合同管理中的事前風(fēng)險(xiǎn)防控措施

陳懿行 趙紅光

合同又名協(xié)議，從調(diào)整的法律關(guān)系來看，是指平等主體間的有關(guān)財(cái)產(chǎn)關(guān)系的協(xié)議，是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同受法律保護(hù)，對(duì)簽約雙方具有法律約束力，雙方均應(yīng)按約履行。

在企業(yè)管理中，合同管理有著舉足輕重的作用。企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)離不開各類合同的支持，當(dāng)出現(xiàn)糾紛時(shí)，合同是最有效、最直接的法律依據(jù)。企業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展，必須依靠法律手段來維護(hù)自己的合法權(quán)益，生效的合同作為具有約束力的憑證，是最具證明力的書證之一。

由此可見，合同管理是企業(yè)發(fā)展的根基，加強(qiáng)合同管理可以進(jìn)一步降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

以上海聯(lián)合產(chǎn)權(quán)交易所（以下簡(jiǎn)稱“上海聯(lián)交所”）為例，上海聯(lián)交所是一家綜合性產(chǎn)權(quán)交易服務(wù)機(jī)構(gòu)，集產(chǎn)（股）權(quán)、物權(quán)、債權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等交易業(yè)務(wù)以及增資擴(kuò)股等融資業(yè)務(wù)于一體。上海聯(lián)交所涉及的業(yè)務(wù)種類繁多，面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)與日俱增，因此需要通過各種手段來控制和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，避免因管理不到位導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)和法律風(fēng)險(xiǎn)，而合同管理是其中的重中之重。

上海聯(lián)交所的合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控措施包括事前防范、事中控制、事后補(bǔ)救三個(gè)階段，事前防范指的是在合同簽約前，上至合同管理制度建設(shè)下至合同合規(guī)用印，針對(duì)合同管理進(jìn)行體系性建設(shè)，事前的合同管理是第一道防線，能在最大程度上降低后續(xù)可能產(chǎn)生的不利影響，為企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航;事中控制指的是在合同的履行過程中，簽約雙方均應(yīng)遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，按合同約定的條款履行義務(wù)，及時(shí)對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤及檢查，避免因履約不到位而發(fā)生糾紛和風(fēng)險(xiǎn);事后補(bǔ)救指的是合同履行出現(xiàn)糾紛即合同的一方當(dāng)事人出現(xiàn)違約行為后需采取的應(yīng)對(duì)措施。一旦發(fā)生違約情形，守約方應(yīng)及時(shí)采取協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)自身權(quán)益。在事前防范和事中控制無法完全規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的情況下，為減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益而采取的措施，也是合同管理的最后一道保障。

為從源頭把控企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避可能會(huì)產(chǎn)生的不利后果，奠定扎實(shí)的風(fēng)險(xiǎn)管控基礎(chǔ)，上海聯(lián)交所著重做好合同管理的事前風(fēng)險(xiǎn)防控措施。

1? 完善合同管理制度體系，做到合同管理有規(guī)可依

一是依照國(guó)家法律法規(guī)以及上級(jí)規(guī)范性文件的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合上海聯(lián)交所自身特點(diǎn)，建立合適的合同管理機(jī)制。上海聯(lián)交所根據(jù)部門設(shè)置及職能，制定《合同管理辦法》及相配套的執(zhí)行流程指引，明確合同管理工作中風(fēng)控管理部、合同經(jīng)辦部門及財(cái)務(wù)管理部的職責(zé)。各部門在各司其職的同時(shí)互相配合，形成了完善的合同管理機(jī)制。

二是加強(qiáng)對(duì)合同印章的管理。合同上加蓋合同印章，表明雙方當(dāng)事人對(duì)訂立合同的要約、承諾階段的完成和對(duì)雙方權(quán)利、義務(wù)的最終確認(rèn)，從而確定合同經(jīng)當(dāng)事人雙方協(xié)商而成立，并對(duì)當(dāng)事人雙方發(fā)生了法律效力，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)基于合同的約定行使權(quán)利、履行義務(wù)。合同印章對(duì)合同有效性的作用不言而喻，加強(qiáng)保管合同印章管理是合同管理的重要一環(huán)。上海聯(lián)交所制定了《印章使用規(guī)定》，合同印章要求做到“專人保管、專章專用”，合同專用章的使用有明確要求及流程規(guī)定，有效避免因合同印章的濫用而造成的合同風(fēng)險(xiǎn)。

三是建立對(duì)外簽訂合同的授權(quán)、審批制度。嚴(yán)格規(guī)范對(duì)外簽訂合同的授權(quán)、審批工作，做到“有授權(quán)才簽訂、有審批才用印”，從簽訂、審批、用印各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全流程管理，嚴(yán)控合同風(fēng)險(xiǎn)。上海聯(lián)交所已建立了合同線上審批系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同立項(xiàng)、審批、執(zhí)行、歸檔的全生命周期管理，包括財(cái)務(wù)付款信息及授權(quán)委托書在內(nèi)的合同信息全方位內(nèi)容錄入，確保每份合同內(nèi)容的完整性和有效性。

2? 制定合同格式文本，掌握文本選擇的主動(dòng)權(quán)

根據(jù)實(shí)際制定合法合規(guī)的格式文本，既能給企業(yè)節(jié)省時(shí)間成本，又能減少經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，最大程度上避免日后可能會(huì)出現(xiàn)的爭(zhēng)議，即使出現(xiàn)爭(zhēng)議，也可以掌握主動(dòng)權(quán)。上海聯(lián)交所已實(shí)現(xiàn)在交易領(lǐng)域出臺(tái)各類服務(wù)合同模板，并逐步制定采購(gòu)類合同模板，完善合同風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。

針對(duì)少數(shù)未使用提供格式文本的合同，上海聯(lián)交所亦做到在合同條款中充分考慮己方利益，甄選對(duì)己方有利的措詞和表述，更好地維護(hù)企業(yè)權(quán)益。

3? 重視重大合同的可行性研究

對(duì)于重大項(xiàng)目、重大合同，在對(duì)合同文本進(jìn)行審查的同時(shí)，也要對(duì)合同簽約背景進(jìn)行調(diào)查，包括合作方的主體資格、資信、履約能力等多個(gè)方面，做出風(fēng)險(xiǎn)的總體評(píng)估。這種審查十分必要，是要確認(rèn)對(duì)方是否為一個(gè)合法的法律主體，是否具備相關(guān)從業(yè)資格、履約能力、技術(shù)條件等等。

上海聯(lián)交所對(duì)于以購(gòu)買、租賃、委托等方式獲得貨物、工程和服務(wù)的采購(gòu)行為，制定了相應(yīng)的采購(gòu)管理辦法，明確要求不同性質(zhì)、金額的采購(gòu)行為須按規(guī)定采用公開招標(biāo)或比選等方式確定合作方，合同簽約前應(yīng)明確項(xiàng)目的核心內(nèi)容和要求，以避免合同出現(xiàn)重大缺陷。對(duì)重大項(xiàng)目、重大合同實(shí)行風(fēng)控部門事先介入的工作機(jī)制，由風(fēng)控部門會(huì)同合同主辦部門在項(xiàng)目初期先行對(duì)合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，從源頭降低風(fēng)險(xiǎn)存在的可能性。

4? 加強(qiáng)員工對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)防控的培訓(xùn)教育

合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低影響著合同風(fēng)險(xiǎn)防控的質(zhì)量，必須加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的法律知識(shí)和簽約技巧等方面的培訓(xùn)，提升員工素質(zhì)，以應(yīng)對(duì)當(dāng)前動(dòng)蕩變化的環(huán)境和越來越激烈的競(jìng)爭(zhēng)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的管控。

上海聯(lián)交所一直積極推進(jìn)面向全所員工的法治宣傳工作，定期分享法律知識(shí)，根據(jù)實(shí)際情況及員工需求舉辦培訓(xùn)講座，多角度多方面地提升全所員工的法律素養(yǎng)，為企業(yè)防控合同風(fēng)險(xiǎn)添磚加瓦。

企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)管控還涉及業(yè)務(wù)、合規(guī)、審計(jì)等諸多方面，本文僅對(duì)合同管理中的事前風(fēng)險(xiǎn)防控措施略作分享。

（第二作者為上海聯(lián)合產(chǎn)權(quán)交易所副總裁）