事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與對(duì)策

孟麗麗

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，做好事業(yè)單位檔案管理工作十分必要。在新時(shí)代，為做好事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)進(jìn)一步認(rèn)清工作中存在的主要問題，采取有效的優(yōu)化對(duì)策，盡快加以解決，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;問題;對(duì)策

檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，做好事業(yè)單位檔案管理工作，可以為做好有關(guān)社會(huì)服務(wù)工作，造福廣大人民群眾提供更好的檔案服務(wù)。在新時(shí)代，為做好事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)進(jìn)一步明確工作中存在的主要問題，采取有效的優(yōu)化對(duì)策，盡快加以解決，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作。本文試對(duì)這些問題進(jìn)行初步探討，供參考。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理制度不夠完善，管理比較混亂

一些事業(yè)單位檔案管理制度不健全，很多人員存在錯(cuò)誤觀念和認(rèn)識(shí)，覺得檔案信息一旦歸檔，想要調(diào)取、利用非常麻煩。很多文件檔案無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的歸檔處理，面臨丟失、遺漏等問題。一些事業(yè)單位對(duì)檔案工作重視不夠，沒有嚴(yán)格按照相應(yīng)的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。有的沒有科學(xué)合理的檔案管理體系的約束，使得檔案管理工作規(guī)章制度沒有得到認(rèn)真的貫徹落實(shí)，檔案管理工作較為混亂。雖然檔案一般都分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找起來就好比海底撈針，十分困難。

1.2 檔案管理投入欠缺力度，檔案管理信息化程度不高

一些事業(yè)單位檔案管理投入力度不夠，檔案管理信息化程度較低，是制約檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要因素。隨著我國互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)的信息技術(shù)和設(shè)施也逐漸在社會(huì)的多個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。而事業(yè)單位檔案管理由于涉及眾多的數(shù)據(jù)信息，僅僅通過人工操作是十分困難的，并且很容易出現(xiàn)遺漏和缺陷。所以，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的資金投入，大力促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展?，F(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展依然處于初級(jí)階段，許多技術(shù)、設(shè)施以及軟件硬件都有所欠缺，檔案管理質(zhì)量和效率較低。

1.3 事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)性有所欠缺

當(dāng)前時(shí)代背景下，我國的事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率較差，檔案信息利用率較低，與一些事業(yè)單位檔案管理工作人員并非專職人員，大部分身兼數(shù)職，有時(shí)還頻繁換人有關(guān)。由于檔案管理人員事務(wù)繁多，在檔案材料的收集、整理及歸檔方面往往力不從心，檔案分散在各處，反復(fù)使用的文檔難以提交歸檔，檔案收錄不及時(shí)，不完整，檔案的保管情況不明。一些事業(yè)單位檔案資料直接鎖在庫房，這些信息資源無法實(shí)現(xiàn)合理的利用，無法發(fā)揮其價(jià)值，導(dǎo)致檔案信息資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。如一些事業(yè)單位人事檔案管理只是機(jī)械式收集堆放，沒有按時(shí)進(jìn)行整理歸檔，部分單位甚至多年不對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。由此造成人事檔案手續(xù)不完備或遺失，如干部履歷表、干部履職考核表等雖有表，但未簽字蓋章，有的職工甚至沒有把材料交給人事檔案管理部門管理，如此惡性循環(huán)，直接影響人事檔案管理工作的正常開展。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理模式

想要確保新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作順利開展，事業(yè)單位應(yīng)更新檔案管理思想，創(chuàng)新檔案管理模式，重視檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提升管理水平和效率。應(yīng)加大對(duì)事業(yè)檔案管理工作的資金投入，為事業(yè)單位配備較為齊全完善的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，建設(shè)相關(guān)的信息化檔案管理平臺(tái)。只有對(duì)這些基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面升級(jí)、改造和優(yōu)化，才能保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效推進(jìn)，保證檔案信息具有安全性、穩(wěn)定性、可靠性。還應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展變化，對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化和完善。通過檔案管理信息化操作，不僅能夠有效地節(jié)約人力、物力資源，還可以提高實(shí)際的檔案收集、整理、保存和利用效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 優(yōu)化檔案管理機(jī)制

要推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理機(jī)制是一個(gè)重要的途徑。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)完善的檔案管理制度體系，增強(qiáng)歸檔意識(shí)，做到歸檔及時(shí)，歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。應(yīng)實(shí)現(xiàn)事業(yè)檔案管理自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和專業(yè)化，做好電子文件、電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研的全生命周期管理。應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化利用，解決檔案利用不便問題，防止檔案去向不明、被惡意篡改、擴(kuò)散等問題發(fā)生。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員工作責(zé)任的落實(shí)和必要約束，避免出現(xiàn)因工作不負(fù)責(zé)、人員流動(dòng)造成的檔案管理不善等問題。

2.3 提高檔案工作人員素養(yǎng)

提高檔案工作人員素養(yǎng)，是優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的一個(gè)重要措施。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工人員的教育培訓(xùn)，提高其檔案基礎(chǔ)理論水平，充分了解事業(yè)單位檔案管理流程，提升他們的專業(yè)工作能力以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作能力，更好地適應(yīng)檔案管理模式創(chuàng)新和業(yè)務(wù)工作發(fā)展的實(shí)際需要。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，能夠依法依規(guī)規(guī)范地管理事業(yè)單位檔案，保證事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范有序。

新時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)站在新的起點(diǎn)和高度，更新管理理念，分析和研究檔案管理工作中存在的突出問題，創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理機(jī)制，大力推進(jìn)檔案管理信息化，為事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作的發(fā)展、滿足人民群眾的社會(huì)服務(wù)需求，提供更好的檔案服務(wù)。

（作者單位：吉林省雙遼市商務(wù)局）