用友U8總賬系統(tǒng)期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的應(yīng)用

趙 穎

（鄭州升達(dá)經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院，河南 鄭州 451191）

總賬作為用友ERP-U8 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的核心系統(tǒng)，有著強(qiáng)大的功能，能夠進(jìn)行初始設(shè)置、憑證管理、出納管理、賬簿管理、輔助核算和期末處理。對(duì)于初始化和日常業(yè)務(wù)處理功能，使用者基本上都可以充分利用，但對(duì)于期末轉(zhuǎn)賬功能的使用，大部分使用者僅僅局限于少數(shù)業(yè)務(wù)的自定義轉(zhuǎn)賬、匯兌損益和期間損益結(jié)轉(zhuǎn)，使用效率較低。文章根據(jù)期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的內(nèi)容和特點(diǎn)，對(duì)工業(yè)企業(yè)的期末業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)定義和規(guī)劃，以供使用者參考。

1.用友U8 總賬期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬內(nèi)容概述

總賬期末處理中的轉(zhuǎn)賬是指在總賬系統(tǒng)內(nèi)部，把一個(gè)或多個(gè)會(huì)計(jì)科目的余額或發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)到一個(gè)或多個(gè)會(huì)計(jì)科目中，分為轉(zhuǎn)賬定義和轉(zhuǎn)賬生成兩個(gè)步驟。轉(zhuǎn)賬定義是設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，將憑證的摘要、會(huì)計(jì)科目、借貸方向以及金額的計(jì)算方法錄入計(jì)算機(jī)的過程。轉(zhuǎn)賬生成則是根據(jù)轉(zhuǎn)賬定義由系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證的過程。期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的業(yè)務(wù)對(duì)象是企業(yè)日常或期末的一些規(guī)律性、重復(fù)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，包括制造費(fèi)用、完工產(chǎn)品成本、銷售成本、未交增值稅的結(jié)轉(zhuǎn)、分期費(fèi)用的攤銷、匯兌損益的計(jì)算、期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)、所得稅的計(jì)提和結(jié)轉(zhuǎn)、本年利潤(rùn)的結(jié)轉(zhuǎn)，以及盈余公積的計(jì)提與結(jié)轉(zhuǎn)等。以上業(yè)務(wù)每期都要發(fā)生，并且對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目以及科目發(fā)生額的計(jì)算方法是固定不變的。根據(jù)不同業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)來(lái)源選擇對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行轉(zhuǎn)賬定義，之后每個(gè)期末通過轉(zhuǎn)賬生成操作自動(dòng)生成相關(guān)憑證，達(dá)到“一勞永逸”的效果。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的類型根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)分為自定義轉(zhuǎn)賬、費(fèi)用攤銷及預(yù)提、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、售價(jià)銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)和自定義比例結(jié)轉(zhuǎn)等八種。

2.企業(yè)期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)概述

鑒于工業(yè)企業(yè)期末業(yè)務(wù)更為全面，具有更好的代表性和概括性，本文選擇工業(yè)企業(yè)作為業(yè)務(wù)對(duì)象。假設(shè)某工業(yè)企業(yè)在用友U8 系統(tǒng)中僅啟用了總賬、固定資產(chǎn)兩個(gè)子系統(tǒng)，在進(jìn)行總賬期末業(yè)務(wù)處理前固定資產(chǎn)折舊已經(jīng)生成憑證并且記賬；流轉(zhuǎn)稅中企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍只涉及到增值稅；有外幣業(yè)務(wù)，存在需要按期在一年內(nèi)分?jǐn)偼戤叺膱?bào)刊費(fèi)用1200 元，月底所有產(chǎn)品都完工入庫(kù)；期末需要處理的業(yè)務(wù)包含報(bào)刊費(fèi)用的攤銷、制造費(fèi)用、完工產(chǎn)品成本、銷售成本、未交增值稅的結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益的計(jì)算、期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)、所得稅的計(jì)提和結(jié)轉(zhuǎn)、本年利潤(rùn)的結(jié)轉(zhuǎn)，以及盈余公積的計(jì)提與結(jié)轉(zhuǎn)。上述業(yè)務(wù)中有月末業(yè)務(wù)，也有季末、年末業(yè)務(wù)，但對(duì)于自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義的時(shí)間沒有影響，只對(duì)轉(zhuǎn)賬生成的時(shí)間有要求，按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間在月底或者年度進(jìn)行生成即可。

3.期末業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)賬定義

報(bào)刊費(fèi)用的分?jǐn)偅簣?bào)刊費(fèi)用的分?jǐn)偪梢允褂觅M(fèi)用攤銷和預(yù)提功能，前提是企業(yè)針對(duì)預(yù)付的報(bào)刊費(fèi)已經(jīng)填制了憑證，分錄為“借：預(yù)付賬款 1200 貸：庫(kù)存現(xiàn)金（或銀行存款）1200”。打開“轉(zhuǎn)賬定義”—“費(fèi)用攤銷和預(yù)提”，業(yè)務(wù)類型為費(fèi)用攤銷，錄入編號(hào)、摘要、憑證類別，選擇上述憑證作為待攤銷憑證，待攤科目必須為待攤銷憑證中的科目，本例中為“預(yù)付賬款”，結(jié)轉(zhuǎn)期數(shù)為“12”。設(shè)置轉(zhuǎn)入費(fèi)用科目“管理費(fèi)用”和待攤金額為1200 元，其他項(xiàng)目系統(tǒng)會(huì)根據(jù)待攤憑證數(shù)據(jù)自動(dòng)生成。

制造費(fèi)用和完工產(chǎn)品成本的結(jié)轉(zhuǎn)：期末制造費(fèi)用的余額應(yīng)該全額結(jié)轉(zhuǎn)到生產(chǎn)成本中。根據(jù)前面假設(shè)，該企業(yè)產(chǎn)品期末全部完工入庫(kù)，應(yīng)將生產(chǎn)成本的余額全部結(jié)轉(zhuǎn)至庫(kù)存商品科目。這兩筆業(yè)務(wù)都是將某一科目的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)到另外一個(gè)或多個(gè)科目，既可以自定義轉(zhuǎn)賬，也可以通過對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)。本文分別使用兩種方法進(jìn)行解析。制造費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)步驟為打開“轉(zhuǎn)賬定義”—“對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”，（憑證類別、編號(hào)、摘要等內(nèi)容文中不再贅述）轉(zhuǎn)出科目為“制造費(fèi)用”，轉(zhuǎn)入科目可以根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置。本例中假設(shè)甲產(chǎn)品、乙產(chǎn)品各占50%，則轉(zhuǎn)入科目分別為“生產(chǎn)成本—制造費(fèi)用—甲產(chǎn)品”和“生產(chǎn)成本—制造費(fèi)用—乙產(chǎn)品”，轉(zhuǎn)入系數(shù)均為0.5。完工產(chǎn)品成本結(jié)轉(zhuǎn)步驟為打開“轉(zhuǎn)賬定義”—“自定義結(jié)轉(zhuǎn)”,根據(jù)“借：庫(kù)存商品JG() ；貸：生產(chǎn)成本 QM(生產(chǎn)成本,月)”分錄內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)賬定義設(shè)置。

結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本：如果企業(yè)庫(kù)存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本三個(gè)科目的明細(xì)科目結(jié)構(gòu)完全一致，都設(shè)置了數(shù)量核算，且核算單位相同，銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)就可以直接使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬中的銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)，設(shè)置“庫(kù)存商品”為庫(kù)存商品科目，“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”為銷售收入科目，“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”為銷售成本科目，轉(zhuǎn)賬生產(chǎn)時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算出結(jié)轉(zhuǎn)月份的銷售成本。

結(jié)轉(zhuǎn)未交增值稅、計(jì)提城市維護(hù)建設(shè)稅和教育費(fèi)附加：未交增值稅是根據(jù)增值稅幾個(gè)明細(xì)科目的借貸方余額的差額得出，公式為“未交增值稅=銷項(xiàng)稅額-進(jìn)項(xiàng)稅額-已交稅金+進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出”，可以通過自定義轉(zhuǎn)賬進(jìn)行設(shè)置。借方科目為“應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—轉(zhuǎn)出未交增值稅”，公式為“QM(銷項(xiàng)稅額，月)-QM（進(jìn)項(xiàng)稅額，月）-QM（已交稅金，月）+QM（進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出，月）”。貸方科目為“應(yīng)交稅費(fèi)—未交增值稅”，公式可以使用差額函數(shù)CE()或結(jié)果函數(shù)JG()。城市維護(hù)建設(shè)稅和教育費(fèi)附加分別等于本月流轉(zhuǎn)稅之和的7%和3%，本文企業(yè)只涉及增值稅，可以直接進(jìn)行自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置。

匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)與期間損益結(jié)轉(zhuǎn)：匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)-期末將調(diào)整匯率錄入外幣設(shè)置后，在轉(zhuǎn)賬定義的匯兌損益界面設(shè)置憑證類別，將“財(cái)務(wù)費(fèi)用—匯兌損益”設(shè)置為匯兌損益入賬科目，選擇“是否結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益”。此處需注意在錄入總賬期初余額時(shí)，如果外幣科目有余額，必須將人民幣余額和外幣余額同時(shí)錄入，如果只錄入人民幣余額，結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)會(huì)默認(rèn)其外幣余額為零，導(dǎo)致匯兌損益計(jì)算錯(cuò)誤。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)-企業(yè)每期期末都要進(jìn)行期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)，其設(shè)置只需在“轉(zhuǎn)賬定義”—“期間損益”界面設(shè)置憑證類別為轉(zhuǎn)賬憑證，本年利潤(rùn)科目為“本年利潤(rùn)”。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，企業(yè)可能需要進(jìn)行兩次期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。

計(jì)提所得稅費(fèi)用與結(jié)轉(zhuǎn)所得稅：計(jì)提所得稅費(fèi)用-在計(jì)提所得稅費(fèi)用前，期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證應(yīng)該首先記賬。所得稅費(fèi)用的計(jì)提利用自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置，金額等于本年利潤(rùn)科目的凈發(fā)生額*25%。具體分錄為“借：所得稅費(fèi)用CE()或者JG()；貸：應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交所得稅JE(本年利潤(rùn)，月)”。關(guān)于結(jié)轉(zhuǎn)所得稅費(fèi)用，和其他損益類科目一樣，其期末余額應(yīng)該結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目。其結(jié)轉(zhuǎn)方法較多，比如可以再次進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)，此次結(jié)轉(zhuǎn)對(duì)象只有“所得稅費(fèi)用”一個(gè)損益科目；所得稅費(fèi)用作為損益類科目，其結(jié)轉(zhuǎn)前的發(fā)生額即為余額，因此可以通過對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)進(jìn)行設(shè)置，轉(zhuǎn)出科目設(shè)置為“所得稅費(fèi)用”，轉(zhuǎn)入科目為“本年利潤(rùn)”；自定義轉(zhuǎn)賬“借：本年利潤(rùn) CE()；貸：所得稅費(fèi)用QM(所得稅費(fèi)用，月)”?？紤]到操作難易程度，筆者認(rèn)為第一種方法最優(yōu)。

結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)和提取盈余公積：結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)-本年利潤(rùn)結(jié)轉(zhuǎn)是將“本年利潤(rùn)”的余額結(jié)轉(zhuǎn)至“利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn)”科目。本年利潤(rùn)的結(jié)果正負(fù)都有可能，如果通過自定義結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置公式，需要根據(jù)每期結(jié)果調(diào)整借貸方，一定程度上影響了轉(zhuǎn)賬定義使用的連貫性，因此筆者認(rèn)為最好方法是進(jìn)行對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)出科目設(shè)置為“本年利潤(rùn)”，轉(zhuǎn)入科目為“利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn)”。如此一來(lái)，不管“本年利潤(rùn)”余額在哪方，都不影響轉(zhuǎn)賬功能的使用。提取盈余公積-年度末，企業(yè)凈利潤(rùn)在彌補(bǔ)了以前年度虧損后，剩下的要提取法定和任意盈余公積。盈余公積提取分兩種情況，每種情況對(duì)應(yīng)的取數(shù)公式不同。第一種是企業(yè)當(dāng)年凈利潤(rùn)在彌補(bǔ)以前年度虧損后仍有余額，應(yīng)該以彌補(bǔ)完虧損后的剩余凈利潤(rùn)為基數(shù)計(jì)提盈余公積，此時(shí)剩余凈利潤(rùn)表現(xiàn)為“利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn)”的貸方余額；第二種是企業(yè)不需要彌補(bǔ)以前年度虧損，應(yīng)該以當(dāng)年實(shí)現(xiàn)的凈利潤(rùn)為基數(shù)計(jì)提盈余公積，賬面上表現(xiàn)為“利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn)”科目的貸方發(fā)生額。因此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置兩個(gè)轉(zhuǎn)賬定義：

第一種情形：彌補(bǔ)虧損

借：利潤(rùn)分配—提取法定盈余公積 QM（利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn)，月，貸）*10%

利潤(rùn)分配—提取任意盈余公積 QM（利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn)，月，貸）*相應(yīng)比例

貸：盈余公積—法定盈余公積 JG(利潤(rùn)分配—提取法定盈余公積)

盈余公積—任意盈余公積 JG(利潤(rùn)分配—提取任意盈余公積)

第二種情形：不需彌補(bǔ)虧損

借：利潤(rùn)分配—提取法定盈余公積 FS（利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn)，月，貸）*10%

利潤(rùn)分配—提取任意盈余公積 FS（利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn)，月，貸）*相應(yīng)比例

貸：盈余公積—法定盈余公積 JG(利潤(rùn)分配—提取法定盈余公積)

盈余公積—任意盈余公積 JG(利潤(rùn)分配—提取任意盈余公積)

結(jié)轉(zhuǎn)盈余公積：期末應(yīng)該將提取的盈余公積結(jié)轉(zhuǎn)至“利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn)”科目，結(jié)轉(zhuǎn)金額為當(dāng)期提取金額即“利潤(rùn)分配—提取法定盈余公積”和“利潤(rùn)分配—提取任意盈余公積”的借方發(fā)生額。可以進(jìn)行自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置：

借：利潤(rùn)分配—未分配利潤(rùn) JG()

貸：利潤(rùn)分配—提取法定盈余公積 FS（利潤(rùn)分配—提取法定盈余公積，月，借）

利潤(rùn)分配—提取任意盈余公積 FS（利潤(rùn)分配—提取任意盈余公積，月，借）

4.期末轉(zhuǎn)賬生成業(yè)務(wù)處理程序的確定

期末轉(zhuǎn)賬生成針對(duì)的是已經(jīng)記賬的憑證，如果憑證未記賬，則不包含在結(jié)轉(zhuǎn)范圍內(nèi)，鑒于部分期末業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性，轉(zhuǎn)賬生成的順序必須嚴(yán)格按照賬務(wù)處理程序進(jìn)行。例如：匯兌損益和期間損益結(jié)轉(zhuǎn)，匯兌損益憑證生成后“財(cái)務(wù)費(fèi)用”科目的發(fā)生額會(huì)影響到期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)，因此在進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)前，必須將匯兌損益所生成憑證進(jìn)行審核記賬，才能保證數(shù)據(jù)正確性。通過對(duì)期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的充分利用，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)處理程序進(jìn)行憑證記賬和轉(zhuǎn)賬生成操作，能更為有效、快捷地進(jìn)行期末業(yè)務(wù)處理，保障數(shù)據(jù)正確性。