檔案數(shù)據(jù)在績(jī)效考核中的重要作用及應(yīng)用研究

萬惠

摘 要：將檔案數(shù)據(jù)科學(xué)地納入績(jī)效考核評(píng)價(jià)管理體系儲(chǔ)存利用，客觀地反映出單位發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)改進(jìn)工作方式方法，能發(fā)揮不可替代性作用。相應(yīng)地?cái)?shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性就極其重要，對(duì)提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發(fā)揮著反向促進(jìn)作用。本文期望以此為例，為基層單位檔案數(shù)據(jù)在績(jī)效考核擴(kuò)展利用中提供一些思路。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù);績(jī)效考核;檔案管理;應(yīng)用

檔案作為歷史資料的真實(shí)記錄，在單位管理工作中發(fā)揮著依據(jù)、借鑒、參考等作用。社會(huì)越發(fā)展，檔案的價(jià)值就越發(fā)突顯。檔案作為歷史沿革的見證資料，具有唯一性和不可復(fù)制性[1 ]。當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案信息資源需求日益增大，檔案工作已從傳統(tǒng)的實(shí)體管理方式向全信息服務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變[2 ]。大多數(shù)基層單位在收集整理儲(chǔ)存檔案資料時(shí)，受人力、物力和條件限制，往往只重視重要文件、資料的收集儲(chǔ)存，大都忽視了日后用于統(tǒng)計(jì)分析的檔案數(shù)據(jù)資料。如檔案數(shù)據(jù)匯編、工作年鑒及各種匯總報(bào)表等數(shù)據(jù)資料，都是對(duì)所屬檔案中有關(guān)生產(chǎn)、科研及其管理的重要數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯集、整理，系統(tǒng)地揭示這些數(shù)據(jù)及其相互關(guān)系的編研成品，是檔案資料的必要組成部分。

本文結(jié)合單位日常工作中的一些作法，試述如何將匯集、整理、分析形成的有效檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用到實(shí)施績(jī)效考評(píng)方面。

1 數(shù)據(jù)檔案在績(jī)效考核中的重要作用

檔案數(shù)據(jù)就是日常工作中將離散的、混雜的各種資料通過科學(xué)分類、制表繪圖等形式整理歸類，以揭示或建立起各種數(shù)據(jù)關(guān)系，準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、科研及其管理相關(guān)的內(nèi)容信息，標(biāo)準(zhǔn)化歸檔后形成規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)資料?？?jī)效考核是單位根據(jù)自身特點(diǎn)采取與之相適應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制管理模式，是對(duì)員工一段時(shí)間內(nèi)的工作業(yè)績(jī)、績(jī)效目標(biāo)完成情況進(jìn)行評(píng)定[3 ]。檔案數(shù)據(jù)以其精準(zhǔn)高效性應(yīng)用到績(jī)效考核管理體系中，快速便捷應(yīng)用的檔案數(shù)據(jù)查詢應(yīng)用可以高效地完成績(jī)效考核任務(wù)。也可增加檔案工作對(duì)績(jī)效考核的反向督導(dǎo)。

1.1 檔案數(shù)據(jù)為績(jī)效考核提供基礎(chǔ)性材料

績(jī)效考核過程中制定的工作計(jì)劃、實(shí)施方案、程序范圍、表格樣式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等均來自科研、文書和人事等檔案資料的支撐。作為這些檔案資料的編研成品檔案數(shù)據(jù)可提供信息量更大，內(nèi)容更豐富，使用范圍更加普遍績(jī)效考核的基礎(chǔ)性資料。檔案數(shù)據(jù)是被考核人員績(jī)效考核內(nèi)容的各項(xiàng)指標(biāo)的重要記載和依據(jù)。這些材料是績(jī)效考核的重要憑證，是績(jī)效考核的前提和重要保障條件。

1.2 檔案數(shù)據(jù)對(duì)績(jī)效考核進(jìn)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)

對(duì)績(jī)效考核各項(xiàng)指標(biāo)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及賦分分值均由相應(yīng)的檔案材料提供和支撐。在績(jī)效考核的過程中均由檔案數(shù)據(jù)材料進(jìn)行佐證和監(jiān)督，以印證考核的真實(shí)有效。

1.3 檔案數(shù)據(jù)為建立績(jī)效考核數(shù)字化系統(tǒng)提供支持

在實(shí)際工作中，每年都有大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以表格、圖示或數(shù)據(jù)庫(kù)等信息形式形成檔案數(shù)據(jù)匯集。利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)與圖象處理功能，及時(shí)錄入、修改、更新相關(guān)數(shù)據(jù)，并可便捷快速查找數(shù)據(jù)，形成了新型的動(dòng)態(tài)性數(shù)字式檔案管理模式。為考核系統(tǒng)提供完善、有效的數(shù)據(jù)支撐。

1.4 檔案數(shù)據(jù)可以助推績(jī)效考核的不斷完善

績(jī)效考核是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，是一個(gè)不斷完善和提高的過程。在實(shí)踐中要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的不足，及時(shí)更新、完善統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，并逐步改進(jìn)和提高檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)性和使用效率，以促進(jìn)績(jī)效考核合理高效開展。

2 檔案數(shù)據(jù)管理工作存在的主要問題

2.1 對(duì)檔案數(shù)據(jù)的作用重視不夠，動(dòng)力不足

存在“重文檔，輕數(shù)據(jù)”意識(shí)，認(rèn)為數(shù)據(jù)檔案管理工作沒有明確要求，可有可無，認(rèn)識(shí)不到檔案數(shù)據(jù)建設(shè)工作的重要性和必要性，數(shù)據(jù)檔案信息資源開發(fā)不足，造成數(shù)據(jù)檔案收集范圍不廣，不夠系統(tǒng)全面，在績(jī)效方案設(shè)計(jì)時(shí)，由于無數(shù)據(jù)支持而不得不放棄。

2.2 檔案數(shù)據(jù)材料收集分散，統(tǒng)籌不夠

在檔案材料收集方面，由于不同部門、不同崗位收集數(shù)據(jù)范圍和要求不同，部門間、人員間協(xié)調(diào)有限，造成一系列材料收集脫節(jié)斷檔或重復(fù)無用。特別是沒有形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)資料及時(shí)登記、儲(chǔ)存的長(zhǎng)效機(jī)制。這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案數(shù)據(jù)收集使用的質(zhì)量，降低了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，使績(jī)效考核的嚴(yán)謹(jǐn)性受到影響。

2.3 檔案數(shù)據(jù)管理缺乏專業(yè)性人才，整體素質(zhì)不高

檔案管理具有較高的專業(yè)性，檔案數(shù)據(jù)的分類、統(tǒng)計(jì)、使用等均有一定的技術(shù)要求，由于受編制、崗位限制，很難保證檔案管理人員專業(yè)水平。對(duì)于龐雜繁多的基礎(chǔ)性資料，沒有專業(yè)系統(tǒng)的分析統(tǒng)計(jì)等綜合能力，難以將紛雜的大量數(shù)據(jù)提煉應(yīng)用到績(jī)效考核工作中去。

2.4 檔案數(shù)據(jù)收集的有效監(jiān)督不夠，缺乏系統(tǒng)性管控

績(jī)效考核是選拔人才、培養(yǎng)人才、營(yíng)造重才用才環(huán)境的重要手段。績(jī)效考核對(duì)于職務(wù)調(diào)整、職稱晉升、年度考核、聘期考核、人才選拔、薪級(jí)晉升、績(jī)效兌付都具有重要參考依據(jù)或決定性作用[4 ]。受環(huán)境、主客觀因素等多方面的影響，大都難以對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計(jì)、利用等工作過程、環(huán)節(jié)、質(zhì)量及效率等方面進(jìn)行全面有效監(jiān)督，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)篡改、造假和泄漏等不良行為，致使績(jī)效考核的公正性受到質(zhì)疑。

3 績(jī)效考核檔案數(shù)據(jù)范圍的延展及應(yīng)用

績(jī)效考核目的就是堅(jiān)持德才兼?zhèn)?、?jìng)爭(zhēng)擇優(yōu)的基本原則，不“論資排輩”，破除“平衡照顧”，以公平科學(xué)合理的量化考核體系為平臺(tái)，充分保障各類人才平等參與競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)和相應(yīng)權(quán)益。我單位自2001年開始，先后制定了以年度量化考核的《各級(jí)各類工作人員考核標(biāo)準(zhǔn)》、職稱評(píng)聘分開量化考核的《專業(yè)技術(shù)職務(wù)推薦晉升和聘任管理辦法》、實(shí)行職稱聘后動(dòng)態(tài)管理的《專業(yè)技術(shù)人員聘期管理辦法》，通過近20年的積極探索實(shí)踐，形成了較為完整的量化考核體系，建立了按崗聘任、人崗相宜、競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)的用人機(jī)制，在業(yè)務(wù)發(fā)展和學(xué)科建設(shè)上相得益彰，取得了明顯成效，得到了上級(jí)部門高度肯定和推廣。同時(shí)也反向促進(jìn)了單位檔案數(shù)據(jù)管理工作的推進(jìn)。