持續(xù)提高新時期電子化檔案管理能力的探究

摘 要：提高檔案管理能力是一個常說常新的課題，尤其是在信息數(shù)據(jù)高度發(fā)達的現(xiàn)代，海量的數(shù)據(jù)匯總給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。這種形勢下，檔案管理人員應(yīng)主動適應(yīng)新時期新變化，從工作理念、工作素養(yǎng)、實踐能力等方面不斷提高，促進單位檔案管理水平不斷提高，進而為單位發(fā)展做出應(yīng)有貢獻。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理

檔案真實地記載著國家社會、個人的發(fā)展歷程，檔案管理工作是單位工作的一項重要組成部分，在人員管理、提拔任用等各方面發(fā)揮著重要作用。也是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理水平，是衡量單位管理水平和管理能力的重要標桿。

一、電子化檔案管理工作特點

在信息時代背景下，相較而言，電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理理念和管理模式上存在很大的不同。信息化檔案更強調(diào)資料載體上的電子化、數(shù)據(jù)化，儲藏使用上的高效便捷化，以及安全管理上的可備份。

原先“一個屋、一個人、一摞表、一本賬”的管理方式越來越不適應(yīng)新時期的發(fā)展，檔案管理工作越來越多轉(zhuǎn)移到電腦、高拍掃描儀、信息管理系統(tǒng)上來。在一定程度上而言，電子化檔案實現(xiàn)了對紙質(zhì)實體檔案的脫離與升級，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時也走向了現(xiàn)代化檔案管理。目前，很多檔案管理均是以重要的電子文件形式進行的，標志著國家以及行政事業(yè)、企業(yè)檔案工作邁入信息化時代。

二、不斷提升電子化檔案管理水平的思考

1.推進檔案管理的制度建設(shè)。檔案管理工作基礎(chǔ)和最重要的保障就是健全的制度，也是檔案管理工作規(guī)范化科學(xué)化的基本要求。信息化時代，檔案載體、管理模式發(fā)生了很大的變革，其管理制度也相應(yīng)的要做出變革調(diào)整，增加信息安全、備份管理、防黑防泄密等規(guī)章內(nèi)容，從而促進檔案管理工作的健康有序發(fā)展。從單位領(lǐng)導(dǎo)到普通檔案管理人員，自上而下要高度重視制度建設(shè)，對電子檔案儲存方式、內(nèi)容以及使用方法等予以明確規(guī)定，切實做到有章可循、簡便易行。同時，對不適應(yīng)新時代發(fā)展的傳統(tǒng)制度要進行修訂完善，對新情況制定新制度進行完善補充等，促進檔案管理更適應(yīng)新時代新要求。

2.完善檔案管理的物質(zhì)保障。檔案管理工作中，資金、人才、技術(shù)等多方面的投入必不可少。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，這種形勢下，各級單位和部門，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是專業(yè)人才的選拔和培養(yǎng)，檔案存儲場地和管理設(shè)備的合理配置等。要徹底扭轉(zhuǎn)“檔案管理很簡單”“沒必要投入資金”等觀念， 要給與充分的經(jīng)費保障，完善檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)使用，采購相應(yīng)的信息化處理、儲藏設(shè)備，在軟件、硬件上保障檔案管理電子化的發(fā)展。只有完善相應(yīng)的基礎(chǔ)保障，才能夠促進檔案管理信息化的快速發(fā)展。

3.強化檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目前，我國大多數(shù)檔案管理工作處于紙質(zhì)文件管理向信息化電子化管理過渡階段。電子化一大優(yōu)勢就是共享程度高，有利于打破“信息壁壘”和“信息孤島”，實現(xiàn)信息的互通互聯(lián)共享。就信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)而言，既是檔案信息管理的重要核心，也是推動發(fā)展的重要基礎(chǔ)。工作中，應(yīng)注重把檔案管理工作和計算機新技術(shù)有效結(jié)合。梳理整合綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫，只有這樣才能進一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

4.實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。目前在信息化建設(shè)過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會進一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)，建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

5.提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識。社會的發(fā)展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系，努力創(chuàng)新服務(wù)機制為檔案事業(yè)的不斷輝煌進步貢獻力量。檔案管理工作者要具備信息處理能力，不斷適應(yīng)信息資源管理工作的需要。加強對創(chuàng)新信息化管理能力的培訓(xùn)和提升，從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè) 發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。在工作中積極創(chuàng)新、勇于探索，不斷提高工作水平和能力。

檔案記載著單位的發(fā)展史，是進行科學(xué)分析、謀劃發(fā)展方向的基礎(chǔ)保障。在我國經(jīng)濟社會全面發(fā)展的新形勢下，應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，探索和嘗試新的檔案管理手段，持續(xù)提高檔案管理效率，為單位發(fā)展做好應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

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