自然資源檔案管理存在的問題及改進策略

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摘要：自然資源部門在進行各項自然資源開發(fā)保護的過程中留下的資料及記錄即為自然資源檔案，對于之后部門各項工作的開展有極為重要的指導(dǎo)和參考意義。如何更加高質(zhì)量地保存和使用檔案資料成為管理者必須思考和解決的問題，大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作提供了新的方向，也對檔案管理者提出了新的要求。本文從自然資源檔案含義及管理特點出發(fā)，分析傳統(tǒng)檔案管理存在的問題以及大數(shù)據(jù)時代下自然資源檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并提出有效創(chuàng)新策略，以期為自然資源部門提升檔案管理質(zhì)量、最大化發(fā)揮檔案價值提供參考。

關(guān)鍵詞：自然資源;檔案管理;問題;改進措施

中圖分類號：G270 ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A

1 引言

自然資源和規(guī)劃檔案是在我國自然資源和城市規(guī)劃管理等各項專業(yè)工作實踐活動中形成的文字、聲音、圖像、地圖等原始記錄，具有重要的社會價值，為自然資源管理、城鄉(xiāng)規(guī)劃、經(jīng)濟發(fā)展、社會安定和社會進步提供了強大的檔案信息支持。

2 新形勢下自然資源檔案的特點

2.1 種類多，綜合性強

種類多是其突出的現(xiàn)實形態(tài)特點，包括各種文字資料、聲像資料、圖表資料和實物資料，及各種電子檔案，檔案種類眾多。此外，自然資源檔案涵蓋了自然資源保護、生態(tài)修復(fù)、綜合治理等產(chǎn)生的檔案，既包括科技檔案，還包括業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、會計檔案等，綜合管理性強。

2.2 范圍廣，內(nèi)容豐富

范圍廣是其另一突出特點。自然資源部承擔(dān)著21項職能。根據(jù)縣級機構(gòu)改革方案，縣級自然資源部門包括縣國土資源局職責(zé)、縣發(fā)改委編制并實施主體功能區(qū)規(guī)劃職責(zé)、縣住建部門城鄉(xiāng)規(guī)劃管理職責(zé)、縣水利、農(nóng)業(yè)、林業(yè)部門資源調(diào)查及確權(quán)登記等職責(zé)?？梢姡匀毁Y源檔案管理的范圍較以往更加廣泛，檔案內(nèi)容豐富多樣。

2.3 高價值，地域性強

省、市、縣級自然資源檔案管理是以相應(yīng)的行政區(qū)劃為單位，管理該行政區(qū)域的各種自然資源檔案資料。且這些檔案包括各種權(quán)屬確權(quán)登記、自然資源調(diào)查監(jiān)測評價、自然資源有償使用等，具有確認(rèn)資源合法使用、糾紛矛盾處理的憑證功能，有很高的現(xiàn)實價值。

3 當(dāng)前自然資源檔案管理存在的問題

3.1 管理方法落后

大數(shù)據(jù)時代為社會各項工作提出了新的發(fā)展方向和思路，但是目前而言，部分單位在進行自然資源檔案管理時缺乏大數(shù)據(jù)思維，仍然使用傳統(tǒng)管理方法實施檔案管理。但是隨著自然資源范圍的擴大和內(nèi)容的愈發(fā)豐富，傳統(tǒng)人工管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會需求。利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)進行檔案信息管理成為自然資源部門必須發(fā)展的方向。落后的管理方法將無法處理海量自然資源相關(guān)信息，不僅極大增加了人員工作量，且錯誤率較高，在后期檔案查閱時也耗時耗力，極大減少了檔案資源使用頻率，進而造成資源浪費。

3.2 管理制度不完善

因管理制度不完善，導(dǎo)致當(dāng)今自然資源檔案管理存在諸多問題：一方面管理制度不完善造成檔案的移交、借閱缺乏嚴(yán)格流程規(guī)定，易使檔案遺失，與此同時，在保密性方面也缺乏嚴(yán)格制度規(guī)定，這在很大程度上增加了重要信息泄密風(fēng)險;另一方面，缺乏統(tǒng)一管理制度使得檔案管理不規(guī)范、目錄設(shè)置不統(tǒng)一、登記錯誤等問題頻出，造成管理混亂，在后期進行自然資源檔案查找時極為困難，降低了檔案資源使用頻率。

4 自然資源部門檔案管理創(chuàng)新策略

4.1 搭建檔案數(shù)字化資源管理平臺

首先，在政策法規(guī)方面，根據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，把“加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐”列入“十四五自然資源檔案規(guī)劃與建設(shè)”方案。其次，信息化建設(shè)方面，將自然資源部門內(nèi)部的自然資源監(jiān)督執(zhí)法、行政審批、土地利用管理、國土空間用途管制、耕地保護、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)勘查儲量、測繪管理、規(guī)劃等業(yè)務(wù)股室職能履行過程中產(chǎn)生的檔案，分門別類地錄入“自然資源檔案管理系統(tǒng)”，并將其與自然資源檔案管理政務(wù)網(wǎng)、自然資源檔案管理信息網(wǎng)和自然資源檔案管理辦公網(wǎng)相連，建立三網(wǎng)和檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。一方面，接收和整理后期各股室業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的數(shù)字化檔案，豐富檔案室內(nèi)自然資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫;另一方面，嚴(yán)格執(zhí)行包括軟件標(biāo)準(zhǔn)和存儲格式元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)與管理標(biāo)準(zhǔn)，注重自然資源檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的兼容性和一致性。明確自然資源內(nèi)設(shè)機構(gòu)檔案數(shù)字化共建共享權(quán)利、義務(wù)。此外，應(yīng)利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在一定范圍內(nèi)公布本單位自然資源檔案數(shù)字化信息資源，供社會及單位內(nèi)部查詢、檢索、利用，涉密檔案按照相關(guān)程序查詢利用。

4.2 加強人員大數(shù)據(jù)相關(guān)知識培訓(xùn)

大數(shù)據(jù)人才缺乏同樣是目前自然資源檔案管理需要面臨的主要問題之一，因此重視大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)是有效提升檔案管理質(zhì)量、準(zhǔn)確性和檔案數(shù)據(jù)處理能力的必要途徑，這也是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作一大難點。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在此形勢下優(yōu)勢明顯，具有運算速度快、數(shù)據(jù)儲存量大、實時對比分析、及時性強等優(yōu)勢，將其應(yīng)用于自然資源檔案管理可以最大化發(fā)揮檔案資源價值，為自然資源部門開展下一步工作提供指導(dǎo)和參考。因此，相關(guān)部門要重視人員大數(shù)據(jù)相關(guān)知識的培訓(xùn)，在進行檔案管理相關(guān)知識傳授以提升人員專業(yè)能力的同時全面提升人員大數(shù)據(jù)意識以及計算機應(yīng)用能力，提高系統(tǒng)軟件使用熟練度，實現(xiàn)人員知識結(jié)構(gòu)的更新和知識量的擴大，提升責(zé)任意識，激發(fā)檔案管理工作積極性，提高服務(wù)創(chuàng)新能力。

4.3 強化安全防護能力

信息安全問題是國土資源信息檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要重點關(guān)注的問題，否則一旦造成信息泄露，往往會造成嚴(yán)重后果。國土資源信息檔案管理部門必須要嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，根據(jù)相關(guān)法律的規(guī)定，建立完善的安全保密、安全存儲以及安全檢查制度，對執(zhí)行檔案數(shù)字化處理的工作人員提出明確的保密要求，嚴(yán)禁私自復(fù)印、留存或者備份國土資源信息檔案，保障國土資源信息檔案的安全。存儲國土資源信息檔案資料的計算機必須要采取嚴(yán)密的保護措施，嚴(yán)防死守，防止發(fā)生信息泄露事件。此外，要做好數(shù)字化檔案備份工作，為避免因計算機故障導(dǎo)致國土資源信息檔案丟失，每年完成立卷歸檔以及數(shù)字化處理后，要及時對檔案進行備份處理。為保障安全，需要在計算機內(nèi)進行一次備份，并使用加密硬盤二次備份，做到雙重保險，未雨綢繆。

4.4 注重檔案數(shù)字化資源共享利用

“十四五”時期，我國自然資源檔案信息化建設(shè)迎來新的發(fā)展機遇，政府及檔案主管部門都更加重視自然資源檔案信息資源建設(shè)與管理，提出要加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，以實現(xiàn)檔案信息資源社會共享目標(biāo)。目前，應(yīng)依自然資源檔案特點及實際，首先結(jié)合自然資源檔案數(shù)字化信息資源內(nèi)容，將實用性強、價值高、查用頻繁的自然資源檔案率先進行數(shù)字化，力求做到知識聚合、服務(wù)親民，提高檔案數(shù)字化可用性、可讀性。此外，注重自然資源部門縱向聯(lián)系，以及與本級檔案管理部門之間的橫向聯(lián)系，借助對方網(wǎng)站平臺，建立聯(lián)動機制，擴大自然資源檔案數(shù)字化社會影響力，方便查詢利用。此外，對確權(quán)登記、執(zhí)法監(jiān)察等保密性相對較強的檔案資料，嚴(yán)格做好檔案數(shù)字化安全保密工作，設(shè)置身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備案等技術(shù)手段，履行相應(yīng)的查詢、利用手續(xù)，做好自然資源檔案安全保密工作，防止涉密信息泄漏，確保檔案安全。

5 結(jié)束語

相關(guān)管理人員必須樹立責(zé)任意識，嚴(yán)肅面對檔案管理工作，在加強檔案管理相關(guān)知識學(xué)習(xí)的同時樹立大數(shù)據(jù)思維，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于具體檔案管理工作中，提升管理效率和質(zhì)量，推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化、數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，順應(yīng)時代發(fā)展需要，為社會穩(wěn)定發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。

參考文獻：

[1] 孫艷華.提高自然資源檔案管理效率的幾點建議[J].門窗，2019（18）：218.

錦州市自然資源服務(wù)中心 121000