醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

龐建

重慶市酉陽(yáng)土家族苗族自治縣中醫(yī)院

作為醫(yī)院管理和發(fā)展的人才資源庫(kù)和信息資源庫(kù)，醫(yī)院的檔案管理工作一直都發(fā)揮著非常重要的作用。它不僅可以為醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展提供詳實(shí)的數(shù)據(jù)資料，而且對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)以及醫(yī)療改革工作的推進(jìn)提供了許多基礎(chǔ)性的資料。所以一定要本著為醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展負(fù)責(zé)任的態(tài)度來(lái)做好檔案管理工作。然而由于人為因素以及技術(shù)手段等因素，也使得醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，影響了檔案管理工作的質(zhì)量，也為工作人員提出了更高的挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院檔案管理工作所包含的具體內(nèi)容

首先，對(duì)于各科室在平時(shí)的工作中產(chǎn)生的比較有實(shí)用價(jià)值的文字資料進(jìn)行收集和整理。其次，結(jié)合醫(yī)院的工作實(shí)際根據(jù)現(xiàn)有的檔案資料情況編輯相關(guān)的參考資料。再次，參與和醫(yī)院檔案管理工作有關(guān)的其他工作中的資料收集和信息整理，比如重要儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收，醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案或者設(shè)備檔案以及人員檔案的收集與整理。

二、目前醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足

（一）缺乏健全完善的管理制度

通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行深入的探討之后我們發(fā)現(xiàn)，由于目前檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中管理人員以及醫(yī)院的管理者缺乏對(duì)于檔案管理工作的正確認(rèn)知，所以也不會(huì)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況以及醫(yī)療體系改革的具體需求制定出更加高效的檔案信息管理辦法?？茖W(xué)健全的檔案管理制度的缺失也使得醫(yī)院各科室的工作人員以及負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員在平時(shí)的工作中很難意識(shí)到檔案管理工作的重要作用，并且用更加科學(xué)的手段來(lái)進(jìn)行檔案信息的收集和整理。這也就導(dǎo)致了最終匯總到檔案管理工作部門的檔案信息經(jīng)常出現(xiàn)信息缺失以及信息錯(cuò)誤的情況，不僅使得檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間去對(duì)檔案資料進(jìn)行完善，而且錯(cuò)誤的檔案信息也不利于醫(yī)院作為日后發(fā)展的參考。所以醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，一定要意識(shí)到檔案管理制度方面的漏洞，并且采取多種措施進(jìn)行調(diào)整。

（二）檔案管理人員的工作素質(zhì)偏低

檔案管理工作能否收獲實(shí)效，得到更加專業(yè)而高效的發(fā)展，檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及操作技能會(huì)起到非常重要的影響。但是目前由于對(duì)于檔案管理工作的重要作用沒(méi)有正確的認(rèn)知，所以導(dǎo)致了很多醫(yī)院在檔案管理部門的工作中并不會(huì)去選聘一些專業(yè)院校畢業(yè)的檔案管理專業(yè)人員來(lái)從事醫(yī)院的檔案管理工作，而現(xiàn)有的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)中的很多檔案管理人員也往往是由其他科室抽調(diào)的，只能進(jìn)行基本的檔案收集和整理工作，以及電子化的檔案管理整理工作，因?yàn)槿狈I(yè)的檔案管理素養(yǎng)，所以使得他們?cè)诠ぷ髦幸膊⒉粫?huì)著力的探索高效而科學(xué)的檔案管理工作方法。當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)漏洞和不足的時(shí)候，他們都沒(méi)有意識(shí)到這些漏洞的存在，甚至不懂得漏洞出現(xiàn)的原因，找不到原因就沒(méi)有辦法去改進(jìn)工作。所以檔案管理工作人員素質(zhì)偏低，也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中所面臨的重要的問(wèn)題之一。

（三）缺乏科學(xué)的電子化管理體系

當(dāng)前信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)之中，同時(shí)也對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的生產(chǎn)和民眾的生活提供了很大的便利。醫(yī)院的檔案管理工作涉及到了大量的信息歸集與整理，對(duì)于檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性有著比較高的要求。而且近年來(lái)各大醫(yī)院的發(fā)展速度比較快，不僅員工更多，而且每天都會(huì)接待大量的病人，甚至涉及到醫(yī)療方法和工作人員的信息資料也越來(lái)越多。在這樣的背景下，傳統(tǒng)的由人工主導(dǎo)的檔案管理工作無(wú)論是從準(zhǔn)確性還是高效性上，顯然都沒(méi)有辦法更好地滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。所以這也使得建立科學(xué)的電子化的檔案管理體系成為了非常緊迫的一項(xiàng)工作，這也是很多醫(yī)院目前還沒(méi)有全面實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作辦法的原因。

（四）檔案資源的利用率沒(méi)有達(dá)到最大化

醫(yī)院的檔案資源不僅僅包含了工作人員的人事檔案，還包含了大量的醫(yī)療檔案，尤其是對(duì)醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備以及醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中所保存下來(lái)的檔案資料，都會(huì)是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展和規(guī)劃的重要助力。雖然近年來(lái)國(guó)家也一直非常重視對(duì)于檔案管理工作的宣傳和普及，尤其是涉及到檔案資源價(jià)值的宣傳和普及更是從未間斷。但是由于很多醫(yī)院的管理者將更多的注意力放在了提升醫(yī)院的醫(yī)療水平和服務(wù)效率上，卻忽視了對(duì)于檔案資源的利用，所以也使得檔案管理工作并不能夠更好地發(fā)掘檔案的利用價(jià)值。

三、提升醫(yī)院檔案管理工作效能的策略

（一）提升對(duì)于檔案管理工作的正確認(rèn)知

要想讓醫(yī)院的檔案管理工作真正收獲實(shí)效，并且用更加科學(xué)的方法穩(wěn)步推進(jìn)，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度和重視程度非常重要。所以醫(yī)院的管理者首先應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展所起到的重要作用，然后把醫(yī)院的檔案管理工作看作當(dāng)前管理工作的非常重要的一部分內(nèi)容來(lái)傾注更多的注意力。比如說(shuō)在平時(shí)的工作中能夠結(jié)合醫(yī)院管理和發(fā)展的實(shí)際，在醫(yī)院內(nèi)部做好檔案管理相關(guān)知識(shí)的宣傳和推廣工作，讓全體醫(yī)院工作人員都能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且在平時(shí)的工作中積極主動(dòng)地配合醫(yī)院的檔案管理人員來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。此外，還應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院具體工作的實(shí)際情況，將檔案管理工作的內(nèi)容和各醫(yī)療科室的年終考核掛鉤，從而進(jìn)一步提升科室對(duì)于檔案管理工作的重視程度，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效開(kāi)展奠定思想上的基礎(chǔ)。

（二）建立健全檔案管理制度

科學(xué)的管理制度是任何工作開(kāi)展的前提和重要的保障，工作人員開(kāi)展日常工作的時(shí)候也承擔(dān)著監(jiān)督和指導(dǎo)的作用，能夠引導(dǎo)工作人員始終懷抱職業(yè)責(zé)任感用認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度來(lái)面對(duì)自己的工作。所以要想讓醫(yī)院的檔案管理工作取得更好的效果，也應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院的檔案管理工作實(shí)際以及醫(yī)療體系改革所提出的新要求，不斷地完善醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理制度。從檔案收集階段開(kāi)始，到檔案的傳輸、歸納、整理以及最后的檔案調(diào)閱的全過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的制度管理。在檔案管理制度中還應(yīng)該包括對(duì)于檔案管理人員的考核以及各部門在檔案管理工作中的具體職能，確保通過(guò)科學(xué)的管理和考核制度來(lái)提升部門間關(guān)于檔案信息管理的配合度和檔案管理工作人員的積極性，讓他們?cè)趶?qiáng)烈責(zé)任心的驅(qū)使下更好地完成檔案管理工作。

（三）拓展檔案收集整理領(lǐng)域

目前我國(guó)的醫(yī)療體系改革已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)逐步發(fā)展的階段，并且取得了相當(dāng)程度的成效，醫(yī)療體系的改革自然也會(huì)對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作造成一定的影響。所以醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，也應(yīng)該充分地意識(shí)到醫(yī)療體系改革對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出的新要求。并且進(jìn)行針對(duì)性地改革和完善，比如結(jié)合醫(yī)院工作的實(shí)際情況以及醫(yī)療體系改革的實(shí)際需求，進(jìn)一步拓展檔案收集和整理的范圍，確保醫(yī)院檔案收集和管理工作能夠做到準(zhǔn)確高效。

（四）提升管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

首先，醫(yī)院在平時(shí)的工作中必須選聘一批檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員參與到檔案管理工作中，利用他們的專業(yè)素養(yǎng)來(lái)提升等醫(yī)院檔案管理工作的效率。尤其是要鼓勵(lì)檔案管理工作人員能夠在工作中結(jié)合本醫(yī)院的檔案管理實(shí)際大膽創(chuàng)新，銳意進(jìn)取，通過(guò)不斷的創(chuàng)新和升級(jí)來(lái)進(jìn)一步提升醫(yī)院的檔案管理工作效果。其次，對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，醫(yī)院也應(yīng)該不定期地為他們提供一些檔案管理工作的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，能夠讓他們學(xué)習(xí)到國(guó)內(nèi)最先進(jìn)最高效的檔案管理工作方法。對(duì)于已經(jīng)入職但是不是科班畢業(yè)的檔案管理工作人員醫(yī)院，也應(yīng)該為他們多提供一些進(jìn)修機(jī)會(huì)，幫助他們通過(guò)學(xué)習(xí)取得管理工作相關(guān)的資格證書，通過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn)提升他們的檔案管理工作素養(yǎng)，進(jìn)而讓整個(gè)檔案管理部門的專業(yè)素養(yǎng)都得到顯著的提升。

（五）融入信息化管理手段

當(dāng)前隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的行業(yè)都因?yàn)檫@兩項(xiàng)技術(shù)的滲透和具體的應(yīng)用，而得到了更好的發(fā)展，甚至工作效率和生產(chǎn)效率都得到了顯著的提升。信息技術(shù)在行業(yè)中最大的作用就是進(jìn)一步提升了很多行業(yè)的信息傳輸和整理效率。又因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的準(zhǔn)確性和便捷性，也要涉及到信息和數(shù)據(jù)的整理和歸集變得更加準(zhǔn)確而高效。因此醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，也應(yīng)該充分意識(shí)到信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)自身所具有的便利性以及準(zhǔn)確性。將信息化的管理手段融入到檔案管理工作中。

比如說(shuō)在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)立專屬的局域網(wǎng)，并且將門診以及住院治療、藥物管理與登記、職工管理、病例管理、設(shè)備儀器等各項(xiàng)內(nèi)容都納入到統(tǒng)一的局域網(wǎng)中，和醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)相聯(lián)系，在平時(shí)的工作中就可以讓醫(yī)護(hù)人員將患者的病例、藥物的使用情況、設(shè)備的使用情況等內(nèi)容直接通過(guò)后臺(tái)上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中，從而方便檔案管理工作人員能夠按照不同的門類快速而精準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)檔案管理。在平時(shí)辦公的時(shí)候，也應(yīng)該在各科室和部門著力推行無(wú)紙化辦公，提升檔案信息收集的完整性和高效性。此外還要努力推廣檔案管理制度，要求相關(guān)部門在平時(shí)的檔案信息收集和整理過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行，從而有效地減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提升檔案管理工作的全面性、高效性以及準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院在平時(shí)的工作中會(huì)產(chǎn)生體量龐大的文件和資料，這些資料如果不能夠進(jìn)行科學(xué)而規(guī)范的整理的話，不僅會(huì)造成資料的丟失，而且也不利于醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展和管理。所以近年來(lái)隨著醫(yī)療體系改革和醫(yī)院的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的醫(yī)院管理者也開(kāi)始意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，并且結(jié)合檔案管理工作中所出現(xiàn)的各種問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷的優(yōu)化，從而使得醫(yī)院的檔案管理工作能夠真正為醫(yī)院的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。