某公司海外項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)研究

王小龍

[摘 要] 某國際公司于2016年編制了海外信息化規(guī)劃報(bào)告，在報(bào)告中明確提出海外信息化包含應(yīng)用系統(tǒng)門戶、通用應(yīng)用系統(tǒng)。其中，文檔管理軟件作為通用應(yīng)用系統(tǒng)的一部分，包含在海外信息化規(guī)劃中。在建設(shè)順序與建設(shè)重點(diǎn)方面，該報(bào)告也提出通用應(yīng)用和管理應(yīng)用是海外應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的重點(diǎn)，應(yīng)遵循先推廣和普及通用應(yīng)用，再根據(jù)海外自身管理需求特點(diǎn)逐步完善管理應(yīng)用建設(shè)和生產(chǎn)應(yīng)用建設(shè)。因此，文檔管理軟件作為通用系統(tǒng)的一部分，在海外信息系統(tǒng)的建設(shè)中應(yīng)作為優(yōu)先級較高的重點(diǎn)工作。其可實(shí)現(xiàn)對企業(yè)各類文檔資料集中存儲(chǔ)平臺(tái)化管理，支持海量文檔管理、高效搜索、權(quán)限機(jī)制，滿足不同層面人群的應(yīng)用需求，提供在線編輯、預(yù)覽、共享、外發(fā)、版本管理、流程審批等功能。

[關(guān)鍵詞] 文檔管理;通用系統(tǒng);版本管理;共享

中圖分類號： G270.7? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）16-0031-04

一、背景

現(xiàn)代企業(yè)的信息化管理要求以文檔管理為核心，協(xié)助用戶建立高效、安全的文檔集中管控體系，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部文檔通過統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行交互和傳遞，其中重點(diǎn)要實(shí)現(xiàn)對文檔生命周期的全程管理，以幫助組織建立起集中存儲(chǔ)、管理分享，高效安全的平臺(tái)[1]。

隨著國際公司海外業(yè)務(wù)的不斷拓展，從領(lǐng)導(dǎo)層到各部門崗位逐漸意識(shí)到在文檔收集、管理及檢索方面存在一定難度，因此通過信息化系統(tǒng)管理加強(qiáng)文檔管理，提高國際公司在文檔管理方面的水平[2];通過建立一套文檔管理系統(tǒng)，達(dá)成對文檔統(tǒng)一歸集、統(tǒng)一存儲(chǔ)、分級共享的目的。同時(shí)，該系統(tǒng)與其他系統(tǒng)互通互聯(lián)，體現(xiàn)集成優(yōu)勢。

當(dāng)前各業(yè)務(wù)部門反映數(shù)據(jù)存在重復(fù)提報(bào)現(xiàn)象，信息利用效率較低，希望搭建一個(gè)系統(tǒng)解決信息一次提交、多人共享的問題，提高信息利用效率。

1.統(tǒng)一文檔存儲(chǔ)管理：建成一套國際公司文檔管理系統(tǒng)，將重要的文檔納入系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，同時(shí)提供檢索、共享等便于文檔利用的系統(tǒng)功能;

2.制定企業(yè)文檔管理標(biāo)準(zhǔn)：結(jié)合國際公司業(yè)務(wù)情況，制定文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)管理制度要求，為文檔管理提供管理標(biāo)準(zhǔn)及制度保障;

3.統(tǒng)一安全權(quán)限管理規(guī)范：符合國際公司對信息安全管理要求，既要保證文檔的安全性，同時(shí)也要符合文檔保密管理要求，讓文檔在安全合適的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行共享[3];

4.快速便捷地搜索文檔：提供便捷的文檔搜索利用功能，使得用戶可以方便地找到所需要的信息;

5.便捷高效的文檔協(xié)作：能夠快捷方便地進(jìn)行文檔協(xié)作，代替郵件等發(fā)送較大附件，并能夠很好地分享于移動(dòng)設(shè)備，同時(shí)通過更加便捷的方式與企業(yè)內(nèi)外部人員進(jìn)行文檔協(xié)作。

二、創(chuàng)新管理內(nèi)容簡介

本次項(xiàng)目包含兩部分內(nèi)容：一是國際公司文檔管控體系，二是國際公司統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái)。如圖1所示。

（一）文檔管控體系

健全的文檔管理體系是文檔管理的制度保障，同時(shí)也是文檔管理系統(tǒng)能夠良好運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此，檔案管理體系必須符合以下要求。

1.要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。檔案管理的相關(guān)制度的制定必須以單位自身的實(shí)際情況為依據(jù)，從實(shí)際出發(fā)，考慮海外公司的業(yè)務(wù)及管理特點(diǎn)[4]。

圖1? 文檔管理體系與文檔管理平臺(tái)

2.實(shí)用性。管理體系具有可操作性，其制定必須以簡單明了、可操作性強(qiáng)為依據(jù)，使得工作人員在日常工作中能夠更好地堅(jiān)持和貫徹相關(guān)的規(guī)章制度[4]。

3.堅(jiān)持制度約束的雙向性。具體來說，就是既能約束領(lǐng)導(dǎo)又能約束普通員工。加強(qiáng)執(zhí)行力度，相關(guān)的規(guī)章制度一旦制定出來就必須嚴(yán)格執(zhí)行[5]。

（二）文檔管理平臺(tái)

IT系統(tǒng)是企業(yè)進(jìn)行管理提升、達(dá)到管理目標(biāo)的手段及工具。統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái)應(yīng)作為國際公司在文檔管理方面最主要的應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)作為國際公司及其下屬機(jī)構(gòu)提供文檔管理及利用方面的唯一入口。

（三）系統(tǒng)集成

由于目前國際公司已經(jīng)有多套信息系統(tǒng)對管理和業(yè)務(wù)提供支持，且各個(gè)系統(tǒng)均涉及一部分文檔管理的功能，因此，未來國際公司的文檔管理系統(tǒng)需要與各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行集成或?qū)⑵涮娲?，將文檔管理系統(tǒng)作為統(tǒng)一的管理平臺(tái)進(jìn)行集中的存儲(chǔ)、搜索和共享。項(xiàng)目中需要梳理各個(gè)系統(tǒng)對于文檔管理的邊界，并采用多種方式進(jìn)行系統(tǒng)集成[6]。

（四）系統(tǒng)部署

針對國際公司下屬公司較多，且地點(diǎn)散布在世界各地的復(fù)雜情況，統(tǒng)一管理系統(tǒng)對于網(wǎng)絡(luò)連接、效率、安全性等方面有較高要求，系統(tǒng)采用分布式部署的方式，在總部部署主文檔管理系統(tǒng);對于具備一定規(guī)模且常駐海外的分支機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)鼗騾^(qū)域中心部署文檔服務(wù)器，定期與國際公司主系統(tǒng)進(jìn)行同步;對于項(xiàng)目組初期人員較少，且大多數(shù)人員在北京總部辦公的情況，可以直接使用北京總部主文檔服務(wù)器。如圖2所示。

同時(shí)，出于安全性角度的考慮，為了防止因突發(fā)事件等其他因素造成的服務(wù)器損壞，還可以使國際公司主文檔管理系統(tǒng)采用同城和異地備份的備份策略。

（五）信息安全要求

由于本系統(tǒng)未來會(huì)作為國際公司統(tǒng)一的文檔存儲(chǔ)，涉及的內(nèi)容較多且多數(shù)為保密內(nèi)容，故對于信息安全具有很高的要求。信息安全主要包括：登錄驗(yàn)證安全、系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸安全、文檔訪問權(quán)限、離線安全、功能權(quán)限、服務(wù)器端存貯安全、審計(jì)策略及手段[7]。如圖3所示。

1.登錄驗(yàn)證安全：要求符合中海油統(tǒng)一身份認(rèn)證體系，采用統(tǒng)一認(rèn)證的方式進(jìn)行系統(tǒng)登錄。

2.傳輸安全：傳輸加密技術(shù)主要是防止信息在傳輸過程中可能發(fā)生的泄露風(fēng)險(xiǎn)，從根源上保證信息在傳輸過程中的相對安全。從表現(xiàn)形式上來看，主要有線路加密和終端加密兩種表現(xiàn)形式。線路加密指的是在不同的線路中設(shè)置相應(yīng)的加密密鑰，這樣就可以有效防止信息在線路傳輸?shù)倪^程中發(fā)生泄露的現(xiàn)象[8]。

3.文檔訪問權(quán)限：根據(jù)定義對文件操作的權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)控制，讓文檔在合適的范圍內(nèi)進(jìn)行利用。

4.離線安全：管控文檔在個(gè)人電腦上的安全，包括防拷屏、防拷貝、防打印、防止拖拽、防郵件發(fā)送等。

5.功能權(quán)限：系統(tǒng)配置權(quán)限的管理，防止通過改變后臺(tái)權(quán)限而改變個(gè)人對文檔操作權(quán)限的情況。

6.服務(wù)器端存貯安全：防止系統(tǒng)管理員直接從文件服務(wù)器上拷貝文檔，從而造成信息泄露。

7.審計(jì)策略和手段：系統(tǒng)需要提供詳細(xì)的操作記錄及報(bào)表，便于進(jìn)行審計(jì)和操作追蹤。

三、創(chuàng)新管理成果與實(shí)施效益

國際公司的管理重點(diǎn)是對海外項(xiàng)目公司進(jìn)行管理，所以本次項(xiàng)目的重點(diǎn)也應(yīng)該是對于海外勘探、開發(fā)項(xiàng)目全生命周期所產(chǎn)生的相關(guān)文檔進(jìn)行統(tǒng)一的存儲(chǔ)、管理及利用。對于生產(chǎn)階段的海外業(yè)務(wù)，要求對其日常生產(chǎn)運(yùn)營環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的文檔進(jìn)行統(tǒng)一的存儲(chǔ)、管理及利用。希望通過本次項(xiàng)目梳理出海外公司勘探、開發(fā)、生產(chǎn)各類型業(yè)務(wù)所需要管理的文檔范圍及管理模式，規(guī)范未來海外公司文檔管理。同時(shí)，將歷史產(chǎn)生的文檔進(jìn)行整理，統(tǒng)一存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，形成國際公司的知識(shí)資產(chǎn)，為后續(xù)業(yè)務(wù)開展提供歷史資料及信息輸入。

對于國際公司本部及各海外分之機(jī)構(gòu)管理部門，通過本次項(xiàng)目可以將各部門的規(guī)章制度、日常重要的工作文檔、各類項(xiàng)目過程文檔等進(jìn)行統(tǒng)一的梳理、管理和及時(shí)的共享，解決員工在文檔管理中的困難，為員工提供便利。

四、系統(tǒng)功能介紹

（一）文檔分類管理

平臺(tái)系統(tǒng)支持多級的文件分類體系定義，并能針對不同的文件類型定義不同的元數(shù)據(jù)屬性。對于文件類型的元數(shù)據(jù)的增加，不會(huì)影響到已經(jīng)創(chuàng)建的文件記錄。

（二）元數(shù)據(jù)管理

從全局視圖統(tǒng)一查詢與管理，統(tǒng)一規(guī)范元數(shù)據(jù)模型;面向?qū)ο?，自由擴(kuò)展元數(shù)據(jù);以模板導(dǎo)入對象和元數(shù)據(jù)定義;元數(shù)據(jù)繼承管理，滿足總部元數(shù)據(jù)向海外分之機(jī)構(gòu)擴(kuò)展;不同文檔類型的元數(shù)據(jù)管理;提供元數(shù)據(jù)擴(kuò)展接口，與其他系統(tǒng)緊密結(jié)合。

（三）內(nèi)容文件管理

文件管理主要實(shí)現(xiàn)對內(nèi)容庫目錄結(jié)構(gòu)的管理，對電子檔案、文檔文件、圖片文件等其他媒體文件的管理[9]，包括文件的提交、審核，對文件內(nèi)容利用的申請、審批，以及對文件內(nèi)容的評詁等功能。

管理員可以制定內(nèi)容管理的目錄結(jié)構(gòu)，并將不同的目錄向不同部門、分行進(jìn)行授權(quán)。管理員也可在總社管理系統(tǒng)中對文件夾進(jìn)行維護(hù)，包括新建文件夾、修改文件夾名稱、刪除文件夾、移動(dòng)文件夾等。用戶可以對系統(tǒng)中的文檔進(jìn)行管理，包括新建、刪除、修改、簽入、簽出、取消簽出、復(fù)制、移動(dòng)、下載等操作，但需具有相應(yīng)的操作權(quán)限的用戶才能進(jìn)行操作。用戶權(quán)限可以分為兩個(gè)層面：對文件元數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限以及對文檔內(nèi)容的訪問權(quán)限。用戶可以查閱到具有權(quán)限的文檔清單，對于文檔內(nèi)容的訪問同樣受到權(quán)限的限制，對于沒有權(quán)限打開的文檔，用戶可以發(fā)起申請，由相關(guān)的管理人員進(jìn)行審批，審批通過后可授權(quán)處理。用戶可以將日常工作中產(chǎn)生的文檔按類別提交到文檔庫中，管理員對員工提交的文檔從格式、結(jié)構(gòu)方面進(jìn)行審核。文檔審核完成之后，平臺(tái)系統(tǒng)可以把文檔進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換（HTML或PDF）及發(fā)布。

（四）文檔批量導(dǎo)入和導(dǎo)出

內(nèi)容管理平臺(tái)系統(tǒng)提供批量文檔導(dǎo)入的功能，有權(quán)限的用戶可以通過系統(tǒng)提供的界面，把保存在Excel文件中的文檔屬性和存在在本地文件目錄的文檔文件導(dǎo)入到系統(tǒng)的文檔中心。

平臺(tái)系統(tǒng)提供批量文檔導(dǎo)出的功能，有權(quán)限的用戶可以通過系統(tǒng)提供的界面，把文檔中心的某個(gè)文檔或某個(gè)文檔目錄中的所有文檔導(dǎo)出到本地文件目錄中，文件屬性保存在某個(gè)Excel文件中。

（五）智能全文檢索

文檔管理平臺(tái)提供搜索服務(wù)以實(shí)現(xiàn)對文本數(shù)據(jù)的全文檢索;由于元數(shù)據(jù)的復(fù)雜性、平臺(tái)之間的異構(gòu)性，平臺(tái)對文檔的搜索能夠有權(quán)限控制要求，其基本功能如下。

1.支持多種文件格式

系統(tǒng)支持XML、Doc、PDF、Txt等多種類型的文檔格式。

2.自動(dòng)識(shí)別數(shù)據(jù)資源的語種和編碼

根據(jù)相應(yīng)語種的語義字典，對文檔進(jìn)行分詞處理;提供中英法德文等多種語言準(zhǔn)確、先進(jìn)、成熟的分詞技術(shù)。

3.搜索結(jié)果準(zhǔn)確，搜索方式靈活多樣

可以支持自由文本檢索、字段檢索、參數(shù)檢索等靈活的搜索，包括根據(jù)來源、文檔類型、文檔大小、文檔語言等，以精確搜索結(jié)果。

關(guān)鍵詞的自動(dòng)擴(kuò)展：可按照同義詞進(jìn)行擴(kuò)展或按照下位詞擴(kuò)展[10]。

（ 六）版本控制

1.提供強(qiáng)大的文檔版本管理功能，方便用戶對任一歷史版本進(jìn)行追溯。版本控制和追溯功能同時(shí)支持元數(shù)據(jù)和文檔內(nèi)容的處理。

2.支持為不同文件類型配置不同的編碼規(guī)則。

3.支持授權(quán)用戶對指定文檔進(jìn)行升版并填寫升版相關(guān)的元數(shù)據(jù)，新版本文檔發(fā)布前，該文檔的有效版本仍是升版前的版本。

4.在對文檔進(jìn)行升版后，系統(tǒng)自動(dòng)將當(dāng)前版本文檔設(shè)置到新版本中。

5.當(dāng)一個(gè)文檔存在多個(gè)版本時(shí)，系統(tǒng)能準(zhǔn)確捕獲該文檔的最新版本和用戶指定的版本。

6.支持維護(hù)每個(gè)文檔件的版本號，以便文檔在被查詢或檢索時(shí)其版本號可見。

五、結(jié)語

文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)將是一個(gè)長期的、逐步發(fā)展和不斷自我完善的過程。本次項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了如下三個(gè)目標(biāo)。

1.以海外公司油氣資產(chǎn)的全生命周期管理為重點(diǎn)，搭建一套文檔信息管理平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理，做到文檔信息的統(tǒng)一歸集、統(tǒng)一存儲(chǔ)、分級共享;

2.通過檢索、分享等手段，將文檔轉(zhuǎn)換成可利用的信息，發(fā)揮文檔價(jià)值，提高工作效率;

3.建立國際公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)及制度，促進(jìn)文檔的標(biāo)準(zhǔn)化管理，為更好地利用文檔提供保障。

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