計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用探討

張海秀

摘? 要：檔案管理的現(xiàn)代化是網(wǎng)絡(luò)社會檔案事業(yè)的必然趨勢，是國內(nèi)檔案管理工作發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)建的主要內(nèi)容， 同時是國內(nèi)檔案管理形式的重要變革。 而隨著作為當(dāng)代信息傳輸基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與成熟， 計(jì)算機(jī)技術(shù)開始基于強(qiáng)大的功能和快捷的速度等一系列優(yōu)點(diǎn)開始迅速地融入到檔案管理的現(xiàn)代化之中。本論文從不同方面闡述計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用，希望為研究檔案管理現(xiàn)代化的專家和學(xué)者提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);檔案管理現(xiàn)代化;研究

檔案是人類社會活動的歷史記錄， 是國家和社會的寶貴財(cái)富。它是過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人從事政治 、經(jīng)濟(jì) 、軍事 、科學(xué) 、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的又反過來為其服務(wù)的重要信息資源， 具有憑證、依據(jù)和參考作用， 是進(jìn)行各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和必要條件。自新中國成立以后， 我國的檔案管理工作得到了很大發(fā)展， 從檔案工作的管理原則、管理體制、管理內(nèi)容到管理方法、管理手段等都發(fā)生了很大變化。但隨著檔案數(shù)量的增加、以及無紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的飛速發(fā)展， 傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)發(fā)展的利用和需求， 因此利用計(jì)算機(jī)輔助檔案系統(tǒng)管理檔案， 加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化顯得越來越重要。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要意義

（一）降低檔案管理成本

通常，組織和個人每天都要接受和處理各類信息，檔案管理部門亦是如此。采用傳統(tǒng)的辦公手段，難以高效處理信息。為了提升信息處理的速度，主要的方法就是配備更多的人力資源和設(shè)備，勢必增加檔案管理成本。與過去的粗放式管理方式相比，現(xiàn)代化的檔案管理模式由于應(yīng)用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化以及檔案的高效管理和利用，有效節(jié)省檔案存儲的空間，大大降低了對人員、設(shè)備和紙張等的需求，顯著減少了管理成本。

（二） 提升檔案管理效率

數(shù)字檔案管理的功能在于實(shí)現(xiàn)檔案的及時歸檔，滿足不同用戶的需求。如對各單位而言，人事檔案都屬于檔案的重要組成部分，涉及人員的招聘、調(diào)入、考核管理、調(diào)離、退休等信息，是單位開展人力資源管理工作所不可或缺的。如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，都需要辦理歸檔手續(xù)之后才能進(jìn)行信息的查詢利用。而在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)之后，檔案錄入后即可在線歸檔，效率得到提升，我們通過數(shù)字化檔案就可以即時、準(zhǔn)確地了解有關(guān)人員的當(dāng)前信息。

（三）提升檔案利用效率

過去，檔案以紙質(zhì)載體為主，所需存儲空間龐大，往往保存在檔案館、檔案室等處，這就給檔案利用者帶來了諸多不便。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以后，檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，其特征在于高效、便利，使用者能夠借助網(wǎng)絡(luò)快速、準(zhǔn)確地找到自身所需求的信息資料。使用者節(jié)省了到現(xiàn)場查檔的時間，可以利用系統(tǒng)的檢索功能，擺脫檔案利用的時間、空間限制，能夠隨時隨地進(jìn)行檔案查詢，從而提升了檔案的利用效率。當(dāng)然，這也對檔案的安全性造成了一定的挑戰(zhàn)。

二、完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化運(yùn)用的舉措

（一） 達(dá)成檔案管理程序的網(wǎng)絡(luò)化

提升檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化，是完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用的重要措施。 具體而言可從以下兩個方面著手。首先各級領(lǐng)導(dǎo)要加大對信息技術(shù)在檔管理信息化運(yùn)用的關(guān)注水平， 把檔案管理信息化建設(shè)提到議事日程，將檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的主要項(xiàng)目如硬件購買、軟件升級等列入規(guī)劃。其次各級檔案部門需要充分開發(fā)既有的信息資源，根據(jù)所屬企業(yè)檔案工作的各類特點(diǎn)，依托網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)，構(gòu)建與健全管理檔案程序技術(shù)，對檔案資源加以集中謀劃與妥當(dāng)管理，把公司生產(chǎn)、管控和經(jīng)營活動有機(jī)融合，確保使用檔案信息時的方便快捷， 最后達(dá)成公司生產(chǎn)運(yùn)營與檔案管理的協(xié)同性與數(shù)據(jù)資源的互享性。

（二） 構(gòu)建企業(yè)檔案現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

具體而言， 檔案現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)該包括兩個層面：首先由檔案數(shù)據(jù)搜集指標(biāo)、 檔案信息指標(biāo)與檔案數(shù)據(jù)保存?zhèn)鬏斨笜?biāo)等構(gòu)成的檔案信息標(biāo)準(zhǔn);其次由系統(tǒng)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)試和評定標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)和監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成的檔案管理程序標(biāo)準(zhǔn)。 相關(guān)企業(yè)需要以標(biāo)準(zhǔn)制定的基本原則為指導(dǎo)原則，合理利用現(xiàn)有資源，將不同部門的檔案管理軟件進(jìn)行有機(jī)整合， 拓寬各類檔案管理軟件的使用范圍，應(yīng)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理配套并且與國際接軌，在存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等核心技術(shù)上優(yōu)先采用國際標(biāo)準(zhǔn)， 最終將檔案管理成果融入到企業(yè)經(jīng)營活動之中從而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

（三） 實(shí)現(xiàn)復(fù)合型高素質(zhì)檔案現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)

人才隊(duì)伍在檔案管理現(xiàn)代化過程中起著關(guān)鍵的作用和主體作用，首先，樹立起優(yōu)秀的科學(xué)人才觀，企業(yè)要加大對復(fù)合型高素質(zhì)檔案現(xiàn)代化人才的重視程度， 積極激發(fā)其人才的主動性，而且管理者應(yīng)當(dāng)獎懲明確，比如全面歸納服務(wù)收益提升時的經(jīng)驗(yàn)， 且對做出有關(guān)奉獻(xiàn)的員工予以精神與物質(zhì)上的獎勵， 應(yīng)當(dāng)予以服務(wù)不到位的職工和妨礙現(xiàn)代化建設(shè)的員工相應(yīng)的懲罰。 其次拓展檔案現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)渠道，支持在崗員工學(xué)習(xí)高等院校與科學(xué)研究機(jī)構(gòu)關(guān)于檔案的培訓(xùn)， 利用專題講解、 知識競賽等方式讓在職檔案人員能夠充分學(xué)習(xí)和掌握新型計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用， 使得具備信息化素養(yǎng)及其技能， 實(shí)現(xiàn)普及型和適用型檔案信息化人才的培養(yǎng)。

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