醫(yī)院管理現(xiàn)代化和建立現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理新模式

卓婷婷

重慶市酉陽(yáng)土家族苗族自治縣中醫(yī)院

現(xiàn)階段，缺乏對(duì)于檔案管理工作的重視及意識(shí)普及、規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理制度體系和管理技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等問(wèn)題，是阻礙醫(yī)院建立現(xiàn)代化的管理與提升管理效率所面臨的主要阻礙因素類(lèi)型。

一、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的重要性及現(xiàn)代化檔案管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值分析

（一）檔案管理的重要性

現(xiàn)階段，醫(yī)療行業(yè)醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療設(shè)備的快速發(fā)展與發(fā)展緩慢的醫(yī)療檔案管理，呈現(xiàn)出鮮明的發(fā)展差距，因此需要醫(yī)院能夠?yàn)獒t(yī)療行業(yè)的持續(xù)發(fā)展配套建立起完善的檔案管理模式與強(qiáng)有力的檔案管理能力；同時(shí)，需要我國(guó)廣大醫(yī)院能夠?qū)ΜF(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，并積極地引進(jìn)信息化技術(shù)來(lái)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，以滿足醫(yī)療行業(yè)快速發(fā)展所帶來(lái)的檔案信息內(nèi)容與形式的激增壓力，并通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)與配套的檔案管理軟件系統(tǒng)，來(lái)進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理體系信息化建設(shè)與整體管理效率與質(zhì)量的提升；再者，醫(yī)院各類(lèi)型檔案是承載醫(yī)院發(fā)展的重要信息載體與核心資源，可通過(guò)對(duì)醫(yī)院各類(lèi)型檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理與信息的挖掘，來(lái)有效提高醫(yī)院整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與領(lǐng)導(dǎo)層決策效率與準(zhǔn)確性；最后，伴隨著醫(yī)院快速發(fā)展所帶來(lái)的龐大檔案信息數(shù)量與類(lèi)型，需要醫(yī)院能夠配套建立起實(shí)效性、快捷性的檔案信息查詢(xún)，因此需要醫(yī)院能夠借助信息化技術(shù)來(lái)優(yōu)化檔案管理模式與檔案信息查詢(xún)流程，以進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院醫(yī)療工作與科研工作之間的契合度，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案信息管理共享與利用效率提升。

（二）醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

1.推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)院各項(xiàng)工作流程體系，因此，如果醫(yī)院缺乏對(duì)于檔案管理的重視與功能的建設(shè)，對(duì)于醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展與核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升會(huì)造成巨大的阻礙因素。故必須要要求醫(yī)院能夠結(jié)合醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的實(shí)際需求與建設(shè)需要，來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的檔案管理模式現(xiàn)代化與信息化轉(zhuǎn)型，在保證醫(yī)院現(xiàn)代化檔案信息管理整體的連續(xù)性與高效性，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利完成與整體可持續(xù)發(fā)展的源源動(dòng)力。

2.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理全面現(xiàn)代化

針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中存在的管理制度缺陷、管理意識(shí)淡薄、管理人才培養(yǎng)不足、管理技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有限等問(wèn)題，所造成的醫(yī)院檔案管理整體效率低下、檔案利用價(jià)值不足等諸多問(wèn)題。需要廣大醫(yī)院能夠?qū)ΜF(xiàn)行的檔案管理方式與檔案技術(shù)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化與調(diào)整，以促進(jìn)信息化技術(shù)取代傳統(tǒng)的檔案信息紙質(zhì)化管理的諸多弊端，以實(shí)現(xiàn)整體檔案管理效率與管理質(zhì)量的雙重提升，最終為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)與開(kāi)拓廣闊的發(fā)展空間與市場(chǎng)。

二、醫(yī)院建立現(xiàn)代化檔案管理與提升管理效率所面臨的阻礙因素類(lèi)型

（一）缺乏對(duì)于檔案管理工作的重視與意識(shí)普及

現(xiàn)階段部分醫(yī)療行業(yè)的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理負(fù)責(zé)人存在：缺乏對(duì)于檔案管理模式體系的優(yōu)化意識(shí)與檔案管理工作的重視力度問(wèn)題，以至于部分醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知方法與管理模式來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，造成這部分醫(yī)院檔案管理工作范圍僅局限于業(yè)務(wù)管理與經(jīng)濟(jì)效益層面；同時(shí)，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理負(fù)責(zé)人仍存在“重業(yè)務(wù)發(fā)展、輕視檔案管理”的老舊思想，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作效率與當(dāng)管理模式體系的優(yōu)化造成了嚴(yán)重的阻礙。事實(shí)上，那些重視醫(yī)院檔案工作管理的醫(yī)院，檔案管理工作為醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)決策以及各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)，提供了可靠的信息與數(shù)據(jù)支持與針對(duì)性的參考意見(jiàn)，并為醫(yī)院各項(xiàng)科研工作的開(kāi)展與醫(yī)務(wù)人員教學(xué)工作提供了針對(duì)性的數(shù)據(jù)資料；再者，醫(yī)院檔案作為見(jiàn)證醫(yī)院多年來(lái)的發(fā)展歷程與未來(lái)方向發(fā)展的重要參與者與潛在引導(dǎo)者，如果醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理負(fù)責(zé)人缺乏對(duì)于檔案管理工作體系與實(shí)際工作的落實(shí)，對(duì)于醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展和各項(xiàng)醫(yī)療工作的開(kāi)展都會(huì)造成潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患與威脅。

（二）缺乏規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理制度體系

雖然我國(guó)大部分醫(yī)院通過(guò)結(jié)合自身發(fā)展情況，抑或是參考其他成功醫(yī)院的檔案管理模式，來(lái)實(shí)現(xiàn)各大醫(yī)院檔案管理模式體系的建設(shè)與檔案管理流程安排。但是在當(dāng)管理模式與各項(xiàng)量化指標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)化與準(zhǔn)確化的制定過(guò)程中，體現(xiàn)出醫(yī)院管理層以及當(dāng)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人缺乏對(duì)于檔案管理工作以及流程體系建設(shè)的重視。許多醫(yī)院仍存在檔案管理項(xiàng)目的重要量化指標(biāo)的模糊化，導(dǎo)致檔案管理工作與實(shí)際的醫(yī)院醫(yī)療操作產(chǎn)生嚴(yán)重偏差，而且部分醫(yī)院檔案管理制度長(zhǎng)期以來(lái)未得到及時(shí)的更新與內(nèi)容調(diào)整，導(dǎo)致現(xiàn)行的檔案管理模式與醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展出現(xiàn)契合度較低的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

（三）管理技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有限

現(xiàn)階段，我國(guó)僅有少數(shù)部分醫(yī)院已實(shí)現(xiàn)檔案管理工作機(jī)械化與信息化，人力手工完成檔案管理工作仍是大部分醫(yī)院的主要手段。而人工手工完成檔案管理工作的最大缺陷在于：無(wú)法保證檔案管理工作的整體效率與精準(zhǔn)度，以至于出現(xiàn)許多醫(yī)院檔案管理內(nèi)容出現(xiàn)分類(lèi)不清、內(nèi)容混亂、檔案信息偏差等諸類(lèi)問(wèn)題。而且伴隨著醫(yī)療技術(shù)以及醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案數(shù)量與規(guī)模已經(jīng)超出人力手工完工的效率范圍，必須要通過(guò)借助信息化技術(shù)與檔案管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)復(fù)雜多樣、內(nèi)容繁多的醫(yī)院檔案信息工作。

而且，許多醫(yī)院人工手工完成的檔案工作仍采用紙質(zhì)材料來(lái)作為檔案信息存儲(chǔ)的載體。紙質(zhì)檔案自身的局限性（占據(jù)空間大、儲(chǔ)存環(huán)境要求極高、檔案信息查詢(xún)效率低下等）與醫(yī)院現(xiàn)階段檔案信息數(shù)量激增的現(xiàn)實(shí)產(chǎn)生矛盾，造成許多醫(yī)院當(dāng)管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)進(jìn)行檔案資料的儲(chǔ)存與分類(lèi)、查詢(xún)與存儲(chǔ)管理。

三、醫(yī)院管理現(xiàn)代化以及檔案管理現(xiàn)代化的可行思路探尋

（一）信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用

首先，信息化技術(shù)作為醫(yī)院管理現(xiàn)代化以及工作效率提升的重要舉措之一，需要醫(yī)院管理層能夠廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)以及配套的硬軟件設(shè)備，來(lái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體管理效率和管理技術(shù)的雙重提升；同時(shí)，需要醫(yī)院能夠設(shè)立專(zhuān)門(mén)部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)對(duì)市場(chǎng)最先進(jìn)的管理技術(shù)以及管理理念進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤與了解，并定期開(kāi)展專(zhuān)題會(huì)議來(lái)討論新技術(shù)與新理念應(yīng)用在本醫(yī)院的可行性探索；再者，需要醫(yī)院能夠進(jìn)一步擴(kuò)展信息化技術(shù)在醫(yī)院各醫(yī)療體系與醫(yī)療部門(mén)之中的覆蓋面以及信息共享范圍，并通過(guò)利用信息化技術(shù)來(lái)為醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)戰(zhàn)略性決策與未來(lái)方向制定提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持與參考意見(jiàn)。

（二）院科二級(jí)負(fù)責(zé)制的推行與落實(shí)

首先，積極推行與落實(shí)院科二級(jí)負(fù)責(zé)制是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的必然選擇和可行路徑，落實(shí)院科二級(jí)負(fù)責(zé)制旨在提高醫(yī)院管理體系的規(guī)范化和清晰化；同時(shí)，醫(yī)院在落實(shí)院科二級(jí)負(fù)責(zé)制度建設(shè)與落實(shí)的過(guò)程中，需要確保院長(zhǎng)在該制度中的地位保障和決策權(quán)力與責(zé)任義務(wù)的明確與落實(shí)，與此同時(shí)，黨委也需要對(duì)醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)作出的各項(xiàng)決策做好實(shí)施監(jiān)管以及幫助各項(xiàng)正確決策的落實(shí)與執(zhí)行。而副院長(zhǎng)設(shè)立的數(shù)量由院長(zhǎng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的發(fā)展需求來(lái)進(jìn)行決定，并對(duì)副院長(zhǎng)的工作職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)明確的劃分，以避免出現(xiàn)各個(gè)副院長(zhǎng)之間權(quán)力交叉、權(quán)力漏洞等問(wèn)題，并保證各副院長(zhǎng)的實(shí)際專(zhuān)業(yè)能力以及管理能力能夠勝任相對(duì)應(yīng)的責(zé)任義務(wù)；最后，醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)部分部門(mén)出現(xiàn)的權(quán)力交叉、職責(zé)重復(fù)等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，需要進(jìn)行職能的簡(jiǎn)化以及職位的削減，來(lái)避免責(zé)任落實(shí)不到位、因權(quán)力交叉而出現(xiàn)責(zé)任推脫等問(wèn)題的繼續(xù)出現(xiàn)。

（三）醫(yī)院檔案現(xiàn)代化模式的建設(shè)思路

首先，需要醫(yī)院做到檔案管理系統(tǒng)及配套制度的完善。保證醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作及行政工作在檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)各工作之間的緊密聯(lián)系及整體流暢性，并完成整體管理效率和檔案使用效率的雙重提升。而檔案管理系統(tǒng)主要是由分管院長(zhǎng)、科室主任、檔案管理部門(mén)、其他工作人員所組成，并構(gòu)成檔案管理系統(tǒng)管理與決策體系網(wǎng)絡(luò)，確保各管理系統(tǒng)主體能夠履行個(gè)人職責(zé)、提高工作效率、發(fā)揮最大功能作用等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；其次，并給檔案管理系統(tǒng)配套相對(duì)應(yīng)的管理制度，并保證管理制度具備科學(xué)性、可行性、優(yōu)化性等多元化功能，確保能夠基本實(shí)現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展各項(xiàng)醫(yī)療工作和行政工作的有序開(kāi)展和整體效率提高；最后，需要醫(yī)院能夠借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化軟件將醫(yī)院檔案信息、圖書(shū)館資料、醫(yī)院行政資料等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資料的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)發(fā)布與共享，利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來(lái)幫助醫(yī)院各部門(mén)人員在局域網(wǎng)中隨時(shí)隨地的使用資料信息。并配套建立起嚴(yán)格的檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)預(yù)防體系與病毒抵抗措施，來(lái)切實(shí)保證醫(yī)院檔案信息、行政信息等信息資料的完整性。在根據(jù)醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的檔案分級(jí)制度，來(lái)將各類(lèi)檔案信息劃分為不同重要層次，可以將不影響醫(yī)院機(jī)密的信息資料上傳至醫(yī)院官網(wǎng)或是官微等平臺(tái)。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用、院科二級(jí)負(fù)責(zé)制度的推行與落實(shí)、檔案管理系統(tǒng)及配套制度的完善、構(gòu)建醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)、建立嚴(yán)格的檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)預(yù)防體系等措施，是本文為醫(yī)院管理現(xiàn)代化及檔案管理現(xiàn)代化所提供的可行思路。