文/朱雄雷(北京海納川汽車部件股份有限公司)
隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn),全球信息與資源的整合速度與效率正在實(shí)現(xiàn)巨大飛躍,與之而來的是大數(shù)據(jù)中心、物聯(lián)網(wǎng)、AI智能、云計(jì)算等信息技術(shù)的快速發(fā)展。2020年6月,國家發(fā)改委明確提出“以新發(fā)展理念為前提、以技術(shù)創(chuàng)新為驅(qū)動、以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),面向高質(zhì)量發(fā)展的需要,打造產(chǎn)業(yè)的升級、融合、創(chuàng)新的基礎(chǔ)設(shè)施體系”的新基建目標(biāo)。因此,縱觀國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展趨勢,企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境正在發(fā)生急劇變化,企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)處理效率成為制約企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素。
為應(yīng)對信息技術(shù)快速發(fā)展帶來的挑戰(zhàn),實(shí)現(xiàn)對各業(yè)務(wù)板塊的高效管理,跨區(qū)域經(jīng)營企業(yè)紛紛開始啟動運(yùn)營模式的數(shù)字化升級。其中,在企業(yè)財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡稱FSSC)正在成為跨區(qū)域經(jīng)營企業(yè)普遍追逐的新型財(cái)務(wù)管理模式。
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理中,財(cái)務(wù)部門既要保證財(cái)務(wù)內(nèi)部基礎(chǔ)工作正常開展,還要與業(yè)務(wù)部門、客戶、供應(yīng)商等業(yè)務(wù)伙伴保持密切溝通,雙重職能的頻繁交叉嚴(yán)重影響著財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)處理效率;同時(shí),傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理本身存在著信息系統(tǒng)封閉、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合性不足等弊端,多種因素綜合疊加導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門服務(wù)業(yè)務(wù)、管控業(yè)務(wù)等職能的發(fā)揮面臨極大制約。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式(Financial Shared Service,簡稱 FSS),以數(shù)據(jù)的即時(shí)響應(yīng)與多維整合為手段,打破企業(yè)各模塊之間的信息壁壘,成為財(cái)務(wù)體系突破管理困境的有效途徑。
我國政府也積極提倡實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式(簡稱FSS),財(cái)政部財(cái)會【2013】20號文件《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》第三十四條明確要求:“分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會計(jì)工作的集中,逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心?!?/p>
財(cái)務(wù)共享服務(wù)(簡稱FSS)的本質(zhì),是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)高速發(fā)展背景下的重大財(cái)務(wù)管理變革。國際財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理協(xié)會(International Financial Shared Service Association,簡稱IFSS)認(rèn)為:財(cái)務(wù)共享服務(wù)(簡稱FSS)是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為依托,通過流程重組,以規(guī)范流程、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、創(chuàng)造價(jià)值為目的,把企業(yè)內(nèi)部分散的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺,實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域會計(jì)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理;并從市場角度為企業(yè)內(nèi)外部不同信息使用者提供專業(yè)化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)服務(wù)的一種新型財(cái)務(wù)管理模式。
從上述定義來看,財(cái)務(wù)共享服務(wù)(簡稱FSS)是依托信息技術(shù),以流程重組為核心,實(shí)現(xiàn)規(guī)范流程、優(yōu)化結(jié)構(gòu)和創(chuàng)造價(jià)值的目的,以市場或業(yè)務(wù)的視角為內(nèi)外部伙伴提供專業(yè)化、精準(zhǔn)化服務(wù)的分布式財(cái)務(wù)管理模式,從而為企業(yè)財(cái)務(wù)由傳統(tǒng)記錄型財(cái)務(wù)向價(jià)值創(chuàng)造型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型提供新動能。
綜合考察國內(nèi)各類財(cái)務(wù)共享服務(wù)的成功案例,基本都有以下特征:(1)著眼于加強(qiáng)財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)的服務(wù)與管控,降低成本與提升效率不是主要目標(biāo);(2)基于ERP財(cái)務(wù)模塊對企業(yè)內(nèi)外部信息進(jìn)行鏈接與整合;(3)通過在合作伙伴與財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間建立規(guī)則的映射關(guān)系,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)多維整合;(4)強(qiáng)化數(shù)據(jù)質(zhì)量控制功能,以事前管理和報(bào)告追溯結(jié)合模式警示風(fēng)險(xiǎn)、管控風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
因此,實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)對跨區(qū)域經(jīng)營的大中型企業(yè)而言,首要目標(biāo)不是降低成本,也不是提升運(yùn)營效率,而是結(jié)合業(yè)務(wù)布局,通過高效數(shù)據(jù)整合,向內(nèi)外部合作伙伴提供高質(zhì)量、優(yōu)成本、一致性的財(cái)務(wù)服務(wù),加強(qiáng)財(cái)務(wù)服務(wù)管控能力。同時(shí),財(cái)務(wù)共享服務(wù)更加強(qiáng)調(diào)信息支撐與流程重塑,更加強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的深度融合,確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)能夠進(jìn)行精準(zhǔn)的獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理,向信息使用者實(shí)時(shí)提供多維度數(shù)據(jù)信息,為決策提供更有效的支撐。
總之,財(cái)務(wù)共享服務(wù)的終極目標(biāo)就是成為企業(yè)戰(zhàn)略決策的重要組成部分,成為戰(zhàn)略依據(jù)的輸出者、戰(zhàn)略實(shí)施的推動者、戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)的管控者和戰(zhàn)略效果的評價(jià)者。
為達(dá)成財(cái)務(wù)服務(wù)共享的目標(biāo),企業(yè)在財(cái)務(wù)共享平臺方案設(shè)計(jì)、開發(fā)及運(yùn)營中應(yīng)遵循以下基本要求:
財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)針對同一報(bào)表體系須采取統(tǒng)一的會計(jì)政策,在流程方面實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的流程設(shè)計(jì),全面提高訂單處理、發(fā)票處理、報(bào)銷審核、收付款及賬務(wù)核算等業(yè)務(wù)的處理效率和質(zhì)量。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)要求每個(gè)數(shù)據(jù)必須進(jìn)行多維度歸類與運(yùn)算,盡可能地包含數(shù)據(jù)所有維度信息并體現(xiàn)在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中,能夠根據(jù)不同用戶、不同需求生成不同維度的報(bào)表。
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)實(shí)施運(yùn)營過程中,須對內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行扁平化的設(shè)計(jì)和管理,減少管理層級,縮短業(yè)務(wù)流程,確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的靈活性。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)須與業(yè)務(wù)布局相匹配,達(dá)到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)深度融合,確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)能夠持續(xù)保留業(yè)務(wù)底層數(shù)據(jù),并使每筆交易都能追溯到業(yè)務(wù)底層,以及時(shí)準(zhǔn)確地定位經(jīng)營中存在的問題,為決策提供即時(shí)支持。
企業(yè)財(cái)務(wù)服務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的成功,離不開企業(yè)內(nèi)外各項(xiàng)因素的支撐,以華為公司為例,主要包含以下幾個(gè)方面:
企業(yè)管理層對于財(cái)務(wù)共享中心的支持是項(xiàng)目成功的前提。從2005年以來,華為公司為應(yīng)對共享服務(wù)系統(tǒng)各階段的問題,聘請各個(gè)領(lǐng)域的專家進(jìn)行咨詢和培訓(xùn),同時(shí)不斷地進(jìn)行軟硬件升級完善,前后投入大約為5000萬美元。
全體員工參與是財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)成功的基礎(chǔ)。華為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心籌建和運(yùn)行中,IBM咨詢團(tuán)隊(duì)對參與人員進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn),針對問題給予專項(xiàng)指導(dǎo);為財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員講解和傳遞財(cái)務(wù)共享理念、流程和應(yīng)用方法,公司全體員工對財(cái)務(wù)共享服務(wù)概念逐步了解和熟悉。
華為公司財(cái)務(wù)共享中心全天24小時(shí)跨越5個(gè)時(shí)區(qū)“日不落”式的對天量數(shù)據(jù)進(jìn)行循環(huán)處理,對不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析,數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性是最基本要求。在這種情況下,一旦信息系統(tǒng)缺乏足夠的穩(wěn)定性或信息資源不夠完善,共享中心數(shù)據(jù)處理效率和質(zhì)量將大打折扣,甚至在業(yè)務(wù)量巨大時(shí)可能導(dǎo)致系統(tǒng)無法正常工作。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)以財(cái)務(wù)模塊為數(shù)據(jù)匯集整合中心,需要財(cái)務(wù)部門在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理架構(gòu)基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化完善,以適應(yīng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的運(yùn)營。同時(shí),還要考慮對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的后續(xù)發(fā)展進(jìn)行維護(hù)和優(yōu)化。一般情況下,需要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會計(jì)與管理會計(jì)的分離,并補(bǔ)充共享服務(wù)系統(tǒng)運(yùn)營維護(hù)的相關(guān)職能,如信息維護(hù)、員工培訓(xùn)、風(fēng)險(xiǎn)管控、問題收集、流程設(shè)計(jì)等,要求財(cái)務(wù)管理人員有良好的業(yè)務(wù)理解與把控能力。
企業(yè)越大,尤其是跨區(qū)域運(yùn)營的企業(yè),流程僵化成為企業(yè)無法逃脫的弊病,這就需要不斷保持和提升企業(yè)各BU之間、各部門之間良好的協(xié)調(diào)態(tài)勢,確保企業(yè)對內(nèi)外部信息的敏感性和政策的靈活性。華為財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)整合業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息,借助信息系統(tǒng)搭建兩者聯(lián)系的橋梁,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)雙向反饋,確保系統(tǒng)順利運(yùn)行。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)該是一個(gè)組織邊界不斷延伸、思想維度不斷提升的過程,華為財(cái)務(wù)共享中心經(jīng)過了一個(gè)不斷改革和完善的過程。華為聘請了眾多領(lǐng)域的專家對流程管理進(jìn)行完善,建立了一支專業(yè)的流程管理團(tuán)隊(duì),采取細(xì)化流程或分解問題的方式,有效解決工作流程中的問題。同時(shí),根據(jù)各區(qū)域業(yè)務(wù)狀況合理適時(shí)調(diào)整制度適用性。
另外,信息技術(shù)和財(cái)務(wù)管理工具的創(chuàng)新應(yīng)用對優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程也具有關(guān)鍵性作用,先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠促進(jìn)企業(yè)資產(chǎn)的嚴(yán)密跟蹤與檢查,促使企業(yè)有效建立數(shù)據(jù)模型和算法迭代,保持財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的高度匹配。
成功的財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng),在業(yè)務(wù)層面應(yīng)實(shí)現(xiàn)操作流暢性、規(guī)范性、高效性等基本效果,集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
圖1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)核心要素
(1)實(shí)現(xiàn)會計(jì)政策與信息標(biāo)準(zhǔn)化,在業(yè)務(wù)發(fā)起端或客戶端就要確保數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性、真實(shí)性及準(zhǔn)確性,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)處理、管理和使用的規(guī)范性和高效性。(2)對某些沖突環(huán)節(jié)或復(fù)雜環(huán)節(jié),進(jìn)行分解和重組,改善優(yōu)化處理流程,提升處理過程的流暢性,增強(qiáng)各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)性。(3)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集和整合效率得到極大提高,能夠滿足內(nèi)外部客戶對信息的需求,對企業(yè)戰(zhàn)略支持能力極大增強(qiáng)。(4)財(cái)務(wù)會計(jì)、管理會計(jì)、業(yè)務(wù)端信息三者進(jìn)行整合,對財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)測以及業(yè)務(wù)支撐提供有效支撐。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)營可以采取小范圍試運(yùn)營、擴(kuò)展運(yùn)營、分階段優(yōu)化的實(shí)施策略,確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的穩(wěn)定提升,以華為財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目為例。
項(xiàng)目前期,應(yīng)對財(cái)務(wù)部門及其他各業(yè)務(wù)部門的需求、思路進(jìn)行深入調(diào)研、分析與研究,由流程管理部門和財(cái)務(wù)管理部門聯(lián)合立項(xiàng)牽頭,確定財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)方案。
華為公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心總體規(guī)劃為:以業(yè)務(wù)發(fā)展為導(dǎo)向,以業(yè)財(cái)融合為手段,圍繞組織環(huán)境優(yōu)化、管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程重塑和數(shù)據(jù)平臺應(yīng)用建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng),并以此為基礎(chǔ)建立支持管理創(chuàng)新,支持管控模式,涵蓋所有單元,集成協(xié)作、多維整合、即時(shí)響應(yīng)的業(yè)財(cái)管理體系,為全球化戰(zhàn)略提供強(qiáng)有力的支撐。
2005~2007年,在IBM的幫助下,華為公司陸續(xù)進(jìn)行一系列變革:實(shí)施“制度、流程、監(jiān)控、編碼”新四統(tǒng)一項(xiàng)目;搭建起全球統(tǒng)一的會計(jì)政策、核算流程和COA體系;實(shí)施海外ERP項(xiàng)目,統(tǒng)一海外核算系統(tǒng);共享海外的核算組織,成立七大財(cái)務(wù)共享中心,實(shí)現(xiàn)跨時(shí)區(qū)的“日不落”式循環(huán)賬務(wù)處理,確保對業(yè)務(wù)部門的快速響應(yīng)與不間斷支持。
財(cái)務(wù)共享中心建立后,2007年華為公司啟動IFS財(cái)經(jīng)變革。IBM幫助華為開始搭建財(cái)務(wù)作業(yè)體系,修建業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息管道,制定業(yè)務(wù)端動作記錄規(guī)范,及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)并體現(xiàn)在財(cái)務(wù)報(bào)告上。業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)開始深度融合,逐步形成財(cái)務(wù)配合業(yè)務(wù)布局而設(shè)置財(cái)務(wù)共享服務(wù)的運(yùn)營模式;以客戶為中心,使每個(gè)合作伙伴都知道業(yè)務(wù)流和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流之間的業(yè)務(wù)邏輯,并持續(xù)推動流程標(biāo)準(zhǔn)化與精簡化,財(cái)務(wù)作業(yè)體系逐步成熟和完善。
2013年,華為公司開始推行財(cái)報(bào)內(nèi)控項(xiàng)目,引入 KCFR(Key Control over Financial Reporting)概念,從財(cái)報(bào)結(jié)果往前追溯前端業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵影響活動,根據(jù)影響類別建立測評指標(biāo)體系,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)聯(lián)合對前端活動進(jìn)行監(jiān)控改進(jìn),業(yè)務(wù)活動和賬務(wù)結(jié)果建立映射關(guān)聯(lián),財(cái)務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)質(zhì)量得到保證。
財(cái)務(wù)共享中心以業(yè)務(wù)管理為主要手段,財(cái)務(wù)部門成為所有流程與業(yè)務(wù)的交匯點(diǎn)和管控點(diǎn),財(cái)務(wù)部門對企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)集中管控,企業(yè)管控權(quán)會向財(cái)務(wù)部門高度集中,這就需要企業(yè)的總體規(guī)劃以及部門間的協(xié)調(diào)平衡。
財(cái)務(wù)共享中心的建立實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的高度融合,單純的傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)專業(yè)難以支撐此類系統(tǒng)的運(yùn)營,需要財(cái)務(wù)人員深入業(yè)務(wù)、理解業(yè)務(wù),需要財(cái)務(wù)人員走進(jìn)業(yè)務(wù)部門、走進(jìn)一線部門,需要財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)變思維觀念,加快向財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)復(fù)合化人才轉(zhuǎn)型。
財(cái)務(wù)共享中心是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的高度復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理平臺,高度依賴網(wǎng)絡(luò)與技術(shù)。因此,伴隨著共享服務(wù)中心的建設(shè)與運(yùn)營,企業(yè)必須高度重視信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全,建立健全安全防護(hù)措施,以確保共享服務(wù)系統(tǒng)安全運(yùn)行,確保企業(yè)經(jīng)營體系正常運(yùn)營,尤其是跨國經(jīng)營企業(yè),更要加大信息安全防護(hù)。
隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,一方面業(yè)務(wù)流程交叉度會越來越多,一方面舊的業(yè)務(wù)可能會淘汰,財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)面臨既有流程不能滿足新業(yè)務(wù)需求或者出現(xiàn)流程冗余的情況,因此需要對系統(tǒng)及時(shí)地進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,優(yōu)化新流程,淘汰冗余設(shè)計(jì),確保業(yè)財(cái)匹配高效性,確保系統(tǒng)順暢運(yùn)行。
(1)向智能型、價(jià)值創(chuàng)造型財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型,是愛AI智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式不僅能夠計(jì)算與衡量企業(yè)價(jià)值,更能深入企業(yè)價(jià)值鏈的計(jì)量、分析與管控,實(shí)現(xiàn)用數(shù)據(jù)創(chuàng)新、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)管理,真正實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造與價(jià)值管理。(2)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式應(yīng)以價(jià)值最大化為導(dǎo)向建立企業(yè)財(cái)務(wù)管理體系。一方面,財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式不是對所有企業(yè)都適用,要結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展階段和管理要求實(shí)施;另一方面,財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式不是單純的財(cái)務(wù)核算體系,財(cái)務(wù)信息化戰(zhàn)略要服務(wù)于業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略,以業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)高度融合為手段,以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)的最大支持與有效管控為目標(biāo),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。