淺析公路企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化

劉亞玲

（甘肅萬泰建設(shè)工程有限公司，甘肅 蘭州730000）

1 公路企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)檔案管理電子化起步晚且不規(guī)范

我國信息技術(shù)雖然近年來發(fā)展迅猛，但是起步較晚，發(fā)展周期較短，很難一下子就與各行各業(yè)相互配合使用。現(xiàn)階段信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用還比較淺顯，更多是用在檔案信息的電子化，很多信息技術(shù)的更深層用法沒來得及實(shí)踐運(yùn)用。相關(guān)部門也沒有制定專門的信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理應(yīng)用的制度，很多檔案管理部門都憑經(jīng)驗(yàn)利用信息技術(shù)，不同的檔案管理部門利用信息技術(shù)的手段都不一樣，混亂的使用手法使得信息技術(shù)不僅沒有方便檔案管理工作反而容易造成信息丟失。不規(guī)范的信息技術(shù)應(yīng)用使得企業(yè)檔案管理出現(xiàn)了工作混亂無序的問題，與信息技術(shù)發(fā)展的初衷相違背，甚至?xí)胁糠謾n案管理人員對信息技術(shù)產(chǎn)生偏見，因此規(guī)范信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用十分重要。

1.2 企業(yè)檔案管理信息化水平較低

目前，企業(yè)檔案管理信息化水平較低，例如，工作人員依舊使用筆和紙登記企業(yè)檔案信息，再交由后臺人員處理，沒有建立或使用便捷而信息技術(shù)化的檔案信息管理系統(tǒng)，較多地存在使用Excel表格錄入和查詢的低端數(shù)據(jù)使用階段，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息資源的存檔、查詢和利用效率不高。除此之外，企業(yè)檔案管理統(tǒng)計(jì)的工作模式水平仍然較低，依舊采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式進(jìn)行登記和采集，缺乏對信息化管理和數(shù)據(jù)化使用的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，致使收集統(tǒng)計(jì)的檔案信息資源準(zhǔn)確率難以得到切實(shí)保障。

1.3 管理方式和手段相對不夠先進(jìn)

隨著科技的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)全球化在不斷推進(jìn)，不同國家不同文化相互交融，社會結(jié)構(gòu)也受到了很大的影響，很多傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不適用于現(xiàn)如今的社會發(fā)展，檔案管理是服務(wù)性質(zhì)的工作，它的工作前提是社會和人們的需求，因此當(dāng)社會需求發(fā)生變化時(shí)，檔案管理工作也應(yīng)該有所變化。很多檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)的方式，很難徹底改變工作觀念和習(xí)慣，使得最終的工作效率不如人意，而且傳統(tǒng)的檔案管理方式很難與新興的信息技術(shù)相配合，如果不改變原有的管理方式，最終可能會被社會淘汰。

1.4 缺乏專業(yè)的人才

人力資源是當(dāng)前社會迫切需要的重點(diǎn)資源，檔案管理相關(guān)工作的人才培養(yǎng)起步同樣較晚，人才培養(yǎng)周期長，再加上檔案管理人才要熟悉信息技術(shù)相關(guān)知識，對專業(yè)性要求很高，這就使得企業(yè)檔案管理缺少專業(yè)的人才。隨著信息化時(shí)代的到來，施工部門每天都需要大量的材料信息，同樣也會產(chǎn)生很多復(fù)雜的信息，工作量巨大，必須要有專業(yè)的人才利用信息技術(shù)收集處理數(shù)據(jù)，因此企業(yè)檔案管理人才匱乏是現(xiàn)如今急需解決的問題。

1.5 監(jiān)察管理工作不到位

由于企業(yè)檔案管理整體的工作力度和管理水平不到位，檔案管理工作人員會逐漸喪失責(zé)任心，因此需要全方位的監(jiān)督，督促檔案管理工作人員能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫?fù)責(zé)。還有就是快速發(fā)展的社會需求以及繁雜的企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)會使工作人員手忙腳亂，信息技術(shù)如果不能得到合理的應(yīng)用將失去它在企業(yè)檔案管理中的作用，從而阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展。

2 推動公路企業(yè)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的措施

2.1 提高執(zhí)法文書檔案管理的工作效率

信息化管理的方法相比于傳統(tǒng)的檔案管理方法，在效率上有了很大的提升。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和軟件研發(fā)水平的不斷提升，相應(yīng)的執(zhí)法文書檔案信息化管理的難度逐漸降低，信息化的成本逐漸降低，相應(yīng)的技術(shù)也容易獲取，從而降低了門檻，這正是一個(gè)轉(zhuǎn)變管理方式的良好機(jī)遇。推動信息化的方式，有很多的好處，主要是指這種方式可以有效避免由于人為因素而引發(fā)的一些失誤對相關(guān)工作質(zhì)量的影響，從而保障相應(yīng)的業(yè)務(wù)開展的質(zhì)量，可以在保障準(zhǔn)確度的前提下，做到效率的提升。

2.2 及時(shí)為監(jiān)督管理提供準(zhǔn)確可靠的信息

公路企業(yè)檔案全面推行信息化管理，可以全面保障相關(guān)工作的質(zhì)量。信息化管理工作可以更加準(zhǔn)確高效地為相關(guān)機(jī)構(gòu)和單位提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息。通過這些信息，相關(guān)單位可以對這些企業(yè)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢和檢索，也便于相關(guān)單位進(jìn)行動態(tài)管理，進(jìn)行系統(tǒng)化管理。相關(guān)檔案不僅可以供相關(guān)機(jī)構(gòu)在線借閱，也可以通過在線內(nèi)部共享的方式進(jìn)行分享，方便更多的機(jī)構(gòu)和個(gè)人獲取相關(guān)信息和檔案資料。信息化管理可以方便將這些聲像檔案、可公開文件和政府部門的法律法規(guī)以及有關(guān)的專業(yè)的檔案及時(shí)分享給相關(guān)科室工作人員，從而可以及時(shí)為相關(guān)的監(jiān)督管理工作提供準(zhǔn)確可靠的信息。

2.3 加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

企業(yè)要想更加良好的提升企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作水平，就必須要加強(qiáng)相應(yīng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作，設(shè)置專門的檔案管理部門，使其運(yùn)用更加專業(yè)性企業(yè)規(guī)范性的手段，對企業(yè)內(nèi)部的相應(yīng)檔案進(jìn)行管理分類保證 能夠按照企業(yè)內(nèi)部的核心科技狀況，對相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行處理，并將其存儲到企業(yè)內(nèi)部的安全系統(tǒng)當(dāng)中，形成較為系統(tǒng)性的檔案信息內(nèi)容，以供科技人員調(diào)取，從而有效推動企業(yè)的相應(yīng)研究工作的順利開展，帶動企業(yè)的良好發(fā)展，在不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作時(shí)，加強(qiáng)對于相應(yīng)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理技術(shù)以及設(shè)備的應(yīng)用方法，從而有效提升企業(yè)內(nèi)部檔案管理的工作效率和工作水平。

2.4 提升檔案管理意識

公路企業(yè)要想更加良好的保證企業(yè)科技檔案管理工作的順利開展，就必須要加強(qiáng)全員檔案管理的意識，使其能夠主動的配合相應(yīng)檔案管理工作人員的工作，及時(shí)地將自身所應(yīng)用的檔案信息傳遞給檔案管理部門，從而有效為企業(yè)檔案信息的完整建設(shè)提供幫助。這也就需要在企業(yè)內(nèi)部不斷加強(qiáng)相應(yīng)檔案信息重要性的宣傳工作，企業(yè)管理層部門也要加強(qiáng)對于檔案管理部門的重視，給予檔案管理部門一定的資金支持，使其能夠購置相應(yīng)的檔案管理設(shè)備設(shè)施，以有效的提升企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作水平，保證公路企業(yè)檔案信息的安全性。

2.5 加強(qiáng)公路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作

在當(dāng)前檔案管理工作當(dāng)中，可以運(yùn)用到的科學(xué)技術(shù)手段和設(shè)備設(shè)施逐漸增多，因此要想提升企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作水平就需要加強(qiáng)對于這種設(shè)備和技術(shù)的引入，因此就需要引領(lǐng)相應(yīng)的檔案管理工作人員學(xué)習(xí)應(yīng)用技術(shù)，為了保證公路企業(yè)檔案管理工作順利開展，不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，通過構(gòu)建出符合企業(yè)實(shí)際狀況的檔案管理平臺，引導(dǎo)企業(yè)科技部門員工及時(shí)地在相應(yīng)平臺上上傳檔案，完善信息室的檔案管理，工作人員能夠在平臺上就開展檔案管理工作，并且加強(qiáng)對于這些檔案信息的分類，從而有效提升企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作水平，同時(shí)也應(yīng)用更加安全的安全防護(hù)系統(tǒng)，對這些科技信息進(jìn)行保護(hù)，解決檔案信息丟失泄露的問題。

3 結(jié)語

總之，公路企業(yè)要想檔案管理有所突破，對于檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的完善至關(guān)重要。上文通過分析公路企業(yè)檔案管理中存在的問題，提出了一系列優(yōu)化措施。結(jié)果表明，通過以上措施，該公司的檔案管理上了一個(gè)新的臺階，檔案管理變得更為規(guī)范，更為高效。