醫(yī)院固定資產與檔案管理中的問題與應對策略

作者簡介：征文（1983— ），女，漢族，江蘇蘇州人。主要研究方向：醫(yī)院后勤固定資產和檔案管理。

摘 要：作為醫(yī)院進行業(yè)務活動的重要物資基礎，固定資產在醫(yī)院的總資產中占據(jù)著極其重要的地位。隨著時代的發(fā)展，如何管理好醫(yī)院的固定資產并利用固定資產管理系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)院工作效益的最大化至關重要。而要管理好醫(yī)院的固定資產不僅需要建立完善的固定資產管理制度，還要將醫(yī)院的檔案資料與固定資產結合起來進行系統(tǒng)性管理，這樣才能使得醫(yī)院固定資產的管理更加科學和高效，有利于我國醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展?；诖?，本文將從闡述醫(yī)院固定資產與檔案管理工作的意義與要求出發(fā)，分析醫(yī)院固定資產管理系統(tǒng)與檔案管理的關聯(lián)以及醫(yī)院固定資產與檔案管理中的問題，并提出相關有效對策。

關鍵詞：醫(yī)院;固定資產;檔案管理

醫(yī)院的固定資產包括建筑物、專用設備等等，是當代醫(yī)療事業(yè)開展科研和醫(yī)療業(yè)務等需要的固定資產，對人們的健康保障和醫(yī)院的發(fā)展有著十分重要的意義。而隨著我國醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的固定資產對醫(yī)院的醫(yī)療水平和服務質量有著越來越重要的作用。要對醫(yī)院的固定資產進行科學合理的管理就需要建立起相關的檔案管理機制。一所醫(yī)院關于資產的檔案管理水平也能夠反應其固定資產管理系統(tǒng)是否完善，做好固定資產與檔案管理工作勢在必行。

一、醫(yī)院固定資產與檔案管理工作的意義與要求

（一）醫(yī)院固定資產與檔案管理工作的意義

在當今醫(yī)療水平需要不斷提高的時代，醫(yī)療固定資產與檔案管理工作在醫(yī)療服務中有著重要的作用，主要有著以下幾點意義：第一，完成醫(yī)院固定資產與檔案管理工作有利于完善醫(yī)院內部的監(jiān)督。在中國檔案事業(yè)發(fā)展的相關文獻中指出，檔案資料在業(yè)務指導和監(jiān)督管理等方面要不斷延伸其作用，讓檔案資料更全面地反應工作人員的工作情況以及工作內容。而對固定資產的檔案進行收集、歸納與管理則有利于醫(yī)院的工作人員更全面地掌握醫(yī)院固定資產的情況，并及時發(fā)現(xiàn)固定資產運用中所存在的不正確的行為，從而行使對醫(yī)院內部的監(jiān)督作用。第二，改進醫(yī)院固定資產與檔案管理工作能夠提高醫(yī)院經營的水平和發(fā)展的速度。固定資產的檔案不僅能夠反映醫(yī)院對于固定資產的使用情況，并且對醫(yī)院的經營和發(fā)展有著一定的參考意義。醫(yī)院要深入了解固定資產的使用情況，就需要通過相關的檔案作為資料來掌握信息。只有充分掌握醫(yī)院固定資產的使用情況和相關信息，才能夠幫助醫(yī)院業(yè)務更好的開展。第三，加強醫(yī)院固定資產與檔案管理工作能夠對固定資產更好的利用。隨著醫(yī)療設備的不斷更新以及科技的不斷進步，固定資產的檔案能夠充分反映現(xiàn)有和過去的固定資產的使用情況。而對這些基本情況進行掌握有利于醫(yī)院工作人員對固定資產進行更科學的規(guī)劃與管理，從而更好地利用固定資產，使固定資產在醫(yī)院的經營中發(fā)揮更重要的作用。

（二）醫(yī)院固定資產與檔案管理工作的要求

要充分利用醫(yī)院固定資產與檔案管理工作的優(yōu)勢發(fā)展醫(yī)療事業(yè)，除了不斷更新固定資產的使用理念和完善相關機制之外，還要了解醫(yī)院固定資產與檔案管理工作的要求，而醫(yī)院固定資產與檔案管理工作的要求主要包括以下幾點。

首先，醫(yī)院要控制好開展固定資產與檔案管理工作的成本。由于醫(yī)院固定資產的管理與統(tǒng)計具有一定的復雜性，因此在固定資產的檔案管理工作中，要保證在獲得較多效益的同時盡量投入較少的物力和人力成本。在固定資產與檔案管理的工作中，主要是對相關檔案和信息進行管理和規(guī)劃。而要控制成本就要使用科學有效的方法，充分使用現(xiàn)有的信息科技手段來進行檔案的歸納和管理。其次，醫(yī)院要落實好固定資產與檔案管理工作中各個部門的職責。只有落實好各部門的工作與職責，才能清晰有序地推進工作的開展，同時也有利于相關信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計管理和相關制度的完善。最后，醫(yī)院要全面考慮固定資產與檔案管理工作的相關因素。醫(yī)院固定資產與檔案管理涉及到醫(yī)療設備的狀況、資料的統(tǒng)計等等方面因此對于固定資產和的檔案管理中各種復雜的影響因素要進行全面的考慮，這樣才能減少工作的失誤。

二、醫(yī)院固定資產管理系統(tǒng)與檔案管理的聯(lián)系

（一）固定資產管理系統(tǒng)與檔案的聯(lián)系

固定資產管理系統(tǒng)是一種管理工具，檔案需要目的性的管理?，F(xiàn)階段醫(yī)院都有不盡相同的固定資產管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。但是一般來說，傳統(tǒng)的管理模式都是依靠科室劃分或者年份劃分來管理檔案，隨著計算機的普及，這兩種檔案管理的方法也留存了下來。但這兩種方法都是不科學、效率低、不正確的管理模式。如果醫(yī)院使用的是按科室劃分管理檔案的方式管理檔案，每次查閱時需要逐一排查每一個科室，費時費力且增加了工作量。如果使用的是按年份來劃分的方式管理檔案，那么會占用更多的空間資源，導致資源的浪費。所以醫(yī)院應該改換一種全新的檔案管理模式，將按照科室劃分和年份劃分管理檔案的思路完全拋棄，選擇固定資產管理系統(tǒng)和檔案相關聯(lián)的方式，把所有的檔案以數(shù)字編號，這樣不僅僅可以通過固定資產管理系統(tǒng)來查詢到每一個檔案的編號，而且更加精確，節(jié)約了大量的人力物力和空間資源、時間資源，充分利用計算機所帶來的便捷。

（二）固定資產管理系統(tǒng)與設備實物的聯(lián)系

在實際情況下，儀器設備管理部門不可能永遠在第一時間掌握儀器設備的使用情況和動向，對設備的管理情況還只是停留在檔案記錄的數(shù)據(jù)上，并不能準確的知道儀器設備的狀態(tài)等等資料。所以就需要利用條形碼和條形碼掃描器，將儀器設備實物與固定資產管理系統(tǒng)結合起來。以往傳統(tǒng)的的儀器管理模式有很大的局限性，儀器管理部門也只能粗略了解設備的大概數(shù)據(jù)和儀器價值，而對于儀器設備的結構、操作和用途等等數(shù)據(jù)則不夠了解，不夠熟悉。這不僅僅對管理部門來說是一個阻礙，對醫(yī)院工作的開展來說也是極大的隱患。但是使用固定資產管理系統(tǒng)與設備實物相結合的方法就能比較好的解決這個問題，要求醫(yī)院固定資產管理系統(tǒng)必須要有條形碼掃描的功能，每一臺儀器有且只有一個條形碼，將條形碼打印出來，粘貼到對應的儀器設備上，通過固定資源管理系統(tǒng)的條形碼掃描功能把設備的條形碼與固定資產管理系統(tǒng)一一對應起來，這樣儀器設備就能與實物形成連接。對于醫(yī)院管理部門來說，通過這種方式能更有效、更快捷、更直觀地管理數(shù)據(jù)和儀器設備。

三、醫(yī)院固定資產與檔案管理中的問題

（一）缺乏科學完善的固定資產與檔案管理機制

近年政府部門對于醫(yī)院部門的檔案管理出臺了新的規(guī)章制度，但如今大部分的醫(yī)院在其固定的資產的利用方面都缺乏科學的方式。而醫(yī)院內部的檔案管理也存在相應的問題，主要分為以下三個方面：

第一，醫(yī)院缺少新型的管理模式。如今仍然有很多醫(yī)院部門忽視其固定資產的管理規(guī)范，而在醫(yī)院資源分配在固定資產的方面并不多，在醫(yī)院信息化建設中對固定資產的信息化管理投入較少。除此之外，仍有少數(shù)醫(yī)院使用人工來管理固定資產。而醫(yī)院固定資產管理的難點在于一個科室對應多個分散的物理空間，如門診、病區(qū)使用傳統(tǒng)的人工管理模式進行管理，不僅會導致醫(yī)院對于固定資產的管理效率降低，而且出錯率也很高，費時費力。這對于醫(yī)院部門在后期統(tǒng)計匯總、復盤數(shù)據(jù)會造成很多難題。而且人工管理多數(shù)使用的是紙質文檔，傳遞起來十分繁瑣且浪費時間，降低效率且浪費資源。

第二，醫(yī)院不能全面管理固定資產。首先，醫(yī)院大多是采用分部門分開管理的方式，導致醫(yī)院內部各部門之間資源信息不能及時匯總共享，固定資產的信息十分散亂。其次，雖然醫(yī)院十分重視固定資產的購買，但不重視平常的使用和管理，這樣資產管理就只能被利用在相應少部分的固定數(shù)據(jù)上，不能對其進行全面性的管理。

第三，醫(yī)院沒有平衡價值與實體的管理。在傳統(tǒng)方式上對于固定資產的實體方面的管理交給了醫(yī)院內部的固定資產管理部門。而這種管理方式存在很多弊端，最大的問題便是將固定資產的實體管理和價值管理一分為二，而沒有做到統(tǒng)一管理。而價值的基礎就是實體，實體的表現(xiàn)方式便是價值。如果醫(yī)院不注重價值管理和實體價值的統(tǒng)一化便會出現(xiàn)很多問題，比如信息處理不夠及時、不夠準確和不夠完整等等，這些對于醫(yī)院良性運轉都會起到負面的影響。

（二）固定資產檔案歸檔資料工作不科學

1.固定資產檔案資料不系統(tǒng)

如今大多數(shù)醫(yī)院部門在收集固定資產檔案上和處理工作流程上存在很多問題，比如說檔案資料的處理不夠規(guī)范，在進行業(yè)務活動前才整理資料、在業(yè)務結束后再補充資料等等，而這些都是因為醫(yī)院的檔案資料收集和管理存在缺乏系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。

2.固定資產檔案資料不夠完整

現(xiàn)如今大多數(shù)醫(yī)院對于收集檔案資料、管理檔案資料依然使用十分傳統(tǒng)的模式，這導致醫(yī)院對于各種的固定資產資料收集存在不及時、收集不夠詳盡透徹的問題。而大多數(shù)的醫(yī)院對于固定資產的檔案管理上容易遺漏，比如說在設備保養(yǎng)時檔案資料、有關設備的附件部的收集等等。

3.固定資產檔案管理隊伍工作水平落后

如今在大多數(shù)醫(yī)院的固定資產檔案管理隊伍里都存在水平相對滯后的現(xiàn)象，而其中很多是由于管理的工作人員大多數(shù)較為年長，而普遍學歷水平不高。對于新型的資產管理模式來說，這些工作人員學習知識技術的效率較低，跟不上醫(yī)院發(fā)展的腳步，導致管理模式更新慢。而有少數(shù)的醫(yī)院的檔案管理人員只能由其他部門兼職處理，這樣就導致處理的檔案水平參差不齊，大大影響醫(yī)院的良性發(fā)展。

四、醫(yī)院固定資產與檔案管理的應對策略

（一）強化固定資產與檔案管理的工作考核

隨著社會的進步發(fā)展，我國醫(yī)院的醫(yī)療設備和設施等都進行了升級換代。這些醫(yī)療設施與設備都記錄在醫(yī)院固定資產的檔案資料之中，所以為了讓醫(yī)院管理者更加清晰的了解掌握這些固定資產的使用情況并充分利用固定資產更好地發(fā)展，必須要全面而仔細地對固定資產檔案進行管理。在我國的大多數(shù)醫(yī)院中都缺乏對于固定資產檔案資料的嚴格管理，有關部門在收集醫(yī)院檔案資料的過程中缺乏重視，不能嚴格的執(zhí)行監(jiān)督和考核。在對有關部門的管理上，醫(yī)院也缺乏足夠的制約手段和監(jiān)督力度，使得檔案收集制度難以在醫(yī)院內進行執(zhí)行和推廣，最終導致了醫(yī)院在自身的固定資料檔案管理中困難重重，影響了醫(yī)院的長足發(fā)展。

因此，醫(yī)院需要強化自身固定資產與檔案收集與管理的工作考核，將固定資料與檔案管理的職責明確列入相關部門的檔案管理監(jiān)督體系，確保醫(yī)院對自身固定資產信息的全面掌握。此外，為了加速醫(yī)院固定資產檔案信息資料的信息化與系統(tǒng)化，還需要建立起醫(yī)院自身的檔案信息資料庫，積極的利用信息技術，達到固定資產檔案資料交流與共享的目的。

強化固定資產與檔案管理工作考核的具體措施有以下兩點。首先，建立嚴格的管理制度，要求有關部門構建考核標準，對檔案資料的收集與整理進行考核，并對其進行嚴格監(jiān)督與執(zhí)行。另外，按照考核標準建立起獎懲制度，使得固定資產檔案管理工作能夠在各部門的協(xié)調下積極開展，提高固定資產檔案資料的管理與使用效率。

（二）構建完善的醫(yī)院固定資產與檔案管理制度

現(xiàn)今由于許多的醫(yī)院領導者對于固定資產檔案管理缺乏重視度，導致了醫(yī)院的固定資產管理者大多年齡較大、學歷水平不高，并且沒有接受過系統(tǒng)、專業(yè)的資料管理培訓，從而使得醫(yī)院資料管理團隊的工作能力不高，無法緊跟醫(yī)院的發(fā)展。此外，大部分醫(yī)院的檔案管理者都是由其他部門的人臨時組建，因此無法收集到高質量的檔案信息，導致管理工作需要時常進行返工，檔案資料管理的工作效率低下。

在檔案資料收集與管理的方法上，大部分醫(yī)院依舊沿用傳統(tǒng)的方法，導致在資產信息收集方面存在不及時、不全面等問題，沒能對醫(yī)療設備的儀器附件、儀器調試、實驗記錄等進行完整全面的信息收集。缺乏完整的檔案收集與管理的工作流程，無法做到對固定資產事前、事后的全面管理。

構建完善的醫(yī)院固定資產與檔案管理制度，首先需要建立完整的檔案保存制度，并對執(zhí)行過程進行嚴格的監(jiān)督。其次，建立固定資產檔案信息庫，使數(shù)據(jù)資源達到全面的覆蓋。再次，明確責任負責人，將檔案管理的各項工作明確到個人，加強對醫(yī)院固定資產使用情況的管理，提高固定資產檔案管理的工作效率。最后，提升檔案管理工作人員的整體素質，對其進行系統(tǒng)專業(yè)的培訓，并向社會廣泛吸收管理型人才，提升管理團隊的工作水平。

（三）建立計算機網絡管理系統(tǒng)，加強經濟合同的管理

信息技術的快速發(fā)展為提升醫(yī)院的資產檔案管理水平創(chuàng)造了有利條件。在醫(yī)院的檔案資料管理中應用計算機技術，通過對計算機網絡管理系統(tǒng)的利用能夠對各部門之間進行有機連接，達到資源與信息共享的目的，使醫(yī)院的固定資產信息可以快速、清晰的呈現(xiàn)在管理者眼前，能夠極大程度的提升管理工作的效率，從而充分利用醫(yī)院的固定資產，促進醫(yī)院更好地進步發(fā)展。由于使用地點分散、價值高、管理難度大、使用周期長等是醫(yī)院固定資產所具有的特點。因此，結合條形碼技術構建起固定資產的條碼管理系統(tǒng)，對固定資產能夠從資產購入開始一直到退出的整個過程都可以進行跟蹤與管理，這一過程能夠使醫(yī)院的固定資產管理工作的信息化、標準化與規(guī)范化得到全面提高，從而讓管理工作能夠更加輕松便捷，提升固定資產的使用效率。

此外，還需要建立起責任追究制度，強化經濟合同的管理。對于固定資產的損耗、保養(yǎng)等問題能夠通過合同及時的進行維護，達到經濟合同統(tǒng)一集中歸檔管理的目的，并對醫(yī)院內部各部門所簽訂的合同不定期進行抽查，對簽訂的合同進行嚴格審查。若簽訂違規(guī)合同，則需要追究相關人員的責任，嚴格執(zhí)行懲罰。

五、結語

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院固定資產與檔案管理正在不斷加強。而要根據(jù)時代的特征以及相關政策的要求落實管理工作，就需要醫(yī)院工作人員在認真研究醫(yī)院固定資產與檔案管理的基礎上強化固定資產與檔案管理的工作考核，構建完善的醫(yī)院固定資產與檔案管理制度并加強計算機網絡管理系統(tǒng)的建立和經濟合同的管理。只有做好醫(yī)院固定資產與檔案管理的工作，才能促進醫(yī)院更好的經營，推動我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

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