醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收賬款存在的問題與優(yōu)化措施

趙平

醫(yī)藥行業(yè)發(fā)展越來越迅速，隨著人們對醫(yī)藥的依賴性逐漸增強(qiáng)，促使我國的醫(yī)藥企業(yè)高速發(fā)展，往往在發(fā)展的同時(shí)也會(huì)伴隨著競爭，有部分的醫(yī)藥企業(yè)為了能充分占據(jù)市場份額，會(huì)使用到賒銷，分期付款，貸款等銷售手段，這樣的方法雖然能夠提高醫(yī)藥的銷售量，但與此同時(shí)也產(chǎn)生了金額巨大的應(yīng)收賬款。那么應(yīng)收賬款的情況也會(huì)直觀影響到醫(yī)藥企業(yè)的資金狀況，從而影響到醫(yī)藥企業(yè)的戰(zhàn)略部署，在醫(yī)藥企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展道路上設(shè)下了風(fēng)險(xiǎn)。那么如何合理地來控制應(yīng)收賬款就需要每個(gè)醫(yī)藥企業(yè)進(jìn)行探索與總結(jié)了。

一、醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收賬款的特點(diǎn)

1.應(yīng)收賬款對企業(yè)資金影響大。通過對市場上大多數(shù)醫(yī)藥上市企業(yè)去年的財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析，這些醫(yī)藥企業(yè)的應(yīng)收賬款平均占企業(yè)總資產(chǎn)中比例的40%，占企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)比例中的50%，從這兩項(xiàng)數(shù)據(jù)來看應(yīng)收賬款對企業(yè)的資金影響很大。

2.應(yīng)收賬款的賬期長。通過對某些醫(yī)藥企業(yè)的應(yīng)收賬款賬期進(jìn)行調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)大多數(shù)醫(yī)藥企業(yè)的平均應(yīng)收賬款賬期在三個(gè)月左右，在長達(dá)90天的應(yīng)收賬款賬期之內(nèi)，企業(yè)可能會(huì)出現(xiàn)各種各樣的資金需求，因缺少可流動(dòng)資金會(huì)給企業(yè)帶來相當(dāng)大的麻煩。除此之外，如果應(yīng)收款的賬期較長也可能會(huì)出現(xiàn)付款企業(yè)在賬期內(nèi)因運(yùn)營出現(xiàn)問題而給不出錢的情況。

3.應(yīng)收賬款管理人員專業(yè)水平高。因?yàn)獒t(yī)藥行業(yè)應(yīng)收賬款在企業(yè)資產(chǎn)占據(jù)了重要的地位，所以對應(yīng)收賬款的管理也應(yīng)該要求嚴(yán)格，需要應(yīng)收賬款管理人員的職業(yè)素質(zhì)過硬，專業(yè)水平達(dá)標(biāo)，并且能對應(yīng)收賬款過程中可能會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行時(shí)刻監(jiān)控。

二、醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收賬款存在的問題

1.對應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理不重視。醫(yī)藥企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在對企業(yè)進(jìn)行管理時(shí)，大部分的注意力都是放在企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃和企業(yè)效益上，往往會(huì)忽略調(diào)企業(yè)在進(jìn)行藥物銷售時(shí)，對于長期合作或信用度高的客戶的合作，付款方式都會(huì)選擇設(shè)置一定賬期，那么應(yīng)收賬款所使用的頻率也越來越高， 隨著應(yīng)收賬款越來越多，對于其管理也應(yīng)該相對應(yīng)加強(qiáng)。那么就需要引起企業(yè)管理層對應(yīng)收賬款的重視，加強(qiáng)對應(yīng)收款的管理控制，通過企業(yè)管理人員下達(dá)的指令，來加強(qiáng)資金審核，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，加強(qiáng)對客戶的資質(zhì)審核。

2.完善客戶信息管理系統(tǒng)。大多數(shù)的醫(yī)藥企業(yè)的客戶信息管理系統(tǒng)應(yīng)該由業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門一起建立。但是業(yè)務(wù)部門在開發(fā)客戶，對產(chǎn)品進(jìn)行銷售，保障企業(yè)效益時(shí)，往往會(huì)覺得對于客戶后續(xù)的付款問題是屬于財(cái)務(wù)管理的范圍。而對于財(cái)務(wù)部門來說，基本上只在乎客戶付款請情況，認(rèn)為客戶的信息應(yīng)該由業(yè)務(wù)部門在與其進(jìn)行合作時(shí)就應(yīng)該進(jìn)行收集并且核實(shí)。業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門因?qū)蛻粜畔⒐芾淼穆氊?zé)劃分不清，導(dǎo)致了無法掌握客戶運(yùn)營，資金等情況，那么就隨時(shí)可能出現(xiàn)在回款方面上風(fēng)險(xiǎn)，為了避免這些問題只有通過業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門的共同努力來完善客戶信息管理系統(tǒng)。

3.缺少合理的績效考核標(biāo)準(zhǔn)。大多數(shù)醫(yī)藥企業(yè)在對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行績效考核時(shí)的主要依據(jù)便是銷量，卻忽略掉銷量中企業(yè)能收到的實(shí)際回款。因?yàn)槿鄙俸侠淼目冃Э己藰?biāo)準(zhǔn)，會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)人員對已銷售產(chǎn)品后續(xù)工作概不過問。那么在進(jìn)行財(cái)務(wù)人員進(jìn)行績效考核時(shí)，又因?yàn)闆]有合理的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員在應(yīng)收賬款時(shí)只會(huì)對款項(xiàng)數(shù)量進(jìn)行核對，并沒有對款項(xiàng)的來源，時(shí)間等信息進(jìn)行記錄并分析，財(cái)務(wù)人員也沒有能夠主動(dòng)的與客戶對賬，沒有主動(dòng)去對應(yīng)收賬款進(jìn)行催帳，出現(xiàn)壞賬或賬期延長等情況，都是由于缺少合理的績效考核標(biāo)準(zhǔn)造成的。

4.財(cái)務(wù)管理人員的專業(yè)水平不夠高。要想提高應(yīng)收賬款的質(zhì)量就務(wù)必要加強(qiáng)對客戶信用的管理，醫(yī)藥企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員沒有對財(cái)務(wù)管理人員有應(yīng)收賬款上的要求，更沒有設(shè)置專人專項(xiàng)來對客戶信息進(jìn)行維護(hù)和管理，從而出現(xiàn)財(cái)務(wù)管理人員的專業(yè)水平不夠高，職業(yè)素質(zhì)有待提升，經(jīng)驗(yàn)不足等情況。

三、醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在問題分析

1.市場競爭激烈。隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，我國大部分醫(yī)藥企業(yè)為了提高收益就需要在市場中擴(kuò)大企業(yè)的占有率，那么為客戶應(yīng)收賬款的付款方式顯然已經(jīng)成為了主流趨勢。為了在與同行企業(yè)競爭時(shí)能夠取得優(yōu)勢，甚至?xí)扇》砰L賬期的做法。

2.客戶的經(jīng)營情況。醫(yī)藥企業(yè)的核心客戶是醫(yī)院，而醫(yī)院的銷售程序都是在對入庫的藥品出售后才開始進(jìn)行付款步驟。除此之外，如果藥品出現(xiàn)了沒有銷量的情況，還可能會(huì)對超出有效期的藥品進(jìn)行退貨或換貨，從客戶的經(jīng)營情況也會(huì)導(dǎo)致應(yīng)收賬款得不到保障，延后賬期，影響到醫(yī)藥企業(yè)的資金情況。

3.對客戶信用審核與管理。上文說到醫(yī)藥企業(yè)的核心客戶是醫(yī)院，那么客戶的信息和資料都是很容易收集到。在業(yè)務(wù)部門對客戶制定信用政策時(shí)，往往會(huì)缺少與財(cái)務(wù)部門的信息共享，導(dǎo)致了不能準(zhǔn)確對客戶的信用進(jìn)行審核與管理，為之后的應(yīng)收賬款埋下了不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)。

四、醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收賬款管理的優(yōu)化措施

1.應(yīng)收賬款交貨前的管理。①設(shè)立專人專項(xiàng)進(jìn)行信用管理。對于醫(yī)藥企業(yè)合作的客戶，醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專人專項(xiàng)進(jìn)行信用管理，該項(xiàng)目小組一定要對信用管理的重要性有足夠的重視，了解信用管理目的。其相關(guān)的工作人員一定要具有足夠的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，較高的專業(yè)水平等條件。②規(guī)劃出合理有效的信用制度。信用管理人員需將醫(yī)藥企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與客戶實(shí)際情況相結(jié)合，規(guī)劃出合理有效的信用制度，按照規(guī)劃出的信用制度嚴(yán)格執(zhí)行。③對客戶信息進(jìn)行記錄與歸納。將得到的客戶信息在企業(yè)進(jìn)行記錄與歸納。信用管理人員需對客戶的運(yùn)營情況進(jìn)行實(shí)時(shí)關(guān)注，對客戶的最新信息要及時(shí)更新，并且根據(jù)得到的信息，定期對客戶的信用進(jìn)行重新評估。

2.應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)進(jìn)行時(shí)管理。①加強(qiáng)合同管理。醫(yī)藥企業(yè)簽署與客戶之間的合同或協(xié)議時(shí)，合同需要通過業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等多個(gè)部門的嚴(yán)格審核，并簽署后應(yīng)該將合同備份交與信用管理人員保管，以便于追溯問題。合同上都應(yīng)該對付款條件等信息進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)定，不能夠給到客戶有空子可鉆，利用漏洞來延長賬期或影響付款。②應(yīng)收賬款進(jìn)行的進(jìn)度進(jìn)行時(shí)刻關(guān)注。醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)該實(shí)時(shí)關(guān)注應(yīng)收賬款的情況，在市場上的眾多企業(yè)都有過類似的經(jīng)歷，那就是應(yīng)收賬款的賬期越長，那么這筆應(yīng)收賬款的回款情況就越不理想。所以醫(yī)藥企業(yè)要對應(yīng)收賬款的進(jìn)度進(jìn)行時(shí)刻關(guān)注，并且還要對現(xiàn)階段的情況進(jìn)行分析并進(jìn)行分類，將應(yīng)收賬款賬期臨近的客戶、應(yīng)收賬款賬期已經(jīng)過期的客戶、應(yīng)收賬款回款困難的客戶各自分為一類。對于已經(jīng)劃分類型的客戶進(jìn)行數(shù)據(jù)化統(tǒng)計(jì)并錄入信用管理系統(tǒng)，從系統(tǒng)中可以看到當(dāng)應(yīng)收賬款賬期已經(jīng)過期的客戶這一類客戶的數(shù)量增加時(shí)，醫(yī)藥企業(yè)就要加強(qiáng)在應(yīng)收賬款這一方面的管理。企業(yè)還應(yīng)該要重點(diǎn)關(guān)注應(yīng)收賬款賬期臨近的客戶的之一類客戶，杜絕出現(xiàn)應(yīng)收賬款到期未付的情況。③加強(qiáng)銷售訂單管理。醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對銷售訂單的管理，在藥品出庫之前應(yīng)該應(yīng)該對客戶的采購訂單進(jìn)行審核查看是否有超過銷售額度或銷售天數(shù)的情況出現(xiàn)，確保在規(guī)定范圍內(nèi)發(fā)貨。如果客戶超過了銷售額度或者銷售天數(shù)，訂單不僅是通過業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，還需要財(cái)務(wù)部門以及信用管理人員的共同審核，部分涉及金額大、賬期長的訂單，就要提交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，要在取得企業(yè)利益的情況下保證應(yīng)付賬款能夠及時(shí)回款。

除此之外，業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、信用管理部門應(yīng)該定期開展對過去工作的總結(jié)與反思，將客戶的信用根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更新、以及更新并記錄應(yīng)付賬款的到賬情況，總結(jié)出在回款過程中可能會(huì)出現(xiàn)的問題，及時(shí)對之后的工作做出針對性的方案，提高回款的質(zhì)量，減少和控制應(yīng)收賬款出現(xiàn)壞賬和賬期延長的情況。

3.應(yīng)收賬款的事后管理。①劃分催帳的職能。應(yīng)該將負(fù)責(zé)該客戶的業(yè)務(wù)人員和該客戶的應(yīng)收賬款進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并且計(jì)入到業(yè)務(wù)人員的績效考核中去，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該對客戶和自身企業(yè)負(fù)責(zé)，應(yīng)該負(fù)責(zé)對下單開始，到回款整個(gè)訂單過程都要全面跟進(jìn)。在對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行績效考核時(shí)，將應(yīng)收賬款的回款情況考慮進(jìn)去，并由考核人員進(jìn)行評分，如果評分高那么應(yīng)該對其獎(jiǎng)勵(lì)，相反，如果評分較低，就要根據(jù)規(guī)定扣除其一定業(yè)績。將對業(yè)務(wù)人員的獎(jiǎng)懲制度融入到應(yīng)收賬款管理中去，能夠通過提升員工的積極性，從而達(dá)到提升回款質(zhì)量的目的。②按時(shí)對賬。財(cái)務(wù)部門相關(guān)工作人員應(yīng)該按照與客戶協(xié)議的應(yīng)收賬款的賬期，提前與客戶溝通進(jìn)行對賬。如果對賬無誤，那么財(cái)務(wù)人員可以安排開具發(fā)票，通過業(yè)務(wù)人員將發(fā)票交給客戶，等待客戶進(jìn)行付款，如果未按照規(guī)定期限進(jìn)行付款，那么就要對應(yīng)收賬款進(jìn)行催帳。財(cái)務(wù)部門給到客戶的對賬單，應(yīng)該蓋上財(cái)務(wù)章或公章，由專業(yè)財(cái)務(wù)人員簽字審核后給到客戶，同樣在客戶確認(rèn)后也需要客戶簽字蓋章確認(rèn)后回傳。在收到回款后需要對金額數(shù)量進(jìn)行核對，如與對賬單存在差異，應(yīng)該及時(shí)聯(lián)系客戶詢問原因。最后將與該客戶的所有資料，包括訂單、合同、對賬單等進(jìn)行存檔報(bào)關(guān)，以便于日后出現(xiàn)分歧，可以有據(jù)可依。③優(yōu)化退貨規(guī)則。如果客戶因自身銷售原因，導(dǎo)致藥品在倉庫積壓，所以選擇退回產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)該核對藥品保質(zhì)期的剩余時(shí)限，若時(shí)限較長，且外觀不會(huì)影響二次銷售，那么可以于客戶協(xié)商退貨。但是如果出現(xiàn)質(zhì)量問題，客戶要求退貨，醫(yī)藥企業(yè)首先應(yīng)該對產(chǎn)品進(jìn)行檢測，查看是否出現(xiàn)的質(zhì)量問題屬于在標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，再來商議是否要退回。退貨的過程是中，需要由醫(yī)藥企業(yè)倉庫人員對數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，業(yè)務(wù)部門協(xié)助客戶辦理相關(guān)退貨手續(xù)，再通過財(cái)務(wù)部門進(jìn)行協(xié)商應(yīng)收賬款問題。

（作者單位：山東步長醫(yī)藥銷售有限公司）