Excel在小學田徑運動會報名表中半自動化應(yīng)用探究

陳善天

根據(jù)學校田徑運動會的實際需要，利用Excel設(shè)計報下拉菜單式參賽報名表，通過函數(shù)公式設(shè)計自動檢驗功能，實現(xiàn)即時統(tǒng)計和顯示：報名人數(shù)多少、運動單項的多報、錯報、漏報、運動員重復(fù)報名、運動員根據(jù)班號自動編號等信息，方便進行校對與糾正，提高報名的準確性。

1前言

在小學田徑運動會中，報名表是運動會編排中的重要環(huán)節(jié)之一，報名表的正確率決定后期工作的進度及工作量。在許多運動會組織中，檢查報名表往往是靠人工逐一去檢查，是最費時間的，也是最容易出現(xiàn)錯誤的。

本人利用Excel的函數(shù)公式先設(shè)計好報名表，填報者只需要點擊鼠標，選擇相應(yīng)的信息和比賽項目，報名表就會自動檢驗信息是否符合比賽規(guī)程，大大減少人工逐一校對的工作量;同時也能及時發(fā)現(xiàn)錯誤，迅速糾正錯誤，從而達到半自動化效果，切實提高工作效率。

2 研究與方法

2.1 Excel 軟件版本的選擇

本研究采用是的 Microsoft Excel 2007 軟件版本。

2.2 創(chuàng)建適合比賽的報名表（以六年級為例，其他年級如此類推）

根據(jù)比賽的實際需要，設(shè)計空白的報名表表格，設(shè)計了三個區(qū)：參賽信息區(qū)、信息檢驗區(qū)、班級名稱區(qū)。如圖1所示

2.3 創(chuàng)建參賽信息賽的下拉菜單選項

利用Excel內(nèi)置的“數(shù)據(jù)有效性”來創(chuàng)建下拉菜單。

第1步：①用鼠標選取項目1、項目2的單元格E3：F23;②單擊“數(shù)據(jù)”選項卡;③在“數(shù)據(jù)有效性”組中單擊“數(shù)據(jù)有效性”按鈕。

第2步：打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，①在“設(shè)置”選項卡“允許”下拉表框選擇“序列”;②單擊“來源（s）”圖標? ? 。

第3步：①用鼠標選取單元格j3：j8;②單擊圖標? ? 。

第4步：回到“數(shù)據(jù)有效性”對話框，①查看“來源（s）”顯示“=$J$3：$J$8”;②單擊“確定”按鈕。

2.4 輸入函數(shù)公式到信息檢驗區(qū)（以每單項最多可報男女各2人為例）

第1步：①把輸入法切換到英文半角狀態(tài)下，在K3單元格中輸入“=SUM（COUNTIFS（$C：$C，"男"，$E：$E，$J3），COUNTIFS（$C：$C，"男"，$F：$F，$J3））”后按回車鍵（“”不用輸入，下面操作如同）。

第2步：①在L3單元格中輸入“=IF（K3=2，"報名正確"，IF（K3=1，"少報1人"，IF（K3=0，"少報2人"，IF（K3=3，"多報1人"，IF（K3=4，"多報2人"，IF（K3=5，"多報3人"））））））”后按回車鍵。

第3步：①在M3單元格中輸入“=SUM（COUNTIFS（$C：$C，"女"，$E：$E，$J3），COUNTIFS（$C：$C，"女"，$F：$F，$J3）））”后按回車鍵。

第4步：①在N3單元格中輸入“=IF（M3=2，"報名正確"，IF（M3=1，"少報1人"，IF（M3=0，"少報2人"，IF（M3=3，"多報1人"，IF（M3=4，"多報2人"，IF（M3=5，"多報3人"））））））”后按回車鍵。

第5步：①用鼠標選取單元格K3：N3;②按按住鼠標左鍵不放向下拖動填充，最終效果如圖2所示。

2.5 增加信息檢驗區(qū)多報人數(shù)自動變顏色警示

利用“條件格式”改變統(tǒng)計出來錯誤參賽信息的字體顏色，區(qū)分與正確信息的差別。

2.5.1 男子人數(shù)（以每單項最多可報男女各2人為例）

第1步：①用鼠標選單元格K3：K8;②單擊“開始”選項卡;③在“條件格式”組中單擊“新建規(guī)則”按鈕。

第2步：打開“新建格式規(guī)則”對話框，①鼠標單擊“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”選項;②在“只為滿足以下條件的單元格設(shè)置格式”中分別選擇“單元格值”;③繼續(xù)下一項選擇“大于或等于”;④在最右側(cè)空白處輸入“3”（意思是等于或大于3人以上就為報名錯誤）;⑤鼠標單擊“格式（F）…”按鈕。

第3步：打開“設(shè)置單元格格式”對話框，①在“字形”選項中選擇“加粗傾斜”②在“顏色”選項中選擇③“紅色”;④按“確定”按鈕返回上一級菜單。

第4步：返回“新建格式規(guī)則”對話框，①按“確定”按鈕返回上一級菜單。操作第5步：①此時，等于或大于3人以上的數(shù)字的字體變成加粗傾斜體，顏色由原來的黑色變成紅色。最終效果如圖3所示

2.5.2 男子匯總（以每單項最多可報男女各2人為例）

第1步：①用鼠標選單元格l3：l8;②單擊“開始”選項卡;③在“條件格式”組中單擊“新建規(guī)則”按鈕。第2步：打開“新建格式規(guī)則”對話框，①鼠標單擊“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”選項;②在“只為滿足以下條件的單元格設(shè)置格式”中分別選擇“特定文本”;③繼續(xù)下一項選擇“包含”;④在最右側(cè)空白處輸入“多報”（意思是只要含有“多報”二字的同一單元格信息）;⑤鼠標單擊“格式”按鈕。

第3步：打開“設(shè)置單元格格式”對話框，①在“字形”選項中選擇“加粗傾斜”②在“顏色”選項中選擇③“紅色”;④按“確定”按鈕返回上一級菜單。

第4步：返回“新建格式規(guī)則”對話框，①按“確定”按鈕返回上一級菜單。

第5步：①此時，等于或大于3人以上的數(shù)字的字體變成加粗傾斜體，顏色由原來的黑色變成紅色。最終效果如圖4所示。

2.5.3 女子人數(shù)

把開始選擇的單元格由K3：K8改為M3：M8，其他操作步驟如同2.5.1 男子人數(shù)。

2.5.4 女子匯總

把開始選擇的單元格由L3：L8改為N3：N8，其他操作步驟如同2.5.2 男子匯總。

2.6 完善表格

為了讓報名者更清楚了解報名表的情況，可①添加報名說明和②規(guī)定填寫的區(qū)域，讓報名者一目了然。因為此操作比較簡單，就不一一講述，最終效果如圖5所示。

3 結(jié)論與建議

本方法通過多次區(qū)級、街道和學校等田徑運動會中實際運用中檢驗，發(fā)現(xiàn)比以前更輕松入手、正確率高、省時省力等特點。

在實際運用中筆者提出以下建議：

（1）可根據(jù)不同的編排軟件的報名表，創(chuàng)建適合自己運用的表格。

（2）如果全校的比賽項目一樣，就用一張表格發(fā)給報名者填寫;如果每個年級的項目不一樣，最好每個年級一張表，不然會有可能造成報名者的困擾而報錯數(shù)據(jù)，給接下來的工作增加負擔。

（3）發(fā)布的報名表，最好是把公式隱藏起來，以防有時因不小心修改了公式的參數(shù)而造成檢驗數(shù)據(jù)出錯。

（作者單位：廣東省深圳市寶安區(qū)西鄉(xiāng)小學）