檔案信息化建設(shè)與檔案管理途徑研究

曹磊

摘要：在新時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)和管理已經(jīng)成為一種新型管理模式，為用戶提供比較全面的信息服務(wù)，滿足其多方面需求。我們要充分意識(shí)到其重要性，跟上社會(huì)發(fā)展步伐，對(duì)工作管理理念和工作模式進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，切實(shí)提高工作質(zhì)量和工作效率，突出檔案信息化建設(shè)和管理的實(shí)際優(yōu)勢(shì)。因此，本文針對(duì)檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題進(jìn)行分析研究，提出檔案管理途徑。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；檔案建設(shè)；檔案管理；工作效率

由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化管理會(huì)逐漸成為一種發(fā)展趨勢(shì)。檔案信息化主要是指檔案資料信息數(shù)據(jù)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治等許多因素進(jìn)行有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)非保密性信息數(shù)據(jù)的傳播，將檔案信息數(shù)據(jù)與社會(huì)信息進(jìn)行結(jié)合滲透，體現(xiàn)檔案信息的實(shí)效性，更好為社會(huì)發(fā)展進(jìn)行服務(wù)，滿足不同人群對(duì)檔案信息的不同需求，在一定程度上，可以促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展。

1.檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題

1.1信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常

在檔案信息數(shù)據(jù)的接收整理過(guò)程中，由于不同單位部門所使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資料庫(kù)結(jié)構(gòu)存在一定差異，許多檔案信息在傳輸中，文件屬性、數(shù)據(jù)來(lái)源或者數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等許多方面會(huì)出現(xiàn)異常，導(dǎo)致出現(xiàn)特殊文件。大大提高了檔案信息結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，增加了檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展難度，無(wú)法保證檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行[1]。

1.2篩選信息存在難度

在收集檔案過(guò)程中，通常會(huì)出現(xiàn)同一信息出現(xiàn)多次的情況，由于不同單位部門，其工作領(lǐng)域所需信息數(shù)據(jù)都會(huì)存在一定交集，比如，政府財(cái)務(wù)部存在財(cái)務(wù)報(bào)表這一工作，稅務(wù)局也存在財(cái)務(wù)報(bào)表這一項(xiàng)，某個(gè)單位也會(huì)存在財(cái)務(wù)報(bào)表這一項(xiàng)[2]。通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行接收整理，會(huì)出現(xiàn)許多分散卻相同的信息。檔案管理工作人員要對(duì)相同信息進(jìn)行篩選，完成共享，為人們提供有價(jià)值的檔案信息數(shù)據(jù)，從而大大增加了工作難度和工作任務(wù)量。

2.檔案信息化建設(shè)與檔案管理途徑

2.1規(guī)范信息數(shù)據(jù)收集分類工作

檔案管理在收集相關(guān)信息資料過(guò)程中，工作人員要了解掌握不同信息數(shù)據(jù)的類型，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將文字信息完成數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，存儲(chǔ)為電子信息，將照片和影像等信息轉(zhuǎn)換為可以充分利用的信息資源，根據(jù)信息內(nèi)容確定使用價(jià)值，按照一定規(guī)則完成信息分類工作，篩選出存在利用價(jià)值的信息，保證信息資源的真實(shí)性、完整性和有效性。另外，檔案管理相關(guān)工作人員要制定規(guī)范的規(guī)章制度，將工作重心放在檔案信息化建設(shè)與檔案管理上，從而提高工作質(zhì)量和工作效率。

2.2定期組織工作人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)

檔案信息化建設(shè)的普遍應(yīng)用，檔案管理相關(guān)工作人員要了解掌握先進(jìn)信息技術(shù)的使用技巧，保證檔案管理工作的順利完成，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，工作人員的工作能力和整體素質(zhì)與其存在直接聯(lián)系。高素質(zhì)專業(yè)人才是企業(yè)單位進(jìn)步發(fā)展的根本動(dòng)力，檔案管理工作也不例外，檔案室要定期組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)了解，設(shè)置考核制度和相關(guān)細(xì)則，建設(shè)一支高素質(zhì)專業(yè)人才工作隊(duì)伍。并且根據(jù)工作人員實(shí)際情況設(shè)置獎(jiǎng)懲制度，帶動(dòng)員工工作積極性，營(yíng)造良好工作氛圍。引導(dǎo)工作人員可以獨(dú)立思考、自主學(xué)習(xí)，從根本上提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。同時(shí)，單位還要為工作人員提供良好上升空間，激發(fā)工作人員在信息化背景下形成的創(chuàng)新創(chuàng)造意識(shí)，從而有效提高工作效率，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。

2.3與社會(huì)熱點(diǎn)話題信息有機(jī)融合

在信息化背景下，檔案管理工作人員要提高檔案應(yīng)用效率，就要打破傳統(tǒng)檔案管理模式束縛，對(duì)工作理念進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，提高反應(yīng)能力和服務(wù)意識(shí)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作人員要具備創(chuàng)新意識(shí)，將信息數(shù)據(jù)與社會(huì)熱點(diǎn)話題信息進(jìn)行有機(jī)融合，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的使用利用，實(shí)現(xiàn)信息的創(chuàng)建共享，積極進(jìn)行信息資源共享，發(fā)揮檔案信息管理的現(xiàn)代化優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)和人們提供比較有價(jià)值的信息資源[3]。另外，在檔案信息化管理中，我們要加強(qiáng)對(duì)信息內(nèi)容的搜索，為信息資源共享提供安全保障，使其可以充分發(fā)揮實(shí)際價(jià)值，被人們有效查找使用。

3.結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案信息化建設(shè)與檔案管理對(duì)單位進(jìn)步發(fā)展具有重要意義。相關(guān)工作人員要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)功能的開(kāi)發(fā)利用，提高管理工作效率，構(gòu)建完善相關(guān)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，不僅可以節(jié)省人力資源和成本資金，還可以減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。檔案管理是社會(huì)發(fā)展的組成基礎(chǔ)，我們要充分利用信息技術(shù)，規(guī)范信息數(shù)據(jù)收集分類工作，定期組織工作人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，與社會(huì)熱點(diǎn)話題信息有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)和管理工作的規(guī)范、有序開(kāi)展，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]尚曉麗.對(duì)檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理的若干思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（11）：81-81.

[2]徐利軍.有關(guān)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)建議[J].民營(yíng)科技，2016（2）：101-101.

[3]劉之輝.關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 環(huán)球市場(chǎng)，2017（3）：21-21.