關于教育局檔案收集與管理工作的思考

巴合提古麗·葉爾梅亞

摘要：教育局作為一個常設單位，管理著諸多的文字與電子檔案，因此，檔案的收集與管理就成為其日常工作的重要組成部分。本文主要從建立健全檔案收集與管理制度等四個方面詳細闡述了提升整體檔案工作質(zhì)量的相關方法。

關鍵詞：教育局;檔案;收集;管理

教育局管理著大大小小、數(shù)量較多的學校，這就注定了檔案部門在收集與管理檔案會遇到諸多復雜問題?；诖?，我們應當以“做好檔案收集與管理工作，方便檔案調(diào)閱”為宗旨，建立健全檔案收集與管理制度，堅持電子與紙質(zhì)版兩手齊抓，配備并完善先進的檔案管理設備，打造高水平的檔案人才隊伍，從而為提升整體的檔案工作的質(zhì)量奠定厚實的基礎。本文對此展開了一系列研究和探討，僅供參考。

1建立健全檔案收集與管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。制度就是最好的管理。無論是學校與教師沒有及時地將相關資料遞交到局里，還是檔案部門無法做到及時有效地將其收集歸檔并進行科學的管理，究其原因主要是因為沒有明確且具體的檔案收集與管理制度，進而影響整體的檔案工作。基于此，要想有效調(diào)動區(qū)域內(nèi)學校與教師遞交資料的積極性，提高局內(nèi)檔案部門的檔案收集管理水平，就需要組織人員對區(qū)域內(nèi)各學校以及局內(nèi)檔案工作的具體情況進行全面詳細的調(diào)查與總結，并在此基礎上建立健全檔案收集與管理制度。只有擁有了相對健全的制度，才能有效提升檔案收集的完整性與及時性，避免出現(xiàn)工作滯后的現(xiàn)象。當然，建立健全檔案收集與管理制度的工作是一項長期且復雜的任務，既然是制度，便絕不能只是徒有其表，而應當深入檔案工作的具體細節(jié)。當制度建立起來之后，最重要的是執(zhí)行，為此，局內(nèi)應當維持組織召開專門的制度研討會議，為制度的具體運用與執(zhí)行保駕護航，最終提高整體的檔案收集與管理工作的質(zhì)量。

2打造高水平的檔案收集與管理人才隊伍

上文提到：“沒有規(guī)矩，不成方圓”，沒有一個完善的制度，就不會有高質(zhì)量的檔案收集與管理工作。但從另一個角度來說，制度與方法歸根到底是要由人來具體執(zhí)行的，倘若負責收集與管理檔案的人員自身的專業(yè)素質(zhì)不夠高，便會對整體的檔案收集與管理工作造成很大的負面影響，因此，要想提升教育局檔案收集與管理工作的整體質(zhì)量，就應當綜合采取一系列科學有效的措施，打造高水平的檔案收集與管理人才隊伍?；诖?，局里應當定期邀請檔案專家為相關工作人員授課，為其闡明檔案收集與管理的必要性和具體方法，從而逐步的使這些工作人員發(fā)自內(nèi)心的認同自己的工作，感受到自己工作的意義與價值，學習到提升整體工作質(zhì)量的方法，最終激發(fā)其工作積極性與熱情，提升其專業(yè)素養(yǎng)，從而為提升局內(nèi)檔案收集與管理工作的整體質(zhì)量提供強有力的人才支撐。

3優(yōu)化與創(chuàng)新檔案管理

教育局檔案部門管理著豐富的檔案資源，這就注定了對這些檔案進行科學管理的重要性。要想有效的優(yōu)化與創(chuàng)新檔案資料管理，首先應當優(yōu)化與創(chuàng)新所收集檔案的類別、類目與內(nèi)容，以“信息化”為切入點，著力推動檔案資源的更新與優(yōu)化。具體來說，檔案資源優(yōu)化工作應當以“互聯(lián)網(wǎng)”為依托，綜合運用大數(shù)據(jù)、局域網(wǎng)、云計算、白板交互等現(xiàn)代化信息技術拓寬教育局檔案的存放與管理的形式，優(yōu)化檔案資源的結構，從而為提升局內(nèi)檔案收集與管理整體工作質(zhì)量奠定良好的基礎。

對于傳統(tǒng)的檔案存放來說，大多以紙質(zhì)版為主，而在信息化的時代，檔案的存放有著多種形式，因此，我們應當充分重視檔案資料的立體化。一方面，可以以為紙質(zhì)檔案配上相應的光碟，印上二維碼，從而為每一份紙質(zhì)檔案打上鮮明的標簽，方便類目的區(qū)分;另一方面，也應當充分認識到，檔案不僅僅能以文字作為載體，而且能以音頻、視頻等作為載體，畢竟，紙張會腐爛，但電子資料不會?；诖?，局里完全可以調(diào)配應資金，為重要檔案打造相應的音頻與視頻資料，但這并不是說紙質(zhì)版的檔案就沒有其存在的意義，而應當將紙質(zhì)版與電子版有機結合，開設電子檔案室，將局內(nèi)檔案的目錄信息錄入電子系統(tǒng)，并通過電子屏幕公示，方便檔案的調(diào)閱與歸還。最后，需要注意的是，在積極轉(zhuǎn)變思維、與時俱進，開設電子檔案室的同時，還應當格外注意把控紙質(zhì)檔案與電子檔案的比例，雖然在信息化飛速發(fā)展的今天，我們應當推動檔案的電子化，但這并不是說就要完全摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因為紙質(zhì)版有著電子版所代替不了的真實感與客觀性，畢竟，對于檔案管理工作來說，保持檔案的客觀性是十分重要的。這就要求檔案部門應當在充分調(diào)查與論證的基礎上去優(yōu)化紙質(zhì)與電子檔案的存在比例，不斷優(yōu)化二者結構，從而將其完美融合，有效提升檔案收集與管理工作的質(zhì)量。

4搭建與升級檔案管理設備

上文提到，檔案部門應當以自己所處地域和所管理學校的實際情況出發(fā)，優(yōu)化檔案資源，轉(zhuǎn)變管理理念。而要想有效的優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理模式，除了做好這兩項工作之外，對檔案管理設備進行升級與優(yōu)化也是必不可少的。因此，檔案部門應當抓住“設備”這個基本點，組織專業(yè)人員，劃撥專項資金。升級和完善檔案管理設備。從某種程度上來說，檔案管理工作離不開先進的設備;同時，設備的配備是否到位，設備的使用是否順利，也能直接反映出檔案部門的管理水平。

首先，局里應當搭建一套先進的智能監(jiān)控系統(tǒng)與指紋操控系統(tǒng)，從而確保重要和涉密檔案的安全，這是一切檔案管理工作的基礎;其次，還需要搭建先進的檔案分類與智能調(diào)閱系統(tǒng)，從而方便局里領導和同事調(diào)閱檔案。盡管引進這些設備需要花費大量的金錢，但從長遠來看，其所創(chuàng)造的價值是巨大的，是絕對值得的。畢竟，當這些設備搭建起來之后，檔案的收集與管理便能以先進的設備為基礎，形成科學規(guī)范的鏈條，最終有利于做好檔案收集與管理的總體工作。

結束語

綜上所述，在過往的檔案收集管理過程中暴露出了一系列問題，因此，相關部門應當對過往的工作展開詳細的回顧與總結，并以此為基礎，從局里的實際情況出發(fā)，制定科學合理的檔案管理措施，實行責任分工制，與區(qū)域內(nèi)各個學校形成有效聯(lián)動，從而確保檔案收集的及時性、準確性與完整性。除此之外，檔案部門也應當以既定的制度為依托，懷揣責任心，將收集上來的檔案進行細致地分門別類，并進行科學管理。

參考文獻：

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