大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設問題與對策

張麗平

摘要：本文首先簡要闡述大數(shù)據(jù)的定義和特征，針對建設過程中存在的問題，提出合理化改進對策，為相關(guān)人員提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案;信息化建設;問題;對策研究

引言

信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互聯(lián)網(wǎng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式，單位也在這方面投入很多人力、物力、財力?？稍谌耸聶n案管理中，卻未確定互聯(lián)網(wǎng)的地位，人事檔案管理還是采用傳統(tǒng)的手工錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計模式。

1大數(shù)據(jù)概述

1.1大數(shù)據(jù)的定義

大數(shù)據(jù)概念最早由麥肯錫提出，但是對于大數(shù)據(jù)的具體定義，則見仁見智了。一部分研究人員將大數(shù)據(jù)定義為依托信息技術(shù)，運用此技術(shù)，能夠合理整理和分析數(shù)據(jù)。也有一部分研究者認為大數(shù)據(jù)是通過借助計算機的運作，來分析具有參考價值的信息?？偠灾?，迄今為止，對大數(shù)據(jù)依然沒有做出統(tǒng)一的釋義。

1.2大數(shù)據(jù)的特征

大數(shù)據(jù)雖然未做出統(tǒng)一的界定概念，但是其擁有以下三種特征。具體如下：第一，其具有大量的數(shù)據(jù)?，F(xiàn)階段，大多數(shù)人借助互聯(lián)網(wǎng)對想要的信息進行查詢，抑或是借助于互聯(lián)網(wǎng)活動留下關(guān)于自身較多的信息。立足于此兩點，計算機可以幫助取得較為繁雜的多種數(shù)據(jù)。第二，低密度價值。就過去而言，人們需要在一個限定的區(qū)域來查詢自己想要的信息，而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用，人們可以在較大區(qū)域查詢自己想要獲得的信息內(nèi)容。故此可知，大數(shù)據(jù)具有低密度價值。第三，快速的處理速度。在大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)資源可以接受較多的信息內(nèi)容，因此需要不斷加快信息處理速度，從而使相關(guān)用戶能夠快速獲得這些信息，進而提升用戶的滿意度。

2大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)人事檔案信息化建設的問題

2.1信息內(nèi)容來源過于簡單

目前來看，信息內(nèi)容來源只依賴于人事檔案，且信息內(nèi)容也有著一定的局限性和雷同性，具體體現(xiàn)在以下幾點：第一，檔案的填寫內(nèi)容不能具體展示個人特點。第二，大多數(shù)教師的評價內(nèi)容失去客觀性和真實性，具有一定的抄襲問題，不能有效體現(xiàn)個人特征。第三，檔案撰寫內(nèi)容篇幅具有一定的局限性，大多數(shù)教師職員的工作總結(jié)報告存在單一性，不能有效展示其具體的工作履歷、個人榮譽等等，鑒于檔案管理的保密性原則，當事人不能對自身檔案進行及時查閱，這造成實際的檔案內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。

2.2人事檔案管理工作中對信息技術(shù)的利用深度不夠

當前很多單位雖然重視人事檔案管理工作，但沒有認識到信息技術(shù)在人事檔案管理工作開展過程中的重要性，對于單位人事檔案信息化建設重視程度不足，沒有給予足夠的支持和幫助。例如當前部分單位在人事檔案管理過程中更習慣傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理模式，對于檔案管理前期信息收集重視程度不足，導致人事檔案管理信息遠遠滯后于工作需求，無法保證人事檔案信息的真實性和準確性，難以反映出單位員工的基本情況，難以為單位決策和員工提拔、任用提供合理、科學、準確的人事檔案信息。特別是部分人事檔案管理人員在工作過程中還存在無所謂的心態(tài)，認為人事檔案管理只要保證檔案不丟就完成了基本工作，對于人事檔案管理如何利用信息技術(shù)了解得不深不透，難以進行有效利用，在一定程度上影響了人事檔案管理工作的有序開展。

3改善企業(yè)人事檔案信息化建設工作的對策

3.1加強企業(yè)教職工的人事檔案管理意識

人事檔案資料對企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的意義，因此，企業(yè)應該從基層入手，不斷提升對人事檔案管理的重視度。具體而言，企業(yè)應在日常工作中進行必要的宣傳，定期為教師職工開展座談分析會，加大對于教師職工的培訓力度，加大對教師職工檔案管理知識的普及力度，從而使教師職工能夠加強對檔案管理工作重要性的認識。在此環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作人員能夠不斷提升對于該項工作的熱情，使其在今后的工作崗位中切實履行自身職責，進而提升人事檔案管理的有效性。

3.2建立人事檔案信息化體系

為了充分發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案管理中的應用價值，促進信息處理手段在人事檔案管理實踐中的推廣應用，從根本上保證人事檔案處理的效率。單位應加大對相關(guān)設備的投入，如電子計算機、路由器、復印機、掃描儀等。加強人事檔案管理軟件的開發(fā)，為信息管理平臺的建立提供一定的支撐。為保證人事檔案管理的安全性，應嚴格對人事檔案室的鑰匙進行管理，電子檔案管理要做好計算機系統(tǒng)的安全管理。在軟件系統(tǒng)建設中，要注意軟件的采購、調(diào)試、維護等方面，要有專門的人員負責軟件的管理和運行。專業(yè)體系建設的過程中，我們必須注意安全，尤其是在制度建設上要有完善的安全措施。有效利用信息技術(shù)安全手段保護檔案的完整性，并做好系統(tǒng)的故障處理方案，以避免檔案損失。

3.3建立人事檔案信息化管理制度

建立嚴格的人事檔案信息化管理制度，防止泄露和利于追究責任。利用人事檔案電子信息化的特點，充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、查閱、宣傳、應用等方面的重要作用，為單位的人才建設和管理發(fā)展提供有效的保障。信息化的發(fā)展趨勢中蘊含著安全方面的風險和隱患，因此人事檔案管理工作必須突出保密性這一重要原則。同時要在人事檔案管理工作人員內(nèi)部做好保密宣教工作，進行人事檔案工作的職業(yè)道德建設，使人事檔案人員能夠全身心投入到確保檔案數(shù)據(jù)安全、關(guān)鍵信息完整的工作中。

3.4強化信息技術(shù)應用的安全保障

人事檔案信息事關(guān)當事人的合法權(quán)益和單位發(fā)展，必須對人事檔案信息進行合理保護，將人事檔案信息保護作為檔案信息開發(fā)和利用的重要前提。在信息技術(shù)應用安全保障方面注重以下兩方面工作。一是要通過技術(shù)手段提升人事檔案信息的安全保障系數(shù)，單位要引進專門的技術(shù)人才加入到人事檔案管理之中，通過專業(yè)技術(shù)對人事檔案信息系統(tǒng)進行升級改造，并建立更為嚴密的防火墻，防止黑客和不法分子通過信息手段入侵。另一方面，要加大對人事檔案管理人員的安全教育培訓，讓人事檔案管理人員認識到人事檔案信息安全的重要性，在人事檔案信息管理和開發(fā)過程中有意識地進行管理和操作，避開安全陷阱，確保人事檔案信息安全。

3.5保證企業(yè)人事檔案內(nèi)容的全面性與真實性

全面性與真實性是人事檔案內(nèi)容的具體體現(xiàn)，也是提升人事檔案管理有效性的必然手段，能夠進一步深化人事檔案管理工作的意義。全面性是指對一個人的成長過程進行全面跟蹤，對其個人生活情況、工作履歷以及所參加的相關(guān)實踐活動都充分展現(xiàn)。除此之外，現(xiàn)階段，檔案信息經(jīng)常出現(xiàn)造假問題，這就要求從事檔案管理的人員秉持真實性的原則，認真履行檔案管理的職責，對所需材料做到有效填充，并及時甄別檔案的真?zhèn)吻闆r，保證檔案信息具有高度的真實性和可靠性。

結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)人事檔案的信息化建設并不是一蹴而就的，而是需要一個漫長的過程來不斷發(fā)展和創(chuàng)新。在此過程中，企業(yè)要意識到檔案管理的重要意義，并深入分析信息化建設過程中所出現(xiàn)的具體問題，采取針對性的解決對策來實時解決，進而提升檔案管理的有效性，推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

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