基層醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策

安春

摘 要：進入信息時代，基層醫(yī)院的各種資料需要得到全面的收集整理，不然面對龐大的病人及其醫(yī)護人員的信息，如果管理不善，會給基層醫(yī)院醫(yī)療護理及管理工作帶來混亂。目前，基層醫(yī)院檔案管理存在一些問題，需要采取有效對策，認真加以解決。

關鍵詞：檔案管理;基層醫(yī)院;問題;對策

檔案管理是基層醫(yī)院管理的重要組成部分，是提高基層醫(yī)院醫(yī)療水平和管理效率的重要基礎條件。但隨著時代的發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的不斷進步，基層醫(yī)院檔案管理面臨一些突出的問題，直接影響了基層醫(yī)院醫(yī)療護理事業(yè)的正常發(fā)展，亟需采取有效對策，及時加以解決。

1 當前基層醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 基層醫(yī)院管理檔案的意識不強

如今基層醫(yī)院大都在追求自身的發(fā)展壯大，偏重于醫(yī)療設備的引進和醫(yī)療技術的提高，忽視了對于醫(yī)院檔案管理工作。由于管理機制方面不如及醫(yī)護工作受到重視，因此，檔案管理跟不上醫(yī)療護理工作發(fā)展的腳步，不能正常開展，工作中面臨的很多問題不能及時得到解決。

1.2 基層醫(yī)院檔案管理制度不健全

相對來說，基層醫(yī)院檔案管理制度建設重視不夠，一個重要的表現，是將檔案存放在多個部門。要是有哪個醫(yī)護人員要查用檔案資料，會非常不便。如果將所有的檔案歸于一個部門管，那么查用檔案材料就會非常方便。另外，一些基層醫(yī)院的檔案管理人員不熟悉檔案管理業(yè)務，在管理檔案過程中難免出現這樣或那樣的問題。

1.3 檔案管理信息化進展過于緩慢

很多基層醫(yī)院檔案管理沒有實現信息化，還停留在傳統管理模式。由于一些醫(yī)療器械和醫(yī)療方法緊跟著信息化，檔案管理不能適應醫(yī)院醫(yī)療護理工作對檔案服務的需要。信息化技術可以實現醫(yī)院檔案的有序編排與整合，能夠保證快速有效地尋找到對應的檔案，提高管理利用效率，且醫(yī)院檔案經過加密保護和備份處理，安全性和有效性均得到保障，具有極為顯著的應用價值，亟需加強。

1.4 過度重視檔案保管，輕視檔案利用

醫(yī)院檔案管理工作包含保管和利用兩項主要工作內容，僅僅做好檔案管理工作會直接造成大量的醫(yī)院檔案處于封閉環(huán)境，很少發(fā)揮其利用價值。這類問題發(fā)生的主要原因，是醫(yī)院領導及檔案管理人員未能正確意識到檔案的利用價值，醫(yī)院檔案的開發(fā)利用手段較為單一、局限性大，應盡快加以改變。

1.5 檔案管理人員專業(yè)素質不達標

一些檔案管理人員沒有充分認識到醫(yī)院檔案管理的重要性，缺乏專業(yè)的檔案管理手段。多數檔案管理人員認為醫(yī)院的核心工作是臨床治療，各類檔案管理屬于基礎工作，基本不會被有關領導和部門重視。檔案管理工作人員多由其他部門人員轉崗而來，缺乏系統性的檔案管理知識學習，不了解醫(yī)院檔案管理相關法律法規(guī)和技術手段等，綜合素質相對較差，直接影響檔案管理工作的開展效果。

2 解決基層醫(yī)院檔案管理存在問題的對策

2.1 提高對基層醫(yī)院檔案工作重要性的認識

醫(yī)院領導對檔案管理工作的重視情況直接關系到醫(yī)院檔案管理工作的正常開展。想要從根本上解決基層醫(yī)院檔案管理存在的問題，就需要將醫(yī)院檔案管理工作納入醫(yī)院管理的重要內容，與醫(yī)院業(yè)務建設發(fā)展擺到同等地位，傾斜更多的人力、物力、財力于檔案管理工作中?；鶎俞t(yī)院應加強對檔案管理工作的直接領導，及時研究解決檔案管理工作中面臨的實際困難和問題。自上而下的對檔案管理的重視，能顯著增強醫(yī)院全體工作人員對檔案管理工作的認可度和重視度，有助于醫(yī)院檔案管理工作的有序推進。

2.2 進一步理順基層醫(yī)院檔案管理體制機制

基層醫(yī)院檔案管理的一個重要問題，就是檔案管理的體制機制不順暢。想要從根本解決此問題，就必須重視理順檔案管理體制機制。理順檔案管理體制機制，有助于增強醫(yī)護人員的檔案管理意識，形成不同部門之間良好的檔案管理工作協調關系。應加強對基層醫(yī)院檔案管理體制機制的貫徹落實和宣傳，讓每個員工都對檔案管理工作重視起來。還應建立健全檔案管理規(guī)章制度，將體制機制制度化，讓每個員工熟記并執(zhí)行制度，并可以根據情況的發(fā)展變化修改完善，確保基層醫(yī)院檔案管理工作的正常秩序。與此同時，應明確檔案管理工作人員的職能，促使檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)有序進行。從事檔案管理工作的員工離職時，新員工也可以根據崗位職能明確自身的工作內容，在相關人員的監(jiān)督下順利完成檔案管理工作的交接，減少醫(yī)院檔案管理責任問題的發(fā)生。檔案管理人員應對醫(yī)院檔案定期進行整理，清除沒有利用價值的檔案，提醒歸還已經借出但尚未歸還的檔案，未能如期歸還的要注明原因，為醫(yī)院檔案管理工作的有序進行提供保障，防止檔案遺失。

2.3 積極推進基層醫(yī)院檔案管理信息化

增強員工們的檔案管理制度的意識，那么接下來便是要著手建立起檔案管理新方法的問題。前面談到，如今社會進入到信息時代，而其檔案管理也應充分采用網絡信息技術來進行。應配備掃描儀、打印機、計算機管理系統等，如將病歷檔案等進行統一的錄入、管理、編號，建設統一的數據庫及管理利用平臺，充分發(fā)揮各種軟硬件設施設備的作用，實現醫(yī)院檔案信息的歸檔、整理、編目、存儲、管理、檢索、借閱等的信息化管理，加強安全管理，提高管理效率。

2.4 加強基層醫(yī)院檔案管理硬件建設

在信息化技術快速發(fā)展的背景下，應做好醫(yī)院檔案管理工作的硬件建設，購置管理設備保證檔案管理信息化的需要。醫(yī)院內需要確定一個庫房用于醫(yī)院檔案管理，并配置空調、除濕器、檔案架等，增設防火、防盜系統，有效解決傳統管理手段存儲能力有限、管理壓力大、利用率低等相關問題，提升醫(yī)院檔案資源的利用率，滿足醫(yī)療需求、培訓及科研需求。

2.5 提升醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質

就目前醫(yī)院檔案管理工作人員存在的專業(yè)素質不達標問題，需確定醫(yī)院檔案管理工作人員篩選標準和培訓計劃，確保每一位從事醫(yī)院檔案管理工作的人員都具備基本的檔案管理能力，并在日常培訓中得到綜合素質的提升。篩查標準有對醫(yī)院檔案管理重要性的認識情況、對醫(yī)院檔案管理技術手段的了解情況等。培訓內容應以檔案管理工作的重要意義、醫(yī)院檔案管理工作的技術與手段、其他醫(yī)院檔案管理工作實例等為主。醫(yī)院也應與其他醫(yī)院積極溝通，創(chuàng)造交流學習的機會，互相借鑒醫(yī)院檔案管理的方式方法，汲取經驗，取長補短。醫(yī)院檔案管理工作人員自身也要在充分認識檔案管理工作重要性的基礎上，對自身檔案管理水平作出正確評估，從而利用自己的空余時間積極學習檔案管理的相關知識，不斷提高業(yè)務工作技能，以強烈的工作責任感和高水平的檔案管理技能投入到工作中，在提升自身綜合能力的同時，為基層醫(yī)院檔案管理工作邁上新臺階做出新貢獻。

綜上所述，我們應充分認識基層醫(yī)院檔案管理工作中存在的突出問題，采取提高對檔案工作重要性的認識、理順檔案管理體制機制、推進檔案管理信息化等有效對策，及時加以解決。

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（作者單位：吉林省和龍市光明社區(qū)衛(wèi)生服務中心）