科研院所人事檔案開發(fā)問題分析與對(duì)策研究

丁蘭嵐 謝利芳

摘 要：本文通過對(duì)科研院所人事檔案開發(fā)研究現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研和對(duì)當(dāng)前出現(xiàn)的突出問題進(jìn)行梳理與分析，從科研院所干部人事檔案制度建設(shè)、數(shù)字化、信息化情況出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前政策要求，對(duì)科研院所人事檔案開發(fā)提出了建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案;開發(fā);服務(wù);數(shù)字化;信息化

1 文獻(xiàn)調(diào)研

以“人事檔案開發(fā)”為主題詞，在中國知網(wǎng)的“學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫”“中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文庫”“中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫”等數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，檢索時(shí)間范圍設(shè)定為2016—2020年，得到14篇相關(guān)文獻(xiàn)。在這些文獻(xiàn)中，基于高校干部人事檔案管理視角的有9篇，基于醫(yī)院干部人事檔案管理視角的3篇;就研究?jī)?nèi)容來看，探討人事檔案開發(fā)與人力資源管理的有6篇。尚未檢出科研院所干部人事檔案開發(fā)以及科研院所干部人事檔案與人力資源管理相關(guān)參考文獻(xiàn)。迫切需要開展科研院所干部人事檔案開發(fā)及其作用于科研院所人力資源管理的研究。

2 科研院所人事檔案開發(fā)現(xiàn)狀與問題

2.1 科研院所干部人事檔案制度建設(shè)現(xiàn)狀

中央對(duì)新時(shí)期干部人事檔案工作有明確的制度要求。近年來，研究院對(duì)干部人事檔案管理工作非常重視，按照國家要求和部署開展專項(xiàng)審核工作的同時(shí)，先后發(fā)布多個(gè)干部人事檔案相關(guān)管理規(guī)定，對(duì)干部人事檔案材料的收集、整理、利用等方面做出了明確的要求。在2018年《干部人事檔案工作條例》（中辦發(fā)〔2018〕60號(hào)）發(fā)布之后，研究院迅速制定落實(shí)方案，推進(jìn)和指導(dǎo)研究所相關(guān)工作開展。

2.2 干部人事檔案開發(fā)數(shù)字化現(xiàn)狀

《干部人事檔案工作條例》（中辦發(fā)〔2018〕60號(hào)）明確“干部人事數(shù)字檔案應(yīng)按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成數(shù)字圖像和數(shù)字文本”。在這一背景下，干部人事檔案數(shù)字化成為今后工作的趨勢(shì)。但就全國來說，當(dāng)前科研院所干部人事檔案數(shù)字化程度低或暫未開展人事檔案數(shù)字化工作成為普遍存在的現(xiàn)象。究其原因，其一是人事檔案數(shù)字化投入大，不僅需要配置滿足國標(biāo)要求[1 ]的掃描儀等設(shè)備，同時(shí)需配備錄入軟件、查閱系統(tǒng)軟件等軟硬件設(shè)施，并需一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員作為人力支持;其二是周期長(zhǎng)，以我所為例，管理人事檔案數(shù)量超過1000套，人事檔案數(shù)字化工作量巨大且短期內(nèi)無明顯的效益產(chǎn)生。

2.3 干部人事檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀

“干部人事檔案利用工作應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化服務(wù)理念，嚴(yán)格利用程序，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能，充分發(fā)揮檔案資政作用、體現(xiàn)憑證價(jià)值”是中央對(duì)人事檔案開發(fā)利用工作提出的新的要求[2 ]。但當(dāng)前科研院所在干部人事檔案管理工作中，“重藏輕用”是實(shí)際情況，大部分的管理成本花在了人事檔案材料的收集、整理、保存等方面，在干部人事檔案的利用方面沿用傳統(tǒng)的管理模式;在提供人事檔案服務(wù)這方面的概念保守，常態(tài)化的“坐店等客”使得提供人事檔案利用服務(wù)缺乏創(chuàng)新;在嚴(yán)格遵守上級(jí)部門規(guī)定的前提下，利用方式仍是純手工檢索和純紙質(zhì)查閱。這些問題使得干部人事檔案開發(fā)利用工作很難與新時(shí)代深化改革、創(chuàng)新發(fā)展的需求相適應(yīng)。

3 科研院所人事檔案開發(fā)對(duì)策

3.1 建立制度保障 推進(jìn)人事檔案數(shù)字化工作

隨著國家對(duì)人事檔案利用的新要求和人事制度的改革，干部人事檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)。推動(dòng)科研院所干部人事檔案工作進(jìn)一步科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，符合各科研院所實(shí)際管理情況的干部人事檔案的材料收集、審核、整理、歸檔、立卷、保管、轉(zhuǎn)遞和利用等管理工作的所級(jí)人事檔案管理制度亟待出臺(tái)。制定的制度不能只是涉及傳統(tǒng)人事檔案管理范疇，還應(yīng)考慮在檔案數(shù)字化以后，紙質(zhì)人事檔案與數(shù)字化人事檔案雙套管理的方面、所管處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案移交后的管理方面、數(shù)字化檔案資料的新增等方面的工作。

3.2 借助人事檔案專項(xiàng)審核契機(jī) 助力人事檔案信息化建設(shè)

在2014年到2016年期間，按照中組部部署開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的要求?？蒲性核瓿闪祟I(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案專項(xiàng)審核。通過專項(xiàng)審核工作，收集、補(bǔ)充了大量多年未及時(shí)入檔的人事檔案材料，并通過查找，收集歸檔了缺失較久的部分材料，完善了相關(guān)手續(xù)，確保所管領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案信息材料齊全完整，手續(xù)完備，整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)以此項(xiàng)工作為基礎(chǔ)，做到所管領(lǐng)導(dǎo)干部出生日期、參加工作時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、入黨時(shí)間、身份等來源于人事檔案的人事信息字段的準(zhǔn)確率和完整性達(dá)到100%。這一部分的信息，在科研院所干部管理工作和人力資源管理工作中發(fā)揮了極其重要的作用。在中央提出深入推進(jìn)專項(xiàng)審核工作全覆蓋之后[3 ]，科研院所已經(jīng)根據(jù)各自實(shí)際情況，制定對(duì)本單位干部人事檔案進(jìn)行專項(xiàng)審核的方案，相關(guān)工作已開始推進(jìn)。預(yù)計(jì)在此工作結(jié)束之后，相關(guān)信息數(shù)據(jù)會(huì)得到進(jìn)一步明確和固化。將這些寶貴的信息結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)和管理實(shí)際進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)共享與實(shí)時(shí)在線利用，是做好科研院所組織人事工作的基礎(chǔ)保障[4 ]，推進(jìn)干部人事檔案管理應(yīng)用信息化平臺(tái)的建設(shè)勢(shì)在必行。

3.3 創(chuàng)新人事檔案利用方式 主動(dòng)發(fā)揮人事檔案服務(wù)價(jià)值

為降低人事檔案利用成本，可開發(fā)探索人事檔案在線利用流程，實(shí)現(xiàn)人事檔案在線利用審批辦理、根據(jù)權(quán)限在線查閱辦理。實(shí)現(xiàn)電子查閱“一次不跑”，紙質(zhì)查閱“只跑一次”，為科研人員減負(fù)[5 ]。在科研院所，人事檔案材料中包含科研人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、入選重大人才工程、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)、政策理論、業(yè)務(wù)知識(shí)、文化素養(yǎng)培訓(xùn)等信息，利用這些信息探索開展具有科研院所特色的人事檔案編研服務(wù)并納入人檔信息利用服務(wù)中，將更好地發(fā)掘人事檔案的價(jià)值，服務(wù)于科研院所的事業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范GB/T33870-2017.

[2]《干部人事檔案工作條例》（中辦發(fā)〔2018〕60號(hào)）.

[3]姜信治同志《在全國干部人事檔案工作會(huì)議上的講話》.

[4]鄧紹興.人事檔案教程[M].北京：中國傳媒大學(xué)出版社，2008：368.

[5]中辦發(fā)《關(guān)于解決形式主義突出問題為基層減負(fù)的通知》.

作者簡(jiǎn)介：丁蘭嵐，碩士研究生，中國工程物理研究院核物理與化學(xué)研究所館員，研究方向?yàn)槿耸聶n案管理;謝利芳，碩士研究生，中國工程物理研究院館員，研究方向?yàn)槿耸聶n案管理。