城建檔案信息化現(xiàn)狀與發(fā)展方向探索

王一鵬

摘要：城建檔案信息化就是將信息技術運用于城建檔案的管理過程中，在此過程中能夠對檔案資源進行深入地開發(fā)與利用，同時也能夠在一定程度上提高城建檔案管理工作的質量和效率。

關鍵詞：城建檔案;信息化;現(xiàn)狀;發(fā)展方向

引言

隨著信息技術的進步和發(fā)展，信息資源的應用幾乎遍布了人們生活和生產當中的各個領域，特別對于城市建設而言更是如此，城建檔案作為城市建設的信息資源聚合點，在城市建設管理工作中占據(jù)了相當重要的地位。

一、城建檔案信息化建設現(xiàn)狀

通常情況下，人們認為將紙質檔案進行掃描然后轉化成電子形式的檔案，就已經完成了城建檔案信息化這一工作，但這種認知是片面性的。在對城建檔案進行信息化建設的過程中，不僅需要利用計算機軟件、硬件設備，而且還需要健全的網絡體系。在建設過程中需要利用信息技術對檔案信息進行收集，然后經過系統(tǒng)開發(fā)及科學管理，才能為社會提供相應的服務。這一系列的工作不僅有著相應的規(guī)范流程，而且在管理方式方面也有著一定的變化。

（一）基礎設施建設落后

一是計算機軟硬件配置情況。對于一些大中型城市而言，都能夠通過自主開發(fā)或者引進城建檔案信息系統(tǒng)等方式實現(xiàn)城建檔案信息化這一目標，而對于小型城市以及大部分區(qū)縣來說，要想實現(xiàn)城建檔案信息化管理這一目標仍需努力。二是因特網、局域網建設情況。有專業(yè)資料表明，能夠建立獨立的門戶網站的只有大部分地級市的城建檔案館以及少部分的縣級城建檔案室。但從百度上進行搜索，看到已經建立了網站或者是網頁的檔案館只有一百多個，只有全國檔案機構的十分之一。

（二）信息資源建設薄弱

一是紙質檔案數(shù)字化情況。到目前為止，已經有部分城建檔案館已經實現(xiàn)了從紙質檔案轉化為數(shù)字檔案這一工作。其中大部分都是經濟發(fā)達的城市，而且這些城市的數(shù)字化檔案館已經有了一定的規(guī)模。將紙質檔案轉化為數(shù)字檔案分為兩種情況，其中一種就是將全部檔案都進行數(shù)字化，另一種方法就是選擇部分檔案進行數(shù)字化，大多數(shù)會選擇一些重要檔案或者是利用率較高的檔案。二是電子文件歸檔情況。電子文件歸檔情況與紙質檔案數(shù)字化情況正好相反，只有極少數(shù)城建檔案館進行了電子文件歸檔工作。從目前的情況看，電子文件歸檔只涉及建設工程領域，而對建設系統(tǒng)業(yè)務尚未涉足。電子文件歸檔的情況只有兩種方式，分別是離線歸檔和在線歸檔。

二、城建檔案信息化過程中存在的問題

（一）法律缺失

目前尚沒有法律條文對電子檔案具備法律效力。原始記錄的特性是檔案的本質屬性，法律憑證也是其價值體現(xiàn)之一。因此，一旦電子文檔失去了在法律上的憑證作用，就不能保證其原始記錄性，最終導致的結果就是檔案館在進行電子文件的收集與管理時存在一定的顧慮。這一問題的存在往往打消了檔案館想要進行檔案信息化建設的念頭，另一方面也會阻礙城建檔案信息化建設的進程。

（二）標準模糊

檔案管理人員在建立電子檔案的過程中，篩選文檔以及文檔的組織結構沒有可以明確參照的標準，多由管理人員按其以往經驗自行決定。由于帶有濃烈的個人風格，既有可能產生大量的垃圾數(shù)據(jù)，也有可能數(shù)據(jù)不足導致使用不便。因此需要制定出一個統(tǒng)一化的標準，保證可以在建立的電子檔案內提取到所有的有效信息，同時盡量摒棄冗余或無效信息以提高效率。此外各地的實際情況不同，還需要針對特異性開發(fā)出滿足需求的差異化管理系統(tǒng)。

（三）觀念陳舊

在日常生活中人們對城建檔案信息化這一轉變的作用以及地位都沒有足夠的認知。大多認為將城建檔案進行信息化建設對使用沒有什么影響，甚至一些人抱有錯誤的思想，比如認為對一些保密的文件進行信息化處理，而沒有相應的法律憑證就會使得電子檔案的接收沒有任何意義。這些陳舊落后觀念的存在對城建檔案信息化的建設無疑有著很大的阻礙作用。

（四）人才缺乏

如果要想進行檔案信息化建設，就需要檔案管理人員掌握一定的計算機技術，同時還需要具備相應的檔案管理知識。對于城建檔案行業(yè)來說，這種復合型人才是十分稀少的。造成這種現(xiàn)狀的原因主要是因為檔案館沒有較高的福利待遇，即使是有較高素質的專業(yè)人員也不愿意應聘，就算已經應聘上的優(yōu)秀人才也難以留住。

三、城建檔案信息化建設的發(fā)展方向

（一）從管理檔案走向管理信息

檔案管理從字面上理解就是對所收集的檔案進行相應的管理，而不是對信息進行管理。但是進行檔案管理的終極目標就是對已有的檔案進行一定的利用，能夠讓人們進行利用的恰恰是檔案中的信息。因此，對于進行手工管理時期來說，即使檔案館想要進行檔案信息的管理，但因為沒有相應的管理手段，因此只能對檔案載體進行管理。但在信息化時代，利用計算機技術對信息進行管理變成一件十分輕松的事情。在這個時代資源不管是在生活還是工作中都有著舉足輕重的地位，如果手里掌握著較多的資源就意味著有了一定的主動權。城建檔案館在這種發(fā)展趨勢下也應該改變自身的觀念，如果依舊只是關注檔案的載體而對于檔案中的信息視而不見，最終所導致的結果只會是城建檔案的價值越來越小，跟不上時代的發(fā)展。為了將檔案管理轉變?yōu)樾畔⒐芾恚鸵蟪墙n案館的重點工作內容從整理檔案實體改變?yōu)榻?shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的管理。進一步實現(xiàn)由管理檔案實體到利用檔案信息的轉變。而對于相關部門來說，也需要轉變自身觀念，由關注檔案的憑證價值轉變?yōu)殛P注檔案的信息價值。

（二）從建造檔案庫走向構建數(shù)據(jù)庫

在信息化快速發(fā)展的今天，紙質檔案已經名存實亡。在上個世紀九十年代相關的設計單位就已經放棄圖板設計改為利用專業(yè)設計軟件對施工圖進行設計。不管是政府部門還是事業(yè)單位都有了內部局域網，因此都有了屬于自身的業(yè)務管理系統(tǒng)，在進行工作時都會選擇網上辦公而放棄紙質辦公。即使目前的紙質檔案不能全部都由電子文件進行代替，但與過去相比較而言紙質檔案的數(shù)量已經銳減，與此同時電子文件的數(shù)量卻在不斷增加。在這種發(fā)展形勢下，城建檔案館可以考慮多建設一些檔案信息數(shù)據(jù)庫。如果是建造傳統(tǒng)的檔案庫房，不僅需要較多的投資成本，而且需要一定的土地資源。而建造檔案信息數(shù)據(jù)庫，相較而言不僅可以節(jié)省土地資源，而且投入的資金也相對會少一些。另外，檔案信息數(shù)據(jù)庫會更便于管理，而且能夠使得人們對數(shù)據(jù)的利用更加快速、便捷。

結束語

綜上所述，網絡技術的發(fā)展推動了信息化社會的進程，并且在一定程度上對社會經濟發(fā)展有著一定的促進作用。同時，信息化也已逐步應用于城建檔案事業(yè)的發(fā)展中，本文主要探討了信息化在城建檔案中的應用及今后的發(fā)展方向。

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