淺談高校秘書工作

董文穎

摘? ?要：高校秘書是大學(xué)里負(fù)責(zé)傳遞校領(lǐng)導(dǎo)信息、起草相關(guān)文件、收集學(xué)生檔案的老師，是高校教學(xué)管理的核心負(fù)責(zé)人，也是學(xué)生與校領(lǐng)導(dǎo)之間溝通的橋梁。高校秘書的出現(xiàn)，既減少了各個分院冗雜的工作壓力，又方便了各位學(xué)生與任課教師的溝通。高校秘書每天奔波于各個分院的相關(guān)教師與學(xué)生當(dāng)中，所以高校秘書要具備良好的溝通能力、堅定的職業(yè)操守、良好的心理素質(zhì)、優(yōu)秀的協(xié)調(diào)能力及改革創(chuàng)新意識。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)秘書;改革創(chuàng)新

中圖分類號：G64? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）23-0156-03

一、高校秘書的分類及主要職能

為更好協(xié)調(diào)各個分院，許多高校都設(shè)有高校秘書一職。高校秘書根據(jù)其職能的不同，主要有三種，即行政秘書、科研秘書和教學(xué)管理秘書。

（一）行政秘書

行政秘書是高校秘書的分支之一。行政秘書大多是處理與政治或政策相關(guān)的事務(wù)，是學(xué)院上下人員溝通的橋梁，也對其他部門發(fā)送來的建議及信件進(jìn)行處理。行政秘書的工作任務(wù)是要與各分院院長一起做好專業(yè)課程和人才培養(yǎng)計劃的修訂，協(xié)助各分院院長開展新專業(yè)申報和專業(yè)建設(shè)，擬定各分院不同年級的學(xué)年教學(xué)計劃，并檢查教學(xué)計劃的執(zhí)行情況。在每學(xué)年開學(xué)時，收集新生家庭基本信息，核對無誤后，登記在學(xué)生個人檔案中。負(fù)責(zé)每學(xué)期期末考試和開學(xué)補考試卷收集、印制、保管和發(fā)放事宜，并做好試卷的保密工作，把學(xué)生的考試成績準(zhǔn)確無誤地登錄在案。辦理學(xué)生休學(xué)、退學(xué)、入伍參軍等相關(guān)手續(xù)，做好畢業(yè)生資格審查和畢業(yè)證書證書的發(fā)放。

（二）科研秘書

為了確保科研工作的順利進(jìn)行，科研秘書要整理保存有關(guān)科目的實驗數(shù)據(jù)以及紙質(zhì)版材料、電子版材料，并對其進(jìn)行分類和整理，以方便在日后師生有需要時及時查閱。對于教師的教學(xué)情況，起草、保管和收發(fā)有關(guān)教學(xué)、教學(xué)研究方面的計劃、工作總結(jié)，進(jìn)行具有時效性、準(zhǔn)確性的匯總與了解，記好教學(xué)大事記，做好教學(xué)改革立項、優(yōu)秀課程和精品課程的申報和管理。協(xié)助行政部門，根據(jù)各系的教學(xué)計劃，于每學(xué)期期末安排好下學(xué)期實驗課的時間、實習(xí)等實踐環(huán)節(jié)的落實、實驗所需材料的分配、實驗室資金的發(fā)放以及實驗助理的配備。協(xié)助部門主任做好各種教學(xué)教研活動的開展，完成教務(wù)處、公共教學(xué)部安排的其他工作。指導(dǎo)學(xué)校有關(guān)部門，以全校為范圍，大力宣傳和弘揚創(chuàng)新精神，積極鼓勵和指導(dǎo)學(xué)生創(chuàng)業(yè)，幫助大學(xué)生提高對創(chuàng)新能力的正確認(rèn)識，強化創(chuàng)新意識和觀念，追求創(chuàng)新精神。

（三）教學(xué)管理秘書

高校秘書在教學(xué)管理中占有十分重要的地位。它是教學(xué)管理的核心，同時也在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)管理質(zhì)量方面發(fā)揮很大作用。教學(xué)管理秘書隸屬于高校的各分院，接受各分院教務(wù)處的指導(dǎo)和檢查。行政秘書對各學(xué)期所開展設(shè)置的課程規(guī)劃好后，教學(xué)管理秘書則要把計劃發(fā)放給相關(guān)老師。因此，教學(xué)管理秘書的工作是作為學(xué)院和教師、教師和學(xué)生、學(xué)院和學(xué)生之間的橋梁，起著承接的作用。教學(xué)管理秘書有責(zé)任對教師的教學(xué)進(jìn)度、質(zhì)量等方面進(jìn)行檢查。還要負(fù)責(zé)在學(xué)院的通知下發(fā)后，將通知傳達(dá)到相應(yīng)任課教師以及學(xué)生手中。對學(xué)生而言，教學(xué)管理秘書則負(fù)責(zé)整理檔案，登記、下發(fā)成績。對于考試成績不合格的學(xué)生，安排其補考時間。通知并組織學(xué)生有序進(jìn)行選課、免修、重修、退選等前置事件與后續(xù)事宜等，在完成選課學(xué)生名單匯總后，將其交接給相應(yīng)的任課教師。觀念是行動的先導(dǎo)，只有正確的觀念才能產(chǎn)生正確的行動。因此，要培養(yǎng)和提高大學(xué)生的創(chuàng)新能力，就要注重大學(xué)生創(chuàng)新觀念的培養(yǎng)與更新。馬克思指出，人的創(chuàng)造性、能動性是自然賦予人的潛能素質(zhì)。因此，教學(xué)管理秘書應(yīng)激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)新能力，為社會輸送高素質(zhì)且具備創(chuàng)新能力的人才。

二、對高校秘書的要求

理論知識好似樹根，它是否堅固、是否雄厚，很大程度上決定了你在這一行業(yè)是否具有發(fā)展的資格。但高校秘書不可或缺的是實踐、是經(jīng)歷，實踐出真知。要成為一位“全能型”的高校秘書，應(yīng)當(dāng)具備以下的能力。

（一）良好的溝通能力

正如上文中所說，高校秘書每天奔波于各個分院的相關(guān)教師與學(xué)生當(dāng)中，既要傳達(dá)分院院長制訂的教學(xué)計劃，又要統(tǒng)計四六級考試、計算機等級考試、普通話等級考試等相關(guān)考試的報名人員，并將名單核對無誤后上交到有關(guān)部門。因此，良好的溝通能力顯得尤為重要。一個高校秘書的溝通能力是否足夠優(yōu)秀，直接決定了其所在的各分院老師和同學(xué)所在的集體是否具有凝聚力。要想成為一個合格的高校秘書，單靠自己的摸索是不夠的，還要學(xué)習(xí)前人的工作經(jīng)驗，并取其精華棄其糟粕，以提高自己的工作能力，增強自己的文化素養(yǎng)。

（二）堅定的職業(yè)操守

所謂職業(yè)操守，各行各業(yè)也許有不同的要求，但高校秘書的職業(yè)操守，總結(jié)起來就是做事忠實、做人本分、底線堅定。一名合格的高校秘書人員應(yīng)該擁有極為靈敏的嗅覺與洞察力，對周圍發(fā)生的事必須能夠洞幽察微，窺一斑而知全豹，長于在復(fù)雜的環(huán)境中把握住事物的本質(zhì)特征。應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，言行一致，不弄虛作假，并做到對學(xué)校的教育機密保密;此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責(zé)任感。

（三）良好的心理素質(zhì)

高校秘書每天面對繁重的工作，良好的心理素質(zhì)便成為其必備條件。要做到心態(tài)穩(wěn)定，無論事情多么復(fù)雜、多么沒有頭緒，都要保持一顆平常心，都不應(yīng)被情緒所左右，都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作，否則是不可能做好秘書工作的。

（四）優(yōu)秀的協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)是協(xié)作與調(diào)整的意思，協(xié)調(diào)能力如何直接影響著高校秘書的工作水準(zhǔn)。協(xié)作各分院院長制訂教學(xué)計劃，對于時間上發(fā)生沖突的課程做出適當(dāng)調(diào)整，并及時通知相關(guān)任課教師以及學(xué)生，提高辦事效率;并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧，將瑣碎冗雜的工作變得井然有序，積極應(yīng)對各種突發(fā)事件所造成的影響。既要干好參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要公務(wù)，又要細(xì)致扎實地干好每一件具體瑣事。