新時期提升高校檔案管理服務(wù)水平策略研究

黃玉花

摘? 要：新時代，檔案內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化，檔案利用者的檔案利用需求有了更高的要求，檔案服務(wù)工作面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度。在新形勢下，如何發(fā)揮檔案信息資源的作用，使其充分地為社會、學(xué)校、師生服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責任。目前，高校檔案服務(wù)存在重視不足、檔案服務(wù)相關(guān)規(guī)章制度不健全、檔案工作人員綜合素質(zhì)較低等的問題，該文提出創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式、提升檔案人員素質(zhì)專業(yè)化水平、加快館藏檔案信息資源開發(fā)的策略建議，以促進檔案事業(yè)新的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理服務(wù)? 創(chuàng)新服務(wù)方式? 檔案信息資源? 綜合素質(zhì)

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）05（b）-0125-03

Abstract： In the new era， the internal and external environment of archives has undergone profound changes. The file users' demand for file utilization has higher requirements， and the file service is facing new challenges. There are some problems in the archives service in colleges and universities， such as the lack of attention， the imperfect rules and regulations of archives service， and the low comprehensive quality of the archives staff. This paper puts forward some strategic suggestions for innovating the service mode of archives utilization， improving the professional level of the quality of the archives personnel and accelerating the development of the archives information resources in order to promote the new development of the archives cause.

Key Words： Archives service; Innovative service mode; Archival information resources; Comprehensive quality

隨著新時代的來臨，檔案內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案服務(wù)對象對檔案服務(wù)工作提出了新的要求。檔案服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度。在新形勢下，如何發(fā)揮檔案信息資源的作用，使其充分地為社會、學(xué)校、師生服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責任。新形勢下，高校在積極轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，改進工作，但信息化背景下，高校檔案服務(wù)中仍然存在著不足。因此，信息時代背景下，對高校檔案服務(wù)策略進行研究是十分必要的。

1? 高校檔案管理服務(wù)水平現(xiàn)狀

1.1 對檔案服務(wù)的重視程度不夠

近年來，地方高校向應(yīng)用型轉(zhuǎn)型的大背景下，學(xué)校主要精力都投入到了優(yōu)化教師隊伍建設(shè)、深化教學(xué)體系轉(zhuǎn)型、促進校企深度合作等工作中[1]。檔案館自身建設(shè)投入相對薄弱。檔案部門的職能定位、檔案工作人員的整體素質(zhì)決定了高校檔案工作水平。目前，各高校普遍趨于傳統(tǒng)的工作方式，缺乏合作創(chuàng)新意識，與兄弟院校交流不足，導(dǎo)致信息不能流通共享。同時，大多數(shù)高校在檔案隊伍建設(shè)上不是特別注重，檔案專業(yè)人才出現(xiàn)結(jié)構(gòu)不合理、人才匱乏、專業(yè)素質(zhì)水平不高等情況。

1.2 檔案服務(wù)相關(guān)規(guī)章制度不健全

目前，我國高?，F(xiàn)行的檔案管理工作規(guī)章制度不夠完善，不能滿足信息化背景下高校檔案管理工作的發(fā)展需求[2]。檔案管理人員在實際工作中缺乏科學(xué)有效的獎勵舉措，導(dǎo)致檔案工作人員工作熱情不高，不能全身心投入到檔案管理事業(yè)中來。還有，檔案工作沒有納入單位或部門年終考核，高校學(xué)院或者部門領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員對檔案工作，包括規(guī)章制度的重視程度不足[3]。這些因素使得檔案隊伍素質(zhì)、檔案管理水平整體都偏低。

1.3 檔案服務(wù)人員綜合素質(zhì)較低

目前，高校檔案工作人員的綜合素質(zhì)普遍不高，不能與信息化背景下高校檔案服務(wù)工作的發(fā)展要求相適應(yīng)，對檔案管理工作的進度及質(zhì)量提升就有不良的影響。首先，主動服務(wù)意識薄弱。目前，高校檔案館的主要服務(wù)對象是學(xué)校教工和學(xué)校歷屆畢業(yè)生。工作模式以被動的服務(wù)方式為主，缺乏創(chuàng)新意識、以人為本的現(xiàn)代服務(wù)思想。其次，服務(wù)手段單一，缺乏多樣化。新時代背景下，傳統(tǒng)的檔案利用方式顯然不能滿足當今的發(fā)展趨勢[4]。多數(shù)高校的檔案利用途徑依然是利用者提供證件來館查閱，仍舊是沿用以往的工作模式，對新興理念及技術(shù)的了解及應(yīng)用較少，沒有充分發(fā)揮出信息化技術(shù)應(yīng)有的作用。

2? 提升高校檔案管理服務(wù)水平策略

檔案管理是高校管理業(yè)務(wù)中的重要組成部分之一，高校檔案工作人員通過對檔案信息資料的有效管理，能夠為高校師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但是高校檔案管理工作水平的現(xiàn)狀不是很理想，比如：案管理工作中工作人員的服務(wù)意識不夠高、服務(wù)環(huán)境設(shè)備嚴重不足，不僅限制了為廣大師生提供良好服務(wù)，而且嚴重影響了高校檔案管理工作水平的提示。隨著時代不斷發(fā)展，檔案利用者對檔案信息的利用需求呈現(xiàn)多樣化。如何滿足檔案利用者日益增長的檔案服務(wù)需求，讓“靜態(tài)檔案”變成“動態(tài)信息”，改善檔案需求矛盾，進一步提升檔案服務(wù)能力，是檔案部門的當務(wù)之急[5]。

2.1 創(chuàng)新利用服務(wù)方式

目前，我國大部分高校檔案館還遵循著傳統(tǒng)的檔案提供利用服務(wù)方式。主要是提供檔案復(fù)印件、開具檔案證明、信息咨詢服務(wù)為主，大多數(shù)檔案利用者獲得所需檔案信息程序比較復(fù)雜，利用效果不太好。利用者對檔案的需求千差萬別，但仍然有規(guī)律可循，有共同性的利用傾向，舉例來說，各種利用者利用檔案都受社會特定主要因素的影響和制約，例如利用者的職業(yè)等[5]。因此，檔案館（室）要結(jié)合時代發(fā)展動向，樹立“以人為本”的利用服務(wù)理念，以檔案利用者為中心、開展有針對性有個性化的服務(wù)，深化檔案服務(wù)水平。

2.1.1 完善檔案利用環(huán)境

閱覽室，不僅是檔案利用者查閱和研究檔案的場所，也是給利用者首先留下印象的地方，利用者往往以第一印象來評價檔案館（室）工作的好壞。檔案館（室）設(shè)置閱覽室，要站在檔案利用者的角度上來考慮。室內(nèi)一般設(shè)有服務(wù)臺、閱覽桌、椅子、老花鏡、紙筆、公告欄、復(fù)印機、打印機、掃描儀、電腦等;墻上可以張貼各種制度、查（借）閱檔案流程、檔案術(shù)語知識、全宗介紹、收費標準等基本內(nèi)容;柜架上放置索引、年鑒、宣傳手冊、指南、編研產(chǎn)品，報紙雜志資料等檢索工具和參考資料，方便檔案利用者使用。還可以設(shè)置休息區(qū)域，提供飲用水、沙發(fā)、免費Wi-Fi，方便等候或者需要小憩的檔案利用者。

2.1.2 開發(fā)檔案文化產(chǎn)品

用好用活檔案資源，不僅能滿足檔案利用者對檔案的多樣化需求，還可以廣泛傳播檔案文化，兼具社會效益和經(jīng)濟效益[6]。選擇館藏相片或文件為主題，生產(chǎn)制作T恤、擺件、徽章等文化產(chǎn)品;以館藏資源為元素設(shè)計文具產(chǎn)品，比如筆記本、筆、賀卡、書簽、日歷等;按照館藏歷史事件中的物件或名人故事為線索開發(fā)適合青少年的益智健腦產(chǎn)品，比如書籍、玩具、游戲、模型等。各類檔案文化產(chǎn)品，將檔案文化資源融進普通百姓的生活，也進一步推動了檔案館（室）服務(wù)模式的優(yōu)化。

2.2 提升檔案人員素質(zhì)專業(yè)化水平

2.2.1 熟悉館（室）檔案

要做到熟悉館（室）檔案每一個全宗的檔案形成情況，各全宗之間的有機聯(lián)系，熟悉館（室）檔案的內(nèi)容、成分、數(shù)量及存放地。熟悉檔案的方法有很多，一般是通過收集、整理、鑒定、分類、編目、組卷、統(tǒng)計、利用等日常工作，還有編制檢索工具、開展編研工作，此外，要有意識地翻閱某些重要檔案，做到對館（室）檔案的內(nèi)容和成分能系統(tǒng)性地熟悉和了解。

2.2.2 建立終身學(xué)習(xí)機制

檔案工作者要有學(xué)習(xí)意識，樹立終身學(xué)習(xí)觀念。檔案工作者不僅要在理論學(xué)習(xí)、實踐鍛煉，專業(yè)素養(yǎng)等方面深耕細作，定期參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，還要加強檔案專業(yè)以外的其他專業(yè)知識技能的掌握[7]。例如：了解云計算、各種智能化設(shè)備應(yīng)用，了解歷史學(xué)研究方法，學(xué)習(xí)心理學(xué)及心理咨詢相關(guān)知識，不斷學(xué)習(xí)和思考、提升自己分析和解決問題的能力、方法，在業(yè)務(wù)中積累經(jīng)驗，豐富自己的知識結(jié)構(gòu)。

2.3 加快館藏檔案信息資源開發(fā)

加大數(shù)字檔案館建設(shè)力度。有的檔案利用者需要檔案原件，館藏只有一份，此類檔案利用者希望檔案館（室）廣泛輸出檔案信息;有些檔案利用者，人在外地，希望借助網(wǎng)絡(luò)能獲得動態(tài)的檔案信息。數(shù)字檔案館大容量的存儲空間和強大的信息發(fā)布與利用服務(wù)功能，有利于將館藏開放檔案的信息及時向社會公眾公布，可以滿足檔案利用者多樣化需求。

2.3.1 加速檔案資源信息化

將檔案資料通過加工處理，應(yīng)用數(shù)字化原理和計算機網(wǎng)絡(luò)，對檔案資源進行分配、處理、開發(fā)，達到檔案信息資源的共享。對檔案進行數(shù)字化加工，根據(jù)不同的標志進行檢索、分類、和匯總，以實現(xiàn)檔案信息化管理。在統(tǒng)一的規(guī)范管理下，檔案資源就能得到重復(fù)、多頻次的利用。將文書檔案、聲像檔案和重要資料向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換。開發(fā)多元化的檢索利用服務(wù)，制作不同類型載體檔案的紙質(zhì)目錄和電子目錄，為檔案利用者提供便捷服務(wù)。

2.3.2 優(yōu)化升級在線利用平臺

開通檔案館（室）微信公眾號和微博，通過學(xué)校主頁的相關(guān)發(fā)布欄目展示二維碼，設(shè)置鏈接或者圖標，在校園廣告欄內(nèi)張貼醒目標志等，引導(dǎo)鼓勵廣大師生、校友關(guān)注微信平臺，也可以開通QQ群、博客、微博等對微信平臺進行推廣，達到公布查詢辦法和開放信息的目的，通過支付寶或微信等服務(wù)平臺建立開放檔案查詢?nèi)肟冢瑢崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，方便公眾查閱[8]。

2.3.3 提供在線展覽服務(wù)

圍繞館藏民生、科技、自然、杰出人物、重大事件、紅色歷史文化等特色檔案為主題，選取珍貴文件和各種類型的檔案材料，通過圖片、文字、音視頻等多種途徑，線上展示國家、民族、地區(qū)、歷史的發(fā)展歷程[9]。讓檔案利用者無需親臨現(xiàn)場，就能看到珍貴材料和線索，留下深刻印象。線上展覽內(nèi)容既有知識性的，又有教育性的，不僅起到生動宣傳作用，也能激發(fā)大眾廣泛利用檔案的潛在需求，加深大眾的檔案意識，引起社會對檔案和檔案工作的重視和支持。

3? 結(jié)語

新時代的社會發(fā)展，要求高校提升高校檔案管理服務(wù)水平，最大限度地發(fā)揮館藏的價值，促進學(xué)校資源與社會資源的相互融合，助推高校的管理與發(fā)展。但是目前我國高校檔案管理工作中仍舊存在思想上不夠重視、規(guī)章制度不夠健全、人才隊伍綜合素質(zhì)偏低等問題，對檔案管理工作的開展進度及質(zhì)量造成了面影響，不利于高校在信息化背景下的發(fā)展。這種情況下，高校應(yīng)增強檔案意識，創(chuàng)新服務(wù)方式，強化檔案人員素質(zhì)專業(yè)化水平、加快館藏檔案信息資源開發(fā)等措施，改進高校檔案服務(wù)水平，助推學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻

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