大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的特點與發(fā)展

梁紅霞

摘要：新時代發(fā)展在加強技術革新要求的同時，還基于技術優(yōu)勢為各行領域發(fā)展提供了新的依據(jù)。尤其是在大數(shù)據(jù)技術理念全面推廣后，其不僅為檔案管理帶來了儲備豐富資源的有效平臺，還為后續(xù)資源應用運行提供了基礎保障。因此，本文在了解檔案管理基本概念的基礎上，結合大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式特點，分析如何有序發(fā)展人力資源保障局的檔案管理模式。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;人力資源;統(tǒng)一備份;信息化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A文章編號：1003-2177（2021）12-0043-02

0引言

在大數(shù)據(jù)時代背景下，日益增加的數(shù)據(jù)信息雖然為人力資源保障局的運行工作提供了所需內(nèi)容，但隨著數(shù)量和涉及范圍的擴大，必然會在實踐發(fā)展中帶來更為嚴峻的影響。對人力資源保障局發(fā)展而言，實際檔案管理工作作為信息管理的基礎內(nèi)容，由大數(shù)據(jù)技術理念所構成的影響非常深遠，因此在實踐革新發(fā)展中，如何根據(jù)實際檔案管理模式的應用特點提出有效的發(fā)展對策，是當前檔案管理人員關注的焦點。

1檔案管理的內(nèi)涵

簡單來講，檔案管理也叫作檔案工作，主要是由專業(yè)工作人員負責對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供相關服務。檔案管理的主要目標就是檔案，服務對象是指檔案應用者，需要解決的問題就是過于分散且數(shù)量龐大的檔案數(shù)據(jù)信息。從近年來人力資源保障局發(fā)展情況來看，檔案工作已經(jīng)逐漸簡單管理發(fā)展到復雜管理，且整體呈現(xiàn)出服務性、政治性，以及管理性等特征。需要注意的是，檔案管理系統(tǒng)并不是單獨存在的，而是在各項社會管理系統(tǒng)中展現(xiàn)出了積極作用。

2大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的特點分析

在計算機技術飛速發(fā)展中，信息正在以幾何級的數(shù)量持續(xù)上升，現(xiàn)如今世界已經(jīng)逐漸進入大數(shù)據(jù)時代。簡單來講，大數(shù)據(jù)就是在更大規(guī)模的數(shù)據(jù)中，以全新的方式在海量數(shù)據(jù)中尋找新的觀點和方向，并構建全新的價值。檔案作為一種獨特的信息資源，不僅具備現(xiàn)實意義的原生信息，還存在歷史價值的衍生信息，實際管理模式，在進入大數(shù)據(jù)時代后，也發(fā)生了全新變化。具體特征如下。

2.1理論變化

在大數(shù)據(jù)時代下，隨著檔案數(shù)量的持續(xù)上升，傳統(tǒng)意義上的管理方法和技術已經(jīng)無法有效處理和呈現(xiàn)具體的檔案數(shù)據(jù)，因此實踐發(fā)展中的檔案管理里面發(fā)生了變化，更加注重將所有數(shù)據(jù)看作檔案信息，這樣有助于實際檔案管理工作變得更加完善和開放。在以往管理工作中，只有在檔案館內(nèi)部儲存的信息才屬于檔案信息，而在大數(shù)據(jù)時代下，隨著網(wǎng)絡信息技術的全面推廣，檔案信息隨時隨地都會發(fā)生變化，此時檔案用戶不僅只關注檔案信息的利用，還基于自身發(fā)展提出了新的要求，也就是想要得到隱藏在數(shù)據(jù)背后的相關知識。

2.2資源變化

在檔案管理工作中，儲存豐富的數(shù)據(jù)資源是人力資源保障局有序運行的基礎條件，同樣也是檔案管理人員推廣有效服務的有力資本?；诖髷?shù)據(jù)時代發(fā)展需求，檔案信息的增加速度越來越快，對民生民意的關注度也在持續(xù)上升，相比以往檔案數(shù)據(jù)資源儲備情況，不管是類型還是內(nèi)容都發(fā)生了較多變化。同時，檔案信息處理技術逐漸擺脫人工操作模式，選用先進技術理念，構建系統(tǒng)化的管理技術，這樣不僅能提升實際處理速度，而且可以引導數(shù)據(jù)收集向著多樣化革新。

2.3服務變化

從本質上講，檔案管理的根本目的在于為所在地區(qū)的基層群眾提供便利服務，以此滿足他們對答案數(shù)據(jù)的應用需求，只有這樣才能充分展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的應用價值。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案利用服務工作正在向著社會化和多元化的方向革新，相應的服務對象、服務形式以及服務內(nèi)容等都發(fā)生了較多變化。比如說，服務對象已經(jīng)從傳統(tǒng)意義上的黨政部門、企業(yè)單位、職工等轉向為社會基層群眾，并著重增加了對網(wǎng)絡群體的關注度;服務形式也從傳統(tǒng)意義上應用者拿著證明到檔案館進行查詢的過程轉變?yōu)椋苯釉诰W(wǎng)絡平臺進行線上線下的優(yōu)質服務。這種全新的檔案管理形式，不僅能更為關注服務用戶的個體行為，而且可以充分展現(xiàn)人力資源保障局的智能化和人性化。

2.4保障變化

檔案管理工作的安全性是實踐運行的重難點，尤其是對人力資源保障局而言，其在發(fā)展中具有信息數(shù)量龐大、應用種類繁多、需要處理速度較快等特征，而這些特點都對檔案安全提出了較高要求。在傳統(tǒng)意義上，檔案種類單一且大都屬于紙質信息，檔案管理人員只需要在管理期間做好庫房的“八防”工作就能保障檔案安全。而在信息技術革新發(fā)展中，隨著檔案數(shù)據(jù)類型的不斷增加，整體形態(tài)呈現(xiàn)出了多樣化，這也對實踐管理提出了更高要求。在應急管理工作中，傳統(tǒng)管理模式所表現(xiàn)出的應變力不強，整體適用性過低，很容易在大地震等突發(fā)事件時造成過于嚴重的經(jīng)濟損失。而在大數(shù)據(jù)時代下，針對檔案管理所提出的應急處理對策需要更為精細和明確，以此預防突發(fā)事件帶來的嚴重損失。從技術角度考慮，傳統(tǒng)意義上的手工輸入檢測方式，不僅效率低還容易在輸入數(shù)據(jù)期間出現(xiàn)誤差，而結合云計算進行信息安全管控，不僅能合理運用現(xiàn)代化技術優(yōu)勢直接排除潛藏的威脅因素，而且可以保障內(nèi)部數(shù)據(jù)處具有安全性和完善性。

2.5管理變化

人力資源保障局的行政管理工作在進入大數(shù)據(jù)時代后也發(fā)生了一定變化。作為檔案管理部門最常出現(xiàn)問題的一項工作環(huán)節(jié)，行政管理能力一直都是檔案管理人員關注的焦點。在大數(shù)據(jù)時代下，運用立法執(zhí)法監(jiān)督管理的形式全面管控人力資源保障局的數(shù)據(jù)檔案，不僅能保障內(nèi)部數(shù)據(jù)處理的科學性，而且可以展現(xiàn)行政執(zhí)法的有效性。

3如何在大數(shù)據(jù)背景下發(fā)展檔案管理模式

3.1突破傳統(tǒng)封閉模式的限制，構建開放化的管理環(huán)境

在檔案自身性質和行業(yè)發(fā)展趨勢的影響下，整體管理工作都呈現(xiàn)出了極強的向內(nèi)性，受此影響管理人員認為這一崗位的工作內(nèi)容和形式都過于“低調(diào)”。而在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理模式將會逐漸擺脫這種封閉化的存在。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是因為人類生活在一個信息化大爆炸的時代，此時掌握信息就代表著擁有資源，也就可以在實踐探索中獲取更多經(jīng)濟效益和社會效益[1]。在此期間，社會群眾對信息透明化和共享化的要求也越發(fā)強烈，并已經(jīng)開始在全球范圍內(nèi)提出公開行動，這也進一步加強了信息資源的可用性和獲得性。檔案信息資源作為最具應用價值和發(fā)展優(yōu)勢的一項內(nèi)容，在全新的社會環(huán)境下，人力資源保障局的檔案管理人員需要正確認識時代革新所帶來的挑戰(zhàn)和機遇，并以開放化的態(tài)度和行為真正實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的最大化價值。

3.2轉變傳統(tǒng)靜態(tài)化的管理形式，推廣持續(xù)動態(tài)運行體系

了解以往檔案運行模式可知，實際內(nèi)部管理具有極為嚴重的隔離分化現(xiàn)象，因此在大數(shù)據(jù)時代下要基于群眾服務需求向著動態(tài)運行體系穩(wěn)步革新?，F(xiàn)階段，人力資源保障局在整合以往發(fā)展經(jīng)驗的基礎上，基于實踐檔案管理需求已經(jīng)開始全面推廣具有階級性的檔案管理體系，并根據(jù)實際發(fā)展變化提出了集中且統(tǒng)一的檔案管理體制，雖然在這種體制下檔案信息資源很難得到整合利用，但也在一定意義上滿足了檔案管理發(fā)展需求。而從大數(shù)據(jù)時代發(fā)展角度思考，這種過于單一化的管理機制并不適宜時代發(fā)展需求，因此為了更加方便獲取和研究檔案信息資源，檔案管理人員在收管用的全過程中構建了一種動態(tài)且持續(xù)的管理體系?；趯嵺`工作分析，這種全新的管理體系必須要具有以下要素：首先，增強檔案信息的數(shù)字化并保障其有效整合利用;其次，合理利用網(wǎng)絡平臺和應用技術;最后，符合大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息處理操作流程。大數(shù)據(jù)時代發(fā)展最大的特征在于數(shù)據(jù)共享與合作應用，這就需要檔案管理人員在實踐發(fā)展中基于人力資源保障局工作內(nèi)容構建一個具有區(qū)域性或全國性的信息資源管理平臺，這樣不僅能保障所有檔案信息可以共享利用，而且可以對其進行規(guī)?；芾砗吞幚?。

3.3解決單一化管理模式的問題，構建集中管理的檔案資源

了解以往人力資源檔案管理模式運行特征可知，存在重視資源輕視管理的發(fā)展現(xiàn)象，這樣導致很多有效信息失去了應用價值只具備歷史價值。由于信息資源建立初期的應用頻率最高，為組織發(fā)展帶來的效益也最多，所以從實踐角度來看，檔案價值的真正實現(xiàn)主要體現(xiàn)在服務應用中。換句話說，基層群眾作為應用的主體，如何滿足他們的服務需求是檔案管理探索的主要課題。通過合理應用大數(shù)據(jù)技術，將傳統(tǒng)意義上數(shù)據(jù)收集及和儲存工作轉變?yōu)榫哂猩疃鹊臄?shù)據(jù)挖掘與分析工作，不僅能從中得到更多用戶感興趣的信息，而且可以根據(jù)用戶行為及時推薦給他們。為了更快實現(xiàn)這種具有個性化和針對性的服務模式，一方面要在檔案利用期間研究用戶行為數(shù)據(jù)，另一方面要對下一步信息利用進行全面預測，并由此構建符合用戶需求的檔案信息服務模式[2]。

4結語

研究近年來人力資源保障局檔案管理運行情況可知，基于大數(shù)據(jù)時代對檔案管理模式進行全面優(yōu)化，不僅能提高整體管理質量和工作水平，還可以充分展現(xiàn)檔案管理的真正價值。因此，在未來技術發(fā)展中，檔案管理人員必須要加強對大數(shù)據(jù)時代和檔案管理模式的探索力度，并注重結合實踐發(fā)展需求進行穩(wěn)步革新。

參考文獻

[1]秦書瑤.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的思維方式探討[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展研究，2019（4）：132.

[2]陳健民.大數(shù)據(jù)視野下的檔案管理模式變化與創(chuàng)新[J].太原城市職業(yè)技術學院學報，2020（1）：201-202.

（責編：王錦）