醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用及價(jià)值分析

鄧宇辰

[摘 要] 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院綜合管理水平也在不斷提升，醫(yī)院檔案管理也對(duì)檔案的信息化建設(shè)提出了更高的要求。為了提升醫(yī)院的綜合服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是新時(shí)代醫(yī)院追求的終極目標(biāo)，也是我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立信息化檔案發(fā)展的重要契機(jī)。因此，現(xiàn)階段，在醫(yī)院檔案管理工作中，建立信息化檔案是醫(yī)院整體規(guī)劃和目標(biāo)中的重要組成部分，是未來醫(yī)院更好服務(wù)于民眾的重要指標(biāo)，是信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案管理;檔案信息化建設(shè);作用及價(jià)值

中圖分類號(hào)： G271? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-1722（2021）17-0052-03

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在日常服務(wù)經(jīng)營(yíng)中直接形成的以各種形式為依據(jù)的具有留存價(jià)值的原始憑證，其中包含很多重要的病例信息，對(duì)于醫(yī)院日后為病患提供更好的醫(yī)治服務(wù)具有非常重要的作用。因此，醫(yī)院檔案具有借鑒性和長(zhǎng)久保存的價(jià)值?，F(xiàn)階段，隨著信息科技的發(fā)展，社會(huì)發(fā)展逐步走向信息化，而醫(yī)院檔案也應(yīng)該放棄紙質(zhì)保存的形式，與時(shí)俱進(jìn)，選擇易保存、效率高、節(jié)省空間的信息化檔案管理方式，為醫(yī)院的人文服務(wù)和發(fā)展提供借鑒。目前，在醫(yī)院檔案管理工作中建立信息化檔案管理模式，已經(jīng)成為醫(yī)院組織管理的重要部分，也給醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新帶來了機(jī)遇。

一、醫(yī)院檔案管理的概念

醫(yī)院檔案管理是對(duì)醫(yī)療工作者具體工作流程的完整精確的記錄，是醫(yī)院實(shí)行高效管理的先決條件。醫(yī)院原始的檔案管理工作，缺乏完善的、科學(xué)的、高科技的管理方式，必然會(huì)給檔案管理人員的工作帶來一定的困難，還會(huì)降低醫(yī)院的綜合服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。所以要想實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，檔案信息化建設(shè)是必經(jīng)之路，也是適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是響應(yīng)國(guó)家《檔案法》的重要舉措之一。

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各個(gè)科室的醫(yī)護(hù)人員開展日常工作的具體流程日志，其包含日常工作人員出勤打卡和人事調(diào)動(dòng)等人力資源管理的信息。所以醫(yī)院檔案管理工作與醫(yī)院日常的工作質(zhì)量和管理水平有著不可分割的聯(lián)系，也與相關(guān)醫(yī)護(hù)工作人員的工作效率、工作態(tài)度、工作經(jīng)驗(yàn)有著密切的聯(lián)系。對(duì)于醫(yī)院的管理人員來講，一定要重視醫(yī)院的檔案管理工作，提高檔案管理的信息化和精細(xì)化管理水平，醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)能為醫(yī)院的重大決策提供借鑒性意見，信息查詢便于對(duì)員工進(jìn)行管理和崗位調(diào)動(dòng)。通過不斷地提升檔案管理的水平，能促進(jìn)醫(yī)院的整體服務(wù)管理水平和決策水平提升[1]。

二、醫(yī)院檔案管理建設(shè)信息化檔案的重要意義

（一）信息化檔案管理是社會(huì)生產(chǎn)力進(jìn)步的必然趨勢(shì)

社會(huì)發(fā)展的信息化趨勢(shì)，預(yù)示著各行各業(yè)都要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，而醫(yī)院的檔案管理工作也不例外。醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)之路，是醫(yī)院在社會(huì)管理和服務(wù)工作中不斷深化和升級(jí)的具體表現(xiàn)之一，對(duì)于醫(yī)院日后的發(fā)展和建設(shè)具有非常重要的意義。信息化檔案的建設(shè)是醫(yī)院管理水平適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，是社會(huì)生產(chǎn)力進(jìn)步催生的必然結(jié)果。醫(yī)院實(shí)施檔案信息化建設(shè)是通過高超的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立信息化平臺(tái)，病患可以通過信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)掛號(hào)、繳費(fèi)、檢查、化驗(yàn)、注射、處方、日志、病歷等一系列操作，代替原來的人工操作。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了病患信息的共享，使各部門之間的工作無縫銜接，不但節(jié)省了人力物力和財(cái)力，還可以更好地為病患服務(wù)，節(jié)省病患及家屬的時(shí)間。檔案管理的信息化建設(shè)不但能更好地服務(wù)于病患，還可以給醫(yī)院帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益，為醫(yī)院的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)[2]。

（二）信息化檔案管理能為醫(yī)院的大型決策提供借鑒

醫(yī)院檔案檔案信息化建設(shè)，能對(duì)醫(yī)院的各類信息進(jìn)行有效地整合分析，并分類存儲(chǔ)在信息化系統(tǒng)中。各部門通過信息化系統(tǒng)的共享功能可以隨時(shí)隨地查詢信息，是一種通過計(jì)算機(jī)將醫(yī)院的信息使用力度達(dá)到最高的方式。首先，檔案信息的存儲(chǔ)不但可以為醫(yī)院的醫(yī)患就醫(yī)帶來方便，還可以儲(chǔ)存病患的病史信息，尤其是一些有價(jià)值的怪病、大病的治療案例，對(duì)后期醫(yī)患前來就醫(yī)醫(yī)治具有非常大的借鑒作用。其次，醫(yī)院在進(jìn)行一些大型的會(huì)議、做重大決策時(shí)，醫(yī)院的高層可以通過相關(guān)部門存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)的檔案來了解醫(yī)院的現(xiàn)狀和未來發(fā)展情況，從而對(duì)醫(yī)院整體狀況做出合理的、可行性的改革，幫助醫(yī)院選擇正確的發(fā)展方向。最后，信息化檔案還可以將醫(yī)院工作人員的出勤管理等信息錄入系統(tǒng)中，醫(yī)院管理人員可以隨時(shí)對(duì)員工的出勤紀(jì)律進(jìn)行查詢，使用起來非常方便且高效。通過檔案的信息化建設(shè)，可以將醫(yī)院的各類信息分別儲(chǔ)存起來，對(duì)醫(yī)院未來的發(fā)展和可持續(xù)經(jīng)營(yíng)具有至關(guān)重要的作用。

（三）信息化檔案建設(shè)提高了醫(yī)院檔案保管的安全性

過去的醫(yī)院檔案管理工作中，檔案都是以紙質(zhì)的形式儲(chǔ)存。但因?yàn)榧堎|(zhì)儲(chǔ)存的方式占用空間比較大，查閱起來相對(duì)比較困難，且時(shí)間長(zhǎng)了紙張還容易損壞，造成檔案信息缺失等，導(dǎo)致醫(yī)院在紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存期間很少去翻閱檔案，對(duì)檔案管理工作也處于忽視的狀態(tài)，紙質(zhì)檔案幾乎處于無人問津的情況。此外，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的空間也是有限的，醫(yī)院一般不會(huì)設(shè)立專門的檔案管理室。而是將檔案隨意存放在辦公室的儲(chǔ)物柜等地方，導(dǎo)致檔案經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)霉、損壞、缺失等現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案還存在被人篡改和盜竊的現(xiàn)象，雖然紙質(zhì)檔案的查閱比較困難，但醫(yī)院的檔案信息還是非常重要的，非醫(yī)院內(nèi)部人員不可隨意查看。因此，紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存給醫(yī)院的發(fā)展帶來一系列困難。而信息化檔案自建設(shè)以來，檔案信息便脫離了紙質(zhì)儲(chǔ)存的方式，而是分門別類地儲(chǔ)存在信息系統(tǒng)中，再也不怕檔案丟失、損壞和發(fā)霉。醫(yī)護(hù)人員和醫(yī)院管理人員可以隨時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱借鑒，不僅節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率，還保證了檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)檔案信息篡改和丟失的現(xiàn)象[3]。

（四）信息化檔案的建設(shè)有利于醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)事業(yè)的發(fā)展

所謂醫(yī)療服務(wù)就是衛(wèi)生技術(shù)人員遵照職業(yè)技術(shù)規(guī)范提供的照護(hù)生命、診治疾病的健康促進(jìn)服務(wù)，以及為實(shí)現(xiàn)這些服務(wù)提供的藥品、醫(yī)療器械、救助運(yùn)輸、病房住宿等服務(wù)。而國(guó)家醫(yī)療保障體系對(duì)社會(huì)醫(yī)療服務(wù)水平的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是各醫(yī)院的醫(yī)療信息，對(duì)各醫(yī)院的醫(yī)療信息匯總分析，最后得出平均值就是社會(huì)醫(yī)療服務(wù)水平。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息管理難以實(shí)現(xiàn)各醫(yī)院信息的共享性，給國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生部門的工作開展帶來一定的困難，要想評(píng)定社會(huì)醫(yī)療服務(wù)水平的難度非常大。而隨著社會(huì)信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院實(shí)行了信息化檔案管理，不但實(shí)現(xiàn)了各醫(yī)院之間醫(yī)療信息的共享，還為相關(guān)醫(yī)院管理部門提供了可借鑒的醫(yī)院檔案信息，通過信息共享實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)醫(yī)療政策和條例的改革和更新，從而促進(jìn)了我國(guó)醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)事業(yè)的發(fā)展[4]。

三、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的重要舉措

醫(yī)院檔案信息化管理，不僅對(duì)醫(yī)院的未來發(fā)展具有重要意義，對(duì)社會(huì)醫(yī)療服務(wù)體系的發(fā)展也起到了非常積極的作用。未來，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理向更成熟的狀態(tài)發(fā)展，需要做到以下幾點(diǎn)。

（一）提高醫(yī)院對(duì)檔案信息化管理的重視程度

醫(yī)院的檔案信息化管理能夠提高醫(yī)患就醫(yī)的效率、便于管理人員對(duì)員工進(jìn)行管理、為企業(yè)重大決策提供建設(shè)性意見、保證醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益等，對(duì)醫(yī)院未來的發(fā)展有著不可替代的作用。因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的重視，上到管理人員，下到醫(yī)護(hù)人員都要從內(nèi)心重視起檔案信息化管理的工作。首先，作為醫(yī)院的管理人員，要身先士卒，務(wù)必對(duì)醫(yī)院的信息化檔案建設(shè)工作有正確的認(rèn)識(shí)和戰(zhàn)略方針，只有得到了管理人員的認(rèn)可，信息化檔案管理工作才有實(shí)現(xiàn)的可能性。其次，對(duì)于檔案管理部門的工作人員來說，在檔案信息化建設(shè)的過程中一旦出現(xiàn)任何問題，都要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并給出可行性建議，保證信息化檔案建設(shè)工作的順利進(jìn)行;對(duì)于一般的醫(yī)護(hù)工作人員來說，在平時(shí)的工作中，要注意及時(shí)將一些醫(yī)療信息錄入信息化系統(tǒng)中，保證信息錄入的完整性和即時(shí)性?？傊?，只有整家醫(yī)院自上而下地對(duì)信息化檔案建設(shè)工作加以重視，才能實(shí)現(xiàn)信息化檔案建設(shè)工作的順利實(shí)施。

（二）完善醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)

為了使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作平穩(wěn)運(yùn)行，適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的腳步，實(shí)現(xiàn)高度信息化發(fā)展、穩(wěn)定和安全的信息化系統(tǒng)是必不可少的。醫(yī)院需要加強(qiáng)各部門之間的相互交流和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。同時(shí)建立一個(gè)起到監(jiān)督作用的檔案信息安全管理部門，對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證檔案信息的完整性和安全性，保證檔案信息錄入的即時(shí)性，對(duì)于信息化系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋并做出整改措施。定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，解決系統(tǒng)軟件以及計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題，及時(shí)安裝和升級(jí)殺毒軟件，防止黑客和木馬入侵計(jì)算機(jī)，保證信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)步安全運(yùn)行[5]。

（三）提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療服務(wù)水平和就醫(yī)體驗(yàn)有了更高的要求，為了實(shí)現(xiàn)信息化檔案更好地為醫(yī)院的發(fā)展助力，在檔案管理人員的選拔上要更加嚴(yán)格，醫(yī)院檔案管理工作需要高素質(zhì)、掌握新技術(shù)的工作人員。針對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步伐的加快，醫(yī)院所需要的檔案管理工作人員的數(shù)量也會(huì)隨之增加。在這種情況下，更容易出現(xiàn)選拔門檻變低，很多工作人員不經(jīng)過崗前培訓(xùn)就臨時(shí)上崗，甚至很多技術(shù)人員不是計(jì)算機(jī)專業(yè)的，只是為了滿足招聘人數(shù)而降低招聘門檻，這與醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作的宗旨相違背。因此，在醫(yī)院檔案信息化管理工作中，一定要加強(qiáng)對(duì)員工素質(zhì)的培訓(xùn)提升，員工不僅要熟練掌握檔案信息的信息化梳理、錄入和查閱等相關(guān)操作，還要求一個(gè)部門必須配備幾個(gè)專業(yè)的計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)更新，保證系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)員工的思想品德教育工作也不可以松懈，后期醫(yī)院檔案信息的安全都要依靠管理人員的自覺。因此，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的要求是保證信息化檔案管理工作穩(wěn)步推進(jìn)的基礎(chǔ)。

（四）加大醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的資金投入力度

在信息化時(shí)代，信息的保密性是非常重要的，一個(gè)行業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)一旦流出，就容易被犯罪分子或者同行截胡，極大影響著行業(yè)的發(fā)展前景。對(duì)于醫(yī)院這種保存著眾多個(gè)人信息的行業(yè)，一旦出現(xiàn)信息泄露，很容易被詐騙分子所利用，對(duì)醫(yī)患的人身和財(cái)產(chǎn)安全造成威脅，因此醫(yī)院對(duì)信息的保密度的要求很高。首先，要想提高檔案信息化系統(tǒng)的安全性和保密性，僅靠人力來進(jìn)行日常的維護(hù)和升級(jí)是不夠的，還需要加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的安全性，避免黑客和木馬病毒的入侵。這就需要醫(yī)院在加大信息化系統(tǒng)安全性的工作上增加資金投入，聘請(qǐng)高技術(shù)人才對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，或者引入高保密性的信息系統(tǒng)來防止信息泄露。其次，醫(yī)院的信息化系統(tǒng)所儲(chǔ)存的檔案信息五花八門，信息量十分龐大，工作人員對(duì)檔案信息分類和管理的過程十分艱辛，通過引入高級(jí)的信息化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)分類，在一定程度上可緩解工作人員的壓力，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)事業(yè)的早日完成[6]。

（五）建立完善的檔案信息管理制度

根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定，各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于檔案的利用。對(duì)于醫(yī)院來說，其必須結(jié)合自身發(fā)展的特點(diǎn)和信息化檔案的管理特點(diǎn)，對(duì)日常經(jīng)營(yíng)中的檔案管理工作制定具體的實(shí)施制度，保證醫(yī)院檔案信息化管理有法可依、有制度可循，使醫(yī)院各項(xiàng)工作得到妥善實(shí)施。因此，醫(yī)院應(yīng)響應(yīng)國(guó)家《檔案法》的號(hào)召，重視檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的一些計(jì)算機(jī)技術(shù)、系統(tǒng)設(shè)備的管理等問題，并制定檔案信息系統(tǒng)硬件管理處理辦法、聲像照片信息管理制度、檔案信息保密制度、員工行為約束制度等，在建立完善的檔案信息管理制度上保證檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院檔案信息管理工作中，檔案信息化管理對(duì)醫(yī)院的未來發(fā)展非常重要，不但能提高醫(yī)患的就醫(yī)效率、減少醫(yī)患排隊(duì)現(xiàn)象，還能促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展，提升社會(huì)醫(yī)療服務(wù)水平。因此，信息化檔案管理為社會(huì)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供了強(qiáng)勁的動(dòng)力。在醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)運(yùn)行中，醫(yī)院要積極響應(yīng)國(guó)家《檔案法》的號(hào)召，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理各方面的制度制定，完善檔案信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和對(duì)檔案信息管理的重視程度，使信息化檔案發(fā)揮最大的使用價(jià)值，為社會(huì)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步添磚加瓦。

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