基于釘釘?shù)母呗氃盒W(xué)生日常管理路徑實(shí)踐

馬先波 張曉諾

摘要：在高職院校學(xué)生日常管理中，傳統(tǒng)方式存在數(shù)據(jù)煩瑣、重復(fù)率高、出錯(cuò)率高、效率低下等問題。本文以日照職業(yè)技術(shù)學(xué)院釘釘日常管理平臺為例，從學(xué)生信息管理、日常考勤服務(wù)、學(xué)生事務(wù)審批、節(jié)假日管理、活動服務(wù)等方面探索基于大數(shù)據(jù)的日常管理路徑，探索三全育人著力點(diǎn)，讓日常管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);日常管理;高職;釘釘;信息化

信息化環(huán)境下，如何發(fā)揮大數(shù)據(jù)在日常管理中的作用，推動互聯(lián)網(wǎng)+學(xué)生工作的信息化建設(shè)，讓師生便捷、高效地使用信息化成果，讓大數(shù)據(jù)服務(wù)學(xué)生日常管理成為迫切的課題。本文以日照職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子信息工程學(xué)院釘釘日常管理平臺為例，從團(tuán)隊(duì)建設(shè)、請假、考勤、事務(wù)審批、節(jié)假日管理、活動管理等方面探索基于大數(shù)據(jù)的日常管理路徑，為高職院校日常管理信息化建設(shè)提供參考。

1學(xué)生日常管理現(xiàn)狀

學(xué)生日常管理事務(wù)復(fù)雜，數(shù)據(jù)煩瑣，雖然有一些信息化平臺的支持，但是不能滿足日常管理的需要，對數(shù)據(jù)不能整合，沒有有效提高日常管理的效率、效果。日常工作中存在的主要問題有如下幾點(diǎn)：事務(wù)數(shù)據(jù)手工處理繁多，容易出錯(cuò);數(shù)據(jù)重復(fù)整理，工作效率低;日?？记?、宿舍、課堂等反饋渠道不暢通、處理不及時(shí)。

隨著智能手機(jī)的廣泛應(yīng)用、上網(wǎng)費(fèi)用的降低，為信息化提供了基礎(chǔ)條件。電子信息工程學(xué)院近三年以來，以釘釘為基礎(chǔ)平臺，結(jié)合學(xué)生日常管理工作實(shí)際，二次開發(fā)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息管理、考勤管理、事務(wù)審批、活動報(bào)名、日常檢查反饋處理等日常事務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，讓工作更加規(guī)范有序、管理更加精細(xì)化。

2基于釘釘?shù)娜粘９芾砥脚_的構(gòu)建

釘釘學(xué)生平臺實(shí)現(xiàn)的功能包括：學(xué)生基本信息管理、疫情報(bào)送、日常考勤服務(wù)、學(xué)生事務(wù)審批、學(xué)生活動服務(wù)、日常檢查反饋處理等功能，涵蓋學(xué)生日常工作的主要內(nèi)容。

學(xué)生工作日志化，以工作日志實(shí)現(xiàn)工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。通過釘釘?shù)娜罩咀远x功能，以學(xué)生事務(wù)管理為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)日?？记趫?bào)送、假期去向統(tǒng)計(jì)、假期返校統(tǒng)計(jì)、通報(bào)、集體假條發(fā)布、宿舍日常檢查通報(bào)、課堂日常檢查通報(bào)、教室衛(wèi)生通報(bào)、會議記錄、學(xué)生投訴、工作周報(bào)、建言獻(xiàn)策、綜合測評提報(bào)、微活動管理等功能。編輯發(fā)布釘釘使用手冊，將學(xué)生事務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，通過釘釘實(shí)現(xiàn)流程化、處理結(jié)果可分析化，為學(xué)生事務(wù)管理提供強(qiáng)有力的大數(shù)據(jù)支撐。

學(xué)生事務(wù)審批以根據(jù)工作內(nèi)容自定義實(shí)現(xiàn)，包括學(xué)生在線請假、學(xué)生處分審批、解除處分審批、假期去向（離校）審批、集體假條審批、學(xué)生事務(wù)審批、學(xué)生項(xiàng)目審批等，讓工作有規(guī)可依，并可實(shí)時(shí)查看處理情況，實(shí)現(xiàn)事務(wù)審批標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、可視化，為規(guī)范學(xué)生日常流程提供有力支撐。

3基于釘釘?shù)膶W(xué)生日常管理路徑分析

3.1實(shí)施高效團(tuán)隊(duì)溝通，實(shí)現(xiàn)學(xué)生組團(tuán)發(fā)展

通過釘釘建立院部的組織結(jié)構(gòu)，借助智能人事實(shí)現(xiàn)院部、班級、學(xué)生組織、社團(tuán)等實(shí)現(xiàn)基本信息管理，組建內(nèi)部交流群，實(shí)現(xiàn)高效溝通交流。一是通知公告以“DING”功能把重要信息以短信或電話的形式發(fā)送對方，“在群、私聊、審批、日志等，重要信息都可以“DING”一下，消息已讀、未讀一目了然，信息必達(dá);二是實(shí)現(xiàn)視頻、電話會議，讓師生溝通、學(xué)生溝通即時(shí)高效，例如實(shí)習(xí)期間預(yù)備黨員通過視頻會議參與主題黨日和三會一課，讓黨員教育不再因空間距離而中斷;三是學(xué)生基本信息管理實(shí)現(xiàn)學(xué)生姓名、班級、手機(jī)、宿舍等信息隨時(shí)可查、可更新，對休退學(xué)實(shí)時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的精準(zhǔn)管理，學(xué)生干部、班主任、輔導(dǎo)員、院部管理人員隨時(shí)可以查看權(quán)限內(nèi)的信息;四是可以實(shí)現(xiàn)密聊，對于不行公開或者隱私的事情可以開啟密聊功能。通過釘釘平臺實(shí)現(xiàn)師生之間、學(xué)生之間的無縫交流，讓信息高效傳遞，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，促進(jìn)學(xué)生共同發(fā)展。

3.2實(shí)施在線實(shí)時(shí)請假，準(zhǔn)確把握學(xué)生動向

學(xué)生通過請假審批，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)請假，避免請假找老師靠運(yùn)氣、跑多次的情況。班主任、輔導(dǎo)員、院部學(xué)生管理負(fù)責(zé)人可以通過釘釘平臺可隨時(shí)查看所負(fù)責(zé)范圍內(nèi)學(xué)生整體請假情況，例如各班級請假人數(shù)及名單、學(xué)院請假總?cè)藬?shù)及名單、病假情況、事假情況等。在線請假提高了效率，保證了請假信息的完整性。通過釘釘每學(xué)期、每月請假數(shù)據(jù)分析，精確分析每人請假次數(shù)、請假原因、請假時(shí)長，有效解決隨意請假、編造理由請假等現(xiàn)象，對請假時(shí)長超過學(xué)期三分之一時(shí)間的及時(shí)辦理休學(xué)等手續(xù)。在線請假更加實(shí)事求是，既提高了請假效率，也讓輔導(dǎo)員、班主任準(zhǔn)確把握學(xué)生動向。

3.3實(shí)施學(xué)生課堂、宿舍考勤，促進(jìn)學(xué)生養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣

通過釘釘考勤組設(shè)置，實(shí)現(xiàn)課堂考勤、晚歸考勤等。院部負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員、班主任、學(xué)生干部通過權(quán)限分配，可以通過考勤統(tǒng)計(jì)功能實(shí)時(shí)查看權(quán)限內(nèi)的考勤情況，數(shù)據(jù)包括應(yīng)到人數(shù)及名單、打卡人數(shù)及名單、缺卡人數(shù)及名單、請假人數(shù)及名單、遲到人數(shù)及名單、不在考勤組的人數(shù)及名單等信息。

學(xué)院2400名學(xué)生實(shí)現(xiàn)晚歸考勤，通過智能報(bào)表，可以查看每名同學(xué)具體打卡時(shí)間等明細(xì)。考勤實(shí)現(xiàn)分類統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)早到統(tǒng)計(jì)、遲到統(tǒng)計(jì)、笑臉墻等，班主任可以針對結(jié)果進(jìn)行分類及時(shí)處理，提高了工作效率?？记趯?shí)現(xiàn)月度考勤分析或某一時(shí)間段考勤分析，統(tǒng)計(jì)每人曠工次數(shù)、缺卡次數(shù)、早退次數(shù)、遲到次數(shù)，統(tǒng)計(jì)每個(gè)班級考勤情況?？记诎踩雷o(hù)功能提供學(xué)生使用虛擬定位打卡、多人使用同一手機(jī)打卡等違規(guī)現(xiàn)象。班主任對考勤結(jié)果進(jìn)行分析，通過考勤情況分析學(xué)生日常行為習(xí)慣情況，是否存在晚睡、夜不歸宿、生活不規(guī)律等問題，對學(xué)生時(shí)間管理及日常行為進(jìn)行干預(yù)并加以引導(dǎo)，幫助學(xué)生養(yǎng)成良好的日常行為習(xí)慣。

3.4實(shí)施宿舍管理即時(shí)反饋處理，引導(dǎo)學(xué)生養(yǎng)成良好的內(nèi)務(wù)習(xí)慣

在宿舍日常管理方面，以日常檢查通報(bào)、紅牌宿舍通報(bào)、優(yōu)秀宿舍通報(bào)、學(xué)生處分提報(bào)、宿舍安全隱患提報(bào)、宿舍檢查評分等組成高效的日常檢查處理機(jī)制。以宿舍檢查通報(bào)為例，定義日志功能，內(nèi)容包括檢查時(shí)間、宿舍園區(qū)、宿舍號、所在班級、班主任、內(nèi)務(wù)等級、存在問題等情況。學(xué)生干部、班主任、輔導(dǎo)員在日常宿舍檢查過程中，對內(nèi)務(wù)優(yōu)秀、不合格等情況，使用釘釘在檢查現(xiàn)場即時(shí)提交檢查情況，抄送相關(guān)班級班主任、宿舍長，班主任、班干部等接收后，根據(jù)提報(bào)內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)處理。宿舍管理的信息化有效提高了管理效率和效果，一是簡化了宿舍檢查結(jié)果的處理過程，避免了手工處理匯總數(shù)據(jù)量大、容易出錯(cuò)等問題，二是反饋結(jié)果及時(shí)，班主任、學(xué)生即時(shí)查看即時(shí)處理，三是院部管理人員可以掌握處理進(jìn)度，督促班級及時(shí)處理存在的問題并反饋，四是檢查結(jié)果隨時(shí)可查、可匯總分析，方便快捷。通過DingTalk后臺數(shù)據(jù)報(bào)表分析，對每位同學(xué)、每個(gè)班級每月、每學(xué)期宿舍通報(bào)批評情況、通報(bào)表揚(yáng)情況進(jìn)行分析，評選紅旗宿舍、優(yōu)秀宿舍、紅牌警告宿舍等，有效實(shí)現(xiàn)宿舍內(nèi)務(wù)管理，引導(dǎo)學(xué)生養(yǎng)成良好的宿舍內(nèi)務(wù)衛(wèi)生習(xí)慣。

3.5實(shí)施假期等重要節(jié)點(diǎn)管理，讓安全管理行之有效

通過釘釘離校審批、假期去向?qū)徟翰环敌徟裙δ?，?zhǔn)確把握學(xué)生動向管理。在假期開始之前學(xué)生通過離校審批提交假期去向、去向詳細(xì)地址、父母是否同意、離校時(shí)間、返校時(shí)間、個(gè)人聯(lián)系方式、父母聯(lián)系方式等內(nèi)容，班主任進(jìn)行審批，抄送班干部、宿舍長。開學(xué)前，可以通過暫不返校申請?zhí)峤徽埣?。審批成功后與考勤關(guān)聯(lián)，學(xué)生顯示為請假狀態(tài)，未提交假期去向的同學(xué)按照在校管理，晚歸進(jìn)行考勤打卡，如需更準(zhǔn)確掌握學(xué)生動向，可以使用簽到等功能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)定位。學(xué)生返校后自動銷假，并進(jìn)行晚歸簽到。通過智能報(bào)表可以分析學(xué)生旅游、回家、打工、在校等假期情況，對在校學(xué)生實(shí)施考勤，返校后自動考勤匯總數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)假期等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)對學(xué)生的無縫管理。

3.6實(shí)施事務(wù)審批，讓工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)班級事務(wù)分類，將需要審批的學(xué)生事務(wù)通過釘釘設(shè)計(jì)審批程序，實(shí)現(xiàn)的審批有請假、集體假條、外出、處分處理、處分解除、教室使用、學(xué)生活動費(fèi)用等學(xué)生事務(wù)，其他審批可以通過事務(wù)審批進(jìn)行。每個(gè)審批設(shè)計(jì)審批流程，審批節(jié)點(diǎn)，制作使用說明，完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化審批，審批結(jié)果即時(shí)抄送相關(guān)組織或個(gè)人。通過審批程序詳細(xì)記錄審批過程，對每項(xiàng)審批通過智能報(bào)表實(shí)現(xiàn)定期報(bào)送負(fù)責(zé)人，實(shí)現(xiàn)對審批程序的整體把握，讓工作更加規(guī)范。

基于釘釘?shù)娜粘９芾恚芡ㄟ^智能報(bào)表的模式，提供按日、月和年度形成的數(shù)據(jù)分析報(bào)告，既有橫向的比較，又有縱向的數(shù)據(jù)發(fā)展規(guī)律，讓學(xué)生工作人員更了解學(xué)生狀況，把握學(xué)生動態(tài)，讓工作流程更加科學(xué)規(guī)范有序，更準(zhǔn)確把握三全育人的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，形成良好的信息化管理格局，更好服務(wù)青年學(xué)生成長成才。

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【通聯(lián)編輯：王力】