如何說“不”

摘 要：本文從中學(xué)檔案工作者本身出發(fā)，結(jié)合平時(shí)工作細(xì)節(jié)，試探中學(xué)檔案工作難開展的原因，中學(xué)檔案管理人員在檔案工作中如何維護(hù)檔案工作的正常開展，需要檔案員自己勇于與一切阻礙檔案工作的因素說“不”，如何在不受重視的環(huán)境下，從自己做起，改變工作態(tài)度與方法，做一些工作做法的探討，讓檔案工作逐漸被人所認(rèn)可做一些努力。

關(guān)鍵詞：檔案;學(xué)校;管理;工作

在學(xué)校職能中，教育教學(xué)工作是主體，行政后勤工作是服務(wù)于教育教學(xué)工作的！檔案工作是學(xué)校行政后勤工作的重要組成部分，只有做好檔案工作，才能談得上為教育教學(xué)工作服務(wù)，但實(shí)際上，學(xué)校中對(duì)檔案工作的重視不夠，教職工的檔案意識(shí)薄弱，檔案管理人員沒有時(shí)間沒有精力去做檔案，收集整理歸檔都成為難題，就更沒有時(shí)間開發(fā)利用了，沒有利用，沒有成果，就更不受重視，也就更沒有時(shí)間精力去做了，這就形成了惡性循環(huán)，陷入了兩難境地的怪圈。

一、中學(xué)檔案工作難開展的原因

（一）檔案事業(yè)發(fā)展的大環(huán)境：大眾的檔案意識(shí)不強(qiáng)。雖然近一二十年，檔案事業(yè)有長(zhǎng)足的發(fā)展，但是檔案資源的社會(huì)化還在發(fā)展中，大眾的檔案意識(shí)還處于初級(jí)階段。學(xué)校中上至校領(lǐng)導(dǎo)下至普通教職工的檔案意識(shí)和檔案常識(shí)處于一知半解，甚至無知的狀態(tài)。

（二）中學(xué)的職能中，教育教學(xué)是主體，領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)主管部門一般比較重視教育教學(xué)這塊，對(duì)于行政后勤工作關(guān)注不多，特別是檔案工作，更是處于邊緣化的狀態(tài)，要用的時(shí)候想起來了，不用的時(shí)候，就沒顧上。不僅如此，因?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作很輕松，檔案員很閑，又把大量其他工作強(qiáng)加給檔案員。

（三）檔案員自身的原因：1.大環(huán)境使得檔案員自身也認(rèn)為檔案工作不重要，或者在工作中，一直受到排擠，反抗無果，長(zhǎng)此以往，檔案員自己也喪失信心，看不到希望。對(duì)工作沒有了熱情。2.檔案員的個(gè)性特點(diǎn)，以前大家有個(gè)意識(shí)，檔案員一般要招收老實(shí)本分，守口如瓶，踏實(shí)肯干，所謂“默默無聞”的人，所以檔案員一般個(gè)性特點(diǎn)也是內(nèi)斂不張揚(yáng)，對(duì)檔案工作不善于對(duì)外宣傳的，也沒時(shí)間精力宣傳。3.檔案員的工作經(jīng)驗(yàn)及個(gè)人成長(zhǎng)學(xué)習(xí)經(jīng)歷，會(huì)影響工作的開展。

如何走出怪圈，跳出惡性循環(huán)呢？除了期待著檔案事業(yè)的大環(huán)境發(fā)展，檔案工作越來越受人重視和上級(jí)有制度上的改革，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人事部門關(guān)心檔案工作人員外，檔案員自己是不是也能為此做一些努力，捍衛(wèi)自己的工作，勇敢地說“不”呢？人常說：“你若想別人尊重你，你自己要先尊重你自己。”筆者認(rèn)為檔案工作也是這樣的，檔案人員要先自強(qiáng)起來，才能期待學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和同事了解和尊重檔案工作。

那么，檔案人員該如何做好檔案管理工作呢？從材料的收集整理歸檔管理利用，檔案工作是個(gè)龐大的系統(tǒng)工作，需要投入大量的時(shí)間和精力去做，又要具備豐富的專業(yè)知識(shí)才能完成。這是很多檔案同行都有論述過了，在本文中，筆者主要是想闡述一下，如何在檔案工作中勇于和一些不利于工作的因素說“不”。

下面就檔案工作中哪些方面需要說“不”和為能說“不”做哪些努力等角度作一些探討。

二、保證檔案工作的正常開展需要在以下幾個(gè)方面說“不”

（一）檔案工作時(shí)間的保證，需要說“不”。

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)，又需要時(shí)間的工作，可是由于檔案工作的特性，經(jīng)常被領(lǐng)導(dǎo)或同事忽視，造成檔案工作遭到排擠，檔案人員做檔案工作的時(shí)間和精力少之又少，直接影響了檔案工作的正常開展。

檔案人員經(jīng)常身兼數(shù)職，特別是辦公室的事情，經(jīng)常是急，趕，這份文件今天就要送，那份報(bào)告明天就要催，現(xiàn)在有誰要接待等等，好象每件能占用檔案工作時(shí)間的事情都十萬火急，也都名正言順，理由充分，讓檔案員拒絕不了！只有表面上不急迫的檔案工作被擱置下來了！

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)交代檔案員去做一些其他事務(wù)時(shí)，檔案員要勇于表示并且經(jīng)常表示，他們正在做的檔案材料需要?dú)w檔，然后再去做其他事，這樣領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案員也有很多檔案工作需要做，不是閑著沒事等著任務(wù)！

（二）檔案工作精力的保證，需要說“不”。

一個(gè)人的時(shí)間和精力是有限的，檔案專業(yè)性強(qiáng)，更需要保證精力來做好檔案管理。在工作分配上，有些領(lǐng)導(dǎo)一看到“檔案”兩個(gè)字，都認(rèn)為是檔案管理工作，其實(shí)不然，現(xiàn)在“泛檔案”現(xiàn)象突出，很多事情其實(shí)和學(xué)校綜合檔案室關(guān)系不大。比如：從2009年開始，學(xué)校需要分發(fā)高中畢業(yè)生的個(gè)人人事檔案，領(lǐng)導(dǎo)一看到“檔案”兩字，就分派給綜合檔案室去做，綜合檔案員一個(gè)人怎么忙得過來，一千名高中生的人事檔案分發(fā)，占用了大量時(shí)間和精力！

在這個(gè)時(shí)候，檔案員是不是也要勇敢地說“不”呢？

（三）檔案材料質(zhì)量的保證，需要說“不”。

早幾年，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工沒什么檔案意識(shí)，材料難收，隨著檔案工作的開展，大家的檔案意識(shí)有所提高，但是新的問題又來了，什么都往檔案室搬，有用沒用的，原件復(fù)印件都來，自己要用的留著，不用的全給檔案室。這時(shí)，要適當(dāng)?shù)木芙^，不要讓人覺得檔案工作就是收些沒用的垃圾。

在接受各處室歸檔材料上，對(duì)于各處室的歸檔材料，檔案員在驗(yàn)收的時(shí)候，對(duì)于那些不符合標(biāo)準(zhǔn)的地方，也要用于提出，并指導(dǎo)其改正。這時(shí)候不僅要說“不”，而且要提出要求。在什么方面可以接受，影響檔案保存的方面要堅(jiān)決說“不”。

（四）檔案安全的保證，也需要說“不”。

1.檔案信息安全的保證：（1）檔案工作電腦安全的保證，拒絕校領(lǐng)導(dǎo)及教職工隨意使用檔案工作電腦，隨意插用U盤等移動(dòng)設(shè)備。有些老師不理解，電腦不讓用，還生氣怪罪于檔案員。這時(shí)，檔案工作者一定要堅(jiān)持自己的做法，不為其他人的情緒所綁架。（2）在檔案信息利用上，對(duì)利用者要分清，對(duì)不能利用的人要給予拒絕，對(duì)于不能公開利用的檔案，也要加以保護(hù)。

2.檔案載體安全的保證：對(duì)于利用者利用紙質(zhì)檔案，要注意對(duì)損毀紙張的行為加強(qiáng)監(jiān)控。對(duì)電子檔案的查閱要加密等。

三、在檔案工作中如何用實(shí)際行動(dòng)說“不”

學(xué)校檔案工作有一個(gè)大前提：檔案工作一開始，制定相關(guān)學(xué)校歸檔的規(guī)章制度，然后取得分管領(lǐng)導(dǎo)的同意，把各處室檔案材料的整理完成放在處室內(nèi)完成，學(xué)校綜合檔案室把精力放在接受檔案、管理檔案、利用檔案的工作上，保證檔案工作的順利開展。在這個(gè)大前提下，才能保證具體的檔案工作的實(shí)施。

在學(xué)校的綜合檔案室的檔案管理人員，是檔案工作的主心骨，上要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，下要對(duì)各處室的兼職檔案員，既要面對(duì)本校查檔的教職工，又要面對(duì)校外查檔人員，既要堅(jiān)守檔案職業(yè)道德，又要熱心為大家服務(wù)，既要保證檔案質(zhì)量，又要不打擊兼職檔案員的積極性。要在這些個(gè)矛盾中，找到平衡不容易，針對(duì)以上幾點(diǎn)筆者認(rèn)為檔案人員可以試圖從以下幾個(gè)方面來做：

（一）在時(shí)間上，每學(xué)期初，根據(jù)學(xué)校工作及檔案工作的進(jìn)度，制定計(jì)劃檔案工作計(jì)劃和思路，提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，這樣一來，領(lǐng)導(dǎo)大概有個(gè)意識(shí)，知道檔案工作的大體內(nèi)容。同時(shí)，給自己制定一個(gè)更詳細(xì)的月計(jì)劃或周計(jì)劃，月計(jì)劃可以呈報(bào)給分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，至于周計(jì)劃可以張貼在檔案室門口，每周一換，讓大家都看到檔案工作的實(shí)際進(jìn)展，有助于讓大家了解我們檔案工作者每天都在忙什么。

對(duì)檔案人員來說，每日做工作筆記也是個(gè)好辦法。每天都做了什么工作，檔案工作做了多少，都用本子記下來，一來是為了提醒自己;二來，到一周，一個(gè)月，一學(xué)期，甚至一年，可以幫助自己總結(jié)分析，調(diào)整工作方法和時(shí)間;三來，可以讓領(lǐng)導(dǎo)了解每天檔案員的工作。工作記錄本就是最好的證明。

（二）在工作分配上，要自己勇于爭(zhēng)取時(shí)間，因?yàn)槟阕约翰粻?zhēng)取的話，別人是不會(huì)給你時(shí)間的，自己都不重視檔案，別人談何重視？檔案員可以在平時(shí)有事沒事，常跟領(lǐng)導(dǎo)念叨檔案工作，碰到的困難啊，自己努力取得的小突破啊，需要領(lǐng)導(dǎo)支持的工作啊……不能再默默無聞，要勤說勤問勤講。當(dāng)然這里還要有講的技巧和藝術(shù)，什么時(shí)候適合講，跟誰講，如何講，都要慎重，既要注意態(tài)度，又要考慮到別人的感受。

（三）在零散材料的收集和接收各處室檔案材料時(shí)，要先表揚(yáng)其有歸檔的意識(shí)，認(rèn)可其為認(rèn)真工作的態(tài)度，然后再對(duì)其提供的材料和檔案做詳細(xì)的分析，讓其認(rèn)識(shí)到為什么要這樣做，理解工作的要求。這也是一次次檔案普及的機(jī)會(huì)。要象教育孩子一樣，不急不躁，見縫插針，寬容耐心地對(duì)待。

在整理收集材料之初，可以先將各處室的歸檔范圍和具體的歸檔步驟和要求打印給他們，然后不定期地經(jīng)常到各處室走走，關(guān)心指導(dǎo)他們的檔案收集整理情況。

最后，對(duì)于整理成卷的檔案的檢查驗(yàn)收，要視具體情況而定，如果沒有影響到保存利用，在提倡節(jié)約成本提高效率的前提下，稍微有不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況也接收，比如：頁碼編的位置不對(duì)，紙張大小不統(tǒng)一等等小問題。但是如果是影響到檔案保存利用的情況，要嚴(yán)格要求，拒收并敦促其整改，比如：筆跡問題，是否有蓋章，是否有去除金屬裝訂等等。而且在整改的要求中，要盡量站在對(duì)方角度上，指導(dǎo)對(duì)方更簡(jiǎn)便易行的改法，不要?jiǎng)硬粍?dòng)，就讓對(duì)方重新做，這樣不科學(xué)，又挫敗對(duì)方積極性。

（四）在檔案利用上，可以先制定一個(gè)檔案利用表，將利用者的身份盡可能地詳細(xì)記錄，比如：性別、年齡、職業(yè)、聯(lián)系電話、利用目的等等，根據(jù)學(xué)校制定的檔案借規(guī)定，一一分辨，按規(guī)定行事，什么人能查閱什么級(jí)別什么方面的檔案，檔案人員需心中有數(shù)。對(duì)于確要領(lǐng)導(dǎo)審批才能查閱的，一定要堅(jiān)持原則，切不可大意。

（五）做好檔案宣傳工作 1.檔案工作的宣傳，這都在平時(shí)的工作中展現(xiàn)。檔案員把更多的精力投在檔案上，投在監(jiān)督管理各處室檔案工作上，更能無形中加強(qiáng)宣傳檔案工作。2.檔案內(nèi)容的宣傳，我們檔案員要對(duì)本單位的館藏檔案有很深的了解，努力找出本單位魅力檔案，匯編成冊(cè)，開發(fā)利用。

四、要做到在適合的時(shí)候拒絕別人，保證檔案工作的正常開展需要檔案人員有這些方面的素質(zhì)

（一）多學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)國內(nèi)外檔案界的先進(jìn)理念，積極參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，多出去走走，到外單位參觀學(xué)習(xí)交流，培養(yǎng)積極向上的精神，自己重視自己，自己真正從心底看重檔案工作。

（二）不斷加強(qiáng)自己的檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作能力，并不斷學(xué)習(xí)時(shí)時(shí)關(guān)心檔案界的最新動(dòng)態(tài)和資訊。與時(shí)俱進(jìn)地跟上時(shí)代的腳步，檔案事業(yè)的腳步，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家檔案局頒布的新修訂的《檔案法》，理解透徹。積極思考工作中的難題。努力多學(xué)習(xí)其他相關(guān)知識(shí)與技能，比如網(wǎng)絡(luò)安全等知識(shí)。

（三）培養(yǎng)自己積極外向的性格，與同事融洽相處，在人際關(guān)系上積極主動(dòng)，做人做事大氣寬容。以平常心看待在工作中遇到的困難，相信每個(gè)事物發(fā)展過程中，總會(huì)出現(xiàn)問題，積極面對(duì)問題，盡力去做好。

（四）經(jīng)常讀書看報(bào)，提高自己的文化素養(yǎng)，學(xué)習(xí)如何說“不”的藝術(shù)。

綜上所述，檔案工作者，應(yīng)該加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，自我成長(zhǎng)，思想上有檔案自信，檔案文化自信，檔案事業(yè)自信。要不斷地加強(qiáng)自身修養(yǎng)，從調(diào)整心態(tài)做起，積極調(diào)整工作的姿態(tài)，不再怨天尤人，對(duì)檔案工作要充滿信心和希望。相信通過檔案工作者自身的努力，檔案工作會(huì)越來越好。

作者簡(jiǎn)介：張毓森，女，1978年10月出生，漢族，福建廈門人，本科，檔案中級(jí)職稱，研究方向：中學(xué)檔案管理