法院卷宗檔案單套管理的實(shí)踐現(xiàn)狀與完善進(jìn)路

李麗潔

摘 要：對(duì)卷宗檔案的科學(xué)管理、價(jià)值發(fā)現(xiàn)，是法院檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的必由之路。通過上海高院卷宗檔案單套管理實(shí)踐，總結(jié)出三點(diǎn)有力舉措，即全流程網(wǎng)上辦案、數(shù)據(jù)采集管理改革、文檔匯集一體化；對(duì)照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中信息化建設(shè)要求，梳理出與電子檔案長(zhǎng)期保存系統(tǒng)斷鏈、保管鑒定銷毀實(shí)踐指導(dǎo)缺失、檔案數(shù)據(jù)挖掘能力與意識(shí)不足等短板，并提出成立專業(yè)檔案館、完善分級(jí)保管策略和優(yōu)化司法數(shù)據(jù)供給的設(shè)想。

關(guān)鍵詞：智慧法院；單套制；數(shù)字轉(zhuǎn)型；檔案管理

卷宗檔案作為法院辦案過程中的原始記錄，是數(shù)量最龐大、形式最豐富的法院數(shù)據(jù)，如何科學(xué)管理數(shù)據(jù)、優(yōu)化數(shù)據(jù)服務(wù)，是法院提升數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)力的關(guān)鍵。現(xiàn)階段，智慧法院建設(shè)深度推進(jìn)，為匹配電子訴訟、及時(shí)供應(yīng)“全鏈條”司法數(shù)據(jù)，卷宗檔案單套管理探索逐漸展開。對(duì)法院卷宗檔案單套管理總結(jié)研究，不僅能更好指導(dǎo)法院檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)軌，也有助于形成示范樣本，更有利于國(guó)家層面對(duì)電子檔案單套管理體系的規(guī)范完善。

一、先行先試：法院卷宗材料單套歸檔和電子檔案單套管理

1. 法院專業(yè)檔案術(shù)語概念界定

卷宗檔案，其前身是卷宗材料，是真實(shí)完整的辦案過程原始記錄，體現(xiàn)案件原被告雙方維護(hù)權(quán)利的整個(gè)過程。卷宗材料的提供主體包括當(dāng)事人、代理人、第三人，鑒定/公證/仲裁/協(xié)查等部門，具有多主體、跨領(lǐng)域、跨部門的特性。

電子卷宗單軌管理，指在數(shù)字環(huán)境中以電子方式運(yùn)行和保存訴訟/執(zhí)行的全流程，包括立案、審判/執(zhí)行、歸檔管理、移交、保存和利用等業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括電子卷宗的單套歸檔和卷宗檔案單套管理。

2. “雙試點(diǎn)”推動(dòng)卷宗檔案單套管理從理論走向現(xiàn)實(shí)

上海市高級(jí)人民法院2018年被最高法院確定為卷宗歸檔改革的試點(diǎn)法院，2020年被國(guó)家檔案局等確定為“電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理”試點(diǎn)單位，通過選重點(diǎn)、定步驟、分批次地持續(xù)推進(jìn)，摸索出“以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔”的符合自身實(shí)際情況的“混合單套制”檔案管理模式。截至2020年12月底，試點(diǎn)法院共完成“混合單套制”電子卷宗歸檔42130件[1]。其改革管理實(shí)踐中凸顯出以下三點(diǎn)有力舉措：

一是以全流程網(wǎng)上辦案為運(yùn)行環(huán)境和實(shí)現(xiàn)前提。全流程網(wǎng)上辦案是以無紙化辦案、電子訴訟等為基礎(chǔ)，通過深度運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈、5G等現(xiàn)代科技，加快推進(jìn)立案、審判、執(zhí)行和訴訟服務(wù)、申訴信訪、監(jiān)督管理等全部流程網(wǎng)上運(yùn)行，積極推進(jìn)材料網(wǎng)上提交、案件網(wǎng)上辦理、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)存證、卷宗同步生成、材料一鍵歸檔。

二是以前端滲透、全程控制為管理要求和實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)。建立法院數(shù)據(jù)采集中心，明確標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程、確定格式，對(duì)立案提交的紙質(zhì)訴訟材料及時(shí)掃描；制定網(wǎng)上立案遞交材料規(guī)范，引導(dǎo)操作、及時(shí)審核、嚴(yán)控質(zhì)量；升級(jí)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)嵌檔案要求，規(guī)定格式樣式，自動(dòng)生成合規(guī)材料；強(qiáng)化隨案掃描，指定專人、選定集中或分散方式及時(shí)掛接。

三是以平臺(tái)升級(jí)、數(shù)據(jù)匯集為重要抓手和實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵。升級(jí)改造卷宗隨案生成系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與卷宗管理系統(tǒng)對(duì)接，支持?jǐn)?shù)據(jù)及時(shí)匯集；根據(jù)數(shù)據(jù)源分類管理，以圖標(biāo)示意對(duì)應(yīng)不同處置；深度運(yùn)用電子簽章，權(quán)責(zé)角色化，對(duì)數(shù)據(jù)流動(dòng)實(shí)時(shí)管理；結(jié)合最高法院的電子卷宗閱卷目錄內(nèi)嵌一鍵歸檔功能，完成歸檔、審核、接收“一站式”操作。

二、思考評(píng)估：以《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》為指導(dǎo)，評(píng)估法院卷宗檔案單套管理現(xiàn)狀

1. 選用《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》為評(píng)估指導(dǎo)的緣由

一是法院作為司法審判機(jī)關(guān)，其卷宗檔案雖具專業(yè)性，但仍屬《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）指導(dǎo)范圍，檔案管理工作需受其指導(dǎo)。

二是《規(guī)定》自2019年1月1日起即施行，不僅助力數(shù)字檔案館（室）建設(shè)實(shí)踐穩(wěn)步推進(jìn)，更符合新時(shí)期、新階段機(jī)關(guān)檔案工作科學(xué)發(fā)展需要。

三是以《規(guī)定》為評(píng)估指導(dǎo)，既能審視基層機(jī)關(guān)對(duì)其理解與貫徹情況，找尋理論指導(dǎo)與實(shí)踐之間的差距，為優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)提供啟示，也為國(guó)家層面頒布電子檔案單套管理規(guī)定提供參考。

2. 機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)要求解讀

《規(guī)定》第三十六條、第四十九條、第五十八條構(gòu)成了機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)思路：以數(shù)字檔案室為依托，統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，并在全文識(shí)別和真實(shí)性管理基礎(chǔ)上，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)化、單套制和數(shù)據(jù)挖掘三項(xiàng)目標(biāo)[2]。其中電子檔案數(shù)據(jù)化強(qiáng)調(diào)將檔案信息結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化、顆?；?、通用化，是單套制的管理指向，是數(shù)據(jù)挖掘的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)；單套制促進(jìn)優(yōu)化電子文件和電子檔案管理范式，是電子檔案數(shù)據(jù)化的保障手段和數(shù)據(jù)挖掘的有效支撐；數(shù)據(jù)挖掘是發(fā)現(xiàn)價(jià)值、提取知識(shí)的過程，既由提升電子文件和檔案管理水平的需求驅(qū)動(dòng)，又為檔案工作創(chuàng)造價(jià)值。

機(jī)關(guān)開展電子文件歸檔與電子檔案單套管理，不僅需要基礎(chǔ)設(shè)施保障，還需要做到系統(tǒng)功能齊全、應(yīng)用銜接合理、資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、保障體系完善?！兑?guī)定》第六十二條要求“機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開展鑒定、整理工作，實(shí)施預(yù)歸檔。電子管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求”；第五十五條要求“機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)同配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用”，形成業(yè)務(wù)系統(tǒng)（BS）、電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）和數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存系統(tǒng)（TDR）之間的銜接（見圖1）；第五十七條、第五十八條、第六十三條提出數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，并給定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、文件格式和質(zhì)量及元數(shù)據(jù)收集要求；第六十四條、六十五條對(duì)安全存儲(chǔ)進(jìn)行明確，提出在線存儲(chǔ)系統(tǒng)要求、電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗?、電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略。

3. 以要求解讀為指引評(píng)估法院卷宗檔案單套管理情況