有效途徑。

企業(yè)職工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，組織職工學(xué)習(xí)《保密法》《檔案法》，合理利用檔案管理人員現(xiàn)有的專業(yè)知識，組織開展電子檔案的利用方法及專業(yè)知識培訓(xùn)。組織系統(tǒng)性的電子檔案使用教學(xué)，不斷提升職工對電子檔案保密的認(rèn)識，這能夠有效控制由于操作失誤所引發(fā)的信息泄露問題。

4.1.2 加強(qiáng)檔案管理者的保密意識

電子檔案管理人員需要做好檔案管理工作以及保密監(jiān)督工作。管理人員在檔案保密工作中扮演著不可忽視的角色，直接影響了檔案安全。因此，應(yīng)采取有效措施不斷提高檔案管理人員的保密防范意識，加強(qiáng)檔案保密培訓(xùn)工作，工作人員應(yīng)不斷提升保密防范意識，堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力。

同時，從始至終做好檔案管理保密工作，并在工作中積極滲透風(fēng)險防范意識，努力規(guī)范自身行為，防止秘密信息泄露。檔案管理部門也應(yīng)合理利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，高度重視電子檔案保密工作，創(chuàng)新管理制度和管理方法，以此來不斷提高電子檔案管理的質(zhì)量和效率。

最后，檔案管理部門也應(yīng)定期檢查電子檔案的內(nèi)容，保證電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，而這則要求工作人員嚴(yán)格遵守各項(xiàng)法律的要求，不可泄露重要信息，不斷提高檔案管理人員檔案保密工作的主觀能動性。并依據(jù)法律制度的要求建立獎懲機(jī)制，將保密工作滲透于企業(yè)運(yùn)用管理的每一個細(xì)節(jié)，完善檔案管理工作，全方位保障檔案的安全。

4.2 重視檔案管理軟硬件建設(shè)

電子檔案需借助網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和軟件等實(shí)現(xiàn)存儲、查詢和共享功能。因此，電子檔案軟硬件建設(shè)工作也應(yīng)受到人們的關(guān)注和重視。以往的檔案管理方式無法順應(yīng)現(xiàn)代電子檔案的管理要求，企業(yè)計算機(jī)應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理工作，軟硬件是構(gòu)成計算機(jī)系統(tǒng)的兩大核心要素，且多個環(huán)節(jié)均可能存在數(shù)據(jù)錄入錯誤、分級不合理和誤刪等操作失誤，部分設(shè)備的使用年限過長，因此影響了軟件運(yùn)行的質(zhì)量及效率。此外，在數(shù)據(jù)錄入的過程中也可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問題。

電腦病毒是影響電子檔案信息安全的重要因素，所以應(yīng)及時更新殺毒軟件，關(guān)注黑客預(yù)防控制技術(shù)的發(fā)展，避免由于硬件問題對企業(yè)發(fā)展造成的負(fù)面影響。軟硬件建設(shè)中，有關(guān)單位也可邀請第三方機(jī)構(gòu)開展整體及局部配套檢測工作，保證軟硬件設(shè)備可符合標(biāo)注的要求，要能滿足使用性能的要求，及時存儲數(shù)據(jù)，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和篡改等問題，切實(shí)提升信息數(shù)據(jù)的完整性及準(zhǔn)確性，加強(qiáng)系統(tǒng)的整體管理效果，有效地避免信息風(fēng)險。

5?結(jié)語

現(xiàn)階段，我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性明顯加強(qiáng)，隨之而來的是前所未見的網(wǎng)絡(luò)安全漏洞。因此，電子信息檔案管理工作中也需要應(yīng)對諸多的信息安全問題。為有效保障電子檔案信息安全，則應(yīng)結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，采取科學(xué)有效的應(yīng)對措施，不斷提高電子信息檔案管理保密工作的水平。

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