提升事業(yè)單位檔案管理核心競爭力的路徑思考

曾萍 吳紅

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作，在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。從當(dāng)前社會發(fā)展形勢來看，各項事業(yè)都在不斷更新和改革，事業(yè)單位要想在社會競爭中保持長久的實力，就要不斷改變自身管理方法，提升管理效率。本文針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，提出了提高核心競爭力的措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;核心競爭力;路徑

事業(yè)單位的檔案管理是開展各項工作的依據(jù)。隨著檔案管理方法的不斷更新，管理工作有了很大的進(jìn)展，但從整體上看，缺乏核心競爭力，難以在長遠(yuǎn)的發(fā)展中實現(xiàn)高效的管理。針對不同地區(qū)事業(yè)單位檔案管理水平存在不均衡的現(xiàn)象，本文對提升事業(yè)單位檔案管理核心競爭力的路徑進(jìn)行分析，希望提供一些有益的建議。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中的不足

1.1 缺乏對檔案管理工作的重視

根據(jù)我國事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位檔案管理人員必須熟知相關(guān)法律法規(guī)，并且重視檔案管理在事業(yè)單位運(yùn)營中的價值。通過檔案管理，對單位內(nèi)部人員以及對外關(guān)系、工作相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的梳理，以保證信息傳遞的準(zhǔn)確性，提升工作的效率。而從目前管理情況來看，事業(yè)單位管理層及基層員工對檔案管理工作的重視度明顯不足[1 ]。

1.2 缺少事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性

在我國事業(yè)單位檔案管理中，大多存在管理不規(guī)范的問題，這不僅與管理人員及工作人員重視度不夠有關(guān)，還與他們對檔案管理缺乏正確的認(rèn)知有關(guān)。缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度及工作流程約束、管理部門工作人員監(jiān)管不到位，都是事業(yè)單位檔案管理中缺乏規(guī)范性的重要原因。

1.3 缺乏管理思維及管理素質(zhì)

從事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多事業(yè)單位檔案管理人員缺乏應(yīng)變思維，在工作中不思上進(jìn)，不能通過不斷的學(xué)習(xí)提高自身專業(yè)技能。在工作中，仍然沿用之前的檔案收集、分類及歸類標(biāo)準(zhǔn)，缺乏全局意識，不能夠?qū)κ占降臋n案信息進(jìn)行合理利用，造成了很多資源的浪費。從人員管理方面，相關(guān)人員缺乏專業(yè)的管理素質(zhì)，對基層員工管理缺乏必要的規(guī)劃，工作分配不能合理化，影響工作效率[2 ]。

1.4 缺乏科學(xué)的管理技術(shù)

信息化的發(fā)展已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，事業(yè)單位檔案管理中雖然已經(jīng)開始應(yīng)用信息化技術(shù)，利用計算機(jī)進(jìn)行信息的錄入和分類、存檔。但在應(yīng)用過程中，由于缺乏專業(yè)的信息化維護(hù)團(tuán)隊，加上對信息化的重要性認(rèn)知不夠，容易導(dǎo)致信息化只是作為信息存儲的工具，而其強(qiáng)大的分類、歸檔、資源共享等功能都未得到有效的發(fā)揮。不能夠?qū)⒆钚碌男畔⒒夹g(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作充分結(jié)合，進(jìn)行技術(shù)更新及管理知識的學(xué)習(xí)，是導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率不高的重要原因。

2 事業(yè)單位檔案管理核心競爭力的提升措施

2.1 進(jìn)行管理意識的創(chuàng)新

管理人員和工作人員對檔案管理工作的重視程度，對事業(yè)單位檔案管理的工作效率影響非常大。針對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作受重視程度不高的問題，要徹底改變管理人員及工作人員的認(rèn)知，讓他們從根本上改變其管理意識，意識到事業(yè)單位檔案管理工作不僅僅是一個文職工作，不僅僅是對檔案進(jìn)行整理和保存。通過對管理人員以及工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，幫助他們了解事業(yè)單位檔案管理的概念、重要性以及在國家發(fā)展中的作用，幫助他們樹立業(yè)務(wù)和檔案管理同等重要的觀念。并通過對檔案管理問題引發(fā)單位損失、人員和財力耗費的案例進(jìn)行分析，提高全體工作人員對檔案管理重要性的認(rèn)識。還可通過檔案管理業(yè)務(wù)比賽的形式，提升工作人員的積極性，保證他們對檔案管理的重視度[3 ]。

2.2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化管理

事業(yè)單位檔案管理部門需加強(qiáng)對于檔案的規(guī)范化管理。首先，要建立檔案管理專門的資料保管室，所有的檔案資料以及計算機(jī)設(shè)備都由專人保管和負(fù)責(zé)，出了問題后追究相應(yīng)責(zé)任人的責(zé)任。其次，還要建立和完善檔案管理的規(guī)章制度，形成系統(tǒng)化的工作流程。在以往的工作中，檔案管理部門也制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，但難以在實際工作中展開，很多工作人員抱有“鐵飯碗”的意識，認(rèn)為不管工作質(zhì)量好壞，對自身也沒有太大的影響。這種危險意識，會直接影響到檔案管理的質(zhì)量。因此，在加強(qiáng)管理過程中，要對工作人員的工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并對工作中的疏漏嚴(yán)格追究，絕不姑息，保證工作人員都能夠樹立崗位責(zé)任意識，切實落實檔案管理工作。在工作中，還可通過交流學(xué)習(xí)，借鑒其他事業(yè)單位檔案管理工作中的先進(jìn)經(jīng)驗，彌補(bǔ)自身不足，努力走出一條符合自身實際情況的檔案管理規(guī)范化管理的道路[4 ]。

2.3 提升管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)比較重，且對工作人員的專業(yè)素質(zhì)和能力要求都比較高，在工作過程中，只有工作人員具備專業(yè)處理能力以及工作責(zé)任感，才能夠保證檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用。而從我國人事制度的發(fā)展情況來看，具有豐富工作經(jīng)驗的工作人員隨時可能被調(diào)離崗位，由新的入職人員替補(bǔ)，且由于缺乏中間交接過程，常導(dǎo)致檔案管理工作陷入混亂局面，出現(xiàn)檔案資料丟失情況。面對這種情況，在實際的管理工作中，首先要對檔案管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，待其在培訓(xùn)考核中，操作技能、綜合素質(zhì)以及工作責(zé)任心等均達(dá)標(biāo)，才能夠允許上崗。而在崗位交接過程中，要待新進(jìn)工作人員能夠充分適應(yīng)檔案管理工作后，原崗位工作人員才能夠調(diào)離崗位，實現(xiàn)工作的順利交接。在工作中，還應(yīng)定期實施在崗培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)知識，并對其進(jìn)行思想政治教育，提高他們?yōu)槿嗣穹?wù)的意識，充分做好本職工作。在工作中，還要不斷提升自我的工作能力，不斷增強(qiáng)自身專業(yè)素質(zhì)。從事業(yè)單位實際工作情況來看，結(jié)合現(xiàn)代化社會的發(fā)展現(xiàn)狀，在檔案管理中，要樹立現(xiàn)代化管理觀念，與時俱進(jìn)，并通過不斷培養(yǎng)自我職業(yè)道德修養(yǎng)，獲得檔案管理工作的不斷進(jìn)步。在實際的工作中，為了提高事業(yè)單位檔案管理人員隊伍的素質(zhì)，要經(jīng)過嚴(yán)格的篩選和審查，招聘符合崗位需要的工作人員。管理層人員也需要不斷提升自身管理能力，促進(jìn)檔案管理部門的整體發(fā)展[5 ]。