數(shù)字化檔案信息利用模式研究

羅曼

摘要：現(xiàn)如今，隨著檔案信息資源越來越豐富，檔案管理需要處理的信息量越來越大，使得數(shù)字化檔案信息利用模式受到了越來越廣泛的關(guān)注。數(shù)字化檔案信息利用模式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，通過信息技術(shù)的利用，可以隨時通過網(wǎng)絡(luò)完成對檔案信息的讀取、檢索和瀏覽，極大地促進了檔案信息整理水平的提升，同時也提高了檔案管理的服務(wù)水平和工作效率，實現(xiàn)了更多檔案信息資源的共享。鑒于數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的重要意義，本文提出了發(fā)揮數(shù)字化檔案信息利用模式作用的建議，希望能夠?qū)?shù)字化檔案信息的進一步發(fā)展起到借鑒作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案信息;利用模式;策略

數(shù)字化檔案信息是利用數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)各種檔案的數(shù)字化集成和管理。在計算機網(wǎng)絡(luò)管理的條件下，通過集成文檔管理網(wǎng)絡(luò)逐步完成了各種檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程，并使用信息綜合管理軟件來完成電子文件的歸檔。隨著現(xiàn)代檔案管理不斷深化，信息利用的模式越來越人性化。計算機信息技術(shù)為文件信息的存儲、管理和利用提供了更多便利，但在實施基于信息技術(shù)的數(shù)字化檔案管理模式之后，管理者還需要進一步完善信息的收集和利用，以實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息利用的良好發(fā)展。

一、現(xiàn)階段檔案信息利用情況分析

檔案信息是社會發(fā)展過程中積累的眾多財富形式之一，所記錄的信息內(nèi)容不僅見證了社會的進步，還具有一定的歷史價值和借鑒意義。當(dāng)前，現(xiàn)代社會各個領(lǐng)域的信息化逐漸加強，數(shù)字化檔案信息資源的重要性更加突出。雖說檔案信息具有較高的歷史價值以及利用價值，但它在各個領(lǐng)域的應(yīng)用均存在不同程度的缺陷。甚至在某些領(lǐng)域，檔案信息資源的利用價值被白白浪費，極大地影響了檔案信息的普遍利用。

從檔案信息資源利用的實際情況來看，某些領(lǐng)域雖然應(yīng)用了數(shù)字化檔案信息模式，但由于受到過去固有管理思維的影響，對數(shù)字化檔案信息利用工作的重視程度還需提高。部分單位的檔案信息利用模式沿襲傳統(tǒng)，缺乏科學(xué)規(guī)范的現(xiàn)代檔案信息利用模式。由于檔案信息分類不明確，信息管理過程較為混亂，直接影響到了檔案管理工作的開展和信息資源的利用。此外，一些單位的檔案管理工作忽略了信息資源的重要性，沒有對檔案信息資源進行及時收集和更新，導(dǎo)致了檔案信息資源浪費的問題[1]。

二、數(shù)字化檔案信息利用的優(yōu)勢

（一）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息管理的交互需求

由于存儲載體的限制，傳統(tǒng)檔案管理難以滿足使用者的交互需求。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，可以幫助使用者根據(jù)自己的需要選擇向系統(tǒng)發(fā)送相應(yīng)指令。系統(tǒng)將立即響應(yīng)使用者的需求并調(diào)出相關(guān)文件。同時，數(shù)字化檔案信息集成了不同檔案館的文件內(nèi)容，使用者可以訪問到更加豐富的文件信息。通過使用信息終端設(shè)備，使用者可以隨時隨地與檔案信息管理系統(tǒng)連接，實現(xiàn)與系統(tǒng)之間的交互性，以便他們能夠輕松查閱各種文本、圖像等信息資源。

（二）能夠突破檔案信息利用的時空局限

在數(shù)字化特征下構(gòu)建的檔案信息利用模式，不僅可以使得服務(wù)類型和服務(wù)范圍達(dá)到最大化，而且形成了新的檔案管理理念。最為重要的是，數(shù)字化檔案信息的利用突破了傳統(tǒng)檔案管理的時空限制。借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理，使用者可以隨時隨地完成對檔案信息內(nèi)容的收集、檢索和使用。數(shù)字化檔案信息的利用突破了時間和空間的限制，有效地擴充了檔案查閱的范圍。通過數(shù)字化技術(shù)生成相應(yīng)的檔案信息后，使用者可以立即通過網(wǎng)絡(luò)對文件內(nèi)容進行搜索，這一點已得到了眾多檔案管理者和使用者的支持和認(rèn)可。

（三）能夠滿足使用者的個性化信息需求

數(shù)字化技術(shù)的進一步發(fā)展，使得越來越多的人習(xí)慣于通過網(wǎng)絡(luò)搜索相關(guān)信息，網(wǎng)絡(luò)用戶的數(shù)量逐年增加。2020年9月29日，中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）在京發(fā)布第46次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》（以下簡稱《報告》）。《報告》顯示，截至2020年6月，我國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)9.40億，較2020年3月增長3625萬，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)67.0%，較2020年3月提升2.5個百分點（1）。越來越多的網(wǎng)絡(luò)用戶對網(wǎng)絡(luò)信息管理水平提出了更高的要求。因此，在確保信息利用方便快捷的基礎(chǔ)上，隨時獲取能夠滿足使用者個性化需求的信息成為檔案管理發(fā)展新方向。數(shù)字化檔案信息的利用為滿足使用者的個人信息需求提供了基本條件，例如面向使用者開放的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境、動態(tài)文件信息檢索功能、個性化定制的文件信息內(nèi)容、根據(jù)使用者搜索記錄推薦相似信息等等，充分滿足了使用者的個性化信息需求。

三、制約數(shù)字化檔案信息利用的因素

（一）文件雙軌制管理存在缺陷

長期以來，紙質(zhì)文件和數(shù)字化文件同時并存的雙軌制管理方式導(dǎo)致了不少問題。出于文件長期保存和原始文檔保護的需要，檔案管理往往在紙質(zhì)文件和數(shù)字化文件之間進行切換。文件雙軌制管理無疑可以更好地保存信息內(nèi)容，但與此同時，存在同一份文件有好幾份并存的問題，浪費了大量的人力和物力資源，這是制約數(shù)字化檔案信息利用的重要因素。

（二）檔案信息的安全存在隱患

從當(dāng)前的檔案信息管理工作來看，大量的紙質(zhì)文檔信息已經(jīng)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，這使得人們可以更方便地對信息資源進行收集和管理，同時也存在信息安全隱患。與過去的紙質(zhì)文檔信息相比，一旦電子設(shè)備損壞或者設(shè)備本身帶有病毒，將直接導(dǎo)致大量信息資源的丟失，后期的文件恢復(fù)工作非常棘手。

四、如何更好發(fā)揮數(shù)字化檔案信息利用模式作用

（一）提高對數(shù)字化檔案信息利用模式的認(rèn)識

從目前實際來看，檔案信息資源主要由政府掌握，以確保檔案信息的真實性，防止檔案信息丟失。但這也帶來了檔案信息利用單一化的問題，使得檔案信息資源的可利用范圍非常狹窄。因此，發(fā)揮數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡(luò)利用模式有助于打破這種狹窄局面，改善檔案信息利用模式單一的問題。數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡(luò)利用模式擴大了信息共享的范圍，增加了更多的交換渠道，使檔案信息滿足了隨時上傳和傳播的需要，同時也實現(xiàn)了信息資源在最大范圍內(nèi)的整合。一方面，可以加強區(qū)域內(nèi)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，使每個區(qū)域內(nèi)的館藏資源都能得到利用，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息利用方式的多樣化。另一方面，要做好信息管理工作，確保信息來源的真實性和內(nèi)容的正確性，防止不良信息或煽動性信息的傳播。如此一來，即可利用數(shù)字化平臺的交互性、開放性、多樣性等巨大優(yōu)勢，進一步發(fā)揮數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡(luò)利用模式的作用，更好地實現(xiàn)信息資源的共建共享。

（二）加強檔案信息的安全建設(shè)工作

由于數(shù)字化檔案信息的特殊性，往往存在一些隱藏的危險，例如不法分子對信息進行偽造、篡改、攔截等操作。因此，加強檔案信息的安全建設(shè)工作是非常必要的。第一，檔案管理工作人員必須具備較高的安全意識，避免因外部隱患因素引發(fā)安全問題[2]。第二，限制數(shù)字化檔案信息公開的范圍。嚴(yán)格確定檔案信息的安全級別，針對涉及國家利益、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案內(nèi)容，應(yīng)該放置在局域網(wǎng)中，禁止在互聯(lián)網(wǎng)公開，或者采取在網(wǎng)絡(luò)平臺上發(fā)布目錄并設(shè)置訪問權(quán)限等方式限制公開范圍。第三，完善檔案信息安全體系和管理規(guī)范。按照國家關(guān)于計算機、保密、安全管理的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范檔案文件管理流程，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息安全管理制度和監(jiān)督機制，配備相應(yīng)的安全設(shè)施，鞏固數(shù)字化檔案管理的安全體系建設(shè)。

（三）加強檔案管理隊伍的人才建設(shè)

檔案管理相關(guān)從業(yè)人員是整個管理工作的具體實施者，其能力和素質(zhì)將直接影響到數(shù)字化檔案信息利用的效率和水平[3]。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的專業(yè)知識，還應(yīng)掌握計算機的相關(guān)技術(shù)。各級檔案管理機構(gòu)首先應(yīng)加強對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)工作，提高管理人員的能力和水平，讓他們能夠盡快掌握關(guān)于檔案管理的最新法律法規(guī)和工作要求。同時，引進一批急需的復(fù)合型檔案管理人才，制定嚴(yán)格的人才選擇標(biāo)準(zhǔn)，強化人才引進流程，充實檔案管理隊伍，增強數(shù)字化檔案信息利用的技術(shù)支撐力量。其次，根據(jù)年齡層次和工作水平，可以建立必要的技術(shù)骨干后備隊伍。最后，針對培養(yǎng)信息檢索、數(shù)據(jù)庫管理等重要崗位人員，可以與專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)進行聯(lián)合培訓(xùn)，滿足數(shù)字化檔案管理的新要求。

（四）不斷進行檔案信息利用方式的創(chuàng)新

隨著計算機信息技術(shù)不斷發(fā)展，為了更好地提高數(shù)字化檔案信息的利用率，可以充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，不斷促進利用方式的創(chuàng)新。可以采取直接與間接相結(jié)合的方法，使更多的使用者受益。具體方法包括以下兩種：第一，掃描、上傳再進行打印。通過整合一些數(shù)字文件信息，然后對原始信息進行掃描，并傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)打印機以形成打印文件。然后，工作人員可以給使用者提供打印文件，以確保信息的安全使用。這種方式采取直接和間接相結(jié)合的形式，提高了檔案信息利用的安全性和準(zhǔn)確性。第二，直接提供打印件。當(dāng)前，數(shù)字檔案的傳遞還不是十分廣泛，部分文件信息并沒有完全開放，這使得使用者需要很長時間才能搜尋到正確信息，不利于檔案信息實現(xiàn)交互價值。因此，可以由專業(yè)人員通過網(wǎng)絡(luò)檢索某些檔案全文，直接為使用者提供印刷副本，以便后者可以直觀、及時地使用信息。此外，通過數(shù)字證書、電子簽名等信息安全技術(shù)，可以為使用者提供帶有電子簽名和數(shù)字證書的打印件。

五、結(jié)束語

利用數(shù)字化檔案信息是提高企業(yè)核心競爭力的重要手段。當(dāng)前，信息時代的到來給許多領(lǐng)域帶來了新變化，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理是必然趨勢。但從現(xiàn)狀分析來看，數(shù)字化檔案信息的利用仍存在一定缺陷。與長期以來使用的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案信息確實能夠推動各項事業(yè)的發(fā)展。與此同時，還要努力改善數(shù)字化檔案信息利用方面存在的問題，使其更好地服務(wù)于我國的經(jīng)濟社會建設(shè)。

（課題：2021年度哈爾濱師范大學(xué)高等教育教學(xué)改革研究一般研究項目，《數(shù)字社會背景下的創(chuàng)新型本科秘書人才培養(yǎng)研究》，課題編號XJGYF2021047。）

參考文獻：

[1]謝薇薇.淺談檔案數(shù)字化信息的收集與利用[J].科學(xué)與財富，2018，（第2期）.

[2]密娜.數(shù)字化檔案信息利用模式研究[J].卷宗，2017，（第18期）.

[3]江鴻.數(shù)字化檔案信息利用模式研究[J].中國管理信息化，2017，（第2期）.