檔案數(shù)字化管理思路解析

董 敏

（濰坊職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊261041）

0 前言

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案是檔案管理工作發(fā)展的總趨勢(shì)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了技術(shù)支撐，檔案數(shù)字化管理能夠使檔案管理更加高效、便捷、準(zhǔn)確；數(shù)字化的管理方式使檔案信息文件更加全面和準(zhǔn)確，需要加強(qiáng)建設(shè)力度，提高檔案管理的數(shù)字化水平。

1 檔案數(shù)字化管理的作用和意義

檔案數(shù)字化管理能夠不斷提高檔案管理的信息化水平，使各部門(mén)的檔案信息得以共享，檔案信息共享能夠極大提高各部門(mén)的工作效率，使決策的制定更加科學(xué)。數(shù)字化的管理方式是目前檔案管理發(fā)展的主要方向，改變了傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。檔案數(shù)字化管理符合新時(shí)期檔案管理的要求，能夠?qū)ΨN類(lèi)眾多、數(shù)量龐大的檔案文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，滿足了不同部門(mén)和人群對(duì)檔案文件的需求，使檔案文件能夠發(fā)揮更大的作用和價(jià)值。

2 檔案數(shù)字化管理面臨的困難

2．1 檔案數(shù)字化管理體系不夠完善

檔案數(shù)字化管理在建設(shè)和應(yīng)用中缺少完善的管理體系，當(dāng)前的檔案管理體系和管理標(biāo)準(zhǔn)都比較落后，無(wú)法為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供幫助。制度和體系的缺失令檔案的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，整體的建設(shè)進(jìn)展較為緩慢。管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理缺少正確的認(rèn)識(shí)且重視程度不夠，始終沒(méi)有對(duì)檔案數(shù)字化管理體系進(jìn)行完善，也沒(méi)有針對(duì)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)更新。檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)和制度體系中的規(guī)定得不到執(zhí)行和落實(shí)，檔案在進(jìn)行數(shù)字化管理的過(guò)程中頻繁出現(xiàn)各種問(wèn)題。

2.2 檔案管理人員的專業(yè)能力較低

檔案數(shù)字化管理要求管理人員具備信息技術(shù)的應(yīng)用能力，而目前的檔案管理隊(duì)伍普遍存在著技術(shù)水平較低的問(wèn)題，檔案管理人員無(wú)法熟練使用數(shù)字化管理的系統(tǒng)軟件，檔案數(shù)字化管理工作難以正常推進(jìn)。有很多企業(yè)和單位對(duì)檔案數(shù)字化管理不夠重視，很少會(huì)專門(mén)招聘檔案管理方面的專業(yè)人才，往往會(huì)安排其他人員管理，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理缺少專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員。

2.3 檔案數(shù)字化管理缺少安全保障

保證檔案的安全是檔案管理工作非常重要的問(wèn)題，檔案數(shù)字化管理需要使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種管理方式對(duì)安全性提出了較高的要求。檔案文件中有很多資料都涉及企業(yè)和單位的機(jī)密信息，也有很多保密級(jí)別非常高的文件，如果無(wú)法保證檔案存儲(chǔ)和管理過(guò)程的安全，檔案文件很可能會(huì)遭到竊取、篡改或毀壞，為企業(yè)、單位和國(guó)家?guī)?lái)非常大的損失。

3 提高檔案數(shù)字化管理水平的有效措施

3．1 建立完善的檔案數(shù)字化管理體系

首先，要對(duì)當(dāng)前的管理流程進(jìn)行完善和優(yōu)化，明確檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容和過(guò)程，在錄入電子檔案的時(shí)候要鑒定檔案文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性，要對(duì)不同的檔案文件做好分類(lèi)，對(duì)損壞或遺失的檔案進(jìn)行修復(fù)，規(guī)定檔案共享的方式。應(yīng)當(dāng)明確檔案數(shù)字化管理的不同層次，根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的總體方向建立管理體系，并根據(jù)不同層次的管理內(nèi)容對(duì)管理體系進(jìn)行完善，使檔案數(shù)字化管理體系更加科學(xué)和全面[1]。

其次，要完善當(dāng)前的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，補(bǔ)充數(shù)字化管理方面的內(nèi)容，及時(shí)更新檔案數(shù)字化管理的技術(shù)、管理、評(píng)估、業(yè)務(wù)等方面的標(biāo)準(zhǔn)。在評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的更新中，需要根據(jù)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題補(bǔ)充評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、設(shè)備條件和實(shí)際管理內(nèi)容設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)。完善管理標(biāo)準(zhǔn)需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，建立動(dòng)態(tài)的管理標(biāo)準(zhǔn)修訂機(jī)制，對(duì)數(shù)字化管理新出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究并及時(shí)補(bǔ)充，解決傳統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)修訂時(shí)間較長(zhǎng)的問(wèn)題，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)在數(shù)字化管理中更具有實(shí)際作用。

最后，要在完善檔案數(shù)字化管理體系的同時(shí)加強(qiáng)法制化建設(shè)，用法律法規(guī)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行規(guī)定，根據(jù)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題和發(fā)展方向來(lái)修訂當(dāng)前的法律法規(guī)。檔案數(shù)字化管理方面的法律法規(guī)需要明確規(guī)定檔案文件的著作權(quán)和使用權(quán)等內(nèi)容，根據(jù)具體的檔案數(shù)字化管理工作的內(nèi)容和流程修訂法律法規(guī)的相關(guān)條例，對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行約束和提供保護(hù)。

3.2 打造專業(yè)的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍

掌握管理知識(shí)和信息技術(shù)的人才是建立檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵，要想打造專業(yè)化的、高素質(zhì)的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍，首先，要做的就是加強(qiáng)人才引進(jìn)，為檔案管理工作引入優(yōu)秀的人才，為人才提供福利，吸引人才加入檔案數(shù)字化管理工作中，為檔案的數(shù)字化建設(shè)貢獻(xiàn)力量，構(gòu)建和優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。其次，高水平的檔案管理隊(duì)伍還需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)，充分利用現(xiàn)有的人員資源，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)提高檔案管理人員的管理水平和技術(shù)水平，讓檔案管理人員熟悉數(shù)字化管理的方式，熟練使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，切實(shí)提高檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)的整體水平[2]。最后，可以根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作制定科學(xué)的績(jī)效評(píng)估方式，使檔案管理人員明確自身發(fā)展的目標(biāo)和規(guī)劃，將時(shí)間和精力全部投入到檔案的數(shù)字化建設(shè)中，積極主動(dòng)地推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的安全保障

網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)需要應(yīng)用在檔案數(shù)字化管理工作的各個(gè)方面，要在采集數(shù)據(jù)的過(guò)程中保證安全性，更要在傳輸和存儲(chǔ)的過(guò)程中保證數(shù)字檔案信息的安全，在查詢和提取檔案的時(shí)候也要注意檔案信息的安全，確保檔案數(shù)字化管理的安全防護(hù)能夠滿足檔案的安全要求。首先，在數(shù)字檔案的安全防護(hù)中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有著非常多的數(shù)據(jù)接口，這為檔案的安全帶來(lái)了較大的威脅，所以要提高網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)水平，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)重要設(shè)備的安全防護(hù)。其次，需要在檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中加強(qiáng)安全監(jiān)測(cè)和安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，定期進(jìn)行安全測(cè)試和修復(fù)安全漏洞，通過(guò)嚴(yán)格的安全防護(hù)措施降低檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。最后，要針對(duì)檔案安全構(gòu)建完整的防護(hù)系統(tǒng)和防護(hù)體系，對(duì)數(shù)字檔案信息的管理人員和其他使用人員進(jìn)行分析，對(duì)不同的人員設(shè)置不同的權(quán)限，同時(shí)加入人臉識(shí)別、指紋識(shí)別或者聲音識(shí)別等防護(hù)方式，為數(shù)字檔案的安全提供保障[3]。

3.4 完善檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)軟硬件設(shè)施有一定的要求，最主要的是要有資金的支持，企業(yè)和單位應(yīng)當(dāng)重視檔案數(shù)字化管理，為檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展提供充足的資金。一方面，檔案數(shù)字化管理需要專門(mén)的硬件設(shè)備，要根據(jù)數(shù)字化管理的需求引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，對(duì)傳統(tǒng)的硬件設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化或者更換，保證硬件設(shè)備能夠滿足數(shù)字化管理的需求。另一方面，檔案數(shù)字化管理需要有完善的管理系統(tǒng)，要引入先進(jìn)的技術(shù)并對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)和完善，提高檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的全面性和針對(duì)性，最重要的是要提高檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性，安全、可靠、完善的管理系統(tǒng)能夠讓檔案管理工作更加高效，切實(shí)提高檔案管理的數(shù)字化水平。

4 結(jié)論

檔案數(shù)字化建設(shè)需要有制度體系、人才隊(duì)伍和基礎(chǔ)設(shè)施的支持，最重要的是保證檔案數(shù)字化管理的安全。檔案文件的安全性是檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵，在沒(méi)有明確數(shù)字化管理的安全防護(hù)措施之前，不可以將需要保密的檔案文件錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)。為提高數(shù)字檔案的安全性和可靠性，需要建立安全的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)對(duì)敏感的檔案信息進(jìn)行保護(hù)。