提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量對(duì)策

李婷

摘 要：對(duì)于辦公室而言，其隸屬綜合性服務(wù)部門，承擔(dān)對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)與對(duì)外溝通的工作，服務(wù)性特征顯著。也就是說，辦公室檔案信息規(guī)模較大，對(duì)行業(yè)發(fā)展意義重大。本文以辦公室工作為背景，全面介紹了辦公室文件檔案管理工作的一些問題，重點(diǎn)分析了存在的不足，形成了有效的解決對(duì)策，以期全面提高檔案管理水平，為辦公室工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公室;文件檔案管理;質(zhì)量;對(duì)策

立足辦公室工作，文件檔案管理是重要項(xiàng)目，收入了相關(guān)部門與機(jī)構(gòu)的全面資料，達(dá)到對(duì)單位發(fā)展過程的準(zhǔn)確反饋。文件檔案是辦公室管理的重要項(xiàng)目。因此，要在辦公室管理工作中將其有效融入，重視以創(chuàng)新為基礎(chǔ)，發(fā)揮信息技術(shù)的支持作用，依托完善的檔案管理模式，促進(jìn)辦公室工作的有序開展。

一、辦公室文件檔案管理工作的特點(diǎn)與價(jià)值

（一）辦公室文件檔案管理的特征

首先，安全性成為辦公室文件，檔案管理的基礎(chǔ)性要求。辦公室檔案綜合了多個(gè)部門與機(jī)構(gòu)的信息，對(duì)單位發(fā)展影響巨大，這也是希安全性要求較高的根本原因，事關(guān)單位發(fā)展的各種機(jī)密。因此，立足檔案管理全過程，安全保護(hù)工作不容忽視，需要引起重視，維護(hù)信息的安全性，避免出現(xiàn)安全問題。其次，正確認(rèn)識(shí)檔案管理的根本，正確看待其與日常工作的緊密度，防止出現(xiàn)任何紕漏。但管理的內(nèi)容較為豐富，主要涉及檔案收集、整理、歸檔、保存與利用，系統(tǒng)化突出，需要構(gòu)建更加明確系統(tǒng)的檔案資源，強(qiáng)化對(duì)單位發(fā)展全面反饋，在根本上服務(wù)于信息開發(fā)與利用。再次，檔案管理涉獵范圍較廣，涵蓋單位發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)與內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對(duì)單位發(fā)展情況的全面記錄。

（二）辦公室文件檔案管理工作的價(jià)值

首先，辦公室文件檔管理與單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展關(guān)系緊密。對(duì)于各個(gè)部門的工作而言，為了保證順利進(jìn)行，各方面參考資料不可或缺，各種資源都需要借助辦公室部門進(jìn)行協(xié)調(diào)與使用。一旦檔案管理出現(xiàn)偏差，核心信息很可能出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，影響各項(xiàng)工作開展的順利性，造成各種資源的浪費(fèi)，甚至造成巨大損失。由此可見，文件檔案管理水平成為影響單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要因素。其次，對(duì)于各個(gè)部門的工作，為了保證快速與高效地完成，既要制定完善的計(jì)劃，又要重視對(duì)以往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作模式與方法的優(yōu)化與完善。也就是說，在各項(xiàng)工作開展中，要善于對(duì)各項(xiàng)文件檔案進(jìn)行查詢與調(diào)動(dòng)，善于發(fā)揮信息資源的價(jià)值。從本質(zhì)上講，高效的工作狀態(tài)與日常管理之間有著千絲萬縷的關(guān)系。

二、辦公室文件檔案管理中存在的不足

（一）傳統(tǒng)的文件檔案管理模式凸顯滯后性，威脅檔案資源查詢與使用

在辦公室文件檔案管理中，紙質(zhì)保存形式仍然存在，也就是說，管理方法仍存在手工方式，查閱方式也依賴人工方式實(shí)現(xiàn)。這種模式凸顯較強(qiáng)的滯后性，效率不高，工作強(qiáng)度較大，錯(cuò)誤率較高，很難維護(hù)資料完整性，信息系統(tǒng)性不強(qiáng)，勢(shì)必給辦公室工作帶來困擾。在部門與單位不斷發(fā)展壯大中，文件資料規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理難度加大，文件資料管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式與新時(shí)期的信息需求不相適應(yīng)，整體管理水平較低，無法較快的實(shí)現(xiàn)信息準(zhǔn)確查詢，信息有效性降低，威脅資源價(jià)值的發(fā)揮。

（二）辦公室文件檔案管理尚未引起足夠重視，人員素質(zhì)與能力有限

目前，檔案管理工作尚未引起高度關(guān)注，但管理的價(jià)值未得到充分體現(xiàn)，尤其忽略其重要性。一方面，相關(guān)的資源投入十分有限，直接威脅檔案管理工作的有序開展，威脅及時(shí)效性。另外，人員素質(zhì)與能力亟待提升，專業(yè)素養(yǎng)不高，在意識(shí)上存在滯后性，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，其對(duì)檔案管理工作的支撐力薄弱，檔案管理質(zhì)量很難增強(qiáng)。

（三）辦公室文件檔案資料整體利用率亟待提升

從本質(zhì)上講，辦公室文件檔案管理工作的目標(biāo)是提高資源利用率，更好服務(wù)于資源利用。當(dāng)前，辦公室檔案資源整體利用水平較低，從兩個(gè)方面可以看出這一問題。一方面，但資源存在不完整的現(xiàn)象，缺失問題嚴(yán)重，文件資源的價(jià)值無法實(shí)現(xiàn)。究其原因，人是多方面因素，與管理人員的管理行為以及環(huán)境息息相關(guān)。另外，對(duì)于檔案文件的利用，尚未構(gòu)建較高的利用思維，但利用觀念薄弱，尤其面對(duì)查詢效率較低的問題，

改善作用不顯著，威脅檔案功能的有效實(shí)現(xiàn)。

三、如何提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量水平

（一）構(gòu)建更具創(chuàng)新性的文件檔案管理思維，發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)的價(jià)值

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理而言，更多依賴的是人力，檔案管理人員承擔(dān)檔案資料的全部工作，主要涉及收錄整理、分類保存以及查看利用等。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，整體管理效果都會(huì)被拉低。依托科技，檔案信息管理模式實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，信息化管理模式成為必然。因此，管理觀念的增強(qiáng)是根本，重視對(duì)思維進(jìn)行拓展，以便有效發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)文件管理的大力支持，更好的適應(yīng)新的信息需求。另外，要對(duì)辦公室文件檔案的價(jià)值給予重新定位，準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)其價(jià)值所在，做好檔案，全面管控工作，更好服務(wù)于檔案開發(fā)利，構(gòu)建全員范圍內(nèi)的檔案意識(shí)，在應(yīng)用中充分體現(xiàn)檔案資源的利用價(jià)值，檔案服務(wù)社會(huì)的功能得以拓展。

（二）全面健全辦公室文件檔案管理制度，強(qiáng)化保障性作用的發(fā)揮

辦公室文件檔案管理工作效果與制度關(guān)系緊密。一旦機(jī)制不完善，無法發(fā)揮有效的指導(dǎo)功能，保障性的作用受阻。這也是重視檔案管理制度建設(shè)的根本原。首先，要積極構(gòu)建文件檔案管理責(zé)任制度，保證責(zé)任落實(shí)到人，做好細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，防止管理人員出現(xiàn)工作疏忽，避免責(zé)任心不強(qiáng)，影響管理效果，在根本上威脅檔案的完整。另外，重視文件檔案管理安全制度的出臺(tái)。依托信息化環(huán)境，文件檔案資源的安全性成為焦點(diǎn)，諸多安全問題引發(fā)檔案丟失。為了保證檔案資源的安全性，要積極建立安全保障機(jī)制，增強(qiáng)安全觀念，引入先進(jìn)的安全技術(shù)，構(gòu)建科學(xué)高效的信息準(zhǔn)入制度，保證全縣科學(xué)合理。

（三）重視落實(shí)文件檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提升辦案管理人員素質(zhì)與能力

為了推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行，高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)不可缺少，既要具備較高的能力素養(yǎng)，專業(yè)性突出，同時(shí)，積極參與辦公室文件檔案管理實(shí)踐，這一工作的開展事關(guān)整體管理效果的提升。在信息化背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式，具有較強(qiáng)的不適應(yīng)性，信息化建設(shè)勢(shì)在必行。這也是全面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的根本影響因素。具體講，對(duì)現(xiàn)有管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行擴(kuò)充，融入新思維，滲透新方法，這也是當(dāng)前辦公室的重要工作任務(wù)。另外，要組織專業(yè)化的人員培訓(xùn)與教育，將業(yè)務(wù)技能與職業(yè)素養(yǎng)作為主要內(nèi)容，以信息化技術(shù)作為核心，大力發(fā)展數(shù)字化文件檔案處理方式，形成數(shù)字化文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高人員整體專業(yè)素養(yǎng)，正是檔案工作的社會(huì)價(jià)值，以更加專業(yè)的姿態(tài)投入檔案管理實(shí)踐，維護(hù)辦公室文件檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)性與可持續(xù)性。

四、結(jié)束語

立足全新社會(huì)發(fā)展背景，文件檔案資源規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦公室文件檔案數(shù)量急劇提升。文件檔案管理是辦公室工作的重要組成部分，尤其是依托信息化發(fā)展條件，但管理更需與時(shí)代同步，以思維轉(zhuǎn)變?yōu)榛A(chǔ)，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新管理模式，構(gòu)建高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的全面提高，為單位的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

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