新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理存在的問題及對(duì)策

楊瑩

經(jīng)過多年努力，我國(guó)企事業(yè)單位機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作有了一定的發(fā)展。新時(shí)代機(jī)關(guān)企事業(yè)單位機(jī)構(gòu)編制部門應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的作用和意義，認(rèn)清檔案管理工作中存在的主要問題，采取科學(xué)有效的優(yōu)化措施，創(chuàng)新機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作，提高管理水平，更好地為機(jī)構(gòu)編制工作提供檔案服務(wù)。

1 新時(shí)代機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作中存在的主要問題

目前，很多機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，檔案的數(shù)量和內(nèi)容較多，且信息時(shí)間跨度較大，檔案管理相對(duì)封閉，再加上傳統(tǒng)檔案主要為紙質(zhì)檔案，管理效率不高，檔案實(shí)體及信息缺乏必要的安全保障。

1.1 機(jī)構(gòu)編制檔案收集歸檔不齊全

一些機(jī)關(guān)企事業(yè)單位機(jī)構(gòu)編制部門檔案管理制度不健全，或者制度落實(shí)不到位，收集歸檔工作責(zé)任不落實(shí)，進(jìn)行收集歸檔不及時(shí)，歸檔范圍不明確，有的文件材料散存在業(yè)務(wù)部門或者相關(guān)工作人員手中，歸檔文件材料不齊全，會(huì)議材料、情況報(bào)告等材料缺失明顯，影響了歸檔文件材料的完整性，影響日后利用。

1.2 歸檔的文件材料不真實(shí)不準(zhǔn)確

一些機(jī)關(guān)企事業(yè)單位機(jī)構(gòu)編制部門文件材料的形成和管理流程不夠規(guī)范，收集歸檔過程中審核把關(guān)不嚴(yán)格，部分檔案材料的審批簽字不完整，有的不是原件，有的只有請(qǐng)示，沒有已有的批復(fù)，有的是未討論通過的文件等，有的會(huì)議記錄是會(huì)后整理記上去的，直接影響了歸檔文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

1.3 歸檔文件材料分類整理不規(guī)范

有的文件材料未按有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范要求進(jìn)行準(zhǔn)確的分類，如年度歸屬不準(zhǔn)確，劃定保管期限不準(zhǔn)確。有的歸檔文件材料排列混亂，重要、綜合的文件材料排在后面，請(qǐng)示和批復(fù)、定稿和正本、同一個(gè)會(huì)議的文件材料等排在不同的位置。有的未修改完善不規(guī)范的文件材料題名，未按檔號(hào)編制規(guī)則編檔號(hào)，影響日后的檔案檢索利用。

2 解決新時(shí)代機(jī)構(gòu)編制檔案管理存在問題的措施

2.1 建立健全檔案管理體系

科學(xué)有效的檔案管理體系是檔案管理工作有序開展的重要前提。在檔案管理工作中，需要制定科學(xué)有效的管理標(biāo)準(zhǔn)及制度。針對(duì)已經(jīng)形成的檔案材料，應(yīng)加強(qiáng)資料的整理及歸檔，按照不同的文件類型切實(shí)做好歸檔工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。應(yīng)仔細(xì)鑒別不完整的檔案資料，及時(shí)將記錄提交給有關(guān)部門予以審核，及時(shí)補(bǔ)充檔案材料。另外，還需結(jié)合不同載體劃分不同類型的檔案材料，規(guī)劃完整的管理流程和模式。應(yīng)根據(jù)檔案管理工作需要，加大檔案管理投入力度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和設(shè)備配備，保證檔案管理的基本條件。此外，針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體系，還需注重檔案管理的實(shí)效性。檔案管理人員必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求做好檔案的歸檔和整理工作，及時(shí)將材料信息輸入檔案管理系統(tǒng)，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.2 變革管理模式

應(yīng)要求檔案工作人員在工作中積極創(chuàng)新檔案管理思路和模式，同時(shí)科學(xué)利用先進(jìn)的技術(shù)和管理方法。我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)需要得到高度的重視。機(jī)構(gòu)編制部門檔案管理人員在日常工作中可充分結(jié)合機(jī)構(gòu)編制工作的總體要求，創(chuàng)建具有針對(duì)性和先進(jìn)性的信息管理平臺(tái)，以此優(yōu)化檔案信息管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資料錄入、輸出、查找、匯總等全方位信息化，全面改善傳統(tǒng)檔案管理工作模式的不足。

針對(duì)自動(dòng)化辦公的總體要求，在檔案管理工作中，工作人員應(yīng)充分利用信息管理模式和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的全面轉(zhuǎn)化，高度滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的整體需求。有關(guān)部門和工作人員也可在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上應(yīng)用檔案資源，嚴(yán)格控制檔案資料傳閱的時(shí)間，提升檔案管理工作的效率。

信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)成為檔案資料管理的重要硬件設(shè)施。檔案管理人員需要深入了解和掌握電子檔案的基本特征及管理規(guī)范，具備較為全面且豐富的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)和技能，從而維護(hù)檔案信息的安全性，避免檔案信息出現(xiàn)遺失或損壞的情況。在檔案管理工作模式革新過程中，機(jī)構(gòu)編制部門應(yīng)組織檔案管理人員參加專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要有計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和信息工程知識(shí)等。

2.3 提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

與一般檔案管理工作相比，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和服務(wù)性，這對(duì)管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。在檔案崗位人員管理過程中，相關(guān)部門需科學(xué)設(shè)置崗位機(jī)構(gòu)，明確不同崗位人員的基本工作職責(zé)，切實(shí)保障檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力，不斷加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新思維和能力，確保檔案資源的有效管理和利用。

應(yīng)明確檔案管理工作人員的工作職責(zé)，不斷提升工作人員的綜合素質(zhì)。在安排檔案工作人員時(shí)，應(yīng)以政治覺悟較高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)，且具有過硬業(yè)務(wù)能力的人員為首選，與崗位考核制度默契配合，以此全面激發(fā)工作人員的工作熱情，使其始終保持積極的工作態(tài)度。在人員培訓(xùn)中，也應(yīng)采取多種措施積極鼓勵(lì)管理人員，組織開展多種學(xué)習(xí)和交流活動(dòng)，使其主動(dòng)參與學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技能，不斷提升日常管理工作能力和水平。檔案工作人員應(yīng)以更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，掌握檔案管理技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新的總體思路，深入學(xué)習(xí)和運(yùn)用相關(guān)的理論和技術(shù)，完善和提高日常的檔案管理工作。

（作者單位：中共洮南市委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)）