事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性及優(yōu)化措施

易小莉

摘要：事業(yè)單位的人事檔案管理工作可以將檔案資源的整體利用率做到極大程度的提升，同時結(jié)合個人的德才能力及各時期的工作表現(xiàn)等為事業(yè)單位的資源分配和決策制度帶來有力的支持。本文就事業(yè)單位人事檔案管理工作所具有的重要性進行到深入分析，提出優(yōu)化人事檔案管理工作的科學措施，力求為事業(yè)單位選拔與任用人才提供數(shù)據(jù)憑據(jù)，滿足人才調(diào)動的需求，從而加快人事管理的改革腳步，使事業(yè)單位在全新的管理模式下獲得穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理工作;重要性;優(yōu)化措施

事業(yè)單位的人事檔案管理工作是事業(yè)單位在各時期不斷發(fā)展的重中之重，可以對工作人員的學習經(jīng)歷和工作成效等做到細致化的收集與全面的整合，讓人事檔案的內(nèi)容愈發(fā)完善并極具真實性。在新時期下，人事檔案管理工作凸顯出其獨有的價值，為事業(yè)單位各項決策的科學性與可行性帶來極大程度的保障。為此，事業(yè)單位秉承著持續(xù)發(fā)展的理念，對人事檔案管理工作進行針對性的優(yōu)化，讓管理工作在新時期下得到不斷改進，將事業(yè)單位的服務(wù)水平提升到一個全新的高度。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案的科學管理可以對每位參與工作的人員的真實能力進行最為真實地反映，在事業(yè)單位的穩(wěn)步前行中有重要的作用。一是為人才的聘用帶來幫助，有著基礎(chǔ)性的作用，可以完成員工的評價并對其工作經(jīng)歷做到全面掌握，在綜合性的分析下做到知人善用。二是對員工的潛能進行多角度的挖掘，為人才培養(yǎng)方案的制定指明方向，也使各階段的前行決策極具可行性與合理性，在人事工作的科學調(diào)整下，實現(xiàn)人力資源的科學優(yōu)化。三是對于重要決策而言，人事檔案將體現(xiàn)出員工不同時期的工作狀態(tài)，在真實信息的參考下，讓干部提拔更為公平?？梢?，檔案管理工作重要性的探討是十分必要的，而工作的優(yōu)化是保證人力資源管理成效的關(guān)鍵所在。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）健全管理制度，提高工作質(zhì)量

人事檔案可謂員工自傳的一個縮影，也是其生平的記錄，對個人的品行做到最真實的展現(xiàn)，而科學的管理制度可以給檔案的真實性與可靠性帶來極大程度的保證，也讓工作人員可以有理可循，讓工作愈發(fā)規(guī)范。那么，事業(yè)單位應(yīng)帶著長遠的眼光對工作的各項要求做到細致化的明確，包括各階段的工作內(nèi)容、查閱要求、工作目標等內(nèi)容，讓管理人員可以結(jié)合檔案的性質(zhì)與特點來完成個性化和針對性地管理。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)對崗位職責做到明晰，讓管理工作做到有法可依，讓各部門看清工作的重要性，從而加強聯(lián)系，也在相應(yīng)程度上將整體的工作質(zhì)量做到極大程度的提高。在新時期下，檔案管理工作應(yīng)帶有極強的時效性，才能滿足重大決策和資源利用的真實需求，也將資源的利用效率做到有效提高。而這離不開健全的管理制度，那么監(jiān)督部門應(yīng)對歸檔工作進行定期檢查，同時借助不定期的檢查各時期的檔案記錄，在工作閉環(huán)中增強檔案所應(yīng)具有的真實性，也保證了工作的準確性。

（二）加快信息建設(shè)，保證檔案安全

基于科技的飛速發(fā)展，人事檔案的工作也應(yīng)走入信息化，為無紙化辦公的全面落實帶來極大程度的推動。為此，事業(yè)單位結(jié)合社會的進步需求，引入先進的計算機技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備等，例如，掃描儀的使用可以減少原有的工作量，避免因操作不當而損壞文件原件，也將紙檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，將檔案的使用壽命做到切實有效的延長。與此同時，事業(yè)單位的檔案管理人員巧用處理軟件來進行檔案的全面收集和科學處理，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，減少私自查閱和損壞文件等操作，讓檔案管理極具規(guī)范性，保證檔案所應(yīng)具有的真實性。除此之外，事業(yè)單位借助網(wǎng)絡(luò)傳媒等手段將人事檔案的使用效率、共享性做到極大程度的提高，也將影響范圍不斷擴大，彰顯出信息化管理的價值。在新時代下，事業(yè)單位對人事資料的管理與登記環(huán)節(jié)進行針對性的優(yōu)化，讓電子檔案滿足各類查閱需求，在一目了然的方式下將查閱的整體效率提升，不會占用過多的等待時間。值得一提的是，網(wǎng)絡(luò)的開放性強，事業(yè)單位必須做好檔案的保存與使用，考慮到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所具有的不穩(wěn)定性，制定相應(yīng)的安全措施，讓檔案管理愈發(fā)安全。

（三）重視員工培訓，強化員工意識

人事檔案的科學管理對事業(yè)單位的不斷前行有重要的作用，管理人員對工作的重視程度必須提升，做好人力、財力與物力的科學投入與全面管理，加快檔案工作室的建設(shè)，基于軟硬件設(shè)備的改善將相關(guān)的制度做到細致化的落實，讓人事檔案的各項管理呈現(xiàn)出規(guī)范化和高效化。為此，事業(yè)單位對員工培訓方案進行不斷優(yōu)化，結(jié)合不同級別的員工來實現(xiàn)個性化的培訓，例如，劃分為領(lǐng)導部門、各級管理人員、全體員工及專業(yè)的檔案管理團隊，在分類別的多元培訓下強化員工的安全和責任意識。具體而言，一是領(lǐng)導層以身作則，彰顯出檔案管理具有的重要性，讓各項管理制度愈發(fā)完善。二是各部門通力合作，在線上與線下的多種培訓下控制好人員的密集度，讓檔案管理成為全員的責任，讓管理工作的優(yōu)化極具可行性。三是組織實踐活動，豐富日常的培訓，特別是對于臨時人員要進行重點培訓，使之掌握信息技術(shù)并能熟練進行相應(yīng)的操作。除此之外，事業(yè)人員需要增強整體的保密意識，工作人員將有意識地規(guī)范自身的行為，謹遵規(guī)章制度，讓檔案的保密性不斷提高。

三、結(jié)束語

在社會的不斷前行中，事業(yè)單位的人事檔案管理工作遇到不同程度的挑戰(zhàn)，也面臨著新的要求與標準，檔案管理的相關(guān)人員必須對自身的綜合能力做到極大程度的提升，才能讓人事檔案所收集的資料極具完整性和準確性，將工作的整體質(zhì)量做到切實有效的提高。事業(yè)單位對人事檔案管理更加重視，從管理制度的健全入手，加快信息化的建設(shè)，從而在先進技術(shù)的支持下實現(xiàn)無紙化的操作，優(yōu)化借閱與登記等操作，提高人事檔案資源的整體利用率，在減少工作量的同時將效率有效提升。

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