辦公自動(dòng)化使用環(huán)境下的高校公文處理建設(shè)與發(fā)展研究

王康

摘 要：隨著高等教育信息化快速發(fā)展， 辦公自動(dòng)化在推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)管理體系中對(duì)提高高校內(nèi)部辦公效率、增強(qiáng)教學(xué)執(zhí)行能力和服務(wù)水平的作用日益凸顯。作者結(jié)合工作所在高校辦公自動(dòng)化在公文處理運(yùn)行的實(shí)際情況，以及對(duì)在處理電子公文中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，提出解決方法，為進(jìn)一步提高高?，F(xiàn)代化管理水平和辦事效率提供參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 高校 公文管理

一、前言

高校屬于國(guó)家事業(yè)單位，公文處理是依法治校和開(kāi)展校務(wù)活動(dòng)的重要載體。高校公文主要有外來(lái)文、校內(nèi)來(lái)文、校發(fā)文三種形式。其中校外來(lái)文是指上級(jí)主管部門(mén)、平級(jí)單位、校外企事業(yè)單位以及個(gè)人通過(guò)機(jī)要、傳真、政府OA系統(tǒng)、信函、電子郵件等方式發(fā)來(lái)的通知、文件、函件等;校內(nèi)來(lái)文是指校內(nèi)各二級(jí)學(xué)院、職能部門(mén)、教職員工、學(xué)生向?qū)W校黨委行政提交的請(qǐng)示報(bào)告等;發(fā)文是指以學(xué)校名義上報(bào)或下發(fā)的各類(lèi)報(bào)告、請(qǐng)示、通知、決定等。高校公文經(jīng)常使用到的文種有報(bào)告、請(qǐng)示、決定、通知、通報(bào)、通告、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等11個(gè)種類(lèi)。

在公文處理工作中，為提升工作效率和質(zhì)量，傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文處理方案已經(jīng)很難滿足網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的需要。因此依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的辦公自動(dòng)化和公文管理有機(jī)結(jié)合成為時(shí)代的必然要求。筆者所在高校，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)成為日常進(jìn)行公文處理的主要載體。

二、高校公文處理中辦公自動(dòng)化的意義

（一）社會(huì)意義

在新時(shí)代背景下，中共中央、國(guó)務(wù)院在印發(fā)的《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》中提出創(chuàng)新教育服務(wù)業(yè)態(tài)，建立數(shù)字教育資源共建共享機(jī)制，完善利益分配機(jī)制、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度和新型教育服務(wù)監(jiān)管制度?！督逃康任宀块T(mén)關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡(jiǎn)政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見(jiàn)》是深化簡(jiǎn)政放權(quán)舉措的同時(shí)，對(duì)擴(kuò)大高校自主辦學(xué)權(quán)，激發(fā)辦學(xué)活力，要求高校完善內(nèi)部治理、優(yōu)化服務(wù)，搭建線上線下協(xié)同平臺(tái)，構(gòu)建高效一體化校務(wù)服務(wù)體系。推動(dòng)教學(xué)行政業(yè)務(wù)協(xié)同、簡(jiǎn)化辦事程序，優(yōu)化工作流程。

因此要推進(jìn)教育現(xiàn)代化和“放管服”的要求，高校要依托信息技術(shù)手段加強(qiáng)現(xiàn)代大學(xué)管理體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)公文無(wú)紙化流轉(zhuǎn)、決策管理網(wǎng)絡(luò)化、公共服務(wù)電子化。

（二）現(xiàn)實(shí)意義

1.方便快捷，實(shí)效顯著。傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文處理，完全依靠人工完成，在檢索查詢、信息處理、提供決策等方面效率不高。引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，破解了網(wǎng)絡(luò)孤島，將傳統(tǒng)公文處理和信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)合，學(xué)校決策者、教職員工僅需登錄到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作即可完成公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

2.降低辦公成本，推進(jìn)信息公開(kāi)。在使用紙質(zhì)文件常規(guī)處理公文的時(shí)候，每份文件都要用紙質(zhì)來(lái)印制裝訂，分發(fā)時(shí)再通知二層機(jī)構(gòu)的工作人員親自來(lái)領(lǐng)取。這就使物力和人力形成浪費(fèi)，并且還可能人為因素造成領(lǐng)文不及時(shí)，發(fā)漏、發(fā)錯(cuò)文件等情況。而通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理公文，可以向主送機(jī)關(guān)以及個(gè)人發(fā)布通知，并提醒閱讀，這樣不僅節(jié)約了紙張，也節(jié)省了人力，節(jié)約了時(shí)間。

3.促進(jìn)工作作風(fēng)的轉(zhuǎn)變，提高工作質(zhì)量。首先是明確了經(jīng)辦人的職責(zé)，使會(huì)簽部門(mén)與公文發(fā)起部門(mén)之間形成良性循環(huán)。領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)系統(tǒng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行會(huì)簽， 一定程度上促使了機(jī)關(guān)人員轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，同時(shí)也有效的提升了工作質(zhì)量。其次，系統(tǒng)中具有待辦工作提醒功能，會(huì)對(duì)當(dāng)前經(jīng)辦人進(jìn)行提醒， 催促及時(shí)的處理文件。此外還可以利用微信或短信平臺(tái)通知經(jīng)辦人員簽收文件， 提高了辦事效率。

4.規(guī)范業(yè)務(wù)流程， 提高管理水平。一是保證了公文處理的時(shí)效性， 二是使收發(fā)文的程序得以規(guī)范。三是公文在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)中能夠明晰經(jīng)辦單位的工作職責(zé)，規(guī)避相互推諉的不良現(xiàn)象。另外還能改善傳統(tǒng)紙質(zhì)文件查閱不方便、歸檔不齊全等問(wèn)題帶來(lái)的影響， 從而有效的提高管理水平。

三、高校辦公自動(dòng)化公文處理的問(wèn)題分析

（一）多系統(tǒng)運(yùn)行，協(xié)同辦公兼容性差

各高校一般都布局有教務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、招生系統(tǒng)等各類(lèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一樣以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，并且因?yàn)檐浖S家的商業(yè)行為不會(huì)給學(xué)校開(kāi)放數(shù)據(jù)共享的端口，二次開(kāi)發(fā)難度大，從而造成校內(nèi)的各個(gè)系統(tǒng)變成一個(gè)個(gè)獨(dú)立運(yùn)行的系統(tǒng)，各自為政。

（二）電子公文導(dǎo)出后的文檔容易篡改，公文唯一性難鑒定

在公文處理中，購(gòu)買(mǎi)資產(chǎn)或用款請(qǐng)示占據(jù)很大一部分。校領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)在自動(dòng)化辦公處理系統(tǒng)中會(huì)簽審批后，流程結(jié)束。請(qǐng)示單位或個(gè)人將審批件打印送至資產(chǎn)或財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)或報(bào)賬時(shí)，這個(gè)打印出來(lái)的審批件很容易對(duì)數(shù)字或參數(shù)進(jìn)行篡改。因此難以保證公文的唯一性和完整性。

（三）保密難度增加，帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)泄密新挑戰(zhàn)

雖然機(jī)要的上級(jí)來(lái)文像往常一樣“鎖住文件”，但一些不公開(kāi)的校內(nèi)外行文因?yàn)殡m然沒(méi)有公開(kāi)，但因?yàn)樾畔⒐_(kāi)屬性并且也是電子版存為放在電腦系統(tǒng)中，而電腦系統(tǒng)易受黑客和病毒的入侵，流轉(zhuǎn)過(guò)程中一些數(shù)據(jù)也可能被修改或刪除，保密難度增大。另外就是公文處理的人員為了方便傳閱， 直接通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，大大增加了網(wǎng)絡(luò)泄密的概率。

四、高校辦公自動(dòng)化的實(shí)施建議

（一）制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，破除行業(yè)技術(shù)壁壘，構(gòu)建不同信息系統(tǒng)的邏輯關(guān)系和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

就作者工作單位而言就有OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、學(xué)生資助系統(tǒng)等多種信息系統(tǒng)平臺(tái)，各個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)獨(dú)立、離散，各數(shù)據(jù)無(wú)邏輯性。像需求單位都是通過(guò)采購(gòu)第三方軟件各自為戰(zhàn)，很多能夠共用的信息數(shù)據(jù)需要人工導(dǎo)出后，再導(dǎo)入不同系統(tǒng)中，并未形成管理協(xié)同，嚴(yán)重削弱了辦公自動(dòng)化的協(xié)同性，無(wú)形中增加了管理工作量。如果能把高校一些共性的工作指標(biāo)形成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式，那么研發(fā)企業(yè)在制作數(shù)據(jù)架構(gòu)時(shí)，就容易確定各數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系及格式標(biāo)準(zhǔn)，從而降低使用單位運(yùn)營(yíng)成本，提高效率。

（二）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，完善機(jī)制管理

目前高校內(nèi)部之間的協(xié)同辦公不順暢，主要還是體制架構(gòu)問(wèn)題，而非信息技術(shù)問(wèn)題。高校應(yīng)強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，把信息化建設(shè)完善程度作為內(nèi)涵建設(shè)的工作目標(biāo)進(jìn)行推動(dòng)。結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定適合自己的公文管理辦法，規(guī)范電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)，確保電子公文處理工作有法可依、有章可循。

（三）建立保密防線，提升電子公文的安全性和合法性

為了保證電子公文的安全性和合法性， 要完善公文管理保密制度。單位機(jī)要室的涉密電腦必須做到物理隔離，嚴(yán)格按照密級(jí)文件管理辦法對(duì)保密文件進(jìn)行管理;其次對(duì)需要在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的不公開(kāi)文件，應(yīng)該引入電子身份驗(yàn)證、傳輸加密、防寫(xiě)防打印、數(shù)字簽名等安全技術(shù)防范電子公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中被非法訪問(wèn)和隨意刪改，明確查閱文件的角色范圍。第三就是為保證公文的合法性，在一些規(guī)范性、制度性電子文件中應(yīng)該要加蓋電子簽章或手寫(xiě)簽名。電子簽章和手寫(xiě)簽名要采用加密設(shè)備、用戶與電子印章綁定的方式，指定單位負(fù)責(zé)人才使用權(quán)限。通過(guò)這些手段從而有效防止文件被惡意篡改，保障公章使用的安全性，保證電子公文的真實(shí)性、完整性、合法性。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，高校作為新知識(shí)產(chǎn)出的搖籃， 是高層次人才的集聚地，是科學(xué)研究成果和新技術(shù)誕生的發(fā)源地，高校的教學(xué)、管理工作應(yīng)該加大創(chuàng)新并適應(yīng)時(shí)代要求，在高校日常公文管理中使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。通過(guò)進(jìn)一步完善管理制度，規(guī)范辦文流程，及時(shí)更新技術(shù)，全面提高公文管理效率，必將使高校管理工作更加快捷有效。

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