會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性

邵楠

摘要：目前，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在著不少的問(wèn)題，基于此，下文首先對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，并對(duì)其中存在的問(wèn)題及其優(yōu)化措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì);檔案管理;重要性

1.會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的重要性分析

高等院校會(huì)計(jì)檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是高校財(cái)務(wù)的重要檔案，記錄和反映高等院校所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)歷史資料和證據(jù)，是學(xué)校在教學(xué)、科研、行政日常辦公管理、后勤服務(wù)中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是重要的經(jīng)濟(jì)信息資源，同時(shí)也是會(huì)計(jì)工作過(guò)程中最具說(shuō)服力的證明。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案，可以如實(shí)反映出高等院校各職能部門(mén)開(kāi)展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)、進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況、會(huì)計(jì)制度執(zhí)行情況。

高等院校會(huì)計(jì)檔案是根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和單位相關(guān)財(cái)務(wù)管理辦法針對(duì)收付款業(yè)務(wù)而確定的支撐材料，包含會(huì)計(jì)憑證、總賬及明細(xì)賬、輔助賬本、預(yù)決算報(bào)表、銀行對(duì)賬單、工資名冊(cè)等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料，是重要的原始經(jīng)濟(jì)資料，是各專項(xiàng)檢查、審計(jì)工作的主要核查判斷依據(jù)，也是進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策的重要參考資料，具有重要的保存價(jià)值。

目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都根據(jù)實(shí)際情況和需要引入了信息技術(shù)，切實(shí)提高了工作的效率和質(zhì)量。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)候，為了適應(yīng)新的形勢(shì)也必須推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，這樣不但能夠解放勞動(dòng)力，還能夠切實(shí)提高檔案管理的效率和質(zhì)量。特別是會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)地進(jìn)行，能夠很好的提高高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的價(jià)值，將其服務(wù)功能很好的發(fā)揮出來(lái)。

另外，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，我國(guó)在教育方面的投入不斷地增加，高校無(wú)論是行政支出還是科研經(jīng)費(fèi)都在不斷地增加，會(huì)計(jì)的制單量也在不斷增加，這也會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作難度增加。只有實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能夠真正的提高高校財(cái)務(wù)管理的水平，給高校更好地發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.高校會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

會(huì)計(jì)檔案是高等院校檔案的重要組成部分，但高校的會(huì)計(jì)檔案卻得不到重視，很多高等院校的會(huì)計(jì)檔案基本都是由普通人員兼職管理，這也大大降低了會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量?，F(xiàn)階段，各高等院校均采用網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，形成了電子數(shù)據(jù)檔案，雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用給高校帶來(lái)了便利，但也存在一定的安全隱患。如網(wǎng)絡(luò)病毒、以及管理人員的失職等可能會(huì)造成計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性受到威脅。開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案工作，沒(méi)有專業(yè)的知識(shí)和技能作為保證，反而會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展，不僅會(huì)直接給會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成較大的影響，而且也會(huì)影響高等院校會(huì)計(jì)檔案工作。

2.2 高校會(huì)計(jì)檔案管理工作意識(shí)較差

高校在開(kāi)展相關(guān)工作的時(shí)候，一般都不太重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，高校的工作重心往往是科研和教學(xué)，沒(méi)有真正的認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。在工作開(kāi)展的時(shí)候，配備的工作人員較少，工作人員的素質(zhì)沒(méi)有保證，高校會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和水平也很難真正的提高。這也會(huì)給高校會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地進(jìn)行造成嚴(yán)重制約。

2.3 思想觀念落伍，規(guī)章制度不健全

對(duì)于個(gè)體而言，意識(shí)領(lǐng)域的認(rèn)識(shí)能夠左右自身做出的行為，而行為做出之后得到的反饋又能影響意識(shí)中的認(rèn)知，相對(duì)應(yīng)的，在高校會(huì)計(jì)管理工作中，首先是高校的管理人員未充分認(rèn)識(shí)到做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，其次是從事財(cái)務(wù)管理的人員因?yàn)樗枷胗^念落伍，不愿主動(dòng)分析和接納新的管理經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的管理手段，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理行為的效果不盡如人意。與此同時(shí)，完善的規(guī)章制度，是能夠保障一項(xiàng)工作得到規(guī)范化開(kāi)展的前提。但是，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在規(guī)章制度不健全、不完善問(wèn)題，比如說(shuō)在高校的會(huì)計(jì)檔案保管制度方面，就因?yàn)楣芾項(xiàng)l件和人員的局限，多數(shù)尚未全面落實(shí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，同時(shí)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、安全、保密等管理制度不夠健全，以及基本沒(méi)有建立會(huì)計(jì)檔案的信息化管理制度，影響了高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的有序、有效開(kāi)展。

2.4 缺乏信息化管理手段，檔案管理方式落后

目前高校會(huì)計(jì)檔案管理在信息化發(fā)展的沖擊下迎來(lái)了不小的挑戰(zhàn)，因?yàn)槎鄶?shù)高校會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)化管理程度不高，以傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理的仍然居多。一方面是信息化管理設(shè)備的資金投入力度不足，而現(xiàn)有設(shè)備無(wú)法滿足會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)要求;另一方面是缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才。由于人才缺失的因素，難以應(yīng)對(duì)信息化管理?xiàng)l件下檔案管理所涉及的軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)技術(shù)問(wèn)題，因而制約了高校會(huì)計(jì)檔案管理工作。除此之外，高校會(huì)計(jì)檔案管理還面臨數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象，以及檔案管理低效的問(wèn)題，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息化管理停留在淺層次上。

3.高校會(huì)計(jì)檔案管理工作優(yōu)化措施

3.1 培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，提高檔案人員管理水平

使高等院校會(huì)計(jì)檔案管理走向?qū)I(yè)化、規(guī)范化的發(fā)展道路，就要認(rèn)識(shí)到提升會(huì)計(jì)檔案人員管理水平復(fù)合型人才是必不可少的關(guān)鍵因素。實(shí)際工作中，應(yīng)該培養(yǎng)有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理和計(jì)算機(jī)背景的技術(shù)人員，滿足檔案管理信息化建設(shè)工作的需要，為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案治理信息化提供技術(shù)支持。高等院校要重視會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的職業(yè)道德、財(cái)務(wù)管理能力、法律法規(guī)等方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，還要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理人員的信息化素質(zhì)和信息操作水平。作為一名會(huì)計(jì)檔案管理工作者，要不斷學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)、檔案管理方面的科學(xué)知識(shí)，深入研究和開(kāi)發(fā)檔案信息，來(lái)拓寬視野，掌握檔案管理技能，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。前人的經(jīng)驗(yàn)和成果檔案工作人員要尊重和借鑒，勇于創(chuàng)新，用新思維對(duì)待新事物。用新思維對(duì)待新問(wèn)題，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。因此，要建立一個(gè)信息化、科學(xué)化、高效率的辦公團(tuán)隊(duì)。

3.2 必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性

在新的形勢(shì)下，為了適應(yīng)高校會(huì)計(jì)檔案管理新辦法，高校必須真正的認(rèn)識(shí)到做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，并不斷地對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善，成立專門(mén)的部門(mén)，聘請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)做好檔案整理和檔案管理工作。高校應(yīng)該給會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展提供足夠的財(cái)力、人力、物力資源，從而確保高校會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠高校地進(jìn)行。此外，高校需要定期地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作落實(shí)的情況，確保相關(guān)人員都能夠認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展的重要性。

3.3 提高管理意識(shí)，健全規(guī)章制度

檔案發(fā)揮著憑證參考、承上啟下、承前啟后的作用，會(huì)計(jì)檔案在高校整個(gè)管理、發(fā)展中占據(jù)重要的位置。為此，高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到做好會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于自身發(fā)展的重要性，將其納入重要的議事日程，采取積極有效的措施。一是應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的要求，在堅(jiān)持具體問(wèn)題具體分析原則的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立和完善會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度，同時(shí)細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)、排列、大小、裝訂等操作流程，推動(dòng)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的制度化。二是重視會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管力度的提高，建立有效的監(jiān)管機(jī)制，在機(jī)制的作用下加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案整體性和連續(xù)性的檢查和監(jiān)督力度;與參與會(huì)計(jì)檔案管理工作的人員簽訂保密協(xié)議，建立會(huì)計(jì)檔案安全保障體系，以此來(lái)保障會(huì)計(jì)檔案運(yùn)行的安全性。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高安全性

一是加大設(shè)施設(shè)備配套投入，逐步增加計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。二是在對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)中，高校要注重對(duì)人員進(jìn)行關(guān)于計(jì)算機(jī)能力的培養(yǎng)，促使傳統(tǒng)的手工操作過(guò)渡到以電子計(jì)算機(jī)為中心進(jìn)行管理的階段，逐步實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案管理手段的現(xiàn)代化。三是信息化會(huì)計(jì)檔案在帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，其安全性也受到了威脅，為了能夠提高會(huì)計(jì)檔案管理的安全性，高校需要采取相對(duì)應(yīng)的措施，比如說(shuō)在存儲(chǔ)財(cái)務(wù)檔案中設(shè)置復(fù)雜的密碼，或者是嚴(yán)密的防火墻。

4.結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，隨著高校的建設(shè)和發(fā)展，高效的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也呈現(xiàn)出復(fù)雜化趨勢(shì)，有必要利用會(huì)計(jì)檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行更好的記錄，為以后的經(jīng)濟(jì)分析和吸取更多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有使高校會(huì)計(jì)檔案管理更加科學(xué)高效，才能更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在高校各項(xiàng)工作中的重要作用，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供更加準(zhǔn)確、真實(shí)和完備的會(huì)計(jì)檔案服務(wù)。

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