事業(yè)單位檔案管理工作與OA系統(tǒng)的結(jié)合應(yīng)用

姜萍

【摘要】? ? 檔案管理作為事業(yè)單位獲取職工信息以及往年相關(guān)信息的重要來源，如何加強(qiáng)其管理工作一直是檔案管理者需要著重考慮的問題。而隨著科技信息的不斷發(fā)展，各類信息技術(shù)正在不斷被運(yùn)用于檔案管理工作中。本文將著重分析事業(yè)單位檔案管理工作與OA系統(tǒng)的結(jié)合應(yīng)用，通過闡述OA系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢及要求，分析了兩者結(jié)合在數(shù)據(jù)自動化采集、集中式流程管理、界面部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等方面的具體應(yīng)用，希望能對檔案管理工作有所助益。

【關(guān)鍵詞】? ? 事業(yè)單位? ? 檔案管理? ? OA系統(tǒng)

在事業(yè)單位檔案管理工作中合理應(yīng)用信息技術(shù)，除了可以提升檔案管理工作效率外，還能大幅度提升檔案工作質(zhì)量，能夠滿足事業(yè)單位其他部門對檔案的需求[1]。OA系統(tǒng)屬于信息化建設(shè)中的關(guān)鍵組成部分，其與事業(yè)單位檔案管理工作存在著非常密切的聯(lián)系，想要提升檔案管理實(shí)效，應(yīng)該重視OA系統(tǒng)的合理運(yùn)用，在兩者相互結(jié)合的過程中不斷提升事業(yè)單位檔案管理成果。

一、事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用OA系統(tǒng)的優(yōu)勢

事業(yè)單位檔案管理工作具體極其重要的影響，如果未能采取合理措施，將無法保證檔案管理的效率，其基本質(zhì)量也無從提升[2]。事業(yè)單位中的檔案信息較為繁雜，在以往的檔案管理工作中多是依靠著人工進(jìn)行操作的，但是實(shí)際效率很低，無法滿足現(xiàn)階段高效率的作業(yè)要求，因此這就需要事業(yè)單位正視OA系統(tǒng)的合理運(yùn)用，以便滿足事業(yè)單位運(yùn)作過程中對檔案利用的實(shí)際需求，簡化借用和歸還流程，整體提升辦公效率。OA系統(tǒng)主要是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合于一起的一種新型辦公手段，通過實(shí)現(xiàn)自動化辦公目標(biāo)，將檔案管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)一步優(yōu)化，適當(dāng)調(diào)整檔案管理機(jī)制，促使檔案管理工作效率得到明顯提升，使辦公能力的協(xié)同性更加明顯，穩(wěn)步提高決策效能。在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中檔案種類也呈現(xiàn)出多樣化管理趨勢，單一的文件檔案管理需要充分重視文件、圖像、照片等多種形式的結(jié)合體，在綜合人力、物力以及財(cái)力等多種元素的全方位分析下，運(yùn)用現(xiàn)代化系統(tǒng)技術(shù)使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)[3]。將OA系統(tǒng)運(yùn)用至事業(yè)單位檔案管理工作中：其一，借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能，可以對音頻、視頻文件合理的編輯，通過編輯的過程便能及時的恢復(fù)部分損壞的文件;其二，確保原始文件的完整程度，在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中合理運(yùn)用原始文件，會使其效力會更加理想;其三，通過OA系統(tǒng)的使用，文件間的連接以及記錄等內(nèi)容可以實(shí)現(xiàn)及時的更新，進(jìn)一步趨向統(tǒng)一化的管理，對于要求較高的檔案管理體系而言，標(biāo)準(zhǔn)化的自動化辦公檔案管理系統(tǒng)更具價(jià)值。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用OA系統(tǒng)的前提要求

2.1需建立在有效管理的基礎(chǔ)上

目前，很多OA系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)用中都是以辦公事務(wù)為基本目標(biāo)主體，各項(xiàng)工作的開展均是建立在計(jì)算機(jī)自動化管理基礎(chǔ)之上，主要應(yīng)用集中在文件處理、事務(wù)處理、文字處理和檔案處理上。在OA系統(tǒng)具體應(yīng)用的過程中體現(xiàn)出較為理想的適用性，但是實(shí)際應(yīng)用時卻存在著較多的關(guān)鍵點(diǎn)，這就需要結(jié)合管理的思想和技術(shù)手段，讓OA系統(tǒng)真正為管理提供高效化服務(wù)。事業(yè)單位檔案管理工作離不開OA系統(tǒng)的支持，而OA系統(tǒng)的運(yùn)用也需要科學(xué)管理方案和制度的支撐，兩者之間應(yīng)該密切的配合，以此才能收獲更為圓滿的效果。

2.2與工作管理相結(jié)合

事業(yè)單位檔案管理工作中涉及的內(nèi)容多，想要實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理目標(biāo)，這就需要管理者的積極參與，通過人的管理來達(dá)成既定的指標(biāo)。OA系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)用中將工作管理視作一個基本組成單元，以此來落實(shí)其他相關(guān)管理工作。而為了確保OA系統(tǒng)能夠得到更加科學(xué)的使用，在應(yīng)用OA系統(tǒng)時需要始終堅(jiān)持“以人為本”的思想，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的具體內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)個人工作管理、組織工作管理和項(xiàng)目工作管理等不同指標(biāo)。

2.3運(yùn)用科學(xué)化監(jiān)管方案

科學(xué)化的監(jiān)管方案能夠讓事業(yè)單位檔案管理工作符合基本的要求，同時在具體標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格規(guī)范下，更好的開展后續(xù)工作，以此完成既定的任務(wù)質(zhì)量，從而達(dá)到理想化成績，收獲十分圓滿的成果。關(guān)于新的系統(tǒng)的運(yùn)用，必定要重視其適宜的程度，還應(yīng)該做好科學(xué)的監(jiān)管，以此規(guī)避一些可能出現(xiàn)的問題。OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)過程中常常會面臨不同矛盾和各種各樣的問題，除了軟件編制問題外，還有管理監(jiān)督介入和保證。OA系統(tǒng)諸項(xiàng)需求得到確定之后才能進(jìn)入編程環(huán)節(jié)。此時，應(yīng)該重視適度且合理的監(jiān)督，確保編程工作可以穩(wěn)步開展。管理人員應(yīng)該重視綜合的規(guī)劃，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的基本要求，保證實(shí)際工作進(jìn)度滿足“量”的標(biāo)準(zhǔn)，同時符合“質(zhì)”的需求。

三、事業(yè)單位檔案管理工作與OA系統(tǒng)的結(jié)合應(yīng)用

事業(yè)單位承擔(dān)著非常重要的職責(zé)，在積極開展檔案管理工作的時候，應(yīng)該重視先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，只有將傳統(tǒng)的工作模式和現(xiàn)代管理系統(tǒng)相互結(jié)合，才能凸顯出實(shí)際的成效，保證事業(yè)單位檔案管理工作的基本成績更加優(yōu)質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用OA系統(tǒng)是一種必然趨勢，是事業(yè)單位檔案管理工作中至關(guān)重要的選擇方向，應(yīng)該正視OA系統(tǒng)的實(shí)際利用價(jià)值，結(jié)合其具體的應(yīng)用實(shí)踐，提升事業(yè)單位檔案管理工作效率。

3.1數(shù)據(jù)的自動化采集與OA系統(tǒng)的結(jié)合應(yīng)用

數(shù)據(jù)采集是檔案管理工作中的重點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案歸檔時事業(yè)單位檔案室的工作人員需要采取手工掃描和錄入的方式，但是人力和物力的浪費(fèi)情況嚴(yán)重且導(dǎo)致出錯的概率明顯提升。OA系統(tǒng)可以將事業(yè)單位全部辦理完畢的內(nèi)部發(fā)文、信息資料等儲存起來，接受程序化的處理;沒有經(jīng)過處理的文檔則會單獨(dú)的放在OA系統(tǒng)中，不會被轉(zhuǎn)入至檔案管理系統(tǒng)。OA系統(tǒng)和檔案管理工作中的界面技術(shù)相互結(jié)合，能夠?qū)A系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)合理轉(zhuǎn)換至檔案管理系統(tǒng)中，使整個過程可以更加的省時省力。在技術(shù)層面上分析，檔案管理系統(tǒng)也是關(guān)系數(shù)據(jù)庫的模式，可以讀取關(guān)系數(shù)據(jù)中的信息數(shù)據(jù)。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫也不盡相同，應(yīng)該將對應(yīng)的字段合理的應(yīng)用起來。為保證檔案管理工作的順利開展，對于domino型的OA服務(wù)系統(tǒng)，需要由domino在其內(nèi)部展開，應(yīng)該將數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)模板從底層位置加以讀取，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行破解才可提取對應(yīng)的字段。檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中應(yīng)該明確相關(guān)信息的運(yùn)用價(jià)值，結(jié)合著OA系統(tǒng)的辦公要求合理推進(jìn)相關(guān)工作。

3.2集中式流程管理與OA系統(tǒng)的結(jié)合應(yīng)用

事業(yè)單位作為社會服務(wù)組織，應(yīng)該積極提升對檔案管理工作的重視程度，而這就需要采取可靠方案，優(yōu)化檔案管理的基本作業(yè)流程，促使事業(yè)單位檔案管理工作成效更加顯著。在事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往來中，涉及到的信息內(nèi)容十分復(fù)雜，要想要提升檔案管理工作的實(shí)際效率，就應(yīng)該合理使用先進(jìn)的管理技術(shù)[5]。

OA系統(tǒng)的具體流程非常詳細(xì)，其中包括收文、發(fā)文、閱批、簽發(fā)等，檔案管理工作的流程則包含著借閱、利用以及歸檔等。為保障事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)效性，在OA系統(tǒng)與檔案管理工作相互結(jié)合的過程中可以運(yùn)用集中式流程管理技術(shù)。集中式流程管理技術(shù)可以將OA系統(tǒng)和檔案管理流程統(tǒng)一的保存至流程管理中心，促使領(lǐng)導(dǎo)審批界面實(shí)現(xiàn)合二為一的轉(zhuǎn)換，審批功能可以在OA系統(tǒng)中直接的展示，在相應(yīng)的界面中領(lǐng)導(dǎo)便可順利完成相應(yīng)審批事項(xiàng)，以免重復(fù)進(jìn)入多個界面引起較多的麻煩。這一功能的實(shí)現(xiàn)讓OA系統(tǒng)和檔案管理工作相互結(jié)合到一起，通過流程控制界面來完成對檔案管理任務(wù)的梳理，確保相應(yīng)的檔案管理工作成效更加的顯著。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的完美結(jié)合，這使得使用者在OA系統(tǒng)中便可完成對另一系統(tǒng)的流程操作，有效提升檔案管理工作效率。

3.3界面中部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與OA系統(tǒng)的結(jié)合應(yīng)用

首先，文檔目錄信息的轉(zhuǎn)換。在運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建起OA數(shù)據(jù)庫時，還需將其與檔案數(shù)據(jù)庫表的對應(yīng)關(guān)系加以呈現(xiàn)出來。通過科學(xué)的使用界面模塊，促使OA公文中的目錄信息能夠適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)接至電子檔案信息管理系統(tǒng)中。通過對應(yīng)數(shù)據(jù)表的展示效果，形成檔案信息管理工作中可以直接使用的目錄數(shù)據(jù)。

其次，檔案信息的轉(zhuǎn)換。檔案信息轉(zhuǎn)換具體指的是：office文檔、wps文檔以及world文檔等，借助于嵌入和鏈接方式掛接的檔，對部分用戶編輯檔中的界面數(shù)據(jù)進(jìn)行使用，比如運(yùn)用OA起草的文檔格式，通過界面模塊中破解處理功能，將文檔轉(zhuǎn)換為獨(dú)立的電子文檔，使其合理存放至檔案管理系統(tǒng)中的電子檔庫中。

再者，檔案處理及電子簽名的轉(zhuǎn)換。這一數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換主要是將OA系統(tǒng)中的檔處理記錄和領(lǐng)導(dǎo)批閱記錄、領(lǐng)導(dǎo)電子簽名信息等合理的轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的文檔格式，以此轉(zhuǎn)入至檔案信息數(shù)據(jù)庫中[6]。較為通俗的解釋是界面借助于兩個步驟完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換：第一步實(shí)現(xiàn)了文檔條目的合理對應(yīng)，當(dāng)這一任務(wù)完成后檔案管理人員不需要再進(jìn)行手工錄入;第二步則是電子檔轉(zhuǎn)換或者是掛接之后，工作人員無需進(jìn)行掃描可以直接產(chǎn)生電子檔。通過上述兩步的操作，OA系統(tǒng)中的公文信息變?yōu)闄n案信息，借助于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的基本功能，將對導(dǎo)入數(shù)據(jù)進(jìn)行合理檢查，分析其是否與界面導(dǎo)出的內(nèi)容一致。在數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入完成之后，檔案管理人員會對檔案中的信息進(jìn)行科學(xué)的分類和歸檔處理，由此逐步的提供可供查閱、可供利用的電子檔案信息資源。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位發(fā)展的進(jìn)程中因涉及到的項(xiàng)目較為繁多，使得檔案管理工作面臨著諸多的挑戰(zhàn)，想要穩(wěn)步的提升檔案管理工作的成效，應(yīng)該合理的結(jié)合當(dāng)前的時代趨勢，科學(xué)使用先進(jìn)的技術(shù)手段，促使著檔案管理工作的成效更加的明顯。檔案管理任務(wù)的推進(jìn)需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況分析，在運(yùn)用OA系統(tǒng)落實(shí)檔案管理工作時，應(yīng)該積極的重視細(xì)節(jié)性的問題，特別關(guān)注工作對檔案的實(shí)際需求，保證采取科學(xué)化的方案穩(wěn)步推進(jìn)相關(guān)工作。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1]李海濤，王小蘭，陳華宇.事業(yè)單位業(yè)務(wù)與檔案管理系統(tǒng)集成調(diào)查研究——以韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)企業(yè)檔案館為例[J].檔案學(xué)研究，2019（05）：45-51.

[2]王筱倩.辦公自動化系統(tǒng)與辦公自動化和檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].中國新通信，2019，21（14）：60-61.

[3]黃思穎，彭韻楊，石繼輝.基于大數(shù)據(jù)技術(shù)與辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的電子公文歸檔討論[J].秘書之友，2019（04）：21-23.

[4]羅富敬.檔案數(shù)字化經(jīng)濟(jì)效益分析——以廣東省水利電力勘測設(shè)計(jì)院為例[J].蘭臺內(nèi)外，2017（05）：30.

[5]何鵬.電子文件管理與OA相結(jié)合——檔案人員應(yīng)如何針對系統(tǒng)提出自身需求[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（14）：159+161.

[6]郭欣儀.企業(yè)檔案信息化的探索與實(shí)踐——以東汽綜合檔案信息化平臺建設(shè)為例[J].檔案學(xué)研究，2016（03）：90-93.