備品備件管理提升策劃

劉丹

摘 要：備品備件具有項目多、供應(yīng)商分布廣、管控難度大的特點，在交付過程中暴露出諸多問題。本文總結(jié)歸納了備件交付在各個階段的問題，并針對這些問題提出了改善提升建議。為公司備品備件管理提升提供了參考。

關(guān)鍵詞：備品備件;采購管理;交付

1 概述

隨著公司主機項目逐年增多，備品備件業(yè)務(wù)也在不斷增長。備品備件具有項目多、供應(yīng)商分布廣、管控難度大的特點，在交付過程中暴露出諸多問題，下文針對備品備件交付過程中的主要問題進行說明，并提出2021年備件交付改善建議。

2 備件交付主要問題

2.1 輸入階段

在項目初期，需要在系統(tǒng)中建立備件計劃、清單明細物料編碼、規(guī)格型號、周期等信息。通過在項目執(zhí)行過程中的常見問題統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)在輸入階段主要發(fā)生以下問題：

（1）EAS系統(tǒng)中銷售訂單關(guān)聯(lián)生成的備件計劃，清單明細物料編碼存在與項目號不匹配（本項目下從未發(fā)生過采購記錄）、版本升級、物料停產(chǎn)、規(guī)格型號不對應(yīng)、不滿足最小起訂量及物料系統(tǒng)所屬性未明確等問題。（2）備件計劃較主機計劃下達過晚，加大備件采購困難。（3）部分備件計劃的供貨周期少于標準周期或評審后的供貨周期。

2.2 采購階段

在采購階段主要發(fā)生以下問題：（1） 采購過程中，存在訂單下達不及時，督促供應(yīng)商到貨力度弱等情形，影響到貨及時率。（2）針對長采周期物料關(guān)注度低，未提前預(yù)警，導(dǎo)致到貨延遲風(fēng)險高。（3）采購執(zhí)行過程中，針對重點供應(yīng)商定價管控力度弱，定價進程慢，內(nèi)外部協(xié)同差，導(dǎo)致交付延遲。

2.3 入庫階段

在入庫階段主要發(fā)生以下問題：（1） 產(chǎn)品入庫時，名稱、規(guī)格型號與系統(tǒng)不對應(yīng)。（2）產(chǎn)品入庫合格證不規(guī)范。（3）產(chǎn)品包裝不規(guī)范。

2.4 發(fā)運階段

在發(fā)運階段主要發(fā)生以下問題：（1）部分物料直發(fā)現(xiàn)場，直發(fā)管理目前不夠規(guī)范，直發(fā)現(xiàn)場后存在物料出入庫困難、現(xiàn)場物料簽收不規(guī)范、物料丟失等問題。（2）物料發(fā)運與庫存管理關(guān)聯(lián)不夠緊密，存在物料發(fā)運不及時，物料庫存資金大的問題。

2.5 驗收階段

在驗收階段主要發(fā)生以下問題：（1）物料在業(yè)主現(xiàn)場驗收存在產(chǎn)品質(zhì)量問題。（2）物料在業(yè)主現(xiàn)場驗收存在無合格證問題。（3）物料在業(yè)主現(xiàn)場驗收存在供貨范圍不完整。（4）物料在業(yè)主現(xiàn)場驗收存在不滿足業(yè)主特殊驗收條件。

3 備件交付改善提升建議

上述問題反映出在備品備件交付中存在重視程度低、協(xié)同配合弱、交付執(zhí)行差等不足，針對上述問題進行反思及分析，為提升后續(xù)備品備件交付工作，減少備品備件交付問題，提出如下建議。

3.1 輸入改善建議

（1）備品清單評審階段，計劃組應(yīng)加強把關(guān)職能，盡早發(fā)現(xiàn)問題，及時與項目管理中心、研發(fā)部門溝通;執(zhí)行過程中，若輸入組發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)在3天內(nèi)向責(zé)任單位反饋、跟催，必要時聯(lián)合計劃組共同督促外單位解決。（2）采購部門每年發(fā)布備品備件采購的標準周期及最小起訂量清單，用于指導(dǎo)備件采購訂單下達。（3）營銷部門加強與業(yè)主合同簽訂及訂單下推前對規(guī)格型號、采購周期等關(guān)鍵信息的評審，提升訂單采購信息準確性。建議業(yè)主及時鎖定長周期物料（進口）清單，盡量和主機計劃一起下達，同時所有備件計劃應(yīng)在主機批量生產(chǎn)結(jié)束之前下達完畢。（4）產(chǎn)品研發(fā)部門加強物料編碼申請管理，明確物料名稱與規(guī)格型號申請規(guī)則，提升物料編碼所屬信息規(guī)范性。

3.2 采購管理改善建議

（1）提升供應(yīng)商管控力度，采購部在2021年第一季度向主要備件供應(yīng)商發(fā)函，提出2021年備件總體要求。（2）2021年第一季度計劃組完成全年備件計劃梳理，對重點供應(yīng)商和長周期備件物料提前預(yù)警。（3）2021年第一季度完成2021年備件定價重點供應(yīng)商清單梳理，計劃組聯(lián)合成本組、采購部推進重點供應(yīng)商定價工作計劃。（4）2021年1月31日前計劃組建立備品備件交付供應(yīng)商專項工作群，便于后續(xù)備件溝通及管理。

3.3 入庫管理改善建議

（1）在后續(xù)備件交付過程中，請項目管理中心聯(lián)合公司運營、營銷、產(chǎn)品研發(fā)等部門明確供應(yīng)商物料名稱、規(guī)格型號等物料編碼信息需要與公司目前系統(tǒng)相對應(yīng)，或者公司對系統(tǒng)中與供應(yīng)商入庫不對性物料所屬信息進行修訂。同時產(chǎn)品研發(fā)部門需要明確后續(xù)物料編碼中所述信息填報規(guī)則。（2）供應(yīng)商管理部在2021年2月28日前完成合格證模版的確認工作 ，規(guī)范合格證格式。（3）采購部在2021年第一季度提出供應(yīng)商包裝通用要求，加強供應(yīng)商包裝管理。（4）供應(yīng)商管理部優(yōu)化備件入庫檢驗文件，加強備件合格證、規(guī)格型號、包裝檢查項點監(jiān)督。（5）物流部加強備品備件入庫檢查，重點關(guān)注備件合格證、規(guī)格型號、包裝檢查項點。

3.4 發(fā)運管理改善建議

（1）針對備件物料直發(fā)問題，原則上不建議直發(fā)，建議計劃組推動項目管理中心、物流部制定明確的物料直發(fā)流程，嚴格按照規(guī)定流程通知供應(yīng)商發(fā)貨，并要求物流部加強備品備件的驗收管理。（2）針對庫存資金管控，目前備品備件庫存資金1.5億元，占原材料庫存資金指標7.5億元的比例過高，建議計劃組聯(lián)合項目、物流部等部門多維度進行分析，關(guān)注備件庫存組資金。同時建議項目管理中心、物流部優(yōu)化備件發(fā)運管控，提升備件發(fā)運及時率。

3.5 驗收階段改善建議

（1）針對現(xiàn)場反饋驗收問題，應(yīng)在2個工作日內(nèi)反饋至公司，供應(yīng)商管理組、項目管理中心、物流部在3個工作日內(nèi)給出處置意見。（2）物流部加強對發(fā)運清單的核對，提升發(fā)運清單準確性。（3）產(chǎn)品研發(fā)中心提升目前系統(tǒng)供貨范圍及自帶件文件準確性，對單獨自帶件都應(yīng)申請編碼，便于物料驗收管理。

3.6 其他改善建議

（1）備件管理人員要熟悉常用設(shè)備并了解其技術(shù)參數(shù)和原理，對設(shè)備的關(guān)鍵備件、易損備件清楚的掌握。并且了解備件的更換頻次、數(shù)量并進行統(tǒng)計分析，可根據(jù)統(tǒng)計情況上報備件計劃。（2）依據(jù)“用則必報，報則必用”的原則，保證備件在申報時，備件的管理人員要加強備件上報的及時性、必要性和準確性，對上報信息做到準確。（3）準備備件時，盡快保證供應(yīng)商的一致性，為檢修提供方便。（4）加大修舊利廢和技術(shù)革新力度，降低備件的管理成本。對設(shè)備出現(xiàn)故障較高或更換備件頻繁的地方，組織人員進行分析原因，采取革新或其它措施，降低備件的消耗。（5）建立更完善的備件管理系統(tǒng)設(shè)計。通過備品備件管理系統(tǒng)，采用條碼掃描技術(shù)作為備品管理中物流和信息流同步載體的方法，條碼具有成本低、能有效進行分類，傳達眾多物品信息等優(yōu)點，通過條碼唯一性的特點對單個備品備件作追溯及生命周期管理。

4 結(jié)語

（1）針對備件物料交付及現(xiàn)場驗收的問題，建議計劃組策劃，向其他主機廠進行調(diào)研、交流，學(xué)習(xí)其他主機廠的優(yōu)勢之處，從而進行管理提升。（2）從優(yōu)化流程角度對信息化系統(tǒng)進行思考，考慮物料在下推訂單之前能否增加初詢流程，源頭避免因采購輸入不合理導(dǎo)致的采購執(zhí)行困難。

參考文獻：

[1]趙洪山，劉宏楊，宋鵬，等.風(fēng)電機組大部件的備品備件區(qū)域庫存優(yōu)化控制策略[J].可再生能源，2018（3）：123.