淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

王娟

摘要：建筑施工資料管理是項目建設(shè)過程中較為重要的工作，越來越多的建筑施工企業(yè)在管理過程中重視建筑工程檔案管理工作，基于此，本文對建筑工程資料管理現(xiàn)狀以及建筑工程檔案資料有效管理措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料;管理

建筑工程檔案資料屬于建筑企業(yè)的寶貴財富，是建筑企業(yè)在施工過程中經(jīng)驗與施工技術(shù)的積累，在建筑工程管理中發(fā)揮重要的作用。有效地對檔案資料進(jìn)行管理，不僅可以提升建筑工程的質(zhì)量，還可以提高企業(yè)的經(jīng)營利潤。

1 建筑工程資料管理現(xiàn)狀分析

從目前的情況來看，我國很多的建筑企業(yè)管理人員依然采用以往傳統(tǒng)的觀念和模式展開相應(yīng)的工作，并沒有真正的做到與時俱進(jìn)，從而使得建筑企業(yè)的經(jīng)營管理工作始終無法滿足當(dāng)今時代的要求。不僅如此，由于不具備現(xiàn)代化科學(xué)的管理理念，從而始終無法真正做到為企業(yè)的效益考慮，通常只是一味的注重經(jīng)濟(jì)效益的最大化，并沒有對技術(shù)資料管理工作的重要性有所認(rèn)識。當(dāng)前，我國大部分的建筑企業(yè)在日常經(jīng)營的過程當(dāng)中，并沒有針對建筑工程資料管理制定完善的管理制度和體系，從而使得工程資料在管理過程當(dāng)中非常混亂，很多資料不能及時的收集，相關(guān)資料很難收集齊全，其真實(shí)性也不能得到切實(shí)的保障。如果這些問題不能得到及時有效的解決，勢必會導(dǎo)致工程各方之間產(chǎn)生諸多的矛盾，不僅阻礙工程建設(shè)任務(wù)的順利開展和進(jìn)行，同時也會對后續(xù)的工作造成極為嚴(yán)重的影響。

2 建筑工程檔案資料有效管理措施

2.1 完善建筑工程檔案資料管理制度

在開展建筑工程檔案資料管理工作時，政府部門應(yīng)該牽頭建立一套科學(xué)、有效的管理制度與管理法規(guī)體系，這些規(guī)章制度應(yīng)符合當(dāng)前形勢，具有一定的可操作性，在建筑企業(yè)經(jīng)營過程中能夠提升其檔案資料管理水平。同時，建筑企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身情況建立、健全檔案資料管理制度，在檔案管理工作中，能夠指導(dǎo)企業(yè)向符合市場需求的方向發(fā)展，使建筑工程檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。建筑工程檔案資料管理人員在工作過程中，還應(yīng)該經(jīng)常深入施工現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地勘察，了解現(xiàn)場施工情況，根據(jù)現(xiàn)場施工需求制定科學(xué)、合理的檔案管理計劃。在建筑工程施工完成后，檔案管理人員要更加重視檔案資料管理工作，并搜集施工過程中的相關(guān)資料，進(jìn)行整理分析，做好存檔工作，將其作為寶貴財富供其他工程項目參考。

2.2 保證建筑工程檔案資料管理質(zhì)量

①要求工程檔案管理逐級劃分，企業(yè)內(nèi)部管理人員需要做好統(tǒng)籌規(guī)劃，各個項目單位對施工情況需要做好嚴(yán)格的記錄，并根據(jù)相關(guān)記錄規(guī)范進(jìn)行資料填寫，例如，在進(jìn)行記錄時必須用黑色簽字筆，所有表格必須按照規(guī)范進(jìn)行繪制，涉及的照片資料不能將原件與文本進(jìn)行裝訂，需要將其進(jìn)行復(fù)印才能裝訂;②所有記錄資料必須交由上級領(lǐng)導(dǎo)簽字，由項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行初次審核，如果資料存在問題，需要重新進(jìn)行記錄，如果資料合格由項目負(fù)責(zé)人遞交企業(yè)檔案管理部門，檔案管理部門人員進(jìn)行第二次審核，存在問題的資料返還項目負(fù)責(zé)人，并明確標(biāo)注錯誤內(nèi)容以及修改意見，這樣在資料重新進(jìn)行整合時，就可以更加便捷;③合格的資料由企業(yè)統(tǒng)一回收，根據(jù)項目類型與項目名稱記錄在案，并及時錄入計算機(jī)，形成檔案電子索引，方便未來信息查閱。

2.3 及時做好技術(shù)資料的記錄，保證其真實(shí)性

由于工程技術(shù)資料本身會展現(xiàn)出建筑項目的實(shí)際施工情況，所以資料管理人員在整理技術(shù)材料的時候，一定要緊跟施工的開展進(jìn)度。即在建筑工程開始進(jìn)入實(shí)際施工之前，建筑單位需要組織專業(yè)的資料管理人員對技術(shù)資料進(jìn)行管理，同時還要把分部分項工程質(zhì)量評定等一系列的原始記錄進(jìn)行有效的收集，保證工程進(jìn)度與各項資料始終保持在同一進(jìn)度，以此來保證技術(shù)資料內(nèi)容的真實(shí)連貫。其實(shí)對于建筑工程技術(shù)資料的歸檔管理工作來說，最為重要的就是資料的真實(shí)性，如果資料真實(shí)性難以得到保障，那么在后續(xù)的管理過程中，就會出現(xiàn)資料管理人員在原始記錄上進(jìn)行后補(bǔ)造假等一系列現(xiàn)象。這樣一來如果建筑工程項目出現(xiàn)了質(zhì)量問題，工程技術(shù)資料就會因為后補(bǔ)造假等情況出現(xiàn)混亂的局面，最終還會產(chǎn)生錯誤判定等一系列問題。所以資料管理人員在對技術(shù)資料進(jìn)行歸檔整理的過程中，一定要注意使其與施工進(jìn)度保持一致，做到實(shí)事求是、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，以便資料自身的真實(shí)性及準(zhǔn)確性可以得到保障。

2.4 提高建筑工程檔案資料管理人員能力

建筑施工企業(yè)缺乏對檔案資料管理人員的綜合培養(yǎng)，致使業(yè)務(wù)能力不足，可以通過單位層面與管理人員個人層面兩個方面提高管理方面的能力。單位使用新人負(fù)責(zé)檔案資料管理業(yè)務(wù)時，應(yīng)對管理人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，強(qiáng)化其對檔案管理知識的了解，幫助其提高工作質(zhì)量。管理人員在工作過程中，應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)與積累，自身不斷學(xué)習(xí)，有利于提升綜合業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)過程中，不斷總結(jié)，對于自身出現(xiàn)的一些消極等負(fù)面思想，應(yīng)及時糾正，為今后提高工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合工作實(shí)際需求，結(jié)合時代發(fā)展的要求，積極考取相關(guān)檔案管理方面的職業(yè)資格證書，證明自己在檔案管理行業(yè)中具備相應(yīng)能力，還可以引起建筑施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，推動檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

2.5 積極開展文件檔案管理信息化建設(shè)工作

在工程項目文件與檔案管理中，應(yīng)該對新時代發(fā)展形勢進(jìn)行了解，加強(qiáng)對信息化技術(shù)的重視，創(chuàng)新以往的檔案管理思路，將信息化機(jī)制納入到大型工程項目文件與檔案管理中，促使信息化與文件、檔案管理相結(jié)合，進(jìn)一步強(qiáng)化信息化建設(shè)。具體而言，需要以信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐，建立與自身發(fā)展模式相符的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，不斷優(yōu)化文件、檔案管理系統(tǒng)，促使各個軟硬件良好運(yùn)行，進(jìn)而打造全新的工程項目文件與檔案觀管理格局。在此模式下，不僅能夠降低相關(guān)工作人員的壓力，減少其工作量，而且還有助于提高文件、檔案管理工作效率和質(zhì)量。此外，在進(jìn)行相關(guān)操作系統(tǒng)的引入下，應(yīng)該注重數(shù)據(jù)的實(shí)時更新，為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺良好運(yùn)行創(chuàng)造優(yōu)越的環(huán)境，減少管理問題發(fā)生，確保管理效果。在計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用中，可實(shí)現(xiàn)資源共享，能夠保證文檔信息服務(wù)及時性。為了提升文件、檔案的社會價值，還需要借助相關(guān)的科學(xué)技術(shù)將其變成活的信息，提高相關(guān)資源利用率。在推進(jìn)工程文件、檔案管理信息化進(jìn)程中，需要注意的是，網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開放性，在一定程度上對文件與檔案安全造成了威脅，容易造成數(shù)據(jù)丟失、竊取等問題。因此，應(yīng)該不斷完善計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，強(qiáng)化對文件檔案的保護(hù)，做好相關(guān)的防范工作。為了加快大型工程項目信息化建設(shè)步伐，需要注重相關(guān)系統(tǒng)軟件的開發(fā)。要想確保軟件的可行性，滿足現(xiàn)代文件與檔案的管理需求。相應(yīng)的管理人員需要介入到系統(tǒng)軟件開發(fā)環(huán)節(jié)，以促使軟件功能更加完善和健全，具有優(yōu)越的性能，增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、全面性，真正提升工程項目文件與檔案管理的信息化水平。

3 結(jié)束語

綜上所述，在重視“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的同時，也要加強(qiáng)在信息化活動中形成的具有保存價值的各類照片及聲像檔案，強(qiáng)化常規(guī)收集。并通過檔案信息全面掌握人才資源的開發(fā)和利用，為工程質(zhì)量快速爭創(chuàng)“平安工地”“優(yōu)質(zhì)工程”提供實(shí)力支撐，為公司資質(zhì)升級提供軟實(shí)力支撐，為現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)作出更大的貢獻(xiàn)。

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