基于會(huì)計(jì)電算化檔案管理研究分析

李玉芝（山東財(cái)經(jīng)大學(xué) 燕山學(xué)院）

■ 引言

會(huì)計(jì)人員需辯證的看待電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作，能理性和客觀的審視當(dāng)前工作的特點(diǎn)和不足。管理應(yīng)體現(xiàn)先進(jìn)性和科學(xué)性，既要在工作思維上與時(shí)俱進(jìn)，還需在模式和程序等方面進(jìn)行創(chuàng)新和改革。工作人員應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的工作特點(diǎn)，有針對(duì)性和計(jì)劃性的細(xì)化工作內(nèi)容，并結(jié)合大環(huán)境的技術(shù)變革與應(yīng)用的態(tài)勢(shì)，有選擇性地對(duì)檔案管理程序進(jìn)行簡(jiǎn)化，并主動(dòng)的優(yōu)化工作環(huán)境。通過合理的制度創(chuàng)新和技術(shù)引進(jìn)，為會(huì)計(jì)電算化檔案管理效能的提升帶來更多可能性和優(yōu)越性。

■ 會(huì)計(jì)電算化檔案管理的工作特點(diǎn)

（一）歸檔范疇擴(kuò)大化

電算化檔案中的信息呈現(xiàn)形式是多樣的，會(huì)以不同的介質(zhì)為載體進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸。檔案管理人員利用硬盤、云端、光盤等媒介，對(duì)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、傳播、共享的過程中，無形當(dāng)中會(huì)催生新的歸檔行為。從這個(gè)層面來看，會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔范疇被不斷地?cái)U(kuò)大，不僅對(duì)工作信息的處理帶來一定難度，而且對(duì)工作人員的信息素養(yǎng)和媒介素養(yǎng)有著較高要求。即檔案管理人員需對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫、電子表格、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的操作方式進(jìn)行區(qū)分，安全和有效的對(duì)各式檔案進(jìn)行歸檔。

（二）管理效率高效化

會(huì)計(jì)電算化，將會(huì)計(jì)管理和軟件系統(tǒng)進(jìn)行密切的聯(lián)結(jié)，軟件系統(tǒng)與物理設(shè)備的有機(jī)結(jié)合，大大優(yōu)化工作程序和流程。會(huì)計(jì)人員可基于電算化系統(tǒng)自動(dòng)生成主題明確的報(bào)表，利用專門的財(cái)務(wù)軟件分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，使得管理效率展現(xiàn)出明顯的高效化特點(diǎn)。而對(duì)會(huì)計(jì)工作進(jìn)程中的所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理的過程中，工作人員可利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)快速的打印、傳輸和共享信息。在既定的時(shí)間和空間內(nèi)，具有工作關(guān)聯(lián)性的人員可在線上平臺(tái)進(jìn)行溝通與交流。電算化的會(huì)計(jì)檔案管理，可助力企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)降本增效。

（三）存儲(chǔ)條件高要求化

基于會(huì)計(jì)電算化的檔案管理，相較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)條件要求更高。必須充分保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，否則會(huì)給檔案管理工作帶來較大的安全隱患，甚至?xí)?duì)企業(yè)的經(jīng)營和投資產(chǎn)生一定的消極影響。因此，在具體開展電算化會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)過程中，注重提高工作效率的同時(shí)，必須動(dòng)態(tài)的優(yōu)化工作平臺(tái)和軟件系統(tǒng)。檔案管理人員需正確處理歸檔的載體，應(yīng)將其放置干燥和安全的地方，必須丟失和損壞。

■ 會(huì)計(jì)電算化檔案管理的注意事項(xiàng)

（一）注意檔案管理模式的創(chuàng)新

電算化會(huì)計(jì)檔案種類較多，既包含傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還包括網(wǎng)絡(luò)中多樣的數(shù)據(jù)格式。面對(duì)復(fù)雜多樣的會(huì)計(jì)檔案，管理人員需注意科學(xué)的創(chuàng)新管理模式。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的類型和存儲(chǔ)的格式等，采取不同的方式方法進(jìn)行管理和共享。無論是依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展檔案管理工作，還是脫網(wǎng)脫機(jī)的進(jìn)行信息的錄入與備份，都必須保證滿足檔案管理的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)具體的工作模式進(jìn)行豐富和拓展的過程中，必須秉承“信息安全”的原則，利用多樣化的管理模式對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行管理。

（二）檔案管理屬性需進(jìn)行擴(kuò)展

會(huì)計(jì)電算化，主要是依托計(jì)算機(jī)設(shè)備和專門的軟件開展的管理活動(dòng)，可自動(dòng)化的存儲(chǔ)和生成會(huì)計(jì)報(bào)表。而工作模式和會(huì)計(jì)信息的呈現(xiàn)方式發(fā)生變化時(shí)，必須進(jìn)一步拓展檔案管理的屬性，即從傳統(tǒng)的制度管理升級(jí)為多維管理。既要發(fā)揮制度屬性的作用，還需賦予檔案管理技術(shù)屬性。即應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，利用技術(shù)手段優(yōu)化管理流程，以及創(chuàng)新管理模式。對(duì)打印出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化管理，大大提升檔案管理的可靠性和高效性。

（三）注重技術(shù)和制度的協(xié)同改革

技術(shù)是豐富檔案管理形式的重要工具，更是會(huì)計(jì)電算化管理的關(guān)注要點(diǎn)。而制度是檔案管理質(zhì)量提升的必要保障，需根據(jù)實(shí)際的工作環(huán)境和要求，及時(shí)地進(jìn)行制度的創(chuàng)新與改革?；跁?huì)計(jì)電算化檔案管理模式的創(chuàng)新，需注意在技術(shù)和制度層面進(jìn)行雙重的改革，二者能相互配合和彼此支撐，充分發(fā)揮其協(xié)同效益，以達(dá)到最大程度的優(yōu)化工作流程和提高服務(wù)質(zhì)量的目的。管理人員應(yīng)將技術(shù)手段和制度創(chuàng)新進(jìn)行科學(xué)的融合，依托現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化工作環(huán)境的同時(shí)，及時(shí)生成相匹配的管理制度。

■ 基于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境的檔案管理改革和創(chuàng)新的措施

（一）開發(fā)信息化電算化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

基于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，檔案管理應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)信息化。管理人員應(yīng)利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，聯(lián)合專門的機(jī)構(gòu)開發(fā)信息化電算化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。利用安全性高、功能完善的會(huì)計(jì)電算化軟件處理復(fù)雜的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，利用信息技術(shù)快速的集成、分析和處理大量的電子化的會(huì)計(jì)檔案。管理人員既要將現(xiàn)代信息技術(shù)科學(xué)的應(yīng)用到檔案管理中，還需不斷地加強(qiáng)物理防護(hù)。即從管理視域出發(fā)，設(shè)計(jì)和開發(fā)有登錄和操作權(quán)限的檔案管理系統(tǒng)，避免造成重要檔案信息泄露和丟失等問題。有條件的企業(yè)應(yīng)盡量實(shí)現(xiàn)“專人專機(jī)”，并為工作人員分發(fā)專門的登錄賬號(hào)。同時(shí)，軟件開發(fā)人員需深入到會(huì)計(jì)工作和檔案管理工作中，全面了解他們的工作內(nèi)容和工作流程，確保所研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)具有高度的實(shí)用性。如人機(jī)交互頁面既要清晰展現(xiàn)主要的工作模塊，還需高度保證檔案信息管理的安全性和高密性?？稍谫~號(hào)登錄和權(quán)限設(shè)置方面進(jìn)行多層考慮，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)賬號(hào)的數(shù)字組合或位數(shù)，自動(dòng)地識(shí)別或授權(quán)信息訪問權(quán)限。這樣，可大大優(yōu)化檔案管理的流程和程序，既要保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，還應(yīng)體現(xiàn)信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)越性，從而全面提高管理效能。

（二）以問題為導(dǎo)向創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理制度

制度化管理，是檔案管理工作有序推進(jìn)和順利完成基礎(chǔ)?；跁?huì)計(jì)電算化對(duì)檔案管理模式進(jìn)行升級(jí)與創(chuàng)新的過程中，應(yīng)著重以問題為導(dǎo)向進(jìn)行制度的改革和創(chuàng)新。如針對(duì)電子檔案的更新、修正和存儲(chǔ)等，應(yīng)制定嚴(yán)格的操作流程和規(guī)則。合理的設(shè)置系統(tǒng)登錄的權(quán)限，應(yīng)制定科學(xué)的制度和規(guī)范，禁止不符合要求的人員私自進(jìn)入系統(tǒng)中進(jìn)行操作。無論是完善檔案信息，還是刪除無用的數(shù)據(jù)，都必須基于系統(tǒng)化的審批流程和操作規(guī)則。財(cái)務(wù)部門應(yīng)經(jīng)理或主管為主導(dǎo)，督促檔案管理人員優(yōu)化檔案信息，除此之外不允許任何人下載和更新會(huì)計(jì)資料。管理人員需針對(duì)會(huì)計(jì)電算化的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，根據(jù)工作內(nèi)容的重要程度，分別制定具有匹配性的管理制度。同時(shí)，對(duì)于極為關(guān)鍵和機(jī)密的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)要求經(jīng)理以上級(jí)別的人有權(quán)利和權(quán)限進(jìn)行信息處理，且制定電子化和紙質(zhì)檔案雙重管理和備份的規(guī)定。要求檔案管理人員定期備份所有的電子檔案，并與紙質(zhì)檔案的歸檔編號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一。這樣，根據(jù)日常工作當(dāng)中的實(shí)際存在的問題，及時(shí)的優(yōu)化與完善檔案管理制度，為會(huì)計(jì)管理與信息更新提供良好的制度支持。

（三）動(dòng)態(tài)優(yōu)化計(jì)算機(jī)安全網(wǎng)絡(luò)管理體系

基于會(huì)計(jì)電算化優(yōu)化檔案管理模式的過程中，應(yīng)注重及時(shí)的改善操作系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境。支撐會(huì)計(jì)電算化管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在工作和運(yùn)行中的穩(wěn)定性安全性，會(huì)對(duì)最終的檔案管理質(zhì)量和效果產(chǎn)生關(guān)鍵的影響。若系統(tǒng)和平臺(tái)出現(xiàn)安全隱患，將會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案丟失和損壞的問題。因此，管理人員需根據(jù)檔案信息存儲(chǔ)更新情況，積極的優(yōu)化計(jì)算機(jī)安全網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，以保證構(gòu)建安全的工作環(huán)境。管理人員要結(jié)合實(shí)際的工作量，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行情況，對(duì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的升級(jí)和優(yōu)化。如會(huì)計(jì)應(yīng)利用安全性高的殺毒軟件定期的清理系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)防火墻的防御功能，盡量避免因非法操作和病毒侵入而泄露財(cái)務(wù)重要數(shù)據(jù)的問題。管理人員需認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)、文字、音頻、視頻、網(wǎng)頁鏈接等，作為會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重要構(gòu)成要素，在存儲(chǔ)和應(yīng)用的過程中，會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性有一定的要求。因此，管理人員需動(dòng)態(tài)的優(yōu)化計(jì)算機(jī)安全網(wǎng)絡(luò)管理體系，生成具體的工作要求、標(biāo)準(zhǔn)和程序，將工作職責(zé)和責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。安排專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部門計(jì)算機(jī)設(shè)備和系統(tǒng)的安全維護(hù)和管理，為檔案管理和共享提供健康的操作平臺(tái)，進(jìn)而全面提高管理質(zhì)量和效率。

■ 結(jié)語

總之，信息化時(shí)代下，會(huì)計(jì)人員需對(duì)檔案管理建立新的認(rèn)識(shí)。利用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)處理工作的過程中，應(yīng)利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理，并根據(jù)實(shí)際管理成效，積極地進(jìn)行制度的創(chuàng)新與改革?；跁?huì)計(jì)電算化的檔案管理，需注重構(gòu)建安全的工作系統(tǒng)和平臺(tái)，既要保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和共享，還需切實(shí)發(fā)揮檔案管理的功能與作用，為各個(gè)崗位或部門做好信息服務(wù)工作。同時(shí)，管理人員應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和信息化檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)和管理，為有序、順利、順暢的開展檔案管理工作提供有利的條件和空間。