基于HRP 的公立醫(yī)院庫(kù)存物資管控探析

■王娟 鄭潔

近幾年，為貫徹落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的重要決策部署，在國(guó)家強(qiáng)調(diào)“醫(yī)藥分開(kāi)”的大背景下，繼全面取消“藥品加成”之后，進(jìn)一步實(shí)施取消醫(yī)用耗材加成政策，推動(dòng)破除“以耗養(yǎng)醫(yī)”。耗材在醫(yī)院管理、醫(yī)改及在進(jìn)一步騰出費(fèi)用空間、改善醫(yī)療服務(wù)、增強(qiáng)群眾獲得感等方面起到了重要的作用。醫(yī)院包含耗材在內(nèi)的物資具有種類(lèi)繁多、消耗量大、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多、涉及部門(mén)廣、管理難度大等特點(diǎn)。如何在HRP 環(huán)境下利用信息化手段建立、健全醫(yī)院庫(kù)存物資的管控，實(shí)現(xiàn)HRP 庫(kù)存物資管理模塊之間的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)交互共享，同時(shí)適應(yīng)國(guó)家新醫(yī)改的形勢(shì)，符合成都市“三醫(yī)監(jiān)管”的要求，打通各個(gè)部門(mén)之間業(yè)務(wù)壁壘，從全流程的角度，建立完善的HRP 耗材物資全生命周期管理體系，最終為醫(yī)院管理、醫(yī)保管理、醫(yī)療管理提供真實(shí)有效的耗材數(shù)據(jù)，是本文研究的重點(diǎn)所在。

一、醫(yī)院庫(kù)存物資管控的特點(diǎn)

1.醫(yī)院在用的庫(kù)存物資種類(lèi)繁多且品目繁雜，隨著臨床業(yè)務(wù)的發(fā)展，醫(yī)院的物資從原來(lái)的幾百種，上升到幾千種，如此繁多的種類(lèi)，給物資的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用的實(shí)物管理和價(jià)值管理等都帶來(lái)了一系列的困難，完全依靠傳統(tǒng)的手工操作，是需要耗費(fèi)巨大的人力的，也不符合醫(yī)院管理提質(zhì)增效的要求。

2.從物資的種類(lèi)來(lái)看，分為醫(yī)用物資和非醫(yī)用物資，其中尤其以醫(yī)用物資居多；從是否可計(jì)費(fèi)來(lái)看，分為可收費(fèi)物資和不可收費(fèi)物資；從是否常規(guī)使用來(lái)看，分為常態(tài)化使用的物資和應(yīng)急物資；不同種類(lèi)的物資在采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、價(jià)值實(shí)現(xiàn)、乃至內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)方面都存在不同的差異，分析不同種類(lèi)物資的特點(diǎn)，建立符合不同特點(diǎn)的醫(yī)院物資管理制度和流程，并將其在系統(tǒng)中予以體現(xiàn)，方能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資精細(xì)化管理的需要。

3.醫(yī)院自取消“耗材加成”之后，在庫(kù)存物資中占據(jù)大壁江山的醫(yī)用耗材的管控越發(fā)提上了重要的日程，如何從醫(yī)用物資的采購(gòu)、使用和管理中尋求效益？如何在滿足國(guó)家“百元醫(yī)療費(fèi)用中耗材占比”指標(biāo)的前提之下，提高醫(yī)療質(zhì)量和效率？如何通過(guò)處方點(diǎn)評(píng)、醫(yī)囑管理、耗材全生命周期管理來(lái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的精細(xì)化管理？這些都成為醫(yī)用耗材管理中值得深入探討的問(wèn)題。

4.隨著醫(yī)院HRP 系統(tǒng)的深化和發(fā)展，除了系統(tǒng)本身的便捷性之外，也提出了越來(lái)越多的精細(xì)化管理的要求，如何在HRP 系統(tǒng)中體現(xiàn)庫(kù)存物資的全生命周期管理流程，從而實(shí)現(xiàn)制度流程化、流程崗位化、崗位表單化、表單信息化，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存物資從采購(gòu)到入庫(kù)、領(lǐng)用、計(jì)費(fèi)、記賬付款等的全生命周期信息化管理，以及信息的可溯源、可查詢(xún)、互聯(lián)互通，是一項(xiàng)值得重點(diǎn)去做的工作。

二、醫(yī)院HRP 環(huán)境下庫(kù)存物資管控的目標(biāo)和重點(diǎn)

1.按照不同種類(lèi)物資的特點(diǎn)，建立全生命周期物資管理模式，依托HRP 信息系統(tǒng)建設(shè)，打造統(tǒng)一招采平臺(tái)、物資管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)，形成采購(gòu)計(jì)劃模塊、供應(yīng)商管理模塊、進(jìn)銷(xiāo)存盤(pán)點(diǎn)模塊、合同管理模塊、付款賬務(wù)管理模塊，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存物資從申購(gòu)到付款的全生命周期閉環(huán)管理。

2.實(shí)現(xiàn)管理信息共享，打通各部門(mén)、各業(yè)務(wù)板塊的壁壘和信息盲點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)從申購(gòu)到采購(gòu)，合同到付款中信息之間的相互勾稽，物資系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，管理信息在不同部門(mén)、不同環(huán)節(jié)之間實(shí)現(xiàn)共享，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相互印證、相互稽核，異常數(shù)據(jù)設(shè)置報(bào)警機(jī)制。

3.設(shè)置管理報(bào)表和內(nèi)部稽核系統(tǒng)，定期出具庫(kù)存物資管理報(bào)表，提供科室物資耗材使用情況分析表、進(jìn)銷(xiāo)存盤(pán)點(diǎn)表、指標(biāo)異動(dòng)分析表、百元醫(yī)療收入耗材占比等指標(biāo)，為醫(yī)院科室成本精細(xì)化管理打下基礎(chǔ)。

三、醫(yī)院HRP 環(huán)境下庫(kù)存物資管控的關(guān)鍵流程

1.采購(gòu)管理流程。

（1）嚴(yán)把申購(gòu)關(guān)，建立醫(yī)用耗材準(zhǔn)入審批機(jī)制。由醫(yī)院的物資管理部門(mén)針對(duì)新入耗材建立準(zhǔn)入管理制度，由醫(yī)院的設(shè)備物資管理委員會(huì)對(duì)新入耗材進(jìn)行多部門(mén)、多維度的論證后報(bào)醫(yī)院決策機(jī)構(gòu)審批通過(guò)，嚴(yán)把醫(yī)用耗材新入審批關(guān)，嚴(yán)格控制新增耗材準(zhǔn)入，明確新進(jìn)耗材的必要性和原因，避免醫(yī)用材料不合理的引入，實(shí)現(xiàn)從“入口”的控制。

（2）嚴(yán)格采購(gòu)管理。根據(jù)不同種類(lèi)耗材的特點(diǎn)，建立耗材的采購(gòu)管理制度。比如針對(duì)醫(yī)用耗材，建立非醫(yī)用耗材采購(gòu)管理制度和醫(yī)用耗材采購(gòu)管理制度，明確各類(lèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)從請(qǐng)購(gòu)到審批，從前期調(diào)研到需求論證，從現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)到合同簽訂，從合同到采購(gòu)清單管理等一系列的業(yè)務(wù)流程，并針對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)流程設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)相互分離或者引入監(jiān)督部門(mén)的定期抽查機(jī)制，最終實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)管理制度化、規(guī)范化、程序化。

（3）通過(guò)建立統(tǒng)一的招采平臺(tái)，嘗試電子招標(biāo)化管理，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)公告發(fā)布、專(zhuān)家的抽取、結(jié)果的公示、合同的簽訂等系列流程信息化。

2.合同管理流程。

（1）嚴(yán)格按照采購(gòu)的內(nèi)容簽訂合同，采購(gòu)合同不得對(duì)投標(biāo)中標(biāo)結(jié)果作出實(shí)質(zhì)性的變更；建立醫(yī)用耗材采購(gòu)合同模板，合理確定雙方的權(quán)責(zé)義務(wù)，有效規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)；合同應(yīng)經(jīng)醫(yī)院各部門(mén)審核后實(shí)施。原則上合同應(yīng)包含所有常規(guī)使用類(lèi)耗材。

（2）實(shí)現(xiàn)合同效期預(yù)警管理。在合同期內(nèi)嚴(yán)格執(zhí)行合同，針對(duì)快要到期的合同，由合同系統(tǒng)給出提示及預(yù)警，及時(shí)開(kāi)展合同的續(xù)簽或者重新招采工作，避免出現(xiàn)新舊合同的斷檔，影響臨床工作的開(kāi)展。

（3）建立合同供應(yīng)商管理系統(tǒng)，做好供應(yīng)商及其證照的電子化管理，針對(duì)平時(shí)對(duì)訂單響應(yīng)不及時(shí)、提供的耗材出現(xiàn)包裝、質(zhì)量問(wèn)題等影響臨床工作開(kāi)展的情況，物資管理部門(mén)及時(shí)將供應(yīng)商服務(wù)情況納入考核及反饋。

（4）建立耗材合同信息管理系統(tǒng)，除了體現(xiàn)耗材合同的線上簽訂之外，將經(jīng)審簽完畢的耗材合同關(guān)鍵信息和耗材管理信息庫(kù)相連通，實(shí)現(xiàn)合同管理基礎(chǔ)上的訂單管理。

3.出入庫(kù)管理流程。

（1）建立庫(kù)存物資電子合同訂單管理系統(tǒng)，臨床科室根據(jù)系統(tǒng)里面的耗材形成申領(lǐng)訂單，物資管理部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的申領(lǐng)訂單訂貨，發(fā)貨，臨床部門(mén)根據(jù)實(shí)際發(fā)貨情況形成領(lǐng)用出庫(kù)表單。

（2）建立臨床二級(jí)庫(kù)管理系統(tǒng)。根據(jù)臨床耗材實(shí)際使用管理情況，由實(shí)際的耗材使用部門(mén)承擔(dān)耗材的二級(jí)庫(kù)管理工作，設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)耗材的領(lǐng)用、收貨、定期盤(pán)點(diǎn)工作，如有差異及時(shí)反饋到物資管理部門(mén)。

（3）建立耗材出入庫(kù)信息和使用信息的勾稽檢查機(jī)制。利用信息系統(tǒng)，將耗材的領(lǐng)用信息和使用信息，以及計(jì)費(fèi)信息進(jìn)行比對(duì)，使用數(shù)量不得大于領(lǐng)用數(shù)量。使用部門(mén)在信息系統(tǒng)里面享有本部門(mén)耗材領(lǐng)用、使用、計(jì)費(fèi)信息的查詢(xún)權(quán)，每個(gè)月根據(jù)盤(pán)點(diǎn)信息進(jìn)行比對(duì)；物資管理部門(mén)掌握全院的耗材領(lǐng)用、使用、計(jì)費(fèi)管理情況，并按月度出具管理報(bào)表，如遇異常數(shù)據(jù)，啟動(dòng)多部門(mén)聯(lián)動(dòng)分析機(jī)制，查找原因，對(duì)標(biāo)管理并解決問(wèn)題。

4.核算管理流程。

物資管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)相銜接，搭建存貨核算模塊，根據(jù)物資部門(mén)按時(shí)推送的訂單數(shù)據(jù)自動(dòng)生成記賬憑證，物資會(huì)計(jì)針對(duì)訂單和發(fā)票進(jìn)行核對(duì)，增設(shè)發(fā)票未到情況下的暫估入庫(kù)功能，物資實(shí)物流轉(zhuǎn)和科室成本核算系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，很大程度上減輕核算人員的工作量，提高核算的效率，減少紙質(zhì)憑證傳遞過(guò)程中的流轉(zhuǎn)、簽批時(shí)滯等問(wèn)題。