新形勢下高校辦公自動化系統(tǒng)的研究

肖述

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無法滿足日常工作的需要。為此，建立一套適合目前形勢的辦公自動化系統(tǒng)已迫在眉睫。文章以一所本科院校為例，詳細(xì)介紹了學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的需求分析與設(shè)計，對于建立其他高校的辦公自動化系統(tǒng)具有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;OA系統(tǒng);信息化

0 ? 引言

在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息時代，特別是新冠疫情暴發(fā)以來，我們學(xué)習(xí)和辦公模式發(fā)生了深刻的改變。雖然目前辦公自動化模式得到了普遍認(rèn)可和較廣泛使用，但各高校的辦公自動化信息層次仍有較大的提升空間[1]。例如比較多的高校線上辦公主要集中在公文處理和信息發(fā)布上，而校外來文管理、會議管理、督辦管理和合同管理等功能并未得到廣泛開發(fā)，OA辦公系統(tǒng)并未得到系統(tǒng)性全面性建設(shè)。本文結(jié)合學(xué)校實際，介紹了在建設(shè)OA辦公系統(tǒng)中涉及的功能、原則、前提條件最后達(dá)到的效果。

1 ? 建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)原則

1.1? 建設(shè)目標(biāo)

減少辦公開支，降低辦公成本;內(nèi)部共享各種信息資源，實現(xiàn)知識規(guī)整與管理;加強(qiáng)員工間的交流、增強(qiáng)人員責(zé)任感、高整體工作效率;通過后臺的統(tǒng)計匯總功能，制作報表;對日常的工作進(jìn)行記錄，以備事后隨時查詢。

1.2? 建設(shè)原則

（1）系統(tǒng)須遵循開放性原則，必須與學(xué)校智慧服務(wù)信息化平臺全面集成，包括統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺、數(shù)據(jù)交換平臺、統(tǒng)一門戶等，進(jìn)而與學(xué)校其他信息系統(tǒng)實現(xiàn)對接。（2）系統(tǒng)須遵循安全性原則，應(yīng)符合信息安全等級保護(hù)二級標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)OA系統(tǒng)要采取有效的安全機(jī)制，包括系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、日志審計以及操作痕跡保留等。需采用靈活的授權(quán)管理機(jī)制，按照不同用戶、不同角色分配不同的操作權(quán)限。（3）系統(tǒng)在安裝配置上應(yīng)遵循簡潔化原則。PC桌面端采用瀏覽器工作，無須安裝客戶端軟件，支持盡可能多的主流瀏覽器，無須復(fù)雜的瀏覽器客戶端設(shè)置即可順利訪問系統(tǒng)。（4）系統(tǒng)對待歷史數(shù)據(jù)須遵循延續(xù)繼承原則，完成原OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移，方便在新系統(tǒng)中調(diào)閱歷史數(shù)據(jù)和文件。（5）系統(tǒng)須遵循穩(wěn)定性原則，能夠平穩(wěn)流暢運行，優(yōu)化軟件設(shè)計和源代碼，不卡頓。

2 高校辦公自動化系統(tǒng)的主要功能模塊

2.1? 公共模塊管理和發(fā)文管理

（1）公共模塊管理，包含通訊錄管理、日程管理、待辦事項。

（2）發(fā)文管理，分為學(xué)校發(fā)文和二級單位發(fā)文兩大類，學(xué)校發(fā)文是校級層面的公文，二級單位發(fā)文是二級單位內(nèi)部的公文。第一，發(fā)文管理可支持?jǐn)M文簽和正文在一個屏中完全顯示，并可以通過權(quán)限控制查看正文內(nèi)容。第二，學(xué)校發(fā)文包含黨務(wù)文件、行政文件、函件、會議紀(jì)要等。流程主要有文件起草、負(fù)責(zé)人審批、部門會簽、秘書辦文、辦公室審批、校領(lǐng)導(dǎo)審批、校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、套紅、蓋章、分發(fā)等環(huán)節(jié)。發(fā)起人可以通過系統(tǒng)提醒下一環(huán)節(jié)處理人。辦文過程中，可查看辦文的修改痕跡。第三，可以通過擬文簽中的任何字段進(jìn)行模糊查詢，找到系統(tǒng)中的相關(guān)文件。第四，發(fā)文流程流轉(zhuǎn)完成后，可實現(xiàn)一鍵轉(zhuǎn)格式（文件格式可實現(xiàn)為PDF和Word），并進(jìn)行自動歸檔

2.2? 校外來文管理

校外來文管理主要是處理上級來文和其他單位來函等。（1）每個流程按照學(xué)校的實際定制。在這些流程的每一環(huán)節(jié)，可以通過系統(tǒng)提醒下一環(huán)節(jié)處理人。（2）可以按標(biāo)題、創(chuàng)建時間進(jìn)行搜索，以及全文檢索，并能在“收文登記簿”中以年份、收文字號、起止編號進(jìn)行檢索并導(dǎo)出檢索結(jié)果。 （3）辦文流程流轉(zhuǎn)完成后，進(jìn)行自動歸檔。第四，辦文流程結(jié)束之后可實現(xiàn)一鍵轉(zhuǎn)督辦，實現(xiàn)文件流轉(zhuǎn)的全閉環(huán)管理。

2.3? 會議管理

會議管理包括會議室申請、參會人員管理、座位安排、材料管理等方面。（1）會議室申請：由用戶根據(jù)相應(yīng)的流程申請登記使用。系統(tǒng)可按照會議申請審批情況每周生成會議安排表和會議室使用情況一覽表。校黨委常委會、校長辦公會、重要專題會議等，包括議題申報、議題審議、上會資料上傳、會議通知、會議提醒、參會人員統(tǒng)計等功能。（2）參會人員管理：根據(jù)會議類別，對二級單位人員進(jìn)行合理分類，建立工作群組。提供校園卡、二維碼、身份證等簽到功能，實時顯示應(yīng)到會單位數(shù)和實際到會單位數(shù)。（3）會議材料管理：會前承辦單位可上傳會議議程、擬討論材料等文檔，并合并在參會提醒中提醒各單位提前查看;會后承辦單位可上傳草擬的會議紀(jì)要供相關(guān)部門討論。（4）一周會議安排：學(xué)校每周五前，各單位向?qū)W校辦公室提交下周會議申請，包括會議時間、會議室地點、出席校領(lǐng)導(dǎo)、參會人員等信息，由學(xué)校辦公室工作人員審核匯總，按程序?qū)彾?、發(fā)布。管理維度包括會議室登記、參會人員管理、材料管理、電話會議等方面。系統(tǒng)根據(jù)會議申請審批情況每周生成會議安排表和會議室使用情況一覽表，一覽表能動態(tài)更新。

2.4? 督辦管理

（1）學(xué)校督查督辦事項主要由學(xué)校辦公室根據(jù)學(xué)校會議、文件和領(lǐng)導(dǎo)的批示要求來立項的。已立項的督辦事項由學(xué)校辦公室送達(dá)承辦部門（單位）辦理，學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)跟蹤督辦，及時掌握工作進(jìn)展情況。承辦單位反饋承辦過程及承辦情況，并在要求時限內(nèi)辦結(jié)事項。（2）督辦各流程可指定人員、時間、頻次等對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行提醒、系統(tǒng)內(nèi)及時通信推送。（3）督辦查詢：按人員、部門、時間維度統(tǒng)計處理數(shù)、平均處理時長、總處理時長、按時完成率、超期處理數(shù)、超期處理比例。

2.5? 合同管理

（1）合同發(fā)起：根據(jù)學(xué)校目前已有合同模板，制作電子檔合同會簽單，根據(jù)不同權(quán)限設(shè)定對應(yīng)人員發(fā)起，合同以附件形式流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)支持可以修改附件，并且支持修改留痕。系統(tǒng)支持對每個合同進(jìn)行分類自動編號。（2）合同生成：合同審批流程最終節(jié)點到合同管理員，由學(xué)校合同管理員一鍵生成最終版合同，并且同步生成二維碼和水印。（3）合同分類：按照學(xué)校目前合同類別，實現(xiàn)不同合同類別的流轉(zhuǎn)。 （4）合同統(tǒng)計：支持合同統(tǒng)計，可以按照年、月、發(fā)起人、合同類別等設(shè)置條件進(jìn)行合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計。（5）合同追蹤：合同流轉(zhuǎn)過程中可以對合同進(jìn)行追蹤，可查看流程進(jìn)行中、流程完結(jié)等狀態(tài)。

3 高校辦公自動化系統(tǒng)滿足條件和要求

3.1 負(fù)載要求

（1）系統(tǒng)必須支持足夠多用戶同時在線，支持PC端至少足夠多并發(fā)用戶數(shù)。（2）OA系統(tǒng)應(yīng)支持包含全校所有教師用戶數(shù)以上的用戶規(guī)模。

3.2 系統(tǒng)集成要求

（1）系統(tǒng)必須與學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺對接，師生用戶通過統(tǒng)一的賬號密碼認(rèn)證登錄使用系統(tǒng)，教職工用工號，學(xué)生用學(xué)號，須關(guān)閉系統(tǒng)自身的登錄入口、注銷入口以及修改密碼功能。（2）必須與學(xué)校數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)交換平臺對接，提供數(shù)據(jù)庫的完整只讀訪問權(quán)限，通過該平臺實現(xiàn)與其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)自動同步更新。（3）系統(tǒng)必須與學(xué)校統(tǒng)一門戶對接，方便師生用戶使用。面向師生的服務(wù)應(yīng)集成到統(tǒng)一門戶中運行。

3.3 系統(tǒng)兼容性要求

系統(tǒng)要有良好的兼容性，在PC端采用B/S模式，用戶在PC客戶端無須安裝專門的應(yīng)用軟件，直接通過瀏覽器登錄系統(tǒng)，能很好地支持IE（9、10、11）、Chrome、360、Firefox、Safari、百度、傲游、搜狗、QQ等常用瀏覽器，使用過程中能針對不同操作系統(tǒng)和瀏覽器能一鍵式安裝公文插件，能良好地兼容Microsoft Office、WPS等通用辦公軟件，對操作系統(tǒng)無限制[2]。

3.4 系統(tǒng)安全性要求

（1）辦公系統(tǒng)必須具有高度的安全性。本系統(tǒng)必須符合國家信息安全等級保護(hù)制度要求。（2）系統(tǒng)應(yīng)有嚴(yán)密的操作權(quán)限控制，確保用戶賬號的安全。登錄系統(tǒng)后，在限定時間內(nèi)無操作時，用戶賬戶自動退出，再次登錄需重新進(jìn)行身份認(rèn)證。（3）服務(wù)器端要有完善的安全機(jī)制，實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的自動全備份，備份策略用戶可設(shè)置，核心數(shù)據(jù)加密存儲。備份的數(shù)據(jù)能夠在新安裝系統(tǒng)中全部恢復(fù)，提供數(shù)據(jù)恢復(fù)方法。

4 結(jié)語

以日常行政辦公工作實際作為切入點，全方位多角度無死角解決在線行政辦公所碰到的問題，教職工在辦公室就能完成全流程。相對于傳統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)，新建設(shè)的OA辦公系統(tǒng)在流程簡化、用戶登錄、數(shù)據(jù)同步、系統(tǒng)安全、易用性、適用性和兼容性等方面有了顯著提升，在數(shù)據(jù)管理層面也更進(jìn)一步優(yōu)化。特別是疫情期間，這一特性克服了物理空間隔離給人們工作帶來的影響[3]，提升辦公效率。

[參考文獻(xiàn)]

[1]賈向煒，任煒.基于工作流技術(shù)的西安交通大學(xué)全新OA系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].電腦知識與技術(shù)，2018（14）：73-75.

[2]梁濤，劉詠國，楊非非，等.大數(shù)據(jù)時代背景下創(chuàng)新高校OA系統(tǒng)運行模式與發(fā)展路徑的研究[J].信息技術(shù)與信息化，2018（11）：186-190.

[3]程彪.試談疫情背景下的OA系統(tǒng)應(yīng)用[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2020（10）：90-91.

（編輯 傅金睿）