企業(yè)人事檔案管理及其模式創(chuàng)新

莊凱

摘要：在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理工作的重要性日益凸顯。隨著智能科技以及企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理模式的不足也逐漸暴露出來，也就是說現(xiàn)代企業(yè)也要改變?nèi)耸聶n案管理模式，加強(qiáng)模式創(chuàng)新才能更你好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。本文對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合實(shí)踐提出了幾點(diǎn)對(duì)策，希望能夠有助于人事檔案管理模式的創(chuàng)新，提高企業(yè)人事檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供更強(qiáng)助力。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;模式創(chuàng)新

對(duì)于企業(yè)來講，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)質(zhì)上就是人才的競(jìng)爭(zhēng)?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，在企業(yè)管理中人力資源管理至關(guān)重要，卓越的人力資源管理有助于企業(yè)的健康發(fā)展，而做好企業(yè)人事檔案管理可以為企業(yè)培養(yǎng)和選拔人才提供基礎(chǔ)支持。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，所以，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理模式的創(chuàng)新研究勢(shì)在必行。

1 傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理觀念相對(duì)落后

現(xiàn)在很多企業(yè)的人事檔案管理人員并沒有認(rèn)識(shí)到企業(yè)人事檔案的真正作用和意義，同時(shí)也沒有意識(shí)到人事檔案管理工作會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要影響，所以，在實(shí)際檔案管理工作中只是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行歸檔保管，甚至部分企業(yè)根本就沒有設(shè)置專門的人事檔案管理崗位。有些檔案管理人員在實(shí)際工作中責(zé)任感較差，對(duì)檔案管理也不甚重視，經(jīng)常出現(xiàn)工作紕漏，甚至在信息錄入過程中將員工的重要信心遺漏，從而產(chǎn)生較多的信息錯(cuò)誤，嚴(yán)重降低了人事檔案管理的效率和質(zhì)量。顯然，這種管理模式顯然沒有發(fā)揮檔案管理的真正作用，人事檔案管理管理落后對(duì)企業(yè)的發(fā)展極為不利。

1.2 企業(yè)人事檔案管理制度不完善

一直以來，很多企業(yè)在人事檔案管理方面的工作都不夠細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)也缺乏相應(yīng)的制度予以約束和管理，從而導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理過程中，工作人員比較容易出現(xiàn)攻錯(cuò)紕漏，嚴(yán)重影響檔案管理效率和質(zhì)量。其一，沒有明確的分工，實(shí)際工作中并沒有將責(zé)任予以落實(shí)，職責(zé)不清晰。一旦工作中出現(xiàn)問題，就會(huì)出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，難以找到問題根源，從而加大了人事檔案管理工作的難度;其二，考核制度有待完善。在檔案管理工作中，由于該項(xiàng)工作的考核指標(biāo)不明確，導(dǎo)致相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，工作態(tài)度散漫。同時(shí)相關(guān)的管理工作也只是流于形式，難以落實(shí)檔案管理工作，從而嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作真正作用的發(fā)揮。

1.3 人事檔案管理工作手段創(chuàng)新不足

雖然現(xiàn)在部分企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，同時(shí)也加大了管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，提供了檢索便利。但是，其仍然缺乏專業(yè)管理人員對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行處理，導(dǎo)致檔案的信息量不足，實(shí)用性能不佳，檔案管理工作不能與企業(yè)的人力資源管理同步。另外，還有一部分企業(yè)的人事檔案管理僅僅是為了滿足企業(yè)的需求，主要通過手工操作來完成檔案信息的收集、分類和整理，管理方法落后，效率較低，不利于企業(yè)人事檔案管理水平的提升。

1.4 人事檔案內(nèi)容不全，信息的真實(shí)度較差

對(duì)于企業(yè)而言，其員工檔案信息必須真實(shí)完整，但是，在實(shí)際工作中，很多企業(yè)的員工檔案信息并不完整，真實(shí)性更難以保證。其一，在員工錄用過程中缺乏相應(yīng)的學(xué)歷證明、黨團(tuán)資料以及相關(guān)證書等等，檔案重要資料不全;其二，對(duì)員工的檔案信息不能及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，比如，在發(fā)生員工崗位調(diào)動(dòng)，職稱晉升以及工資調(diào)整時(shí)并沒有將相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)整理，檔案資料亂堆亂放，造成檔案信息混亂，甚至丟失;其三，存檔資料鑒別失真。在歸檔過程中將一些手續(xù)不全或者是不該歸檔的其他資料進(jìn)行錯(cuò)誤歸檔，從而降低了檔案信息的真實(shí)性。

2 創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理的建議

2.1 在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)

隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)人事檔案資料也會(huì)越來越多，不僅會(huì)占用大量的辦公空間，同時(shí)也會(huì)加大檔案管理人員的工作量，影響人事檔案管理效率，制約企業(yè)發(fā)展。所以，在今后的人事檔案管理工作中一定要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案信息處理效率，提高信息的真實(shí)度，同時(shí)也有利于檔案信息的存儲(chǔ)和搜索，減少辦公空間的占用，提高檔案管理效率。

2.2 完善對(duì)檔案管理人員的考核制度

為了有效提升人事檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感，企業(yè)建立科學(xué)的考核制度有著重要的作用。在實(shí)際工作中要對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行責(zé)任劃分，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，從而有利于增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感，提高員工工作積極性。另外，獎(jiǎng)罰分明的考核制度也有利于提高員工的擔(dān)當(dāng)，有利于提高檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率。

2.3 增強(qiáng)人事檔案管理人員的工作意識(shí)

在企業(yè)人事檔案管理工作中，工作態(tài)度和直接技能也是非常關(guān)鍵的因素。在檔案管理工作中，檔案管理工作人員是與檔案信息進(jìn)行直接接觸的人員，所以，在工作過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改將是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。另外，也要加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的交流與和溝通，在自身工作角度來對(duì)檔案管理中的問題提出建議，對(duì)于利于管理創(chuàng)新的建議可以給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，從而有效調(diào)動(dòng)全體員工在檔案管理創(chuàng)新中的創(chuàng)造性。同時(shí)也可以有助于員工在實(shí)際工作中不斷自我完善，改善自身不足?？傊?，在新媒體時(shí)代，現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新要依靠企業(yè)的所有員工，只有大家團(tuán)結(jié)一致、群策群力才能夠利于企業(yè)的人事檔案管理創(chuàng)新，利于企業(yè)發(fā)展。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息共享

傳統(tǒng)的檔案管理的主要模式就是各個(gè)部門的分散管理，并且這種模式也導(dǎo)致各部門之間缺乏有效的交流和溝通，信息不暢，從而導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理工作系統(tǒng)性較差。事實(shí)上，企業(yè)人事檔案管理需要加強(qiáng)各部門間的溝通和交流，比如，可以通過座談會(huì)的方式，將部門間的工作重點(diǎn)進(jìn)行布置，有效地進(jìn)行分工合作，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)部門之間的相互監(jiān)督，確保檔案管理工作的有效性。在實(shí)際開展中，使用者要將相關(guān)的資料信息上傳到檔案信息管理系統(tǒng)中，并對(duì)信息的來源以及資料的類型進(jìn)行標(biāo)注，從而可以為其他人員日后利用資料提供便利。

2.5 建立創(chuàng)新型的檔案數(shù)據(jù)庫

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，，在日后檔案管理工作中信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。企業(yè)人事檔案管理工作也要緊跟時(shí)代步伐，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并不斷創(chuàng)新。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，不能一蹴而就，在不斷完善的過程中使其逐漸成熟。檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建要將信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，并且要保證檔案信息的我智能診斷。通過檔案信息數(shù)據(jù)庫可以有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，確保企業(yè)人事檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

結(jié)束語：總之，創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理模式勢(shì)在必行，在未來工作中不僅要加強(qiáng)對(duì)員工思想意識(shí)以及專業(yè)技能的提升，同時(shí)還要建立相應(yīng)的考核制度來對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效約束，提高其工作責(zé)任感和積極性。另外，還要加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，建立創(chuàng)新型檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息管理的科學(xué)化和規(guī)范化，為企業(yè)發(fā)展提供支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]覃兆劌，羅琴.企業(yè)內(nèi)部控制與企業(yè)檔案管理的相關(guān)性分析——基于《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的檔案話題[J].檔案學(xué)研究，2016，（2）：35-38.

[2]張曉娟，馬瑜，左田原，等.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理——一種知識(shí)資產(chǎn)觀[J].檔案學(xué)通訊，2016，（4）：76-79.

[3]史江，劉婷婷.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題初探[J].檔案學(xué)通訊，2016，（5）：80-83.

[4]李穎.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J].檔案學(xué)通訊，2016，（1）：31-34.

[5]李兆明.關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討[J].檔案學(xué)研究，2016，（1）：23-27.

[6]王玥.企業(yè)人事檔案管理及其模式創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理，2017，（19）：81-82.