信息時代電力企業(yè)電子檔案管理的探討

于青 刁月紅

摘要：隨著我國信息技術(shù)的不斷進步，社會各界對于電力檔案管理工作的要求也變得越來越高。然而，我國在對電力檔案進行管理時，依然存在著諸多問題，這就需要電力企業(yè)管理人員以及相關(guān)工作人員發(fā)揮自身的能動性，對管理工作進行創(chuàng)新，從而確保電力檔案管理工作的有序進行。

關(guān)鍵詞：信息時代;電力企業(yè);電子檔案管理

1 電子信息時代電力檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

在信息技術(shù)得到突飛猛進的發(fā)展背景之下，計算機已經(jīng)被應(yīng)用到各個領(lǐng)域之中，計算機技術(shù)不單單為人們的日常工作、學習、生活帶來便利，同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)。對于電力企業(yè)而言，電力檔案的管理是其內(nèi)部一項關(guān)鍵的工作，關(guān)乎到電力企業(yè)的經(jīng)濟效益。在信息時代中，逐漸地加大了對電力檔案管理的要求。因此，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足電力企業(yè)的發(fā)展需求，進而在一定程度上阻礙電力企業(yè)的工作效率與工作質(zhì)量。作為電力企業(yè)，若想在根本上獲得良好的發(fā)展，就必須要提高對電力檔案管理工作的重視程度，加大對電力檔案管理工作創(chuàng)新的力度，只有這樣才能展現(xiàn)出電子檔案真正的作用，從而為電力企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟效益。

2 信息時代電力企業(yè)電子檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理隊伍整體水平不足

在傳統(tǒng)檔案管理模式影響下，大部分企業(yè)在招收檔案員時，標準都比較低，大都是選擇工作認真細心、踏實可靠的。但是隨著時代發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息化檔案管理發(fā)展迫在眉睫，相關(guān)人員老化和素質(zhì)不足的情況，制約檔了案管理工作向大數(shù)據(jù)時代考慮，對于企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展十分不利。

2.2 沒有構(gòu)建一個有效的檔案管理規(guī)章制度

當前，現(xiàn)存的電力檔案管理制度當中幾乎都存在著覆蓋范圍廣、時間相對較長的問題，同時涉及的部門也很多。而這些部門在對電力檔案進行管理的過程當中缺少一個健全的規(guī)章制度，致使在開展相關(guān)工作時出現(xiàn)職責不明確等情況。此外，在對文字資料、音頻、視頻等進行整理和記錄過程之中沒有構(gòu)建一個科學、有效的標準，由于不同部門形成的檔案時間存在著一定的差異性，而檔案中涵蓋的內(nèi)容也完全不同，進而在一定程度上給檔案的整理與記錄帶來極大的難度。

2.3 當前電力企業(yè)檔案管理實現(xiàn)電子化管理難度大

在實際的檔案管理工作中，由于電力企業(yè)的管理者對于檔案管理工作缺乏正確的認識，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化的程度比較低，對信息化的建設(shè)力度比較小，無法滿足電力企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)電子化管理的改革。電子化檔案管理工作需要在管理工作中具備必要的計算機基礎(chǔ)設(shè)施，否則無法順利開展檔案管理信息化。與先進的西方國家電力企業(yè)相比，我國電力企業(yè)發(fā)展歷程沒有經(jīng)過長時間的考驗，還有很多問題等待解決，還處在發(fā)展上升階段，對檔案管理的認識受到企業(yè)發(fā)展階段的限制，無法有效促進檔案管理工作實現(xiàn)信息化;企業(yè)對于檔案管理工作沒有制定完善的工作標準，在具體的工作中工作人員只能憑借經(jīng)驗開展工作。

3 信息時代電力企業(yè)電子檔案管理優(yōu)化措施

3.1 提升電力檔案管理工作的創(chuàng)新理念

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各個企業(yè)都逐步地形成了以經(jīng)濟效益為中心的核心價值觀，而電力企業(yè)作為我國市場中一個極為關(guān)鍵的主體，它在競爭激烈的市場環(huán)境之中工作中心依然是如何提升企業(yè)的經(jīng)濟效益以及對工作人員的管理方面，忽視了對檔案的管理，特別是在這個信息化時代之中，電力企業(yè)的檔案管理始終處于一個初級的階段。因此，對于電力企業(yè)而言，在進行發(fā)展的過程當中，一定要及時轉(zhuǎn)變自身的管理理念，加大對檔案管理的重視程度，并對檔案管理的工作進行不同程度的創(chuàng)新，同時還需要鼓勵電力企業(yè)中的每一位員工都積極地參與到檔案建設(shè)過程中來，優(yōu)化與完善檔案材料，提升檔案管理的效率與質(zhì)量。

3.2 對電子檔案進行整體化的管理

推動企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的整體發(fā)展，改變過去各部門對檔案的分別管理，避免檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部存在差異，無法形成統(tǒng)一的管理模式，影響檔案管理工作的發(fā)展。在信息化時代，在企業(yè)內(nèi)部建立一個完整的檔案管理部門，把企業(yè)內(nèi)部各部門的檔案集中起來進行管理，有利于在企業(yè)內(nèi)部建立一個標準化的檔案管理體系，從而促進電子檔案管理模式的建立。利用信息技術(shù)和電子化的方式管理企業(yè)的所有檔案，充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢，對企業(yè)過去的發(fā)展做出總結(jié)，并根據(jù)市場的發(fā)展變化結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展條件，確保企業(yè)的發(fā)展能夠始終保持足夠的市場競爭力，為企業(yè)的健康發(fā)展提供活力。

3.3 增強服務(wù)性能的體現(xiàn)

企業(yè)檔案管理與常規(guī)檔案管理有所不同，企業(yè)的檔案信息流動性比較大，尤其是其中的人事檔案方面，招聘、人事調(diào)整、辭職等活動，都需要檔案管理工作的參與，這既使得企業(yè)檔案管理工作不僅需要安全性和保密性，還需要具備一定的共享性能，從而通過輔助功能的輔助性能展現(xiàn)，有效提升企業(yè)檔案管理的水平，對于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展是尤為關(guān)鍵的。另外，企業(yè)要充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息價值，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，提高檔案服務(wù)標準，改善服務(wù)方式，全方位健全服務(wù)體系，在保證重要信息安全的前提下逐步擴大檔案的公開性，及時更新檔案信息，拓展檔案服務(wù)途徑從而有效提升企業(yè)檔案管理工作的水平。在實際進行分析過程中，企業(yè)可以針對檔案信息管理部門，建一套系統(tǒng)全面的信息交流分享平臺，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代下的優(yōu)勢和特點，通過全面檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，為檔案調(diào)入、查看、更新、調(diào)出等工作提供便利，進而有效提升企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)水平，促進企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

4 結(jié)束語

總的來說，電力企業(yè)的檔案管理要逐步建立電子化的管理模式，實現(xiàn)電子檔案管理的新模式，促進企業(yè)的發(fā)展朝著現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。促進檔案管理的發(fā)展，需要對當前工作中暴露出來的問題進行深入分析，利用問題促進電力企業(yè)檔案管理工作的信息化發(fā)展，建立電子檔案管理工作標準模式，吸收借鑒先進管理經(jīng)驗，充分發(fā)揮檔案管理工作對企業(yè)的促進作用，為電力企業(yè)的健康發(fā)展指引前進的方向，為我國電力事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展探索前進道路。

參考文獻

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