大數(shù)據(jù)時代下人事檔案電子化管理研究

丁春玲

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，人事檔案電子化管理面臨著難得的發(fā)展機遇，大數(shù)據(jù)、云計算、5G技術(shù)、智能物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子簽名技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等先進技術(shù)為人事檔案電子化高效、安全管理提供了可靠技術(shù)保障。人事檔案電子化管理呈現(xiàn)出明顯優(yōu)勢，但也面臨挑戰(zhàn)，對此，要切實采取有效措施，做好大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案;電子化;檔案管理

概述

人事檔案電子化管理是基于先進軟件和高速、大容量硬件基礎(chǔ)上的人事檔案管理模式，通過集中式信息庫、自動處理信息、服務(wù)共享，達到降低管理成本、提高管理效率，改進檔案服務(wù)模式的目標[1 ]。

1 大數(shù)據(jù)時代影響人事檔案電子化主要方面

1.1 大數(shù)據(jù)、云計算

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有“5V”特點：大量、高速、多樣、真實性和低價值密度，將其應用于人事檔案電子化管理，實現(xiàn)對人事檔案信息的專業(yè)化處理，提高人事檔案“數(shù)據(jù)加工能力”，通過“加工”確保人事檔案信息數(shù)據(jù)“增值”[2 ]。云計算技術(shù)應用于人事檔案電子化管理，能夠?qū)鹘y(tǒng)存放于服務(wù)器硬盤上的人事電子檔案存放于第三方云服務(wù)器。云計算技術(shù)的應用，降低了因斷電、自然災害等突發(fā)極端條件下人事檔案數(shù)據(jù)丟失、滅失的風險。

1.2 5G技術(shù)、智能物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

大數(shù)據(jù)時代，5G技術(shù)與智能物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)聯(lián)合應用，實現(xiàn)萬物互聯(lián)，尤其是將其與移動智能終端設(shè)備結(jié)合，極大地提升了人事檔案信息的查詢、服務(wù)實效性、便捷性和準確性[3 ]。

1.3 電子簽名技術(shù)，區(qū)塊鏈技術(shù)

人事檔案對真實性、保密性要求極高，在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案電子化，確保人事檔案電子化真實、可靠，是評價其電子化質(zhì)量的關(guān)鍵因素[4 ]。大數(shù)據(jù)時代，利用電子簽名技術(shù)，實現(xiàn)B2B端重要人事檔案中的真實性認證技術(shù)，有效避免了人事檔案電子化被篡改、偽造，甚至變造的風險。區(qū)塊鏈技術(shù)核心為分布式記賬技術(shù)+共識機制+加密算法，應用于人事檔案電子化管理中，可確保經(jīng)驗證后的人事檔案信息具有不可篡改性。

2 大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化優(yōu)勢主要體現(xiàn)

2.1 分類保管更加簡便

與傳統(tǒng)人事檔案電子化管理不同的是，大數(shù)據(jù)時代，5G技術(shù)的應用，以及大數(shù)據(jù)、云計算等，使人事檔案電子化管理起來更加簡便[5 ]。

2.2 計算存儲功能強大

與傳統(tǒng)的人事檔案電子化管理不同，大數(shù)據(jù)時代，人事檔案電子化管理的計算速度、強度和深度都遠遠超過了傳統(tǒng)的人事檔案信息化管理。尤其是人工智能技術(shù)的應用，使人事檔案數(shù)據(jù)信息存儲呈現(xiàn)出指數(shù)級增長。而且，大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)更新?lián)Q代快，技術(shù)迭代周期短，芯片運用于超級計算機，能夠以最小功率獲得最大量人事檔案信息。云存儲技術(shù)的應用，又進一步降低了人事檔案信息存儲成本，節(jié)約了檔案管理費用。

2.3查詢利用更加直觀。大數(shù)據(jù)時代，人事檔案電子化查詢利用更加直觀，尤其是VR技術(shù)的應用，可以更加直觀化地查詢多份人事檔案信息資料。此外，還可以在各個移動終端設(shè)備，將人事檔案信息以圖、表、文字等多種形式直觀呈現(xiàn)，使人事檔案信息更加立體、真實。

2.4 工作質(zhì)效顯著提升

大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理在人事檔案信息錄入、整理、分類、查詢、利用、存儲、保管等方面都具有傳統(tǒng)人事檔案電子化管理模式所難以比擬的優(yōu)勢，不僅可有效降低管理成本，還能增加管理效益[6 ]。與傳統(tǒng)“一對一”信息互傳管理模式不同，大數(shù)據(jù)時代人工檔案電子化管理可借助云存儲技術(shù)實現(xiàn)電子化人事檔案一對多傳輸、利用。

3 大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化挑戰(zhàn)主要形式

3.1 物理網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代，人事檔案電子化管理依然需要物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持和應用，尤其是一些網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的應用，斷電、人為破壞等人為因素，以及地震、天災等不可抗力因素，會給人事檔案電子化管理的介質(zhì)產(chǎn)生不利影響，甚至是毀滅性的影響。這些因素的存在，無疑會增加人事檔案電子化管理過程中軟件系統(tǒng)崩潰、硬件設(shè)備損毀，人事檔案信息泄漏等各種風險。

3.2 局域網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)

人事檔案電子化管理大多需要應用于部門、單位或企業(yè)等內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。但這種局域網(wǎng)絡(luò)也面臨著各種安全風險挑戰(zhàn)。主要表現(xiàn)在：人事檔案電子化管理人員的疏忽大意，導致人事檔案電子化管理中選用了盜版的防火墻，或者未安裝防火墻，或路由器被人為植入病毒，從而導致人事檔案信息泄密或丟失。據(jù)統(tǒng)計，七成左右的網(wǎng)絡(luò)風險來自局域網(wǎng)。另一方面，局域網(wǎng)中人事檔案信息共享或傳輸過程環(huán)節(jié)，易造成人事檔案信息泄密。此外，U盤、移動硬盤等來路不明或未經(jīng)殺毒處理的介質(zhì)直接插入到局域網(wǎng)中，都可能將外部安全風險帶入到局域網(wǎng)中。

3.3 外部網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)

通常，人事檔案電子化管理不允許與外部互聯(lián)網(wǎng)相連，以避免外部危險因素感染到局域網(wǎng)中[7 ]。但人事檔案管理人員往往無視規(guī)定，連接到互聯(lián)網(wǎng)，導致感染網(wǎng)絡(luò)病毒或遭受黑客攻擊。

4 大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理主要措施

根據(jù)大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化管理的主要影響方面，以及其面臨的主要安全風險，重點需要從以下幾個方面做好人事檔案電子化管理工作。

4.1 強化檔案電子化管理基礎(chǔ)建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代，人事檔案電子化管理需要打牢相應的軟硬件基礎(chǔ)支持和保障。例如，購置一定數(shù)量的計算機，引用先進的智能終端設(shè)備，有條件的，可建設(shè)專門的數(shù)字化檔案館（室），開發(fā)或引入人事檔案電子化應用軟件，為人事檔案電子化管理提供專門的應用管理系統(tǒng)。購置電子掃描儀、光盤刻錄機等。使用正版的殺毒軟件，安裝防火墻，為人事檔案電子化應用提供安全外在環(huán)境。定期對檔案應用系統(tǒng)進行查殺毒，消除安全隱患。

4.2 注重檔案電子化管理技術(shù)應用