探討政府采購模式下圖書館圖書采購質(zhì)量

儲娟（陜西省圖書館規(guī)劃財(cái)務(wù)科）

■ 引言

圖書館是為社會大眾提供資料閱覽的公益性機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著對圖書的搜集、整理、收藏、傳遞等職能，為人類的文化遺產(chǎn)保護(hù)、信息資源開發(fā)以及社會教育參與提供了重要保障。可以說，圖書館是一個(gè)對社會知識、信息以及文化等進(jìn)行存儲的記憶性裝置，它擔(dān)負(fù)著重要的文化使命，能夠更有效地保存和傳播文化知識、弘揚(yáng)文化精神，對于社會主義文化的沉淀和傳承有重要的助推作用[1]。

■ 政府招標(biāo)采購圖書的基本概述

在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的進(jìn)程中，圖書行業(yè)也獲得了飛速發(fā)展，在全國范圍內(nèi)出現(xiàn)了大量的圖書供應(yīng)商和出版商，進(jìn)一步擴(kuò)展了圖書市場，打破了過去由新華書店統(tǒng)一圖書市場的傳統(tǒng)格局。在眾多的出版商和發(fā)行商中，圖書館應(yīng)該如何選擇圖書供應(yīng)商，如何優(yōu)化使用圖書采購經(jīng)費(fèi)，又如何通過更規(guī)范的渠道和市場運(yùn)作模式有效的保證圖書采購的綜合質(zhì)量，這些都是圖書館面臨的實(shí)際問題。在這樣的形勢下，一種符合市場經(jīng)濟(jì)手段的采購模式出現(xiàn)了—政—府招標(biāo)采購圖書[2]。

■ 政府招標(biāo)采購圖書存在的主要問題

（一）采購項(xiàng)目報(bào)批、審批及采購周期較長

圖書館每年會制定圖書采購規(guī)劃，明確具體的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，其預(yù)算申報(bào)工作一般會在前一年年終前確定，于第二年年初實(shí)現(xiàn)預(yù)算撥付，近幾年在每年的5、6 月下達(dá)采購計(jì)劃后，有時(shí)因館內(nèi)部門或財(cái)政系統(tǒng)平臺原因，還需要通過3 個(gè)月左右時(shí)間才能繼續(xù)采購流程。圖書采購工作也就到9、10 月份才能展開，也就是說每年只剩下2、3 個(gè)月的時(shí)間來進(jìn)行圖書采購，時(shí)間的不飽和性難以保障圖書的質(zhì)量[3]。同時(shí)，在這個(gè)過程中還容易出現(xiàn)圖書重復(fù)采買、漏買等情況的發(fā)生，而大批量圖書會集中到達(dá)圖書館，在很大程度上會給圖書館的運(yùn)營帶來巨大壓力，這就可能導(dǎo)致已經(jīng)采購的新書卻難以做到及時(shí)上架。

（二）低價(jià)中標(biāo)可能帶來的后續(xù)問題

據(jù)以往的圖書采購經(jīng)驗(yàn)來看，對于供應(yīng)商的選擇采用最低評分法，即中標(biāo)的供貨商是以最低價(jià)取勝的。在開標(biāo)過程中，評審人員是由政府采購庫里的采購專家與圖書館的技術(shù)人員組成的專家團(tuán)隊(duì)，采購專家中有不了解圖書館實(shí)際工作情況的，對讀者需求也了解得不多，對于供應(yīng)商也比較陌生，這個(gè)過程就難以從讀者的真正需求和圖書供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行有效考評，只能夠通過供應(yīng)商提供的投標(biāo)文件來進(jìn)行判斷。大部分供應(yīng)商為了能夠中標(biāo)，一般會把利潤壓得較低。簽訂合同后在具體履行合同的過程中，就可能引發(fā)很多的后續(xù)問題。

（三）政府采購管理平臺與財(cái)政云系統(tǒng)銜接不暢，付款出現(xiàn)偏差

2021 年政府采購項(xiàng)目付款程序改為在政采管理平臺錄入本項(xiàng)目合同，包含供應(yīng)商名稱、開戶行、賬號及合同金額等明細(xì)，提交并審核通過后，政采管理平臺與財(cái)政云系統(tǒng)后臺共享大數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)至財(cái)政云系統(tǒng)進(jìn)行政府采購預(yù)算額度支付，同項(xiàng)目對應(yīng)額度。本是為了更方便而去的，但因財(cái)政云系統(tǒng)與政采管理平臺系統(tǒng)今年是第一次后臺共享數(shù)據(jù)，很多系統(tǒng)程序上的原因?qū)е骂l繁出現(xiàn)一些無法支付的問題。像是政采管理平臺已經(jīng)錄入了正確的合同信息，但財(cái)政云系統(tǒng)無對應(yīng)的合同信息結(jié)轉(zhuǎn)過來，導(dǎo)致無法支付供應(yīng)商款項(xiàng)；供應(yīng)商更改的信息已在政采管理平臺進(jìn)行更改，但在財(cái)政云系統(tǒng)卻顯示沒有更改，也導(dǎo)致了無法付款的情況。這些都是兩系統(tǒng)出現(xiàn)技術(shù)性問題而導(dǎo)致的無法支付情況。

（四）現(xiàn)階段圖書采購難以有效滿足圖書館的個(gè)性化采購需求

在招標(biāo)采購的過程中，圖書是通過貨物的形式進(jìn)行大批量采購，而圖書采購相比其他貨物專業(yè)性又更強(qiáng)一些，不僅要有豐厚的學(xué)術(shù)素養(yǎng)，同時(shí)還需要具備極高的選書能力，這樣才能從各類書海中篩選出最優(yōu)質(zhì)的書籍。供應(yīng)商的書源也有一定的局限性，要一些特色的圖書或者文獻(xiàn)，就有可能難以提供。例如音像資料、中文郵發(fā)報(bào)紙、回溯采購地方文獻(xiàn)、中文非郵發(fā)期刊等，這些項(xiàng)目無法通過招標(biāo)的方式進(jìn)行采購，這就有可能出現(xiàn)部分書籍難以采購的情況了。

（五）圖書供應(yīng)商變更頻繁，導(dǎo)致重復(fù)勞動

圖書館的供應(yīng)商一般相對固定，長期的合作能夠提高他們對于圖書館真正需求的了解，更好地與圖書館配合，有效保證文獻(xiàn)資料的及時(shí)更新和完善，以此更好地為讀者服務(wù)。但是購書經(jīng)費(fèi)因是每年年初撥付的預(yù)算，所以圖書采購每年都會進(jìn)行招標(biāo)，這樣直接導(dǎo)致了供應(yīng)商每年都會發(fā)生變化，為相關(guān)工作的開展、延續(xù)帶來了不確定因素，而圖書館與供應(yīng)商每年都處于合作磨合期，耗費(fèi)精力，重復(fù)勞動，工作效率低下。

■ 提高政府招標(biāo)采購圖書質(zhì)量的具體策略

通過政府采購的模式來進(jìn)行圖書采購，能夠進(jìn)一步提升圖書采購的規(guī)劃性和計(jì)劃性，同時(shí)能夠?qū)D書供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格篩選，從合法的資質(zhì)到規(guī)范性的文獻(xiàn)加工服務(wù)，高效的物流配送體系，合理優(yōu)惠的折扣率等，繼而確保整個(gè)采購流程的規(guī)范性，進(jìn)一步保障圖書采購的順利展開。但面對眾多可能產(chǎn)生的問題，還需要圖書采購人員進(jìn)行更多探索，通過更有效的策略，保證圖書采購的質(zhì)量。

（一）持續(xù)推進(jìn)招標(biāo)工作規(guī)范化，確保流程規(guī)范，確保采購商資質(zhì)合規(guī)

通過政府招標(biāo)的方式進(jìn)行圖書采購，這個(gè)過程需要遵循政府采購信息公開透明的原則，對采購信息的公布應(yīng)在指定的采購平臺上按規(guī)范進(jìn)行發(fā)布，采購招標(biāo)過程中保證整個(gè)招標(biāo)工作的公平、公開、公正，杜絕賄賂腐敗問題。同時(shí)，圖書館要對采購工作的每一環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范化操作。采購代理機(jī)構(gòu)會根據(jù)采購人的項(xiàng)目需求編制規(guī)范性的招標(biāo)文件，并保證整個(gè)招標(biāo)工作的合法、合規(guī)，從而實(shí)現(xiàn)對于圖書高效優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的篩選[4]。制定招標(biāo)文件時(shí)，在采購代理機(jī)構(gòu)的協(xié)助下，也能為采購人提供更多的指導(dǎo)意見，持續(xù)完善招標(biāo)文件的合理性、完整性，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，從而保證采購工作整體能夠順利且高效地完成。

（二）有效控制圖書采購成本，撥付專項(xiàng)資金，自采或另采個(gè)性化圖書

通過政府采購進(jìn)行圖書招標(biāo)，能夠進(jìn)一步加強(qiáng)圖書采購流程的規(guī)范化和透明化，在這個(gè)過程中，圖書招標(biāo)采購將面向所有具備資質(zhì)的圖書供應(yīng)商，其龐大的項(xiàng)目標(biāo)的也能夠吸引更多優(yōu)質(zhì)商家參與投標(biāo)。相對于以前零散性的購買方式，這種大額度大批量的圖書訂單也能取得更好的圖書折扣，從而進(jìn)一步提高對采購預(yù)算的合理化應(yīng)用，騰出一部分購書經(jīng)費(fèi)用于特殊書籍的采購。

（三）加強(qiáng)圖書資訊與招標(biāo)信息的搜集，提高采購目標(biāo)的準(zhǔn)確性

圖書館的文化普及工作效能有多大，直接取決于采購圖書的質(zhì)量，選書的任務(wù)依舊要由圖書館來完成的，因此，圖書館應(yīng)該做好前期的書目調(diào)研，可以通過更多現(xiàn)代化的手段進(jìn)行圖書資訊的搜集，例如可以到京東、豆瓣、當(dāng)當(dāng)、卓越等一系列圖書網(wǎng)站，深度調(diào)研讀者的喜好，并通過相關(guān)軟件統(tǒng)計(jì)圖書館具體借閱的類型，深度分析熱銷圖書，綜合各方信息，整理出版清單，并且明確采購的范圍，有效提高圖書的館藏質(zhì)量。同時(shí)，還包括圖書采購的前期調(diào)研工作，需要與本單位的財(cái)務(wù)部門實(shí)時(shí)溝通，確保經(jīng)費(fèi)到位，與政府采購人員溝通，能否完成審批手續(xù)，進(jìn)一步推進(jìn)采購的執(zhí)行效率。

（四）加強(qiáng)對供應(yīng)商的資質(zhì)審核，提高圖書上架效率

要保證招標(biāo)采購的質(zhì)量，應(yīng)該加強(qiáng)對于供應(yīng)商資質(zhì)的審核，把評估分?jǐn)?shù)相對較高的供應(yīng)商全部列入清單進(jìn)行綜合性評估，并通過長期良好的信譽(yù)來建立合作關(guān)系。同時(shí)，在招標(biāo)文件的制定過程中，除了對于圖書采購項(xiàng)目的具體羅列，還可以指出一些配套的服務(wù)，例如圖書的編目、加工、排架等，有效解決圖書館人員緊張的問題，便于圖書到達(dá)圖書館后，供應(yīng)商派駐專業(yè)人員到館提供相應(yīng)服務(wù)，保證在合約規(guī)定的具體時(shí)間內(nèi)完成新書上架工作。此舉一方面能夠有效提高新書上架的效率，另一方面還能有效節(jié)省圖書館的人力、物力資源。這種方式對于一些人員緊缺的圖書館來說，能夠進(jìn)一步補(bǔ)充整個(gè)圖書館的采編能力，緩解人力資源不足的問題。

■ 總結(jié)

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的飛速提升，圖書館工作也面臨了較多的創(chuàng)新和持續(xù)化發(fā)展，近年來圖書館圖書的采購模式也進(jìn)行了有效改革，開始了政府招標(biāo)采購的全新模式，這種模式的出現(xiàn)進(jìn)一步提升了圖書館書籍采購的質(zhì)量，但在實(shí)施的過程中也存在較多問題，需要通過持續(xù)的摸索和思考，來解決這些問題，從而進(jìn)一步提升政府采購模式下圖書的質(zhì)量。