從財務(wù)角度芻探提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量方法

楊斌

（新疆華電喀什熱電有限責(zé)任公司，新疆喀什844000）

從財務(wù)角度芻探提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量方法

楊斌

（新疆華電喀什熱電有限責(zé)任公司，新疆喀什844000）

在大力提倡科學(xué)發(fā)展觀的今天，科學(xué)的決策自然離不開數(shù)據(jù)的支持，數(shù)據(jù)的作用越來越重要，因此有時數(shù)據(jù)質(zhì)量好壞直接決定了決策的質(zhì)量，數(shù)據(jù)錯誤將有可能造成十分巨大難以挽回的損失。從財務(wù)的角度出發(fā)，就如何提高數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量方面提出一些粗淺的方法：加強變動管理；加強報表編制過程管理；重視數(shù)據(jù)的審核工作。

數(shù)據(jù)；信息質(zhì)量；方法

從名稱上來看“會計”與“統(tǒng)計”工作一字之差，都有一個“計”字，反映了兩種工作的共通之處，都是與數(shù)據(jù)有關(guān)的工作。實際工作當(dāng)中，“統(tǒng)計”與“會計”工作相互配合情況較多，關(guān)聯(lián)十分密切，只是各有側(cè)重，“會計”是側(cè)重于一個會計分期內(nèi)的貨幣數(shù)據(jù)、利潤數(shù)據(jù)，而“統(tǒng)計”不論是時間還是空間維度都更為廣泛，側(cè)重于包括財務(wù)數(shù)據(jù)在內(nèi)的更長周期的生產(chǎn)、技術(shù)數(shù)據(jù)，以從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，進(jìn)行對標(biāo)，反過來再指導(dǎo)生產(chǎn)。從數(shù)據(jù)范圍來看，兩者都有范圍不斷擴(kuò)張、細(xì)化的趨勢，現(xiàn)在的會計報表信息項目不單是貨幣數(shù)據(jù)列示，也包括了煤耗、廠用電率等技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，統(tǒng)計信息項目也越來越廣泛，產(chǎn)值、利稅也早已納入統(tǒng)計范圍。當(dāng)然，兩類工作仍然不能互相取代，而且都將會各自的領(lǐng)域發(fā)揮越來越重要的作用，暫且拋開差異不說，從財務(wù)的角度出發(fā)，就提高數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量方面提供幾種方法，與各位同行討論。

一、加強“變動”管理

變動包括人和物的變動，即數(shù)據(jù)工作崗位變動、人員變動、與數(shù)據(jù)相關(guān)的現(xiàn)場設(shè)備變動、數(shù)據(jù)表格變動、范圍變動、軟件變動、使用的計算機(jī)變動、數(shù)據(jù)關(guān)系變動等一系列變動，這所有的變動都會對質(zhì)量產(chǎn)生影響。約翰遜(Johnson)是最早提出這一理論的管理專家，他把失誤造成的原因歸結(jié)為一系列的變化，簡稱“變化-失誤理論”。管理好這些變化，就能控制好各類數(shù)據(jù)的質(zhì)量。一是加強“源”的變動管理。就像財務(wù)報表數(shù)據(jù)來源于原始憑證一樣，任何數(shù)據(jù)信息都不可能憑空產(chǎn)生，必然存在一個“數(shù)據(jù)源”，提高信息質(zhì)量，第一步自然不能繞開“源”問題。從某種程度上說，這些數(shù)據(jù)信息質(zhì)量其實往往就是數(shù)據(jù)源的質(zhì)量，數(shù)據(jù)工作者要保持與數(shù)據(jù)源的密切聯(lián)系，實時掌握物理數(shù)據(jù)源設(shè)備、結(jié)構(gòu)如采樣方式、精度等參數(shù)和非物理源如各種經(jīng)濟(jì)行為單據(jù)、結(jié)算方式的變動情況，加強對新設(shè)備、結(jié)構(gòu)、新經(jīng)濟(jì)行為的學(xué)習(xí)了解，合理預(yù)判這一變動對數(shù)據(jù)的影響，提前做好變化應(yīng)對措施，實現(xiàn)平穩(wěn)過渡。二是“崗位”的變動影響?，F(xiàn)代化企業(yè)高效運轉(zhuǎn)，崗位分工十分明確，但仍然擺脫不了“熟能生巧”的老規(guī)律，一個熟練的員工休假或者發(fā)生人事變動時，工作質(zhì)量發(fā)生變動是必然的，就像科比罰下后的湖人一樣。針對這種情況就要求企業(yè)一方面要未雨綢繆，在培訓(xùn)人才梯隊、崗位替補的情況下，加強輪崗制度，培養(yǎng)一崗多能型復(fù)合人才，減少人員變動引起的數(shù)據(jù)質(zhì)量變動；另一方面要打通本專業(yè)內(nèi)晉升渠道，為數(shù)據(jù)工作人員提供良好充足的可持續(xù)發(fā)展空間，維持專業(yè)內(nèi)人員結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定，而不是充當(dāng)一個“數(shù)據(jù)輔助”角色，晉升不得不以“轉(zhuǎn)行”為代價。三是“心情”變動影響，家里的問題、領(lǐng)導(dǎo)的批評、愛人的責(zé)怪有時都會直接表現(xiàn)在工作上，尤其對于數(shù)據(jù)工作這么細(xì)致的工作來說，心情的影響在數(shù)據(jù)上顯而易見?；鶎拥母鱾€管理人員要高度重視數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，以人為本，在安排數(shù)據(jù)工作時察顏觀色，給員工安排高強度、高難度的數(shù)據(jù)工作時避開心情低谷期，合理引導(dǎo)情緒高漲的員工主動應(yīng)對挑戰(zhàn)，可有效提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。四是突發(fā)變動影響，對于一些非常見數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)填報方法因為理論準(zhǔn)備、經(jīng)驗不足而造成的質(zhì)量不高。這類問題實際是因為數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理部門的原因，對于新出現(xiàn)的非例行報表類型、數(shù)據(jù)項目、填報方法均應(yīng)隨填報通知、樣表一同編制下發(fā)盡可能詳細(xì)的《填列說明》與《填列樣例》，兩者缺一不可，《填列說明》指導(dǎo)數(shù)據(jù)人員填列，《填列樣例》通過例證來有效避免數(shù)據(jù)項目因填報人員素質(zhì)文化差異造成對《填列說明》的理解分歧，兩者相輔相成，缺一不可。但實際上，大部分?jǐn)?shù)據(jù)填列工作受時間限制和對《填列說明》與《填列樣表》認(rèn)識不夠影響，《填列說明》、《填列樣表》與填報通知一同下發(fā)的情況占比并不多，事后又埋怨填報質(zhì)量不高，卻也于事無補?！短盍姓f明》與《填列樣表》其實就是數(shù)據(jù)工作人員的成文法和案例法，有法可依，突發(fā)型質(zhì)量影響的情況就有可能避免。

二、加強報表編制過程管理

（一）信息化

工欲善其事，必先利其器，好的報表編制、填報軟件的確可以事半功倍，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，這個是一個不爭的事實。但從目前來看，現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)需求與落后的數(shù)據(jù)采集、匯總編制手段之間仍然存在一定的矛盾，數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)施落后，數(shù)據(jù)庫效率不高，功能豐富使用便利的數(shù)據(jù)軟件稀缺，都極大地制約了數(shù)據(jù)信息質(zhì)量的提高。從目前使用的信息軟件來看，普遍存在以下幾個問題：1.系統(tǒng)分散，各管理領(lǐng)域的數(shù)據(jù)各自為政，通過各自部署的軟件填報，形成了垂直孤島。實際上這些數(shù)據(jù)無論是基層公司、區(qū)域公司還是集團(tuán)公司都有相互取用、聯(lián)系的情況，這些數(shù)據(jù)無法統(tǒng)一存儲、取用、加工，一方面大大弱化了數(shù)據(jù)分析功能，另一方面在需要使用時只能另行再由基層數(shù)據(jù)人員重復(fù)填報，增加了填報錯誤的機(jī)率和工作量。2.系統(tǒng)不完善，升級后向前數(shù)據(jù)的兼容性不好，系統(tǒng)升級后往往無法兼顧以往歷史數(shù)據(jù)，喪失了前期積累的數(shù)據(jù)優(yōu)勢和聯(lián)系起來分析的可能。3.軟件較為封閉，拓展性不好，因為工作需要增加數(shù)據(jù)上報項目時，取用數(shù)據(jù)、自定義運算數(shù)據(jù)、分析模型功能往往需要后臺專業(yè)程序員定制，在實際使用過程中，使用人員無法自由定制或者定制難度較大，也大大限制了信息化手段在數(shù)據(jù)信息工作方面的功效，也限制了基層數(shù)據(jù)工作人員的主觀能動性。4.受信息安全和網(wǎng)絡(luò)帶寬影響，信息化數(shù)據(jù)呈分散式離線存放，上級管理部門無法實時提取數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)時效性差。5.軟件維護(hù)者與使用者分離，持續(xù)改進(jìn)能力差，對于各類信息軟件未能定期收集使用意見，并進(jìn)行改進(jìn)，失去了信息軟件能夠持續(xù)提高工作效率的作用。雖然存在上述問題，但應(yīng)該說隨著信息化的不斷推進(jìn)，數(shù)據(jù)工作人員仍然能夠感受信息化給數(shù)據(jù)工作帶來的便利，但作為幾乎每天都要用信息軟件開展數(shù)據(jù)工作的廣大數(shù)據(jù)工作者來說，應(yīng)當(dāng)不放棄任何一次呼吁和建議的機(jī)會，重視信息化軟件對數(shù)據(jù)工作方式帶來的革新和影響。結(jié)合當(dāng)前最新信息技術(shù)“云”技術(shù)，一方面建立安全可靠，數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲、便捷實時讀取的企業(yè)“云”數(shù)據(jù)端，建立可由信息使用者自由定制的兼容性強、拓展性好的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全的前提下便捷取用，減少人為因素對數(shù)據(jù)的干預(yù)和影響；另一方面定期征求軟件使用意見表，與信息部門及時溝通，從細(xì)節(jié)入手，持續(xù)的漸進(jìn)的推進(jìn)數(shù)據(jù)軟件的持續(xù)改進(jìn)和更新，助力提高數(shù)據(jù)工作質(zhì)量。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化

運行操作可以標(biāo)準(zhǔn)化、檢修作業(yè)也可以標(biāo)準(zhǔn)化，報表填報自然也可以標(biāo)準(zhǔn)化。其實報表編制也可以標(biāo)準(zhǔn)化，但因為標(biāo)準(zhǔn)化這個過程前期工作量較大，所以大多數(shù)人對標(biāo)準(zhǔn)化有抵觸心理，需要做大量的工作，建立健全各項制度、標(biāo)準(zhǔn)，編制流程圖，預(yù)設(shè)各種需求口徑下的標(biāo)準(zhǔn)化模板，這些工作十分超前，且工作量較大，中國人思想中占主導(dǎo)地位的是兵來將擋，水來土掩的自然主義。但不能否認(rèn)，標(biāo)準(zhǔn)化在當(dāng)前大行其道是有其一定優(yōu)勢的，在報表編制方面采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，可以有效控制數(shù)據(jù)質(zhì)量。具體方法首先是對報表編制工作建立標(biāo)準(zhǔn)制度、標(biāo)準(zhǔn)，劃定報表項目責(zé)任和范圍，對每項數(shù)據(jù)項目出具標(biāo)準(zhǔn)化的定義，編制數(shù)據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)化流程圖，設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化報表質(zhì)量控制模板、節(jié)點質(zhì)量控制表，這樣一來，報表填列少了很多人為因素，可有效避免因個人素質(zhì)差異、數(shù)據(jù)項目理解歧義、人為填列隨意性誤差對數(shù)據(jù)質(zhì)量的影響，使報表數(shù)據(jù)填列工作也和運行操作、檢修作業(yè)一樣都有章可循，實現(xiàn)數(shù)據(jù)工作的“標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)”。

三、重視數(shù)據(jù)的審核工作

數(shù)據(jù)審核工作對于提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量有著舉足輕重的作用，為保證數(shù)據(jù)正確性、真實性、可靠性，審核工作是必不可少的一步，但實際工作中對數(shù)據(jù)的審核并沒有統(tǒng)一的規(guī)定和要求，審核的方法和內(nèi)容往往都是管理者自定，審核質(zhì)量難以控制。因此，數(shù)據(jù)的審核工作也應(yīng)當(dāng)實行標(biāo)準(zhǔn)化審核，為提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量把好最后一道關(guān)，下面就總結(jié)幾種審核方法。

（一）關(guān)系審核法

數(shù)據(jù)之間并不是各自獨立的，之間有很多微妙和千絲萬縷的關(guān)系，本方法正是利用這一點進(jìn)行審核，編制有相互關(guān)系的數(shù)據(jù)審核模型，通過比對運算關(guān)系、邏輯關(guān)系、聯(lián)動關(guān)系、因果關(guān)系，分析和發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的錯誤。比如數(shù)據(jù)報表中存在相互有運算關(guān)系的三個指標(biāo)，那么其中兩個指標(biāo)就應(yīng)能推算出第三個指標(biāo)，他們之間符合這種運算關(guān)系，如果不符，那就說明數(shù)據(jù)填列有誤；或者兩個有正相關(guān)的指標(biāo)A、B，當(dāng)A指標(biāo)呈現(xiàn)增加趨勢時，B指標(biāo)也應(yīng)當(dāng)呈現(xiàn)增加趨勢，反之就需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行核實。這種審核方法如果充分利用信息化軟件的功能，效率將大為較高，審核數(shù)據(jù)量大、范圍廣、審核效果好。

（二）極值庫審核法

建立各項數(shù)據(jù)歷史極值庫（至少5年以上），利用計算機(jī)技術(shù)或人工挑選技術(shù)將數(shù)據(jù)與極值庫進(jìn)行比對，各項數(shù)據(jù)均應(yīng)在極值庫正負(fù)范圍之內(nèi)，對于超出極值庫正負(fù)范圍的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行重點鑒別、核實，此種方法可有效的識別異常數(shù)據(jù)和錯誤數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（三）因素分析法

挑選較為重要的綜合性數(shù)據(jù)(如A=B*C*(1-D)的情況，數(shù)據(jù)A為綜合性數(shù)據(jù))與上期數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，該項數(shù)據(jù)的差異應(yīng)當(dāng)能夠通過其他相關(guān)性數(shù)據(jù)（B、C、D）的差異相互印證，如果不是，應(yīng)當(dāng)重點檢查數(shù)據(jù)是否填列正確。

（四）外部審核法

參照財務(wù)的審計模式經(jīng)驗，在統(tǒng)計系統(tǒng)建立“統(tǒng)計審計”、“數(shù)據(jù)評估師”模式，設(shè)立獨立的數(shù)據(jù)審計、檢查機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)“統(tǒng)計審計師”、“數(shù)據(jù)評估師”人才，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行外部有效性認(rèn)定，借助外部的專業(yè)力量監(jiān)督、規(guī)范統(tǒng)計數(shù)據(jù)的采集、匯總、填列工作，持續(xù)提升數(shù)據(jù)工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮和突顯數(shù)據(jù)工作在企業(yè)管理當(dāng)中的重要作用，助力企業(yè)在日益激烈的競爭中正確決策、高效運營。

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[2]閆 蓉，安光輝.自動站月報表人工與數(shù)據(jù)審核[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2010(8)：311-312.

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［責(zé)任編輯：高 瑞］

F275

A

1005-913X（2015）07-0141-02

2015-04-04

楊 斌(1982-)，江蘇人，經(jīng)濟(jì)師，注冊造價工程師，研究方向：大中型企業(yè)財務(wù)規(guī)范化管理。